Bei der Suche nach effizienten Möglichkeiten zur Verwaltung ihrer Anlagen räumen Managementteams dem Ersatzteilmanagement oft keine Priorität ein. Dies führt oft zu sehr ineffizienten Wartungsarbeiten, die in einem einzigen Jahr zu Verlusten in Höhe von 300 Millionen Dollar führen können.

Haben Sie das Ersatzteilmanagement als selbstverständlich betrachtet und gedacht, dass sie keinen Einfluss auf Ihre Gesamtproduktivität hat? Dann sollten Sie jetzt aufmerksam werden.

Das erste, woran Sie arbeiten sollten, ist ein System für das Ersatzteilmanagement. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die optimalen Prozesse vor und zeigen Ihnen, wie Sie dies umsetzen können, indem Sie beispielsweise Ersatzteilmanagement-Software nutzen.

Beginnen wir mit einigen Grundlagen.
 

Was ist Ersatzteilmanagement?

Das Ersatzteilmanagement umfasst die Verwaltung von Ersatzteilen, die für die Reparatur oder den Austausch verwendet werden. Dazu gehören Zündkerzen, Batterien, Elektromotoren, Glühbirnen, Motor- und Antriebsriemen, Druckerpatronen, Filter, Öl und Schmiermittel und andere ähnliche Artikel.

Ersatzteilmanagement ist ein entscheidender Aspekt der gesamten Wartungs-, Reparatur- und Betriebsaktivitäten (MRO), die für die Aufrechterhaltung einer Anlage oder eines Werks erforderlich sind.
 

Ziel und Bedeutung des Ersatzteilmanagements

Auch wenn die Besonderheiten des Ersatzteilmanagements für jede Anlage oder jedes Werk zweifellos unterschiedlich sind, bietet es doch allen ähnliche Vorteile.

Hier sind einige wesentliche Gründe, warum Sie über eine Verbesserung Ihres Ersatzteilmanagementsystems nachdenken sollten:
 

Reduzierte Ausfallzeiten

Mit einem gut verwalteten Ersatzteillager haben Ihre Mitarbeiter jederzeit leichten Zugang zu allem, was sie für die rechtzeitige Reparatur ausgefallener Geräte benötigen. So wird sichergestellt, dass es nur wenige oder gar keine Ausfallzeiten gibt.

Da alle benötigten Ersatzteile vorrätig sind, können Sie defekte Elemente leicht austauschen und die Folgen einer unüberlegten oder unvollständigen Wartung vermeiden.
 

Reduzierte Ausgaben

Wenn Sie ein Ersatzteil nicht zur Hand haben, wenn Sie es brauchen, müssen Sie es vielleicht sofort liefern lassen. Dafür wird oft eine Eilgebühr fällig, eine Ausgabe, auf die Sie verzichten sollten.

Das Fehlen eines ordnungsgemäßen Lagerbestands kann auch zu einem Produktionsstillstand und zu vergeudeten Mitarbeiterstunden führen – und damit zu weiteren Kosten für Ihr Unternehmen.

Und was noch?

Wenn Sie keine unerwarteten Ausgaben für dringende Ersatzteilbestellungen tätigen müssen, steht Ihnen mehr Kapital zur Verfügung, das Sie in andere Aspekte des Unternehmens investieren können.
 

Verbesserte Kundenbetreuung

Während Sie auf das Eintreffen von Ersatzteilen warten, verlieren Sie Geld durch die Ausfallzeiten Ihrer Anlagen. Sie riskieren auch, Kunden zu verlieren, wenn Sie die Waren nicht innerhalb des festgelegten Zeitrahmens liefern können.

Die Verwaltung des Ersatzteilbestands sorgt für zufriedene Kunden, weil Ihr Betrieb reibungslos läuft und alle Ihre Bestellungen pünktlich geliefert werden.
 

Bessere metrische Beurteilungen

Durch die Verringerung von Ausfallzeiten und Kosten wirkt sich die Verwaltung des Ersatzteilbestands direkt auf Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) aus.

Eine solche Kennzahl, die optimale Arbeitsabläufe aufzeigt, ist die Zeit mit dem Schraubenschlüssel. Sie misst die Anzahl der Stunden, die Ihr Techniker, Mechaniker oder Wartungsmitarbeiter mit praktischen Arbeiten oder der Verwendung von Werkzeugen verbringt (der „Schraubenschlüssel“ bezieht sich auf Werkzeuge, die bei manuellen Arbeiten verwendet werden). Mit anderen Worten, die Arbeitszeit ist die Zeit, die direkt mit Wartungs- oder Reparaturarbeiten verbracht wird, im Gegensatz zu der Zeit, die für unproduktive Tätigkeiten wie Papierkram, Warten oder Pausen aufgewendet wird.

Sie können die Effizienz Ihrer Ersatzteilbestandsverwaltung auch anhand von Kennzahlen wie der Genauigkeit der Bestandsaufnahme (IRA), Fehlbeständen, Umschlagshäufigkeit nach Teilen usw. messen. Eine physische Inventurzählung oder eine Zykluszählung liefert Ihnen ein Maß für die Genauigkeit der Bestandsaufnahme. Sie können die Genauigkeitsrate oder die Diskrepanzrate berechnen, um die Genauigkeit über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen und so den Fortschritt zu quantifizieren.

Verwaltung des Ersatzteilbestands: Bewährte Praktiken und Strategien

Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal einen Plan für das Ersatzteilmanagement aufstellen oder einen bestehenden Plan verbessern wollen, diese Strategien und bewährten Verfahren werden Ihnen als Leitfaden dienen:
 

1. Komponenten priorisieren und kennzeichnen

Die Kennzeichnung Ihrer Ersatzteile erleichtert Ihrem Team die schnelle Identifizierung und das Auffinden von Teilen, wenn diese benötigt werden. Verwenden Sie bei der Beschriftung einheitliche Teilenummern und Namenskonventionen, um Verwechslungen zu vermeiden und die Suche und das Auffinden zu erleichtern.

Außerdem ist es wichtig, den gesamten Ersatzteilbestand zu klassifizieren und zu kategorisieren, um zu wissen, welche Teile bei Nachbestellungen Vorrang haben sollten.

Überlegen Sie, welche Ersatzteile Sie immer in Ihrem Bestand haben müssen, und stufen Sie diese als „lagerhaltige“ Komponenten ein. Die Komponenten, die Sie nicht so häufig benötigen, können als „Nichtlager“ eingestuft werden. Alternativ können Sie ein ABC-Kategorisierungssystem einführen, um die Ersatzteile nach ihrem Wert und ihrer Bedeutung zu klassifizieren. „A“-Teile sind kritisch, B“-Teile sind mäßig wichtig und C“-Teile sind weniger kritisch.

Bei der Entscheidung, welche Ersatzteile Vorrang haben sollen, sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Hier sind zwei der wichtigsten davon:
 

Risiko von Ausfallzeiten

Wenn Sie die Komponenten nach dem Ausfallrisiko einstufen wollen, müssen Sie das Ausfallrisiko für jedes Gerät berechnen. Dann können Sie die Teile für Anlagen priorisieren, die bei einem Ausfall von einigen Stunden oder einem Tag größere Verluste verursachen können.

Außerdem können Sie so Ihre Ausgaben optimieren, wenn Sie nicht über das Budget verfügen, um Ihr gesamtes Inventar auf Lager zu halten.

Sie können diese KPIs auch verwenden, um das Ausfallrisiko für verschiedene Geräte zu berechnen:

• Mittlere Zeit bis zur Reparatur (MTTR)
• Mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF)

Vorlaufzeit

Wenn Sie sich für eine Priorisierung auf der Grundlage der Durchlaufzeiten entscheiden, ist es wichtig, diese für jedes Ersatzteil zu berechnen. Legen Sie zuerst die Bestellpunkte für die Teile mit den längsten Vorlaufzeiten fest, insbesondere wenn sie für kritische Anlagen benötigt werden.

Sie können die Komponenten auch danach kategorisieren, wie oft sie verwendet werden, wie hoch die Lagerkosten sind, wie hoch die potenziellen Kosten sind, usw.

Ersatzteilmanagement-Software macht die Aufgabe der Klassifizierung und Kategorisierung von Ersatzteilen viel einfacher und bequemer. Diese Systeme minimieren Fehler und können Vorlaufzeiten und Ausfallrisiken für bestimmte Komponenten schnell und genau berechnen.

Sie können auch Barcode-Scanner oder QR-Codes einsetzen, um den Prozess der Kennzeichnung, Verfolgung und Organisation aller Ersatzteile zu automatisieren.

Proaktive oder präventive Wartungsstrategien reduzieren den Umfang Ihrer Reparaturarbeiten und die damit verbundenen Kosten. Der Schwerpunkt liegt auf der Planung der Ausgaben, wodurch das Risiko unerwarteter Kosten direkt verringert wird.

2. Bestellpunkte festlegen (ROP)

Der Meldebestand bestimmt, wann eine neue Bestellung für ein Ersatzteil aufgegeben werden muss. Anstatt zu warten, bis der Lagerbestand Null erreicht, bestellen Sie Artikel, wenn der Lagerbestand den Meldebestand erreicht.

Der Meldebestand kann mit der folgenden Formel berechnet werden:

ROP = (Durchschnittlicher Tagesumsatz  Tage der durchschnittlichen Durchlaufzeit) + Sicherheitsbestand

Führen Sie detaillierte Wartungsaufzeichnungen, um die Verwendung von Ersatzteilen und die Historie der einzelnen Teile zu verfolgen. Dies kann dazu beitragen, die Lagerbestände noch weiter zu optimieren, wenn Sie Nachfragemuster erkennen.

3. Verwendung und Aktualisierung von Stücklisten (BOM)

In der Stückliste sind die Materialien aufgeführt, die zur Herstellung eines Artikels oder einer Komponente benötigt werden. Sie ist ein unverzichtbares Nachschlagewerk für die Mitarbeiter bei der Durchführung von Reparaturen oder Wartungsarbeiten.

Wenn Sie Ihre Stückliste auf dem neuesten Stand halten, sind Sie bei einem Geräteausfall stets vorbereitet. Darüber hinaus sorgt die Stückliste für einen rationalisierten Reparaturprozess.

4. Entwurf von Standardarbeitsanweisungen (SOP)

SOPs beschreiben den schrittweisen Prozess der Durchführung einer Aufgabe. Für das  Ersatzteilmanagement können sie die Verfahren für die Durchführung regelmäßiger Wartungs- oder Reparaturarbeiten umreißen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter die gleichen Schritte befolgt und somit Fehler oder Unstimmigkeiten vermieden werden.

Darüber hinaus fördern SOPs die Verantwortlichkeit und ermöglichen es Ihnen, die Folgen einer Nichtbeachtung der SOPs vorherzusehen.

5. Lebenszyklus verwalten

Eine proaktive Strategie für das Lebenszyklusmanagement von Ersatzteilen trägt wesentlich dazu bei, dass Ihr Betrieb reibungslos läuft. Ein effektives Lebenszyklusmanagement umfasst Maßnahmen zur:

• regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Ersatzteilliste
• Identifizierung und Entfernung veralteter oder selten verwendeter Artikel
• verantwortungsvollen und vorschriftsmäßigen Entsorgung veralteter Teile
• Befolgung der richtigen Verfahren und Techniken
• und mehr.

6. Speichern Sie Ersatzteile in einem zentralisierten Inventar

Wenn Sie alle Ersatzteile an einem zentralen Ort aufbewahren und sie in Regalen, Behältern und Lagersystemen organisieren, erleichtert dies die Wartung und die physische Sicherheit.

Erstens wird der Zykluszählungsprozess rationalisiert. Zweitens hilft es Ihnen, eine bessere Bestandsgenauigkeit zu gewährleisten. Und schließlich können Ihre Mitarbeiter den Bestand schnell und ohne großen Aufwand finden und darauf zugreifen.

7. Einführung einer Bestandsmanagement-Software

Bestandsmanagement-Software ist ein wertvolles Hilfsmittel, vor allem wegen ihrer Automatisierungsfunktionen. Sie können die Dateneingabe, das Führen von Aufzeichnungen, die Verfolgung von Vermögenswerten, das Bestellwesen, die Verwaltung von Belegen und andere komplexe Aufgaben, die sich erheblich auf Ihren Bestand auswirken können, vereinfachen.

Darüber hinaus können Ersatzteilmanagement-Softwarelösungen wie Nest Egg auch die Echtzeit-Transparenz von Lagerbeständen verbessern, so dass Sie datengestützte Entscheidungen für Ihr Ersatzteillagersystem treffen können. Einmal eingerichtet, können Sie eine First-In-First-Out (FIFO)-Methode implementieren, um sicherzustellen, dass ältere Ersatzteile zuerst verwendet werden, wodurch das Risiko der Veralterung verringert wird.

8. Sicherheitsmaßnahmen umsetzen

Um sicherzustellen, dass sich Ihr Ersatzteilbestand dort befindet, wo Sie ihn haben wollen, und dass er in bestem Zustand ist, müssen Sie unbedingt robuste Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.

Einige Strategien zur Gewährleistung der Sicherheit des Ersatzteilbestands sind:

• Beschränkung des Zugriffs auf das Inventar auf bestimmte Abteilungen
• Verwendung von Zugangsausweisen für alle Ein- und Ausgänge
• Nachverfolgung von Vermögenswerten auf ihrem Weg durch die Einrichtung (mit QR-Codes und Barcodes)
• Installation von Sicherheitskamerasystemen
• Einbau von vertikalen Liftmodulen für die Ersatzteilhaltung

9. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in ordnungsgemäßer Bestandskontrolle

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Mitarbeiter umfassend und angemessen schulen. Strenge Richtlinien für die Bestandskontrolle sind von entscheidender Bedeutung, bevor die Mitarbeiter überhaupt ihre Arbeit aufnehmen.

Bringen Sie ihnen jeden Schritt in den Standardarbeitsanweisungen (SOP), die sie befolgen müssen, und alle anderen kritischen Prozesse, mit denen sie arbeiten werden, bei. Sie möchten nicht, dass Ihre Mitarbeiter Ihre SOP-Dokumente und andere Verfahren nach ihrem eigenen begrenzten Verständnis interpretieren und am Ende kostspielige Fehler machen.

Bilden Sie Mitarbeiter für die Durchführung grundlegender Wartungs- und Reparaturaufgaben aus. Dadurch kann der Bedarf an bestimmten Ersatzteilen verringert und die betriebliche Flexibilität erhöht werden.

10. Treffen Sie datengestützte Entscheidungen

Vor allem ist es wichtig, dass Sie sich auf Daten aus Ihrer Bestandsmanagement-Software und anderen Instrumenten stützen, um Bedarfsprognosen und andere damit zusammenhängende Entscheidungen zu treffen. Da alle Daten der Verwaltungssysteme auf dem neuesten Stand sind, können Sie die bestmöglichen Entscheidungen treffen. Auch bei schwankender Nachfrage Ihrer Kunden können Sie problemlos optimale Lagerbestände aufrechterhalten.

Auch die Einführung effizienter Bestellverfahren wie Economic Order Quantity (EOQ) oder Just-in-Time (JIT) minimiert die Lagerkosten und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie bei Bedarf über genügend Ersatzteile verfügen.

Abschließende Überlegungen

Um optimale und effiziente Abläufe zu gewährleisten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihr Ersatzteilmanagement im Griff haben. Die Einführung geeigneter Protokolle und Maßnahmen ist entscheidend für einen rationalisierten Prozess. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, die Tools und Ersatzteilmanagement-Software optimal zu nutzen.

Wir hoffen, dass Sie mit diesem Leitfaden viele Anregungen für Ihr Ersatzteilmanagement erhalten haben. Denn je besser Sie für Ihren Betrieb gerüstet sind, desto einfacher wird es für Sie, Ihre Versprechen gegenüber Ihren Kunden einzuhalten.