建筑业发票如何开具?如何快速要回工程款?

Construction Invoicing: Definition, Tips, and Traps to Avoid

如果您是建筑行业从业者,无论您是建筑公司的所有者、经理或承包商,您一定了解建筑行业发票对业务顺利运营的重要性。想要获得成功,建筑公司从业者常常需要深入研究采购报告和订单,这会耗费大量时间,但如果使用恰当的方式开具发票,您的业务会更容易取得成功并盈利。

适合的建筑发票系统能够帮助您无缝管理公司的应收账款,并解决间接成本高、回款缓慢和其他难题。此外,考虑到建筑行业十分看重信用,及时准确地开具建筑发票对于更快获得付款并保持充足的资金流动性至关重要。

在本文中,我们将分享了五个最受欢迎的建筑业发票如何开具的技巧,以帮助建筑公司按时收到付款并保持盈利。

 

建筑业发票是什么?

建筑业发票是承包商、分包商和供应商用来确定客户所欠款项的文件。这些文件还规定了付款截止日期,建筑公司可以根据付款截止日期来跟踪客户付款。

建筑行业发票通过建立付款义务来创建应收账款。它们本质上是购买协议的书面记录,帮助企业持续获得现金流收入。

 

发票和账单有什么区别?

尽管发票和账单在技术上描述的是同一种功能,它们还是有一些细微差别。如果一家公司提供无形的服务,它通常会为客户提供发票,但如果公司提供的是有形的产品,它会给客户提供账单。

 

建筑业发票如何开具?

建筑行业的发票是什么样子的?建筑工程类型和规模不同,发票的内容可能也不尽相同,但有些基本信息是任何建筑公司的发票都应该具备的。以下是建筑公司必须添加到建筑业发票中的详细信息:

  • 项目名称
  • 客户名称和地址
  • 承包商名称和地址
  • 发票号和日期
  • 项目详情及描述
  • 付款条款和条件
  • 应付总额
  • 迄今为止所作工作的总价值
  • 剩余费用
  • 已完成工作、已完成工作百分比或已完成项目的详细列表
  • 服务费、劳务费、建筑材料和其他资源费用
  • 所有变更的订单
  • 保留金(客户保留的部分付款,至工作完成再给付)
  • 之前付款的详细信息

 

根据所承接的项目类型,不同的建筑企业会以不同的方式开具发票,发票上的信息也多种多样。

 

有效开具建筑业发票的五大技巧

承包商应该如何向客户收费?建筑业发票如何开具?要正确开具发票并高效管理,可以遵循以下五个技巧:

1. 准确记录所有发票详细信息

与发票相关的每个细节信息都要分类、准确记录,包括工作时长、花费的金额和达成的协议。只有工作被记录下来,才能获得相关报酬,因此,建筑公司一定要对项目时间表和收据做好整理归档。

清晰、完整地记录信息还有助于避免混淆,并在出现争议时,帮助验证合同价格和付款条款。

 

2. 开具内容清晰详尽的发票

在发票上标注详细信息以说明建筑公司的付款请求,这样能够确保客户知道他们所必须支付的费用。不要在发票上列出不明确的、不必要的信息。建议统一发票标准,通过提供统一的方法和基本格式来列出已执行的工作,避免发票内容出现混淆。

尽管发票中列出的具体细节可能因项目而异,但格式统一可以条理清晰地展现公司业务,客户也会有明确的了解。发票标准化还可以帮助建筑公司规避错误,同时给客户留下专业、可靠的印象。

此外,请始终引用报价或估算,避免发票与初始报价或估算之间存在差异,这可以帮助客户了解建筑公司如何为服务定价并避免出现混淆。

 

3. 付款条款应简洁合理

无论建筑企业选择哪种计费方式,您和您的客户都必须就价格计算和付款期限达成一致。建立明确的付款条款和说明并作详细描述,不要有任何含糊的说明,避免出现错误、沟通不畅和争议。

不要害怕向客户要求更好的付款条件,也不要接受繁琐的付款计划。应该通过与客户建立信任和协作关系来确保得到更好的付款条款。

4. 按时发送发票

确保客户及时付款的一个简单方法是按时发送发票。延迟发送发票会导致混乱、延迟付款、业务不确定性以及潜在的坏账和损失等风险。

以快速且适当的方法把发票发送给客户,确保客户在对您的工作仍有印象时收到发票。

5. 利用数字化技术

开具建筑发票需要收集大量复杂的信息,并作详细的记录和数学计算。建筑企业可以利用库存管理系统或电子表格等数字化方法,跟踪不同项目中使用的材料和其他资源。反过来,库存管理系统可以帮助企业为客户快速开具发票,节省宝贵的时间和精力。

Nest Egg 库存管理系统中,建筑公司可以将每个项目和项目中的物料位置对应起来,这样就可以轻松跟踪库存,快速准备报告和发票。

 

在开具建筑发票时要避免的陷阱

在开具建筑行业的发票时,有一些常见陷阱,建筑业发票如何开具才能避免这些陷阱呢?遇到问题时该如何处理?

1. 项目范围逐渐扩大&订单出现变更

如果建筑企业没有做好项目范围扩大和订单出现变更的准备,那么即使是规划的最好的项目也会脱离控制。

尽早预见这些问题可以帮助避免误解、价格争议、项目延误和其他复杂情况,还可以帮您掌控项目、按时完成任务并获得应得的付款。

要解决项目变更的挑战,以下是一些简单但行之有效的方法:

  • 预先制定一套变更订单审批流程并实施。
  • 确保各相关方就已完成的工作进行清晰的沟通。
  • 在发票中,单独标明与变更订单相关的成本。
  • 使用 Nest Egg 等先进的库存管理系统跟踪订单变化,以便密切跟踪用于不同项目和订单变更的资产和物料。

2. 未付账单

尽管及时发送发票并遵循我们上面提到的建筑业发票如何开具的各种方法,建筑公司可能仍会遇到未付账单的问题。不能按时收到客户付款可能会阻碍公司业务,并导致没有足够的现金来运营。

那么,如果客户没有按照发票按时支付该怎么办?

跟进未付发票

您可能会担心跟进未付发票会损害您和客户的业务关系,但跟进未付发票是被接受的,对于及时收款也是不可或缺的。它是一种重要手段,也是日常业务运营必不可少的一部分。

因此,如果客户未按时支付账单,您一定不要为联系他们并要求他们付款感到难为情。此外,大多数客户都会很理性地告知延迟付款的原因,并一起讨论如何解决这一问题。因此,如果您觉得后面可能需要处理潜在的付款问题时,您可以直接找客户讨论。

跟进未付发票将帮助您确定付款延迟的原因,并知晓您可能需要等待付款的时间。它还可以帮助您确定收款后可能需要采取的后续步骤。

提出付款要求

在您多次跟进某个发票却还没收到付款后,可以采取更直接的行动,即提出付款要求。发送留置意向通知等文件可以让客户知道您对于追回付款志在必得。这也是给客户一个无需立即采取法律行动或留置权索赔来解决问题的机会。

需要注意的是,许多客户并不认为留置权威胁是一个善意的提醒。尽管留置意向通知是追回付款的绝佳方式,但同时您必须准备足够的文件来支持您的付款索赔。

您还可以在不使用留置意向通知的情况下提出付款要求,比如发送催款函,威胁将要采取法律行动,例如即时付款索赔、违约索赔或保留索赔。这份简单的文件对于追回付款大有帮助,尤其是当您通过律师发送该文件时。

采取法律行动

当到了紧要关头,您必须采用正确的付款追偿方法,例如机械留置权索赔和付款保证金索赔。这些强有力的追偿方法不像诉讼那样缓慢、昂贵且有风险。如果无法获得留置权和保证金索赔,请采取法律行动或将案件提交到小额索赔法院。

不过,最好只是利用这些方法加快收款速度,而不是真的继续推动下去。

 

总结

建筑企业和专业人士通常都有最适合自己的开票方法。尽管如此,开具发票总还是有改进的空间。本文中的建筑业发票最佳实践可以帮助建筑企业了解建筑业发票如何开具,如何避免误解、定价争议、项目延误以及其他困扰建筑行业的常见问题。

Nest Egg 还提供智慧库存管理系统,建筑公司可以使用巢蛋库存来有效跟踪建筑物料。巢蛋下一代库存管理软件适用于小型和大型库存管理,页面直观、操作简便、灵活易用,并且可以跟进建筑业务的需求进行扩展,帮助建筑企业节省时间和成本,从而轻松管理库存和物流。

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