Was ist ein Sicherheitsbestand und wie berechne ich ihn?
In der Welt der Bestands- und Lagerverwaltung gibt es mehrere Begriffe, die Unternehmer im Kopf haben müssen, um konstante Gewinne zu erzielen. Der Sicherheitsbestand ist ein solches entscheidendes Konzept. Er hat erhebliche Auswirkungen auf die Einnahmen, wird aber von Kleinunternehmern oft nicht richtig berechnet oder berücksichtigt.
Wenn Sie keinen Sicherheitsbestand unterhalten, wird es wahrscheinlich häufig zu Lieferengpässen kommen. Und wenn Sie die gewünschten Artikel nicht vorrätig haben, werden Ihre Kunden gerne woanders einkaufen. Zum Glück gibt es bewährte Methoden, um solche Umstände zu minimieren.
Durch eine rechtzeitige Berechnung des Sicherheitsbestands können unerwartete Nachfrageänderungen berücksichtigt und die Auswirkungen von Lieferunterbrechungen minimiert werden. Bevor wir erörtern, wie der Sicherheitsbestand korrekt berechnet wird, werden wir das Konzept aufschlüsseln:
Was ist ein Sicherheitsbestand oder Sicherheitsvorrat?
Der Sicherheitsbestand ist ein zusätzlicher Bestand, der ein Sicherheitsnetz zwischen den prognostizierten Bestandszahlen und der tatsächlichen Kundennachfrage darstellt. Dieser Pufferbestand wird häufig in den Lagern vorgehalten und kann bei Nachfrageschüben und sich abzeichnenden Trends sofort eingesetzt werden.
Der Sicherheitsbestand bezieht sich nicht unbedingt auf Fertigerzeugnisse. Er kann auch die Lagerung von Rohstoffen umfassen, um Verzögerungen bei den Lieferanten entgegenzuwirken.
Warum sind Sicherheitsvorräte wichtig?
Unternehmen müssen über einen ständigen Strom von leicht verfügbaren Produkten verfügen. Lieferengpässe können schwerwiegende Auswirkungen auf die Kundentreue haben.
Einem Bericht der Harvard Business Review zufolge setzen nur 7 % bis 25 % der Kunden ihren Einkauf fort, wenn sie feststellen, dass der gewünschte Artikel nicht mehr vorrätig ist. Sogar 43 % der Kunden gehen in andere Geschäfte, um das Gewünschte zu finden.
Der Bericht schätzt, dass der Gesamtverlust aufgrund von Lagerausfällen bei einem typischen Einzelhändler bis zu 4 % betragen könnte. Diese Zahl ist außergewöhnlich hoch, insbesondere für kleine Unternehmen.
Trotz dieser hohen Zahl schätzt der Bericht, dass 8 % der Unternehmen weltweit weiterhin mit Stockouts zu kämpfen haben.
Abgesehen von den finanziellen Verlusten sind die Sicherheitsvorräte aus diesen Gründen wichtig:
Umgang mit Ungenauigkeiten in der Nachfrageprognose
Fehleinschätzungen bei Nachfrageprognosen sind keine Seltenheit. Sie verschlimmern sich in der Regel, wenn es zu Lieferunterbrechungen kommt und eine unerwartete Nachfrage besteht. Die Auswirkungen dieser Ungenauigkeiten wirken sich oft auf Störungen in anderen Prognosen aus, z. B. bei der Personaleinsatzplanung.
Mit einem idealen Sicherheitsbestand wird es einfacher, genauere Prognosen für die Zukunft zu erstellen. Dies gleicht einen Teil der Umsatzeinbußen oder Rückschritte bei der Kundenbindung aus.
Senkung der Lieferantenkosten
Bei einer plötzlichen Nachfrage nach einem Produkt, das nicht mehr vorrätig ist, ist der Lieferant in der Regel gezwungen, den Bestand schneller zu liefern. Dies hat einen Schmetterlingseffekt auf verschiedene Betriebskosten.
Die Lohnkosten für Verwaltung und Lagerhaltung werden wahrscheinlich steigen. Und in Verbindung mit der Tatsache, dass Lieferanten oft Aufschläge für Eillieferungen verlangen, können diese zusätzlichen Kosten massive Auswirkungen auf ein kleines Unternehmen haben.
Der Konkurrenz immer einen Schritt voraus
Wenn Kunden Produkte, die nicht mehr vorrätig sind, woanders suchen, werden sie im Grunde direkt in die Hände der Konkurrenz gedrängt. Die Berechnung und Aufrechterhaltung der richtigen Menge an Pufferbeständen wird den Marktanteil Ihres Unternehmens schützen und die Kundenzufriedenheit verbessern, was zu langfristigem Erfolg führt.
Personalstunden reduzieren
Ein ständiger Vorrat an Sicherheitsbeständen spart eine Menge Papierkram und Zeit für die Kommunikation zwischen den Teams und die Lagerarbeit. Sie können eilige E-Mails, Anfragen an Lieferanten und die komplexe Rechnungsbearbeitung bei dringenden Bestellungen vermeiden. Dadurch kann Ihr kleines Unternehmen viel Geld sparen, und Ihr Verwaltungs- und Lagerpersonal verschwendet keine Zeit mit unnötigen, zeitraubenden Aufgaben.
Nachdem wir nun eine allgemeine Vorstellung von Sicherheitsbeständen und ihrer Bedeutung haben, ist es an der Zeit, die Kennzahlen hinter diesem Konzept zu verstehen.
Welche Formeln zur Berechnung des Sicherheitsbestandes Sie benötigen
Es gibt verschiedene Methoden zur Berechnung des Sicherheitsbestands, die von extrem einfach bis hochkomplex reichen. Jede Methode hat bestimmte Vor- und Nachteile – die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Methode hängt von Ihrem Verkaufsmodell ab.
Doch bevor wir zu den Formeln kommen, sollten wir zunächst einige wichtige Konzepte verstehen:
Berechnung der Vorlaufzeit
Vereinfacht ausgedrückt, ist die Durchlaufzeit die Zeit, die ein Produkt benötigt, um vom Rohmaterial bis zur Auslieferung in den Regalen zu gelangen. Alles, was dazwischen liegt – Genehmigungen, Verwaltungsaufgaben, Inspektionen und Lieferungen – ist in der Vorlaufzeit enthalten.
Das hört sich einfach an, aber um schließlich zum Sicherheitsbestand zu gelangen, müssen Sie die Standardabweichung dieser Vorlaufzeiten berechnen. Und um diese zu ermitteln, ist es wichtig, zuerst die Varianz zu bestimmen.
Das hört sich vielleicht kompliziert an, ist aber ganz einfach, wenn man weiß, wie es geht:
Nehmen wir an, dass Sie in fünf Fällen die Vorlaufzeit 1, 2, 3, 4 und 5 haben.
Verwenden Sie die folgende Formel, um die Abweichung zu ermitteln:
[(1-3)(1-3) + (2-3)(2-3) + (3-3)(3-3) + (4-3)(4-3) + (5-3)(5-3)] / 5
wobei 5 die Gesamtzahl der berücksichtigten Vorlaufzeiten und 3 der Mittelwert ist.
Wenn Sie dies berechnen, erhalten Sie:
(4 + 1 + 0 + 1 + 4) / 5 = 2
Im Wesentlichen wäre in diesem Beispiel 2 Ihre Abweichung.
Die Standardabweichung der Durchlaufzeit wird als Quadratwurzel aus Ihrer Varianz berechnet. In diesem Fall wäre das 1,41.
Berechnung der Nachfrage
Die Höhe der Nachfrage hängt davon ab, wie oft ein Produkt innerhalb eines bestimmten Zeitraums nachbestellt wird und wie viele Verkäufe innerhalb dieses Zeitraums tatsächlich getätigt werden.
Um die durchschnittliche Nachfrage zu ermitteln, addieren Sie Ihr Verkaufsvolumen über einen bestimmten Zeitraum (z. B. einen Monat) durch die Zeit (in diesem Fall 30 oder 31 Tage).
Dienstleistungsebene
Der Servicegrad, der in der Regel in Prozent ausgedrückt wird, ist die erwartete Wahrscheinlichkeit, dass Sie in der Lage sein werden, alle Bestandsanforderungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erfüllen.
Wenn Sie beispielsweise für einen bestimmten Artikel einen Servicegrad von 90 % festgelegt haben, bedeutet dies, dass Sie 90 % der Bestellungen für diesen Artikel pünktlich ausführen können, während es bei 10 % der Bestellungen zu Verzögerungen aufgrund von Fehlbeständen kommen kann. Der Servicegrad steht also in direktem Zusammenhang mit der Kundenzufriedenheit und Ihrer Fähigkeit, Lieferungen pünktlich auszuführen.
Um den Servicegrad auf der Grundlage der verkauften Einheiten zu bestimmen, teilen Sie einfach die pünktlich gelieferte Menge durch die Gesamtnachfrage und multiplizieren Sie mit 100, um den Prozentsatz zu ermitteln.
Ein hoher Lagerbestand bei allen Artikeln führt zu höheren Betriebskosten. Unternehmen müssen also einen Kompromiss zwischen Opportunitätskosten und Betriebskosten finden. Aus diesem Grund werden für die einzelnen Artikel oft bestimmte Servicegrade festgelegt – die Artikel mit der höchsten Nachfrage haben auch die höchsten Servicegrade.
Im Einzelhandel liegt der durchschnittliche Servicegrad in der Regel zwischen 90 % und 95 %, bei den am schnellsten umschlagenden Artikeln sogar bei 98 %. Im Gegensatz dazu werden in Call Centern durchschnittlich 80 % der Anrufe innerhalb von 20 Sekunden beantwortet.
Formeln zur Berechnung des Sicherheitsbestandes
Methode 1: Die Grundformel für den Sicherheitsbestand
Bei dieser Formel wird die Anzahl der an einem Tag verkauften Produkte mit dem geschätzten Bedarf an Sicherheitsbeständen für mehrere Tage multipliziert. Dies ist die einfachste Berechnung.
Ein Einzelhändler verkauft beispielsweise täglich 10 Artikel und schätzt, dass es am besten ist, einen Sicherheitsbestand für 20 Tage zu halten, basierend auf der historischen Nachfrage. Durch einfache Multiplikation von 10 x 20 ergibt sich ein Sicherheitsbestand von 200 Einheiten.
Diese sehr einfache Formel berücksichtigt keine anderen Variablen, wie z. B. Vorlaufzeit oder Nachfrageschwankungen. Sie können sie jedoch verwenden, um eine allgemeine Vorstellung von der Anzahl der Einheiten zu bekommen, die Sie vorrätig halten müssen, und davon ausgehend arbeiten.
Methode 2: Standardabweichung Sicherheitsbestand
Wenn es sich um Variablen handelt, ist es besser, die Standardabweichung zur Berechnung des Sicherheitsbestands zu verwenden.
Die Formel wird ausgedrückt als Z × σLT × D avg
Z ist die Anzahl der Aufträge, die ein Unternehmen zu erfüllen erwartet, oder der Servicegrad.
σLT ist die Standardabweichung der Vorlaufzeit (wie bereits erwähnt).
D avg steht für die durchschnittliche Nachfrage innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
Methode 3: Durchschnitts-Max-Formel
Bei kurzen Vorlaufzeiten ist die Durchschnitts-Maximal-Formel eine gute Methode, um den optimalen Sicherheitsbestand zu ermitteln. Diese Formel wird nicht empfohlen, wenn Sie für lange Vorlaufzeiten kalkulieren.
Mit dieser Formel wird der durchschnittliche Bedarf an Lagereinheiten über einen bestimmten Zeitraum berechnet:
(Maximaler Verkauf x Maximale Vorlaufzeit) – (Durchschnittlicher Verkauf x Durchschnittliche Vorlaufzeit)
Dies ist eine der gebräuchlichsten Formeln zur Berechnung von Sicherheitsbeständen. Die einzigen Zahlen, die Sie benötigen, sind der durchschnittliche Tagesumsatz, die durchschnittliche Durchlaufzeit, der maximale Tagesumsatz und die maximale Durchlaufzeit.
Methode 4: Sicherheitsbestand mit variabler Nachfrage
Wenn Sie mit Nachfrageschwankungen, aber stabilen Vorlaufzeiten konfrontiert sind, können Sie mehrere Zahlen verwenden, um den Sicherheitsbestand zu ermitteln.
Die Grundformel lautet in diesem Fall:
Standardabweichung der Nachfrage x die Quadratwurzel der durchschnittlichen Verspätung
Die Standardabweichung der Nachfrage kann auf die gleiche Weise berechnet werden, wie wir zuvor die Standardabweichung der Durchlaufzeit berechnet haben. Nehmen Sie zunächst die durchschnittliche Nachfrage über einen bestimmten Zeitraum. Nehmen Sie das durchschnittliche Quadrat der Differenzen, und das ist Ihre Variabilität.
Methode 5: Sicherheitsbestand mit variabler Vorlaufzeit
Wenn Sie mit einem bestimmten Bedarfsniveau, aber variablen Vorlaufzeiten zu tun haben, kann Ihnen diese Formel helfen, Ihren Sicherheitsbestand zu ermitteln:
Z x Durchschnittlicher Umsatz x Vorlaufzeitabweichung
Dabei ist Z der Servicefaktor, der dem von Ihnen gewünschten Servicegrad entspricht. Um diesen Wert zu ermitteln, müssen Sie ein Normalverteilungsdiagramm verwenden.
Ein Beispiel: Bei einem Servicegrad von 90 % beträgt der Faktor 1,28, bei 95 % 1,64 und bei 75 % 0,67. So können Sie das Serviceniveau in einen Servicefaktor umrechnen. Suchen Sie den z-Score, allgemein als z bezeichnet, der der einseitigen Wahrscheinlichkeit (im Diagramm allgemein als P( Z <= z ) bezeichnet) entspricht, dass Ihr angestrebtes Serviceniveau erreicht wird. Wenn das Serviceniveau 90 % beträgt, müssten Sie in der Wahrscheinlichkeitsspalte nach 0,9 suchen. Sobald Sie den entsprechenden z-Score gefunden haben, ist dies der zu verwendende Wert für den Servicegrad.
Die durchschnittliche Umsatz- und Durchlaufzeitabweichung kann mit den oben genannten Methoden berechnet werden.
Anhand dieser Formel für den Sicherheitsbestand können Sie feststellen, wie beständig Ihr Angebot ist und ob Sie mit sehr wenigen Sicherheitsbeständen auskommen können. Wenn Ihr Angebot starken Schwankungen unterliegt, müssen Sie mehr Artikel vorrätig halten, um die Kundennachfrage über längere Zeiträume zu decken.
Abschließende Überlegungen
Ideale Sicherheitsbestände sind ein entscheidendes Element der Bestandsverwaltung, das Inhaber kleiner Unternehmen verstehen und umsetzen müssen. Es wird dem Wachstum Ihres Unternehmens helfen, Ihre Kunden zufriedenstellen und es wird langfristig zu mehr Gewinn zu führen.
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