Warenschwund ist ein massives Problem im Einzelhandel. Im Jahr 2021 verursachte der Inventarschwund in den USA Verluste in Höhe von 94,5 Milliarden Dollar – ein unverschämt hoher Betrag.

Unabhängig davon, welche Art von Einzelhandelsgeschäft Sie betreiben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Schwundquote kennen und Maßnahmen ergreifen, um sie zu minimieren.

Dieser umfassende Leitfaden befasst sich mit der Berechnung des Inventarschwunds und damit, was Sie tun können, um ihn zu verringern.

Lassen Sie uns mit einigen Grundlagen beginnen.

Was ist Inventarschwund?

Inventarschwund ist die Differenz zwischen dem erfassten Bestand und der tatsächlichen Anzahl der verfügbaren Artikel. Es handelt sich dabei um Bestände, die vom Hersteller oder Lieferanten gekauft, aber nicht an Kunden verkauft werden, was zu erheblichen Gewinneinbußen führt.

Unternehmen versuchen, verschiedene Methoden anzuwenden, um Bestandsverluste zu verhindern. Aber bevor Sie das Problem lösen können, müssen Sie zunächst verstehen, warum es dazu kommt.

Was kann einen Inventarschwund verursachen?

Sobald Sie die Ursache für den Inventarschwund in Ihrem Geschäft kennen, können Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um ihn zu reduzieren.

Hier sind die häufigsten Gründe für Unstimmigkeiten in Ihrem Warenbestand:

Ladendiebstahl

Böswillige haben ausgeklügelte Taktiken entwickelt, um Waren aller Formen und Größen zu stehlen und zu verstecken, Preisschilder auszutauschen oder Werkzeuge zu verwenden, um Diebstahlsicherungen zu entfernen. Ladendiebstahl ist immer noch eines der größten Probleme für den stationären Handel. In den USA ist Ladendiebstahl für etwa 36% des gesamten Warenschwunds im Einzelhandel verantwortlich.

Mitarbeiterdiebstahl

Mitarbeiter haben direkten Kontakt mit dem Ladeninventar, und dieser leichte Zugang bietet reichlich Gelegenheit, einige Artikel zu klauen und mit nach Hause zu nehmen. Man schätzt, dass der Diebstahl durch Mitarbeiter im Gaststättengewerbe für etwa 75 % des gesamten Inventarschwundes verantwortlich ist.

Fehler in der Verwaltung oder im Papierkram

Bei der manuellen Bestandsverwaltung kommt es häufig zu Fehlern bei der Dateneingabe, dem Zählen von Bargeld, den Verkaufsunterlagen usw. Schätzungen der Industrie gehen davon aus, dass etwa 20% aller Verluste durch Inventarschwund auf Verwaltungsfehler zurückzuführen sind.

Betrug durch Verkäufer

Es kann auch vorkommen, dass Sie aufgrund von Lieferantenbetrug Differenzen zwischen dem gelagerten und dem bestellten Bestand feststellen. Das kann bedeuten, dass Ihr Lieferant weniger Produkte geliefert hat, als Sie bestellt haben (Minderlieferung), dass er für ein oder mehrere Produkte einen zu hohen Preis im Vergleich zum vereinbarten Vertragspreis verlangt oder dass er ein Produkt durch ein minderwertiges Produkt ersetzt hat.

Das kann ein Verwaltungsfehler sein, oder Sie haben es mit einem unehrlichen Anbieter zu tun.

In jedem Fall kann dieses Problem nur gelöst werden, indem Sie mit Ihrem Lieferanten kommunizieren und seine Lieferungen genau überwachen.

Schätzungen der Branche gehen davon aus, dass etwa 5-10% der Inventurdifferenzen auf Lieferantenbetrug zurückzuführen sind.

Beschädigte Produkte

Schlechte Bestandsführung kann zu beschädigten Artikeln führen, die Sie nicht an Kunden verkaufen können. Verderbliche Waren, die nach Ablauf ihres Verfallsdatums unverkauft bleiben, können ebenfalls als beschädigte Produkte betrachtet werden.

Alle diese Artikel müssen aus den Regalen genommen und entsorgt werden, was zu Schwund und Gewinneinbußen führt.

Einzelhandelsunternehmen können zwar die meisten Probleme, die zu Inventarschwund führen, entschärfen, aber es ist nicht einfach, sie alle auf einmal zu verhindern. Die beste Strategie ist, jedes Problem einzeln anzugehen, bis die meisten potenziellen Ursachen für Bestandsverluste minimiert oder beseitigt sind.

Wie können Sie also feststellen, ob Ihre Bemühungen etwas bewirken?

Sie müssen lernen, wie Sie die Schwundquote berechnen können.

So berechnen Sie die Schwundrate Ihres Inventars

Die Schwundquote ist die Differenz zwischen dem erfassten und dem tatsächlichen Bestand. Die erfolgreiche Umsetzung von Strategien zur Verringerung des Schwundes sollte Ihre Schwundquote senken.

Hier ist die Formel zur Berechnung der Schrumpfung:

Inventar in Büchern (Anzahl oder Wert) – Inventar im physischen Bestand (Anzahl oder Wert)

Schauen wir uns diese Gleichung einmal in der Praxis an.

Ihr Unternehmen verbucht einen Buchwert des Inventars von €80.000. Aber wenn Sie den tatsächlichen Bestand zählen, sind die Artikel nur €75.000 wert. Hier sehen Sie, was Ihr Schwund wert ist:

80,000 – 75,000 = 5,000

Ihr Unternehmen hat einen Warenschwund im Wert von $5.000, den Sie mit der Formel für den Lagerschwund in einen Prozentsatz umrechnen können.

Inventarschwundrate = Inventarschwund  Inventarwert  100

Inventarschwundrate = 5.000  80,000  100 = 6.25%

Die akzeptable Schwundquote für Einzelhandelsgeschäfte hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe des Geschäfts, der Art der Produkte und dem Standort, liegt aber im Allgemeinen zwischen 1% und 2%.

Hier finden Sie geschätzte Schwundquoten für verschiedene Branchen:

• Bekleidungs- und Modeeinzelhandel: 1.5% – 2%
• Elektronik-Einzelhandel: 1% – 1.5%
• Lebensmittelläden: 1% – 2%
• Eisenwaren und Heimwerkerbedarf: 1% – 1.5%
• Luxuriöser Einzelhandel: 0.5% – 2%
• Apotheken und Drogerien: 0.5% – 1.5%
• Restaurants: 2% – 4%
• Einzelhandel mit Sportartikeln: 1% – 2%

Wenn Ihre Schwundquote im Vergleich zu Ihrer Branche höher ist, müssen Sie Strategien entwickeln, um sie in diesen akzeptablen Bereich oder sogar darunter zu bringen.

Wege zur Verringerung des Lagerinventar-Schwundes

Hier finden Sie einige praktikable Möglichkeiten, um den Inventarschwund zu verringern, unabhängig von der Art Ihres Unternehmens:

1. Verfolgen Sie Ihre Lagerbestände und die Bestandsverluste

Der erste Schritt zur Reduzierung des Warenschwundes ist die Verfolgung Ihres Bestandes und des Schwundes.

Dazu gehören die regelmäßige Überwachung der erfassten Bestände und der Vergleich mit den physischen Bestandszählungen. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, je nach Ihrer Branche, dem Produkt, mit dem Sie arbeiten, und der Größe Ihres Betriebs.

Die manuelle Nachverfolgung mag für kleine Unternehmen einfacher erscheinen, aber sie ist recht zeitaufwendig, erfordert viel Aufwand und ist vor allem sehr anfällig für menschliche Fehler. Es ist allgemein bekannt, dass automatisierte Systeme ideal für größere Bestände sind – sie sind viel praktischer und effizienter – aber sie können auch für Kleinst- oder Kleinunternehmen von Vorteil sein.

Ein weiterer Vorteil des Einsatzes automatisierter Systeme für die Bestandsverfolgung besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, um sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen.

Die Verfolgung von Bestand und Schwund zeigt, ob Ihre physischen Zählungen oder die erfassten Konten für die Diskrepanzen verantwortlich sind. Und wenn Sie diese Zahlen genau überwachen, können Sie beurteilen, ob Ihre Strategien zur Verringerung des Warenschwunds etwas bewirken.

2. Regelmäßige Überprüfung des Lagerbestands

Durch regelmäßiges Zählen in gleichmäßigen Abständen können Sie die meisten Probleme mit den Inventardifferenzen eindämmen. Wenn Sie diese Kontrollen regelmäßig durchführen, können Sie das Problem schneller aufdecken und verhindern, dass der Inventarschwund zu großen Verlusten führt.

Sie erhalten auch einen besseren Einblick in die Dauer und die Zeiträume, in denen Sie eine starke Schrumpfung erleben. Dies kann Ihnen helfen, die wahrscheinlichen Ursachen einzugrenzen und wirksamere Präventivmaßnahmen zu ergreifen.

3. Führen Sie ein System von Gegenkontrollen ein

Bei einer Gegenkontrolle überprüfen zwei oder mehr Mitarbeiter den Bestand getrennt. Wenn Sie die Zählungen verschiedener Personen vergleichen, können Sie sich ein Bild von Ihrem Bestand machen und Fehler sofort beheben.

4. Führen Sie Überraschungsaudits durch

Wenn Ihr Schwundproblem schwer einzugrenzen ist, werden Sie von der Durchführung unangekündigter Audits profitieren. Sie können die Abläufe genau im Auge behalten und gleichzeitig die Möglichkeiten für Betrug durch Mitarbeiter verringern.

5. Inventarverwaltung automatisieren

Manuelle Fehler sind schwer zu vermeiden. Sie sind auch schwer zu untersuchen.

Eine einfache Lösung ist die Einführung automatischer Bestandsverwaltungssysteme. Diese beschleunigen die Abläufe und reduzieren Fehler und Verluste erheblich. Sie verschaffen Ihnen außerdem Einblicke in Lagerbestände, Nachfrage- und Angebotsänderungen usw.

6. Verwenden Sie ein integriertes System

Wenn Sie die Bestandsverwaltung automatisieren, stellen Sie sicher, dass Ihr System mit dem Rest Ihres Betriebs integriert werden kann. Ein integriertes System gewährleistet eine nahtlose Datenverfolgung von der Zählung bis zum Zahlungssystem. Außerdem minimieren Sie das Fehlerpotenzial, das bei der manuellen Datenübertragung entstehen kann.

Ihr Bestandsverwaltungssystem sammelt Daten aus verschiedenen Quellen und gibt Ihnen einen besseren Einblick in die Faktoren, die Ihren Warenschwund beeinflussen.

7. Gründliche Mitarbeiterüberprüfung und -schulung

Die Einstellung verantwortungsbewusster Mitarbeiter und deren richtige Ausbildung sind entscheidend für die Verringerung des Warenschwunds und die Führung eines erfolgreichen Unternehmens.

Zuverlässige Mitarbeiter mit einer guten Arbeitsvergangenheit werden Sabotage oder Diebstahl an Ihrem Arbeitsplatz minimieren oder ausschließen. Und wenn Sie Mitarbeiter aufgrund ihrer Integrität befördern, motivieren Sie auch den Rest Ihres Teams zu besseren Leistungen.

Die richtige Schulung aller Mitarbeiter kann auch dafür sorgen, dass bei der Verwaltung des Inventars weniger Fehler gemacht werden und es somit weniger Inventurdifferenzen gibt. Schulen Sie alle Ihre neuen Mitarbeiter so, dass sie alle Einzelheiten der ihnen zugewiesenen Aufgabe kennen.

8. Erstellen Sie Barcode-Nummern und SKUs für jeden Artikel

Wenn Sie jedem Produkt eine eindeutige Identität geben, können Ihre Mitarbeiter den Weg des Produkts von der Lieferung bis zum Verkauf leichter verfolgen.

Und wenn Sie ein robustes Etikettierungssystem haben, können Sie es nahtlos in Ihr Bestandsverwaltungssystem und Ihre Barcode-Scanner integrieren.

9. Investieren Sie in ein Sicherheitssystem

Ein Sicherheitssystem ist unerlässlich, wenn Sie mit wertvollen Gegenständen oder Waren arbeiten, die bei unsachgemäßer Lagerung leicht beschädigt werden können. Und wenn Sie Ihr Inventar jederzeit im Blick haben, können Sie Ladendiebstähle und Mitarbeiterdiebstähle verhindern.

Ein Sicherheitssystem kann auch Fehler aufspüren, wenn menschliche Augen und manuelle Prozesse versagen.

Setzen Sie die besten Tools und Technologien ein, um alle Schlupflöcher in Ihrer Betriebszentrale oder Ihrem Einzelhandelsgeschäft zu sichern. Sie können CCTV-Kameras, Ortungsgeräte, Alarmanlagen oder alles zusammen installieren.

Wenn Sie Waren in digitalen Schließfächern lagern, beschränken Sie den Zugang auf die Personen, die direkt für das Inventar verantwortlich sind. Sie können auch die Investition in ein elektronisches Warensicherungssystem (EAS) in Betracht ziehen.

10. Produkte rotieren

Unternehmen, die mit beschädigtem oder abgelaufenem Inventar zu kämpfen haben, werden rotierende Produkte sehr nützlich finden.

Zunächst müssen Sie alle Ihre Produkte mit dem Mindesthaltbarkeits- oder Verfallsdatum versehen. Bei der First-in-First-out-Rotation werden die Artikel verkauft, die zuerst in Ihrem Geschäft eingetroffen sind – also diejenigen, die bald verderben werden. Legen Sie die älteren Produkte nach vorne, damit die Kunden sie zuerst greifen, und stellen Sie die neueren, haltbaren Artikel nach hinten.

Mit Hilfe eines Inventarverfolgungssystems, das Sie über die Haltbarkeitsdauer von Produkten informiert, lässt sich diese Praxis viel einfacher umsetzen. Und wenn Sie wissen, dass solche Produkte bald ablaufen, können Sie verschiedene Verkaufs- und Marketingstrategien anwenden, um sie so schnell wie möglich aus den Regalen zu bekommen.

11. Verbessern Sie den Wareneingang und die Lagerhaltung

Wenn Sie die Art und Weise verbessern, wie Sie Ihr Inventar empfangen und lagern, können Sie den Schwund reduzieren, indem Sie Schäden bei der Lagerung minimieren.

Die Anwendung dieser Strategie umfasst viele Schritte:

• Intelligente Produktplatzierung implementieren
• Schulung der Mitarbeiter für die Handhabung und Lagerung von Produkten
• Durchführung regelmäßiger Inspektionen der Lagerbedingungen und Strukturen
• Rechtzeitige Durchführung von Reparaturen bei Bedarf
• Implementierung von Brandmelde-, Alarm- und Präventionssystemen

Schlusswort

Inventarschwund ist leichter zu bewältigen, wenn Sie über die richtigen Daten und Einblicke sowie die besten Tools zur Bestandsverwaltung verfügen.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden zum Thema Warenschwund und Inventurdifferenzen dazu beitragen kann, Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern und Verluste zu minimieren.