La gestión de inventario es una parte crucial de la gestión de cualquier negocio que se ocupe de productos físicos. Hacer un seguimiento de los artículos, sus ubicaciones, números de serie y otros detalles es clave para operaciones, compras y cumplimiento de pedidos de clientes eficientes. Sin embargo, los métodos de inventario tradicionales basados ​​en hojas de cálculo, papeleo y entrada manual de datos consumen mucho tiempo, son propensos a errores y pueden ralentizar sus procesos comerciales. La solución es la gestión de inventario de código QR.

Aprende todo sobre esto aquí.

Gestión de inventario de código QR con Nest Egg

Aplicaciones de gestión de inventario QR, como Nest Egg, proporcionan una solución moderna y digitalizada para el seguimiento de inventario que puede ahorrar tiempo y dinero a las empresas. Muchos, si no todos, los datos del inventario se almacenan en formato legible QR (o Respuesta Rápida).

Estos son códigos de barras bidimensionales que pueden almacenar una variedad de información a través de pequeñas etiquetas escaneables. Nest Egg le permite generar e imprimir sus propias etiquetas de código QR (próximamente), luego escanearlas con la cámara de su dispositivo móvil para registrar automáticamente artículos en el sistema de gestión de inventario de código QR de Nest Egg.

Registro de elementos con Nest Egg

Con Nest Egg, puede registrar elementos al instante escaneando sus códigos QR. Esto incluye detalles como:

Números de serie o de pieza

Escanee un código QR para registrar su identificación única en su inventario. Esto garantiza el seguimiento preciso de artículos y activos independientemente de dónde se encuentren.

URL

Los códigos QR pueden contener direcciones web que abran instantáneamente una página con información sobre un artículo. Esto podría ser una página de producto en su sitio web, un manual de instrucciones, una hoja de datos de seguridad o cualquier otra cosa relevante para sus productos.

Información del contacto

Para activos comerciales como herramientas, dispositivos o maquinaria, un código QR puede contener la información de contacto del servicio para ese artículo. Luego, su equipo puede comunicarse rápidamente con el proveedor o técnico de reparación correspondiente escaneando el código.

Datos personalizados

Los códigos QR que genera e imprime con Nest Egg pueden contener cualquier secuencia alfanumérica que desee asociar con su inventario. Esto podría ser números de lote, detalles de la garantía, edad, umbrales de reorden y más.

Independientemente de los datos que contengan los códigos QR de sus productos, al escanearlos con el sistema de gestión de inventario de códigos QR de Nest Egg, se completan automáticamente los campos predeterminados con información y se registra el artículo físico en su inventario digital. Esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y garantiza que los detalles de cada elemento sean precisos y estén actualizados.

Inventario simplificado con etiquetas QR

La rutina de inventario o «recuentos de inventario» son necesarios para garantizar que sus registros coincidan con los artículos reales en sus almacenes, espacios comerciales o en cualquier otro lugar donde se almacenen o utilicen sus productos. Sin embargo, contar cada artículo manualmente para conciliar sus cuentas con sus registros lleva mucho tiempo si no se tienen las herramientas adecuadas.

Con Nest Egg y las etiquetas impresas con código QR, el inventario regular se vuelve rápido y simple. El personal solo necesita caminar a través de los espacios de almacenamiento mientras escanea el código QR en cada artículo con su dispositivo móvil.

Mientras tanto, Nest Egg registrará y contará automáticamente cada elemento, luego comparará el recuento con sus registros para resaltar cualquier discrepancia. Este proceso digitalizado reduce el tiempo dedicado a contar y eliminar imprecisiones, por lo que los datos de su inventario siempre serán precisos.

Cadena de custodia y seguimiento de activos sin interrupciones

Para activos, equipos y herramientas valiosos, mantener un registro de cadena de custodia es importante para la seguridad y la eficiencia operativa. Sin embargo, cuando los artículos cambian de manos o ubicaciones con frecuencia, puede ser difícil mantener los registros actualizados con cada transferencia.

Las etiquetas de código QR de Nest Egg y el escaneo móvil resuelven este problema. Cada vez que un artículo cambia de custodia o se transporta, el encargado actual simplemente puede escanear su código QR para registrar los detalles pertinentes en la aplicación.

La gestión de inventario del código QR actualiza automáticamente la ubicación y la cadena de custodia de ese artículo, creando un registro preciso en tiempo real de cada activo de alto valor bajo su gestión.

Compras y cumplimiento de pedidos optimizados

Al adquirir nuevas existencias o cumplir con los pedidos de los clientes, la verificación manual de los artículos con los registros es lenta y está sujeta a errores que pueden afectar su eficiencia operativa. La gestión de inventario con código QR de Nest Egg elimina este problema.

Adquisitivo

Cuando un artículo comprado llega a su ubicación, escanee el código QR en cada artículo nuevo a medida que llega para registrarlo instantáneamente en su inventario, emparejarlo automáticamente con la orden de compra adecuada y actualizar sus niveles de existencias. Esto reduce el tiempo entre recibir el artículo y etiquetarlo como disponible para usar o vender.

Cumplimiento de la orden

Para el cumplimiento de pedidos, el personal también puede seleccionar artículos escaneando códigos QR para asegurarse de obtener los productos y las cantidades correctas antes de empacarlos y enviarlos. Nest Egg actualizará el inventario en tiempo real a medida que se recoja cada artículo, manteniendo registros precisos sin requerir que el personal ingrese manualmente los detalles de recolección para cada producto.

Próximamente: etiquetas de código QR

Con cada nueva iteración y actualización, el software Nest Egg se vuelve aún más útil y relevante. Una de nuestras características más esperadas es brindarles a nuestros clientes la capacidad de generar sus propias etiquetas de código QR escaneables.

Al capacitar a nuestros usuarios para que creen sus propias etiquetas codificadas y legibles, podremos ofrecer un sistema completo de administración de inventario de extremo a extremo que comienza desde la generación de códigos QR hasta el escaneo de códigos QR.

Combinado con lo fácil que es almacenar y actualizar datos, la tecnología Nest Egg está configurada para convertirse en su solución de gestión de inventario basada en QR, todo en uno.

Cómo configurar y usar un sistema de código QR

La configuración de un sistema de gestión de inventario de código QR puede tomar algo de tiempo y esfuerzo para configurar y aprender, pero una vez que tenga una idea de cómo funciona la plataforma, se dará cuenta de que vale la pena.

Esto es lo que debe hacer para configurar y usar su nuevo sistema:

• Asigne un código QR único a cada artículo del inventario. Puede generar códigos QR gratuitos desde varios sitios web o con la aplicación de gestión de QR que utiliza.
• Imprima los códigos QR en las etiquetas de inventario y colóquelos en cada artículo. Esto asocia el producto físico con su código.
• Almacene el código QR y los detalles clave de cada artículo en su software de gestión de inventario. Esto generalmente incluirá el nombre del producto, la unidad de almacenamiento (SKU), la información del proveedor, el costo, el precio minorista, la cantidad disponible, etc.
• Para usar los códigos QR, simplemente escanéalos con la cámara de tu teléfono. Esto le ahorra mucho tiempo en comparación con la búsqueda manual de sus registros.

Mejores prácticas al usar códigos QR para la gestión de inventario

• Establezca alertas de inventario en la aplicación para que se le notifique cuando las cantidades alcancen los puntos de pedido. Esto asegura que nunca se quede sin productos importantes.
• Realice un seguimiento de las ventas de cada artículo para determinar qué tan rápido se mueven. Concéntrese en volver a pedir los productos más vendidos con frecuencia. Deje que las ventas de artículos de lento movimiento disminuyan con el tiempo.
• Al recibir un nuevo inventario, escanee los códigos QR en los albaranes o facturas para actualizar automáticamente su inventario. Esto agiliza el proceso de recepción.
• Realice auditorías periódicas de inventario escaneando todos los códigos QR para llevar el control y mantener sus registros precisos. Conciliar cualquier discrepancia inmediatamente.
• Proporcione capacitación sobre el uso del sistema de escaneo de códigos QR para garantizar que todos los empleados sigan los procedimientos adecuados. Esto ayuda a mantener la precisión y consistencia de los datos.
• Revise los informes y alertas periódicamente para buscar oportunidades para optimizar los niveles de inventario, reducir el desperdicio, ahorrar en costos de almacenamiento y brindar el mejor servicio posible a los clientes.

¿Cuáles son los beneficios del seguimiento de activos QR?

Estas son las principales ventajas de rastrear activos con la gestión de inventario de código QR:

Optimización del espacio y reducción de residuos

Al proporcionar enlaces digitales a los detalles de los productos, los códigos QR simplifican la designación de espacios óptimos en los estantes y las estrategias de ubicación. También pueden marcar artículos de movimiento rápido o lento para evitar la escasez y el exceso de almacenamiento.

Los códigos QR también eliminan la necesidad de etiquetado manual en contenedores de almacenamiento, paletas y estantes, lo que crea un entorno de almacenamiento más ordenado y reduce el desperdicio de material.

Mejora de la visibilidad y el control

Los códigos QR brindan acceso instantáneo a información granular sobre componentes de productos individuales, lotes, números de serie, detalles de la garantía y otros atributos que son importantes para la adecuada administración del inventario. Brindan visibilidad de exactamente qué se almacena y dónde. Además, facilitan el seguimiento del inventario si se descubre algún problema. Con tanta información vinculada digitalmente al producto, los gerentes tienen un mayor control y supervisión sobre su inventario.

Prevención de pedidos atrasados ​​con la gestión de inventario de código QR

Es muy importante establecer límites de cantidad para cada artículo y monitorear las tasas de ventas para determinar cuándo volver a ordenar. Reciba alertas cuando el inventario alcance límites como el 50 %, el 75 % o el 95 % para que pueda reabastecerse de inmediato y evitar pedidos pendientes. Trate de encontrar el equilibrio adecuado entre los descuentos por volumen y el exceso de existencias.

Realice un seguimiento cuidadoso de todos los envíos entrantes para asegurarse de que cada artículo pedido se haya recibido correctamente. Concilie el inventario regularmente para encontrar discrepancias.

Fije el precio de los artículos para impulsar las ventas por volumen, pero deje cierto margen de error. Tenga un plan establecido para reponer rápidamente cualquier producto pendiente de pedido para minimizar el daño.

Conclusión

La combinación de la tecnología de códigos QR con una aplicación de gestión de inventario como Nest Egg le permite prosperar con compras, inventarios, seguimiento de activos y cumplimiento de pedidos optimizados.

Al digitalizar los procesos manuales mundanos, un sistema de gestión de inventario con código QR puede ayudarlo a ahorrar costos sustanciales a través de una mayor productividad y eficiencia del personal. Además, mantener registros de inventario precisos en tiempo real permite un control de calidad más estricto, y respalda la toma de decisiones basada en datos para la gestión de existencias y la planificación empresarial.

La gestión de inventario QR es una de las claves para escalar sus operaciones mientras optimiza las ganancias en el entorno empresarial acelerado de hoy. Con la impresión de etiquetas con código QR planificada para un futuro cercano, Nest Egg hace que configurar y administrar una solución completa de inventario QR sea simple y accesible para cualquier organización.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es un sistema de inventario QR?

Un sistema de gestión de inventario de código QR utiliza códigos QR para vincular de forma rápida y precisa los elementos del inventario a sus registros. A cada producto se le asigna una identificación única y un código QR, lo que permite un escaneo rápido para actualizar los recuentos, transferir existencias, monitorear métricas y mejorar el seguimiento. Al mismo tiempo, puede reducir los errores y mejorar la seguridad, la visibilidad y el control.

¿Se pueden editar los códigos QR de gestión de inventario en el software?

Aunque es posible editar códigos QR, lo mejor es evitar editar códigos QR de gestión de inventario existentes siempre que sea posible. Genere nuevos códigos QR para cualquier artículo que requiera un cambio de ID o categoría.