¿Te preocupan las ventas perdidas, el dinero inmovilizado y un inventario insuficiente? No estás solo. Al menos el 46% de todas las empresas tienen problemas relacionados con el inventario. Este enfoque de gestión de inventario, menos que ideal, cuesta a los minoristas de EE. UU. El 53% de los costos de rebajas no planificadas. Adoptar una buena estrategia de gestión de inventario comercial puede ayudarlo a reducir todas esas pérdidas.

En este artículo, cubriremos una variedad de soluciones, algunas de las cuales pueden cambiar la forma en que administra el inventario de su empresa.
 

¿Qué es la gestión de inventario comercial?

Si ha sido empresario por mucho tiempo, seguramente está familiarizado con ciertas tareas, como ordenar, almacenar y vender productos. Otros aspectos de la gestión de inventario comercial incluyen MRO (mantenimiento, reparación y suministros operativos), almacenamiento y procesamiento, empaque, clasificación y rotación de existencias. Teniendo en cuenta todo lo que implica, la gestión de inventario comercial puede ser una tarea complicada, especialmente para las pequeñas empresas.

Si ha tenido problemas con la gestión de inventario manual, la documentación de procesos y el cumplimiento, es hora de solicitar ayuda.
 

Técnicas útiles de gestión de inventario comercial para pequeñas empresas

Los desafíos que enfrentan la mayoría de las pequeñas empresas incluyen el exceso o la falta de existencias, el procesamiento deficiente, el deterioro, el aumento y la disminución de la demanda de los clientes y el uso óptimo del espacio de almacenamiento. Para ayudarlo a eludir cada uno de estos inconvenientes, hemos reunido varios consejos y trucos simples.
 

1.     Organizar y rastrear

Organizarse es el primer paso importante. Organice la información relacionada con su stock, proveedor y detalles de envío a partir de un sistema accesible. Para organizar su inventario, necesita datos como el nombre y la cantidad del producto; el nombre del proveedor o fabricante; el código universal del producto o el número del artículo; el precio minorista, mayorista y de venta; las condiciones de pago; la cantidad de pedido y la información de envío, como peso, tamaño, colores, fecha de caducidad e imágenes.

Encontrará la mayor parte de esta información en sus hojas de pedido; también se las puede pedir al proveedor. A menudo, el proveedor utilizará sus propios métodos para registrar estos datos de forma manual o a través de un software eficiente.

Una vez tenga los detalles, puede asignar un único SKU(Stock- Keeping Unit) a sus productos. Mantener estos datos actualizados en todo momento puede ayudarlo a localizar productos más rápido e identificar productos dañados, devoluciones de clientes y entregas tardías.

Usar una hoja de cálculo es un método popular, pero también tiene sus fallas. Las hojas de cálculo son propensas a los errores, consumen mucho tiempo, son difíciles de sincronizar y pueden crecer lo suficiente como para producir más problemas durante la carga. Son una molestia si su equipo tiene más de un miembro.

En su lugar, podría probar el software basado en la nube. Este sistema permite que varios usuarios accedan a los datos de forma remota. No sólo con ello, es fácil de usar.

Otro aspecto importante de la organización del inventario tiene que ver con etiquetar productos para rastrearlos. Esto ayuda a evitar que se agoten las existencias cuando el artículo favorito de un consumidor tiene una gran demanda. Las encuestas muestran que las opciones de etiquetado como RFID (identificación por radiofrecuencia) pueden aumentar la precisión del inventario hasta en un 95 %.

2.     Agrupar artículos de inventario

La categorización de artículos de inventario en grupos de acuerdo con el valor facilita el seguimiento y control del stock. Esta técnica también se conoce como análisis ABC.

Así es como funciona.

• Grupo A’: incluyen artículos de alta demanda que generan mayores ganancias.
• Grupo ‘B’: incluyen productos con una demanda modarada y generan una parte de las ganancias.
• Grupo ‘C’: incluyen productos que no afectan las utilidades ni la demanda individual, pero que son importantes para el negocio.

Con la prioridad de los pedidos ordenados, los administradores de inventario pueden redirigir su atención a la entrega, el almacenamiento y la venta del grupo A.

El análisis ABC lo ayuda a negociar mejor con los proveedores y aumentar los precios para generar ganancias cuando la demanda de un producto es alta.

El mayor beneficio es que puede optimizar su inventario.
 

3.     Elija un método de contabilidad de inventario

Puede simplificar la gestión del inventario una vez que identifique qué método de contabilidad de costos de inventario funciona para usted.

He aquí un vistazo más de cerca a los cuatro más comunes:

Primero en entrar, primero en salir (FIFO)

FIFO es una estrategia que funciona en torno a la limpieza de los primeros elementos adquiridos. Si su empresa trabaja con productos perecederos o exporta bienes, FIFO reducirá drásticamente la posibilidad de daños de los artículos del inventario. Otros beneficios de FIFO es que genera una reducción en el ingreso neto total y, posteriormente, el ingreso imponible total para el año en que los precios están cayendo. Permite a las empresas reportar ingresos imponibles más bajos sobre las ganancias de la venta de productos más nuevos en adelante.

Último en entrar, primero en salir (LIFO)

LIFO es lo opuesto a FIFO, pues, en este caso, comienza vendiendo los artículos de inventario que compró por última vez. La contabilidad LIFO reduce el beneficio total y los ingresos imponibles de una empresa cuando los precios aumentan. LIFO es más beneficioso para los negocios de automóviles o minoristas.

Aquí hay un estudio para ayudarlo a comprender la totalidad de efectos de LIFO y FIFO en las ganancias y en el flujo de efectivo durante la inflación y la deflación.

LIFO es aceptado en los Estados Unidos bajo las reglas GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados). Sin embargo, las normas IFRS (International Financing Reporting Standards) que se siguen en la mayoría de los demás países del mundo prohíben el uso de LIFO, debido a posibles distorsiones de los ingresos netos. Cabe señalar que algunas amortizaciones de reversión de inventario están permitidas según las NIIF, pero no están permitidas según los PCGA.

Costo promedio ponderado (WAC)

El costo promedio ponderado consiste en dividir el costo de las unidades a la venta entre el costo de las unidades en el estante. Esto le da una estimación del costo de cada unidad vendida y cada unidad en el inventario.

El costo promedio ponderado es útil cuando los costos de inventario no se asignan a unidades específicas. Sin embargo, este método también puede generar grandes pérdidas si algunas de sus unidades son más caras que otras.

El método de promedio ponderado se usa más comúnmente en las industrias del gas y del petróleo. También es el método que requiere la menor cantidad de seguimiento.

Identificación especifica

Aparte, la identificación específica se usa para identificar los costos de inventario en función de los artículos individuales vendidos. Este método requiere mayor seguimiento, ya que se identifica cada producto.

Estos se usan comúnmente cuando la compra del producto es más fácil de separar para el negocio, por ejemplo, los concesionarios de automóviles.

No hay una talla única para todos cuando se trata de costos de inventario. Por lo tanto, asegúrese de revisar cada proceso cuidadosamente con su contador antes de decidirse por uno.
 

4.     Conozca los costos de su inventario

A continuación, se muestran algunos de los costos de inventario que debe calcular:

Costos de pedido

Los costos de pedido involucran todos sus gastos en actividades relacionadas con el proceso de pedido. Esto representa el costo de mano de obra que maneja el procesamiento, la colocación y la recepción de órdenes de entrega para las empresas.

Costos de transporte

El transporte de bienes no vendidos no es un gasto económico de una sola vez. Aquí está todo lo incluido en el costo de transporte.

• Costo de seguro
• Impuestos
• Costos de almacenamiento en almacén
• Costos de manejo
• Costos de empleados

De acuerdo a Investopedia, el costo total de mantenimiento representa alrededor del 20-30% de los costos de inventario.

Costos de escasez

Se incurre en costos de escasez cuando su inventario tiene productos insuficientes. Puede causar más que daños monetarios a la marca. Por ejemplo, pagará bastante por los costos de envío rápido para cumplir con los pedidos. Si no cumple con los pedidos a tiempo, podría perder consumidores. Esto afectaría considerablemente a su negocio, sobre todo, porque todavía debe pagar la nómina.
En la práctica, estas estimaciones de costos pueden ayudarlo a tomar decisiones más acertadas sobre el almacenamiento de inventario, los pedidos y la planificación de entregas. También le dan una estimación clara del costo total de propiedad del inventario.
 

5.     Considere el envío directo

El envío directo es una práctica mediante la cual las empresas minoristas compran y envían directamente artículos del mayorista o fabricante. Elimina todo el trabajo duro que implica la gestión de inventario comercial, especialmente si es una pequeña empresa con un presupuesto bajo o una capacidad de almacenamiento inadecuada.

Si no está seguro de si el dropshipping es adecuado para su tipo de negocio, considere lo siguiente:

Lanzamiento más rápido de productos: si está considerando una nueva línea de productos, el dropshipping le ayudará a reducir su inversión. Para empezar, no invertirá dinero en el desarrollo de productos. Dropshipping lo ayudará a controlar la demanda y los costos de venta, permitiéndole determinar cuánto necesita. También ahorrará en gastos, como personal y almacenamiento. Por otro lado, para la estrategia de dropshipping de marca, puede incurrir en costos de ingeniería no recurrentes (NRE) y en costos de marketing de marca.

Menores Gastos de Envío: si atiende a clientes internacionales, entonces comprenderá cuán ridículas pueden ser las tarifas de envío. Dropshipping puede ahorrarle los gastos de establecer un centro de cumplimiento, almacenamiento/almacenamiento y tarifas de envío.

Margen inferior: sólo obtiene una «parte» de las ventas, ya que está vendiendo productos de otro fabricante. El dropshipping de marca podría mejorar esto.

Competencia: para mantenerse competitivo en una industria saturada, como la cosmética, es posible que deba reducir el precio de venta, lo que podría reducir aún más su margen. Para obtener una ganancia considerable, es posible que deba aumentar su volumen de ventas con esta estrategia de precios.

Calidad: si bien, no es responsable de la fabricación, sus clientes lo harán responsable de los productos de calidad inferior. Según el contrato, es posible que deba manejar devoluciones y reembolsos mientras vigila las métricas de calidad de servicio, como la velocidad de cumplimiento de su socio de envío directo.

Al conocer los ahorros de costos y los posibles riesgos de calidad del servicio asociados con el envío directo, puede tomar una decisión informada sobre si el envío directo es adecuado para su negocio o producto.
 

6.     Planificar la reposición de inventario

Una forma estándar de gestionar el reabastecimiento de inventario de productos es utilizar los conceptos de stock de seguridad y punto de pedido.

Stock de seguridad

Un stock de seguridad hace lo que sugiere su nombre: salva su negocio. Este es el stock de reserva que tal vez quiera pedir durante una temporada de alta demanda.

Esta es la fórmula para calcular el stock de seguridad.

Stock de seguridad = (Uso diario máximo x Tiempo de entrega máximo en días) – (Uso diario promedio x Tiempo de entrega promedio en días)

Donde:

Uso máximo diario = máximo de unidades vendidas en un día

Plazo máximo de entrega = días necesarios para reponer el inventario de la unidad vendida

Uso diario promedio = unidades promedio vendidas en un día

Plazo medio de entrega = promedio de días necesarios para reponer el inventario de la unidad vendida

Es crucial tener en cuenta que, si bien, las empresas necesitan existencias de seguridad, una cantidad excesiva puede perjudicarlo. No solo su dinero estará inmovilizado en un inventario estático, sino que también gastará dinero para administrar y salvaguardar ese inventario.

Punto de pedido

El punto de pedido es el punto del ciclo comercial que indica cuándo debe volver a pedir artículos del inventario.

Esta es la fórmula para calcular el punto de pedido para su empresa.

Punto de pedido = (Tiempo de entrega promedio x Uso diario promedio en días) + Stock de seguridad.

Dónde:

Uso diario promedio = unidades promedio vendidas en un día

Plazo medio de entrega = promedio de días necesarios para reponer el inventario de la unidad vendida

Aquí, hay una guía para entender cuándo usar el método de punto de pedido.

Una alternativa al método de punto de pedido es la gestión de inventario comercial “Justo a Tiempo (JI). JIT implica ordenar inventarios cuando se necesitan. Los productos llegan justo a tiempo, lo que deja a los propietarios de pequeñas empresas sin la necesidad de almacenarlos, lo que reduce los costos de inventario.
 

Mientras que la estrategia de punto de reorden funciona para industrias donde las empresas deben mantener existencias adecuadas, JIT funciona para industrias donde el almacenamiento es un proceso costoso.

Aquí hay algunos ejemplos de empresas que han adoptado el modelo JIT.
 

7.     Acciones de auditoría

La auditoría de existencias puede ayudarlo a confirmar los números que ve en sus libros mayores o sistemas POS (si los usa). Por ejemplo, un recuento de inventario físico y las etiquetas de recuento de pedidos de productos se pueden comparar con los libros mayores como parte del proceso de auditoría.

Puede utilizar el recuento de inventario físico o el método de análisis ABC para realizar una auditoría. ¿No estás seguro de cuál es la diferencia? Si bien, el análisis ABC lo ayudará a realizar un seguimiento de cómo se mueven sus productos de alta prioridad a través del inventario, el seguimiento físico puede brindarle estimaciones claras de todos sus productos.

Programe auditorías de inventario de vez en cuando, o cuando su contador lo necesite. Estas pueden ser auditorías de fin de año, verificaciones puntuales o auditorías cíclicas.

Puede realizar una auditoría una vez cada 2 o 3 meses, trimestral o anualmente, según el tipo de inventario que tenga.
 

8.     Medir y monitorear el inventario

Realice seguimiento de las ventas, las tendencias del mercado y de su negocio para comprender sus necesidades y poder administrar mejor su inventario.

Aquí hay cuatro variables que le permitirán tener un estimado del estado del inventario.

Volumen de ventas de inventario

El índice de rotación de inventario le brinda una estimación de la cantidad de veces que su empresa vende y reemplaza el inventario.

Calcule la rotación de su inventario utilizando la fórmula que se indica a continuación.

Rotación de inventario = Costo de bienes vendidos (COGS) / Inventario promedio

Dónde:

Inventario promedio = (Inventario inicial + Inventario final) / 2

Tasa de venta directa (STR)

STR se utiliza para calcular la cantidad de inventario vendido en un período determinado en comparación con el stock recibido en el mismo período. El STR ideal está en cualquier lugar entre 40-80%.

Aquí está la fórmula para calcular su STR.

Tasa de venta directa = (Número de unidades vendidas / Número de unidades recibidas) 100

Cantidad económica de pedido (EOQ)

EOQ implica ordenar el número máximo de inventario que satisfaga la demanda. Ayuda a las empresas a estimar los pedidos con precisión y a reducir los costos de retención y almacenamiento.

Aquí está la fórmula para medir su EOQ.

EOQ = raíz cuadrada de (2 X Costos de instalación X Tasa de demanda / Costos de mantenimiento)

Donde:

Tasa de demanda = costo de demanda anual (promedio de productos vendidos durante un año)

Costos de configuración = costos de pedido por compra (envío + costos de manejo)

Costos de mantenimiento = costos de mantenimiento (también conocidos como costos de mantenimiento) por unidad por año

Días de inventario pendiente (DIO)

DIO es una medida que detalla cuántos días el capital está inmovilizado en su inventario antes de obtener ganancias. Un DIO bajo suele ser una buena señal para un negocio. Significa que el inventario se está vendiendo rápido. Sin embargo, también puede indicar que la empresa necesita vigilar de cerca su inventario para evitar la escasez.

Mida su DIO usando esta fórmula.

Días de inventario pendiente (anual) = 365 Costo de bienes vendidos (COGS) / Inventario promedio

Donde:

Inventario promedio = (Inventario inicial + Inventario final) / 2

Aquí hay algunas métricas adicionales para que las pequeñas empresas evalúen el rendimiento del inventario:

• Los ingresos por ventas(ingreso neto después de restar el costo de los no entregables, reembolsos y descuentos)
• Margen bruto(ingresos totales por ventas después de deducir los COGS)
• Precisión del inventario(discrepancias entre inventario y datos de inventario)
• Tasa de relleno(diferencia entre pedidos de clientes realizados y realizados)
• Tiempo del ciclo(Tiempo total dedicado a producir y cumplir un pedido)

9.     Mejore la precisión del cumplimiento de pedidos

Un proceso a menudo ignorado de la gestión de inventario comercial es el cumplimiento de pedidos. También se conoce como recibir órdenes. Este paso es muy importante a la hora de gestionar el inventario.

Aquí, hay algunas maneras de aumentar la precisión del cumplimiento:

• Asignación de un empleado para el cumplimiento de pedidos
• Comprobación de todos los productos recibidos en la lista de pedidos
• Informe de inconsistencia en la entrega/pedido (si corresponde)
• Continúe con los procesos de etiquetado/etiquetado si no hay problemas con los productos

Los errores en el cumplimiento pueden provocar la insatisfacción del cliente, la emisión de reembolsos, devoluciones y otros costos. Por lo tanto, la estandarización del proceso de selección y empaque y la medición de los errores de cumplimiento ayudan a reducir estos costos evitables para el negocio.
 

10.Controlar la calidad del inventario

No hay nada tan devastador como un inventario lleno de productos costosos que no se pueden vender debido a problemas de calidad o posibles fallas en el campo. Evite esto reuniendo sus mejores esfuerzos de control de calidad. Aquí, hay algunos métodos que pueden ayudarlo a controlar la calidad de los productos en su inventario.

• Control estadístico de calidad: es necesario en empresas donde los productos se producen y venden en grandes cantidades. El proceso consiste en inspeccionar la calidad de los productos a partir de una muestra aleatoria.
• Inspección de productos: se utiliza para verificar la calidad del producto final que se vende a los consumidores. Implica verificar los artículos del inventario con las especificaciones para identificar defectos; es útil para las pequeñas empresas.

De acuerdo con la Sociedad Americana para la Calidad, los costos relacionados con la calidad pueden superar el 15-20% de los ingresos por ventas.
 

Pensamientos finales

La gestión del inventario no es fácil, pero esperamos que nuestra guía de administración de inventario para pequeñas empresas lo haya ayudado a encaminarse por el camino correcto. Y, si bien, le hemos dado mucho para explorar y procesar, implementar un consejo a la vez lo ayudará a proteger y nutrir su inventario e inversión. Más importante aún, a medida que su negocio y su capacidad de inventario crezcan, sus habilidades de gestión de inventario comercial seguirán siendo muy útiles.