Se sei il proprietario di una ditta di costruzioni, un impresario edilizio, un dirigente o un appaltatore nel settore edile, sai che la contabilità edilizia è essenziale per gestire l’attività senza intoppi. Tirare fuori le informazioni dagli ordini di acquisto e dagli ordini di lavoro è complicato e richiede tempo, ma una contabilità edilizia in ordine ti permette di assicurare la redditività dell’azienda.

Un buon sistema di fatturazione edilizia ti consente di gestire facilmente le fatture ai clienti della tua azienda, tenendo sotto controllo i costi indiretti, la lentezza nei pagamenti e altre difficoltà. Inoltre, data la natura fortemente dipendente dal credito del settore edile, una contabilità accurata consente di emettere fatture precise e puntuali, allo scopo di incassare  pagamenti più rapidamente e mantenere sufficiente liquidità.

In questo articolo, illustriamo cinque consigli per le imprese edilizie, utili per farti pagare puntualmente dai tuoi clienti e restare in attivo.

Contabilità e fatturazione edilizia

Nell’ambito della contabilità, un ruolo centrale è svolto naturalmente dalla fatturazione edilizia, che è il motore dell’afflusso di entrate derivanti dall’attività. La fattura emessa da un’azienda edilizia, oltre a costituire un credito esigibile nei confronti del cliente a una determinata scadenza, può consentire l’accesso a specifiche agevolazioni offerte dagli istituti bancari.

Come è strutturata una fattura nell’ambito della contabilità edilizia?

Vediamo ora un aspetto pratico della fatturazione edilizia. Come è fatta la fattura che un’impresa edile invia al cliente? A seconda del tipo e delle dimensioni del cantiere interessato, ecco alcuni dettagli che verranno inseriti all’interno della fattura di un’azienda di costruzioni:

• Nome del progetto
• Nome, indirizzo e dati fiscali del cliente
• Nome, indirizzo e dati fiscali dell’impresa edile
• Numero e data della fattura
• Dettagli e descrizione progetto
• Termini e condizioni di pagamento
• Valore totale dei lavori allo stato di avanzamento (SAL) corrispondente
• Importo totale dovuto
• Valore restante dei lavori ancora da svolgere
• Costi rimanenti
• Elenco dettagliato dei lavori eseguiti, percentuale del lavoro completato o stati di avanzamento raggiunti
• Costo di servizi, manodopera, materiali da costruzione e altre risorse
• Eventuali variazioni rispetto al capitolato
• Dettagli dei pagamenti precedenti
• Dettagli dei pagamenti previsti in corrispondenza dei successivi stati di avanzamento, alla consegna e successivamente al collaudo

A seconda del tipo di lavori che realizzano, le diverse imprese possono gestire la fatturazione edilizia in modi diversi, includendo informazioni differenti nelle fatture.
 

5 suggerimenti per una gestione efficiente della contabilità edilizia

In che modo le aziende edilizie devono emettere fatture ai clienti? Per gestire in modo efficiente la contabilità edilizia, ecco cinque buone pratiche che ti suggeriamo di seguire per l’emissione delle tue fatture:
 

1. Documenta accuratamente tutti i dettagli della fattura nella tua contabilità edilizia

Conserva una documentazione organizzata e precisa di ogni dettaglio relativo alle fatture edili che devi emettere, incluse le ore lavorate, i costi sostenuti, i contratti e i capitolati sottoscritti. Ad esempio, tieni in archivio i fogli presenze dei cantieri, le fatture di acquisto dei materiali e le ricevute di eventuali acconti versati o ricevuti. Avere a disposizione informazioni chiare e facilmente reperibili è essenziale per evitare confusioni e per essere in grado di dimostrare i prezzi e i termini di pagamento previsti dai contratti in caso di dispute.
 

2. Compila fatture di contabilità edilizia chiare e dettagliate

Leggendo la tua fattura, il cliente deve poter capire per cosa sta pagando, quindi è necessario fornirgli dettagli sufficienti a supporto dei pagamenti richiesti. Questo non significa, però, inserire nella fatturazione edilizia dettagli non necessari, che la renderebbero solo più complicata dal punto di vista del cliente. La standardizzazione delle fatture della tua contabilità edilizia in questo senso è uno strumento utile perché ti fornisce un metodo e un formato di base per elencare i lavori eseguiti, con tutti i costi corrispondenti a carico del cliente.

Anche se le informazioni specifiche inserite nelle fatture possono variare a seconda del tipo e delle caratteristiche del cantiere o del progetto, l’uso di un formato coerente standardizzato per la fatturazione edilizia favorisce l’organizzazione della tua attività e la comprensione da parte del cliente. Inoltre contribuisce a evitare errori e a dare un’immagine affidabile di professionalità della tua azienda.

È utile anche inserire i riferimenti a preventivi o stime per evitare discrepanze con le fatture o, in caso, per chiarire le voci che giustificano legittimamente tali differenze. In questo modo i clienti possono constatare come sono stati calcolati i prezzi dei servizi che ha ricevuto, evitando spiacevoli confusioni.
 

3. Fissa termini di pagamento brevi e ragionevoli

Qualunque siano gli accordi con il cliente sulle modalità di fatturazione (acconto, stati di avanzamento lavori, saldo, collaudo), è importante concordare sul calcolo dei prezzi e sulle scadenze dei pagamenti. In questo campo, purtroppo, ogni ambiguità e mancanza di chiarezza possono avere costose conseguenze, causando errori, fraintendimenti e dispute.

Non avere timore di chiedere al cliente modalità di pagamento migliori e presta molta attenzione a non accettare proposte che potrebbero mettere la tua impresa edilizia in una situazione insostenibile. Patti chiari, amicizia lunga: ottieni condizioni migliori instaurando rapporti collaborativi e basati sulla fiducia con i tuoi clienti.
 

4. Invia puntualmente le fatture della tua contabilità edilizia

Un requisito essenziale per garantire la puntualità dei pagamenti è spedire per tempo le fatture. L’invio di fatture in ritardo è causa di confusione, ritardo nei pagamenti, rischi di perdite e indebitamento per l’azienda. Spedisci le fatture ai clienti in modo sempre puntuale, in questo modo anche per loro sarà più facile ricordare a quali lavori si riferiscono.
 

5. Sfrutta la tecnologia per semplificare la fatturazione edilizia

La gestione della contabilità edilizia richiede molte informazioni complesse, registrazioni dettagliate e specifiche competenze di calcolo. Usando le tecnologie giuste, come i sistemi di gestione del magazzino o i fogli elettronici, è possibile tenere sotto controllo più facilmente i materiali edilizi e altre risorse, utilizzati in vari cantieri. In questo modo puoi emettere le fatture in modo più preciso e tempestivo, risparmiando tempo e fatica.

Il sistema di gestione del magazzino digitale di Nest Egg ti consente di associare a ciascun progetto edilizio l’indirizzo fisico esatto del cantiere. Ti aiuta a gestire facilmente il magazzino, a preparare resoconti e a emettere le fatture della tua contabilità edilizia.

Tranelli da evitare nella contabilità edilizia

Ecco alcune tipiche insidie della contabilità edilizia da cui tenersi alla larga e i suggerimenti per affrontarle al meglio:
 

1. Aumento dell’entità e modifiche degli ordini di lavoro

Non tenere conto del rischio dell’aumento dell’entità dei lavori richiesti o delle modifiche degli ordini di lavoro (ad esempio a causa di problemi imprevisti, di discrepanze delle misure rispetto ai preventivi o di variazioni del capitolato) è un grandissimo errore, perché potrebbe mettere in crisi la contabilità edilizia della tua azienda, compromettendo i tuoi progetti.

Tenere conto della possibilità di tali problematiche è utile per evitare fraintendimenti, discussioni sui prezzi, ritardi dei cantieri e altre complicazioni. D’altra parte, contribuisce a farti mantenere il controllo dell’andamento dei lavori, rispettare le scadenze e incassare i relativi pagamenti.

Per affrontare questo problema, ecco alcuni semplici consigli:

• definisci e attua una procedura di approvazione predefinita delle modifiche agli ordini di lavoro;
• assicura comunicazioni chiare tra le parti interessate in merito ai lavori eseguiti;
• inserisci una sezione separata nelle tue fatture per i costi relativi alle variazioni degli ordini di lavoro;
• monitora i cambiamenti per mezzo di strumenti software avanzati come il sistema di gestione magazzino Nest Egg, che ti consente di monitorare gli asset e i materiali usati in diversi cantieri, nonché le possibili modifiche.

2. Insoluti nella contabilità edilizia

Anche inviando puntualmente le fatture e seguendo alla lettera le buone pratiche elencate sino a qui, purtroppo potresti ritrovarti ad avere a che fare con delle fatture non pagate. Il mancato ricevimento dei pagamenti dei clienti nei tempi previsti potrebbe mettere in difficoltà la tua azienda, lasciandola priva della liquidità necessaria per svolgere la sua attività.

Cosa fare, quindi, quando nella tua contabilità edilizia c’è un insoluto?
 

Monitoraggio degli insoluti

A volte può risultare spiacevole segnalare a un cliente il mancato pagamento di una fattura, nel timore che ciò possa danneggiare il vostro rapporto commerciale. Tuttavia, richiedere il pagamento degli insoluti è normale ed è parte integrante del recupero crediti della tua contabilità edilizia. È una necessità fondamentale e fa parte delle attività quotidiane della tua azienda.

Quindi non devi avere timore di contattare i clienti che non hanno pagato le fatture entro la scadenza per chiedere chiarimenti. La maggior parte dei clienti, di solito, è abbastanza ragionevole dal fornire spiegazioni per il ritardo e proporre possibili soluzioni. È meglio parlare con un cliente se ritieni che potrebbe avere problemi con i pagamenti in futuro.

In questo modo potrai capire qual è il motivo del ritardo e capire quanto dovrai aspettare per ricevere il pagamento. Se ciò non fosse possibile, potrai chiarire quali passi ulteriori sarà necessario intraprendere per recuperare quanto ti è dovuto in base alla tua fatturazione edilizia.
 

Richiedere il pagamento

Dopo aver contattato più volte il cliente in merito a un insoluto, può essere il momento di un’azione più drastica. In questo caso, puoi inviare un sollecito di pagamento per fattura non pagata. In questo modo, fai capire al cliente che stai facendo sul serio, dandogli l’opportunità di risolvere la situazione evitando un pignoramento o un’azione legale.

Purtroppo alcuni clienti non prendono bene i solleciti di pagamento. Pur trattandosi di un’iniziativa del tutto legittima, basata sulla tua contabilità edilizia, è bene supportare la richiesta allegando sufficiente documentazione.

In una ingiunzione di pagamento puoi inserire anche le indicazioni sulle azioni che intendi intraprendere in caso di ulteriore omissione. A questo scopo, una lettera scritta da un legale che elenca specifiche azioni giuridiche, come messa in mora, pignoramento o addebito di penali e interessi, spesso potrebbe riuscire a sbloccare la situazione.
 

Intraprendere un’azione legale

Quando ritieni che sia venuto il momento, devi ricorrere alle procedure e ai meccanismi che la legge mette a tua disposizione per il recupero degli insoluti. Esistono opzioni meno costose e  più rapide rispetto a intentare una causa per risolvere un contenzioso, ad esempio attraverso una mediazione o davanti a un giudice di pace. Il passo successivo, qualora anche questi strumenti dovessero fallire, sarebbe invece quello di intentare un’azione civile contro il cliente che non ha pagato la fattura, per ottenere l’emissione di un decreto ingiuntivo di pagamento da parte di un tribunale. Questa, naturalmente, è una extrema ratio, che comporta tempo e denaro; di solito è nell’interesse di tutti riuscire a trovare una soluzione prima di giungervi.

Conclusioni

Le imprese di costruzioni devono tenere una contabilità edilizia accurata e ben documentata, anche nell’interesse della propria redditività, pur potendo scegliere il tipo di fatturazione edilizia più confacente a seconda dei casi. Dato che c’è sempre la possibilità di migliorare, le buone pratiche per la contabilità edilizia elencate in questo articolo possono esserti utili per evitare fraintendimenti, discussioni sui prezzi, ritardi dei cantieri e altri problemi comuni che affliggono il settore edilizio.

Nest Egg offre inoltre un sistema di gestione del magazzino intelligente, utile per monitorare in modo efficiente i tuoi materiali da costruzione. Il nostro avanzato software di gestione magazzino per piccole e medie aziende è intuitivo, veloce, scalabile e flessibile alle tue esigenze. Ti aiuta a ottenere risparmi in termini di tempo e costi, consentendoti di gestire il magazzino e la logistica senza difficoltà.

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