Si es usted propietario, gerente o contratista de una empresa de construcción, sabrá que la facturación de obras es crucial para el buen funcionamiento del negocio. Revisar los informes de compra y las órdenes de trabajo lleva mucho tiempo, pero una facturación eficaz mantiene el éxito y la rentabilidad de su empresa.

Un buen sistema de factura de construcción le ayuda a gestionar sin problemas las cuentas por cobrar de su empresa y a hacer frente a la contabilidad de gastos generales, la lentitud de los pagos y otros retos. Además, teniendo en cuenta la naturaleza crediticia del sector de la construcción, la creación de facturas de construcción precisas y puntuales es esencial para obtener los pagos antes y mantener una liquidez suficiente.

En este artículo, compartimos nuestros cinco consejos y trucos favoritos para ayudarle a cobrar a tiempo y seguir siendo rentable.

¿Qué son las facturas de construcción?

Las facturas de construcción son documentos que los contratistas, subcontratistas y proveedores utilizan para determinar las cuotas que les deben sus clientes. Estos documentos también establecen los plazos de pago, lo que ayuda a las empresas de construcción a hacer un seguimiento de los plazos para recibir los pagos.

Las facturas de construcción crean una cuenta por cobrar al establecer una obligación de pago. Son esencialmente registros escritos de acuerdos de compra y ayudan a mantener el flujo de efectivo en una empresa.

¿Cuál es la diferencia entre facturación y cobro?

Aunque la facturación y el cobro describen técnicamente la misma función, tienen pequeñas diferencias. Las empresas envían facturas a sus clientes por servicios intangibles y facturas a los clientes por productos tangibles.

¿Cómo se hace una factura de construcción?

Dependiendo del tipo y la escala de tu proyecto, estos son los detalles que debes añadir a una factura de construcción:

• Nombre del proyecto
• Nombre y dirección del cliente
• Nombre y dirección del contratista
• Número y fecha de la factura
• Detalles y descripción del proyecto
• Condiciones de pago
• Importe total adeudado
• El valor total del trabajo hasta la fecha
• Los costes restantes
• Una lista detallada del trabajo realizado, el porcentaje de trabajo realizado o los hitos alcanzados
• Los costes de los servicios, la mano de obra, los materiales de construcción y otros recursos
• Cualquier orden de cambio
• Retención (una parte del pago retenida por el cliente hasta la finalización del trabajo)
• Detalles de pagos anteriores

Dependiendo del tipo de proyectos que asuman, las diferentes empresas de construcción gestionan su facturación de muchas maneras y tienen diversos tipos de información en sus facturas.

5 consejos y trucos para hacer una buena factura de construcción

¿Cómo deben facturar los contratistas a sus clientes? Para gestionar eficazmente la facturación de la construcción, aquí tiene las cinco mejores prácticas que recomendamos para facturar con éxito:

1.Revise todos los datos de la factura con precisión

Mantenga registros organizados y precisos de todos los detalles relacionados con la factura que debe crear, incluidas las horas trabajadas, el dinero gastado y los acuerdos alcanzados. Le pagarán por el trabajo que documente, así que mantenga la documentación adecuada guardando las hojas de horas y los recibos de los proyectos.

Un rastro de información claro también te ayuda a evitar confusiones y a validar los precios del contrato y las condiciones de pago si surgen disputas.

2. Cree facturas claras y detalladas

Asegúrese de que el cliente sabe lo que debe pagar proporcionando suficientes detalles que respalden los pagos solicitados. Evite incluir información innecesaria que pueda hacer que la factura resulte confusa. Las facturas estandarizadas ayudan a resolver este problema ofreciendo un método uniforme y un formato básico para enumerar el trabajo realizado.

Aunque los detalles específicos que figuran en las facturas pueden variar de un proyecto a otro, un formato coherente mantiene su empresa organizada y proporciona a los clientes declaraciones claras. También ayuda a su empresa a evitar errores y a dar una imagen de profesionalidad y fiabilidad.

Añade siempre referencias a los presupuestos para evitar discrepancias entre las facturas y los presupuestos iniciales. Ayuda a los clientes a entender cómo fijas los precios de tus servicios y evita confusiones.

3. Mantenga unos plazos de pago cortos y razonables

Independientemente del método de facturación que elija, usted y sus clientes deben ponerse de acuerdo sobre el cálculo de los precios y los plazos de pago. Establecer condiciones e instrucciones de pago claras con descripciones detalladas no deja lugar a la ambigüedad y evita errores, falta de comunicación y disputas.

No tengas miedo de pedir a los clientes mejores condiciones de pago y no aceptes planes de pago engorrosos. Consigue mejores condiciones estableciendo relaciones de confianza y colaboración con tus clientes.

4. Envía facturas puntuales

Una forma sencilla de garantizar los pagos puntuales de los clientes es enviar las facturas a tiempo. Retrasar el envío de las facturas genera confusión, retrasos en los pagos, incertidumbre en el negocio y posibles deudas incobrables y pérdidas.

Envíe las facturas a los clientes con rapidez y sea razonable. Así se asegurará de que sus clientes reciben las facturas mientras su trabajo aún está fresco en la mente de todos.

5. Aprovechar la tecnología

Crear facturas de construcción requiere mucha información compleja, registros detallados y conocimientos matemáticos. Utilizar la tecnología adecuada, como sistemas de gestión de inventarios u hojas de cálculo, te ayuda a llevar un registro de los materiales y otros recursos utilizados en los distintos proyectos. A su vez, te ayuda a preparar rápidamente las facturas para tus clientes, al tiempo que te libera de tiempo y energía valiosos.

El sistema de inventario digital de Nest Egg te permite asignar cada proyecto a la ubicación física correcta. Le ayuda a realizar fácilmente el seguimiento del inventario y a preparar informes y facturas

Trampas a evitar en la factura de construcción

A continuación, le presentamos algunos de los problemas más comunes en la factura de construcción que debe evitar y consejos sobre cómo solucionarlos:

Ampliación del alcance y órdenes de cambio

No preparar su empresa de construcción para la ampliación del alcance y las órdenes de cambio es un gran error, ya que puede hacer descarrilar sus proyectos mejor planificados.

Anticiparse a estos problemas le ayudará a evitar malentendidos, disputas sobre precios, retrasos en los proyectos y otras complicaciones. También le ayuda a mantenerse al frente de sus proyectos, cumplir los plazos y recibir sus merecidos pagos.

• Para resolver este reto, siga nuestros sencillos consejos a continuación:
• Elabora y adopta un proceso de aprobación predefinido para las órdenes de cambio.
• Garantiza una comunicación clara entre las partes implicadas sobre el trabajo realizado.
• Crea una sección separada en tus facturas para los costes relacionados con las órdenes de cambio.
• Haga un seguimiento de los cambios utilizando herramientas de software avanzadas como el sistema de inventario de Nest Egg. Esto le ayudará a rastrear los activos y materiales utilizados para diferentes proyectos y cambios.

Facturas impagadas

A pesar de enviar las facturas a tiempo y seguir las buenas prácticas que hemos mencionado anteriormente, es posible que tenga que hacer frente a facturas impagadas. No recibir los pagos de los clientes a tiempo puede hacer retroceder tu negocio y dejarte sin efectivo para llevar a cabo tus operaciones.

Entonces, ¿qué debe hacer cuando tiene facturas impagadas de clientes?

Seguimiento de las facturas impagadas

Es posible que le dé reparo hacer un seguimiento de una factura impagada porque teme que pueda dañar su relación comercial. Pero el seguimiento de las facturas impagadas es aceptable e integral para recuperar los pagos a tiempo. Es una función esencial y forma parte de sus operaciones empresariales cotidianas.

Por lo tanto, no hay que tener reparos en ponerse en contacto con los clientes que no han pagado sus facturas a tiempo y pedirles que paguen. Además, la mayoría de los clientes son lo suficientemente razonables como para compartir las razones de sus retrasos en los pagos y discutir una solución. Por tanto, hable con los clientes cuando crea que puede tener que enfrentarse a posibles problemas de pago en el futuro.

Te ayudará a identificar la causa del retraso y a comprender cuánto tiempo tendrás que esperar para recibir el pago. También puede ayudarte a determinar los siguientes pasos que pueden ser necesarios para recuperar los pagos.

Exija el pago

Después de hacer un seguimiento de una factura unas cuantas veces, puede que haya llegado el momento de tomar medidas más drásticas, es decir, hacer requerimientos de pago. Enviar un documento como un aviso de intención de embargo puede ayudar a sus clientes a saber que usted se toma en serio la recuperación de los pagos. También ofrece la oportunidad de resolver el problema sin recurrir a acciones legales inmediatas o a una reclamación de embargo.

Tenga en cuenta que a muchos clientes no les gustan las amenazas de embargo. Aunque una notificación de intención de embargo es una forma excelente de recuperar pagos, debe respaldar su reclamación de pago con documentación suficiente.

También puede exigir el pago sin utilizar una notificación de intención de embargo. Puede enviar cartas de requerimiento de pago amenazando con acciones legales, como una reclamación por pronto pago, una reclamación por incumplimiento o una reclamación por retención. Este sencillo documento es muy útil para recuperar los pagos, especialmente si lo envía a través de un abogado.

Emprender acciones legales

A la hora de la verdad, debe utilizar las herramientas de recuperación de pagos adecuadas, como las reclamaciones de gravamen de los mecánicos y las reclamaciones de fianza de pago. Estas potentes herramientas de recuperación ofrecen opciones de recuperación de pagos que no son tan lentas, costosas y arriesgadas como los litigios. En los casos en que no se disponga de reclamaciones de gravámenes y fianzas, puede emprender acciones legales o llevar su caso ante un tribunal de reclamaciones de menor cuantía.

Sin embargo, es mejor que aproveche estas herramientas para obtener pagos más rápidos en lugar de seguir adelante con ellas.

Conclusión

Las empresas y los profesionales de la construcción tienen prácticas de facturación únicas que les funcionan mejor. No obstante, siempre se puede mejorar. Nuestras mejores prácticas para la factura de construcción pueden ayudarle a evitar malentendidos, disputas sobre precios, retrasos en los proyectos y otros problemas comunes que afectan al sector de la construcción.

Nest Egg también ofrece un sistema inteligente de gestión de existencias que puede utilizar para realizar un seguimiento eficaz de sus materiales de construcción. Nuestro software de gestión de inventarios de última generación para inventarios pequeños y grandes es intuitivo, rápido, escalable y flexible. Le ayuda a ahorrar tiempo y costes para que pueda gestionar su inventario y logística sin complicaciones.

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