La gestione magazzino è un elemento essenziale della conduzione di qualsiasi attività che abbia a che fare con prodotti fisici. Monitorare gli articoli, la loro posizione, il numero di serie e altri dati è fondamentale per l’efficienza dell’attività, degli acquisti e dell’evasione degli ordini dei clienti. Ma i metodi tradizionali basati su fogli di calcolo, documenti cartacei e inserimento manuale dei dati richiedono tempo, sono facilmente soggetti a errori e possono rallentare i processi della tua azienda. La soluzione, quindi, è la gestione del magazzino con codici QR.

Scopri tutto ciò che c’è da sapere in proposito in questo articolo.

Gestione magazzino con codici QR usando Nest Egg

Le app di gestione magazzino con codici QR come Nest Egg rappresentano una soluzione moderna, digitalizzata, per monitorare l’inventario, in grado di far risparmiare tempo e denaro alle aziende. In pratica tutti, o almeno la maggior parte, dei dati dell’inventario vengono memorizzati per mezzo di codici QR (che sta per Quick Response) leggibili.

Si tratta di codici bidimensionali che possono memorizzare un’ampia gamma di informazioni per mezzo di piccole etichette scansionabili. Nest Egg ti consente di generare e stampare le tue etichette con QR code (funzionalità presto disponibile), quindi di scansionarle usando la fotocamera del tuo dispositivo mobile, registrando automaticamente gli articoli all’interno del sistema di gestione magazzino con codici QR di Nest Egg.

Registrare gli articoli con Nest Egg

Con Nest Egg, puoi registrare istantaneamente gli articoli a magazzino semplicemente scansionando i loro codici QR, che contengono dati dei tipi seguenti.

Numeri di serie o codici articolo

Scansiona un codice QR per registrare il suo ID univoco all’interno del tuo inventario di magazzino. Ciò assicura un accurato monitoraggio di prodotti e beni, ovunque siano collocati.

URL

I codici QR possono contenere indirizzi internet che aprono immediatamente una pagina con le informazioni relative a un determinato articolo. Può trattarsi di una pagina di prodotto del tuo sito, di un manuale di istruzioni, della scheda di sicurezza di un prodotto chimico o di qualunque altra informazione pertinente per i tuoi prodotti.

Dati di contatto

Per i beni aziendali quali strumentazione, dispositivi elettronici o macchinari, il codice QR può contenere i dati per contattare il servizio di assistenza di quel prodotto. Il tuo team potrà contattare rapidamente il fornitore o il tecnico di riparazione appropriato semplicemente scansionando il codice.

Dati del cliente

I codici QR che generi e stampi con Nest Egg possono contenere una sequenza alfanumerica che viene associata agli articoli all’interno del tuo inventario di magazzino. Può servire per memorizzare numeri di lotto, dati della garanzia, soglie di riordino, ecc.

Qualunque tipo di dati sia contenuto nei codici QR riportati sui tuoi prodotti, scansionandoli con il software di gestione magazzino con codici QR Nest Egg, i campi predefiniti all’interno del tuo sistema di inventario digitale verranno automaticamente popolati con i dati e le registrazioni degli articoli fisici. In questo modo non è più necessario inserire i dati manualmente, assicurando che i dettagli relativi a ciascun articolo siano precisi e aggiornati.

Controllo dell’inventario semplificato con etichette con codici QR

Il regolare controllo dell’inventario è necessario per assicurare che i dati aziendali corrispondano agli articoli effettivamente presenti nei tuoi magazzini, spazi di vendita o in qualsiasi altro luogo i tuoi prodotti siano conservati o utilizzati. Tuttavia contare ogni articolo manualmente per correggere i dati in base ai conteggi effettuati è una procedura incredibilmente dispendiosa in termini di tempo, senza un’adeguata tecnologia.

Con Nest Egg e con le etichette con codici QR stampate, il regolare controllo dell’inventario diventa un’operazione semplice e veloce. Basta che il personale percorra i corridoi del magazzino scansionando i codici QR apposti su ciascun articolo con il proprio dispositivo mobile.

Nel frattempo, il software Nest Egg conta e registra automaticamente ciascun articolo, quindi confronta i dati acquisiti con quelli presenti nel sistema per evidenziare eventuali discrepanze. Questo processo digitalizzato riduce il tempo impiegato per contare i prodotti ed eliminare le incongruenze, assicurando che i dati del tuo inventario siano sempre accurati e aggiornati.

Monitoraggio degli asset e della catena di custodia con la gestione magazzino con codici QR

Per beni, attrezzature e strumentazione di valore, il mantenimento di una registrazione della catena di custodia è fondamentale, sia per l’efficienza operativa sia per la sicurezza. Quando però un articolo cambia di mano o collocazione frequentemente, può essere difficile mantenere registrazioni aggiornate di ogni passaggio.

Le etichette con codice QR e la scansione con dispositivi mobili di Nest Egg risolve brillantemente questo problema. A ogni passaggio di mano o spostamento fisico di un articolo, è sufficiente che chi lo sta gestendo in quel momento ne scansioni il QR code per memorizzare automaticamente i relativi dettagli nell’app.

Il sistema di gestione magazzino con codice QR aggiorna automaticamente la collocazione e la catena di custodia dell’articolo in questione, creando una registrazione precisa in tempo reale di tutti i beni di valore gestiti dalla tua azienda.

Semplificazione degli acquisti e dell’evasione degli ordini con codici QR

Quando acquisti nuove scorte o evadi gli ordini dei clienti, eseguire manualmente il controllo degli articoli rispetto ai dati di magazzino è una procedura lenta e facilmente soggetta a errori, che possono compromettere la tua efficienza operativa. La gestione magazzino con codici QR di Nest Egg elimina questo collo di bottiglia.

Acquisti

Quando un articolo acquistato arriva al tuo magazzino, scansionando immediatamente il codice QR lo inserisci all’istante nel tuo inventario, associandolo automaticamente al relativo ordine di acquisto e aggiornando le scorte disponibili. Ciò riduce il tempo che intercorre tra il ricevimento dell’articolo e la sua disponibilità per l’utilizzo o la vendita.

Evasioni degli ordini

Per evadere gli ordini, il personale può analogamente prelevare gli articoli scansionando i codici QR per verificare di prendere i prodotti e le quantità corrette prima dell’imballaggio e della spedizione. Nest Egg aggiorna l’inventario di magazzino in tempo reale nel momento in cui ciascun articolo viene prelevato, mantenendo registrazioni dei dati precise, senza bisogno che gli addetti debbano inserire manualmente i dettagli di prelievo di ogni prodotto.

Presto disponibili: etichette con codici QR

A ogni nuova versione e aggiornamento, il software Nest Egg diventa ancora più utile e insostituibile per la tua attività. Una delle funzionalità più interessanti che saranno disponibili a breve è la possibilità per i nostri clienti di generare le proprie etichette di codici QR scansionabili.

Dando ai nostri clienti l’opportunità di creare le loro etichette codificate e leggibili, potremo infatti offrire loro un sistema di gestione magazzino completo dall’inizio alla fine, a partire dalla generazione dei codici QR fino alla loro scansione.

Assieme alla facilità di memorizzazione e aggiornamento dei dati, questa funzionalità pone le basi affinché Nest Egg diventi la tua soluzione completa di gestione magazzino con codici QR.

Come impostare e usare un sistema di gestione magazzino con codici QR

La configurazione e l’apprendimento dell’utilizzo di un sistema di gestione magazzino con codici QR può richiedere un po’ di tempo e lavoro ma, una volta che tutto è pronto e hai capito come funziona la piattaforma, la sua efficacia diventa immediatamente evidente.

Ecco cosa devi fare per impostare e iniziare a usare il tuo nuovo sistema:

• Assegna un codice QR univoco a ogni articolo in magazzino. Su vari siti o nell’app di gestione che utilizzi è possibile generare codici QR gratuitamente.
• Stampa i codici QR su apposite etichette che attaccherai a ogni articolo. In questo modo a ciascun prodotto fisico viene associato il suo codice.
• Memorizza il codice QR e i dettagli chiave relativi a ciascun articolo all’interno del tuo software di gestione magazzino. Di solito tali dati includeranno nome del prodotto, codice SKU, dati del fornitore, costo, prezzo di vendita al dettaglio, quantità disponibile, ecc.
• Per usare i codici QR basta scansionarli con la fotocamera del cellulare. In questo modo risparmi un sacco di tempo rispetto a sfogliare manualmente i tuoi registri.

Migliori pratiche per l’uso di codici QR per la gestione del magazzino

• Imposta avvisi di riordino nell’app in modo da ricevere una notifica quando le quantità delle scorte raggiungono le soglie corrispondenti. Questo ti consente di evitare di rimanere senza i prodotti importanti per la tua attività.
• Monitora le vendite di ciascun articolo per determinare quanto velocemente viene movimentato. Concentrati sul riordino frequente dei prodotti che si vendono di più. Lascia che le quantità gli articoli che si vendono meno calino nel tempo.
• Quando ricevi un nuovo carico di merce in magazzino, scansiona i codici QR sulle bolle o sulle fatture per aggiornare automaticamente il tuo inventario. Questo semplifica notevolmente le procedure di ricevimento.
• Effettua controlli regolari dell’inventario scansionando tutti i codici QR per contare fisicamente i prodotti in magazzino e mantenere accurati i tuoi dati. Correggi immediatamente eventuali discrepanze.
• Fornisci ai dipendenti una formazione sull’uso del sistema di scansione dei codici QR per assicurare che tutti i dipendenti seguano le procedure corrette. Questo è utile per mantenere la precisione e la coerenza dei dati scansionati nel sistema.
• Riesamina periodicamente report e avvisi di riordino alla ricerca di opportunità di ottimizzazione dei livelli di scorta, riduzione degli sprechi, risparmio sui costi di magazzino e per fornire il miglior servizio possibile ai tuoi clienti.

Quali sono i vantaggi della gestione magazzino con codici QR?

Ecco alcuni dei principali vantaggi del monitoraggio degli asset aziendali con un sistema di gestione magazzino con codice QR:

Ottimizzazione dello spazio e riduzione degli scarti

Fornendo link digitali ai dettagli relativi ai prodotti, i codici QR facilitano la designazione di spazi sugli scaffali e della strategia di collocazione ottimale. Inoltre consentono di segnalare gli articoli che vengono movimentati più rapidamente e più lentamente, per evitare di esaurire le scorte o di accantonarne in eccesso.

I codici QR eliminano anche la necessità di dover etichettare manualmente contenitori, pallet e scaffali, permettendo di organizzare il magazzino in modo più ordinato e riducendo lo spreco di materiali.

Miglioramento della visione e del controllo degli inventari con QR code

I codici QR consentono di accedere istantaneamente a dati granulari relativi a singoli componenti dei prodotti, lotti, numeri di serie, dettagli della garanzia e altri attributi importanti per una corretta gestione del magazzino e per la responsabilizzazione degli addetti. Offrono una visione esatta di quanto immagazzinato e dove, facilitando il monitoraggio degli articoli in caso vengano individuati eventuali difetti. Con tutte queste informazioni digitali legate al singolo prodotto, i manager dell’azienda hanno un maggiore controllo e una visione più chiara delle scorte.

Eliminazione degli arretrati degli ordini con la gestione magazzino con codici QR

Fissare limiti di quantità per ogni articolo e monitorare le percentuali di vendita per determinare quando è il momento di riordinare è molto importante. Ricevi avvisi quando le scorte inventariate raggiungono soglie come 50%, 75% o 95%, per poterle rifornire al momento giusto ed evitare arretrati degli ordini. Cerca di trovare il giusto equilibrio tra i vantaggi degli sconti sui volumi e l’accumulo di scorte in eccesso.

Registra accuratamente tutte le spedizioni in arrivo per assicurare il corretto ricevimento di ogni articolo ordinato. Riconcilia regolarmente gli inventari per individuare eventuali discrepanze.

Prezza gli articoli in modo da favorire i volumi di vendita, lasciandoti però un po’ di margine di errore. Prevedi un piano in caso sia necessario rifornire rapidamente delle merci per ordini in arretrato per limitare i danni di questo tipo di situazioni.

Conclusioni

Coniugando la tecnologia dei codici QR con un’app di gestione magazzino come Nest Egg, permette ai tuoi affari di crescere semplificando gli acquisti, eseguendo regolarmente il controllo dell’inventario, monitorando gli asset aziendali e l’evasione degli ordini.

Con la digitalizzazione dei processi manuali ripetitivi, un sistema di gestione magazzino con codici QR può dimostrarsi utile a risparmiare costi significativi, grazie alla maggiore produttività ed efficienza del personale. Inoltre, il mantenimento di registrazioni accurate dell’inventario consente un controllo qualità più rigoroso in tempo reale e supporta le decisioni basate sui dati in relazione alla gestione delle scorte e alla pianificazione aziendale.

La gestione magazzino con codici QR è uno degli elementi chiave per consentirti di espandere la tua attività, ottimizzando al tempo stesso i profitti a fronte della rapida evoluzione del contesto commerciale odierno. Grazie alla funzionalità di stampa delle etichette dei codici QR presto disponibile, Nest Egg rende l’implementazione e la gestione di una soluzione completa di gestione magazzino con codici QR semplice e accessibile per qualsiasi azienda.

FAQ

Che cos’è un sistema di gestione magazzino con codici QR?

Un sistema di gestione magazzino con codici QR utilizza i QR code per collegare in modo veloce e preciso gli articoli inventariati con i relativi dati. A ciascun prodotto viene assegnato un ID e un codice QR univoci, che consentono la rapida scansione e l’aggiornamento dei conteggi, il trasferimento delle scorte, il monitoraggio delle metriche e un tracciamento più efficace. Allo stesso tempo, permette di ridurre gli errori migliorando la sicurezza, la visione e il controllo del magazzino.

È possibile modificare i codici QR della gestione magazzino all’interno del software?

Anche se modificare i codici QR è possibile, sarebbe meglio evitare di modificare i codici QR già presenti per la gestione del magazzino. È consigliabile invece generare nuovi codici QR per gli articoli che richiedano una variazione dell’ID o un cambio di categoria.