El monitoreo de inventario es uno de los elementos más importantes de las operaciones comerciales eficientes. Con un sólido sistema de inventario, puede acceder a datos en tiempo real con un solo clic, hacer seguimiento a los niveles de existencias, de las tendencias de productos y más.

Un sistema de inventario de código de barras es una manera fácil de administrar toda esta información. Con códigos y escáneres simples, puede rastrear cada artículo en su inventario y seguirlo durante todo el proceso logístico, desde la entrada hasta la venta. Sabrás cuántas unidades hay, dónde están ubicadas y todo lo que sucede con cada elemento en todo momento.
 

¿Qué es un sistema de inventario de código de barras?

Los sistemas de inventario de código de barras son comunes para las empresas comerciales y pueden ser adaptados por cualquier empresa que necesite rastrear y administrar artículos.

Un sistema de inventario de código de barras consta de un escáner y una base de datos. El escáner lee los códigos de barras en su inventario y los datos se almacenan en la base de datos. Puede agregar información sobre cada artículo (su nombre, dónde se compró, cuánto cuesta) para llevar un registro completo.

Los sistemas de inventario de código de barras son herramientas robustas y eficientes para realizar un seguimiento de lo que hay en stock en un momento dado. Son, especialmente, cruciales para las empresas que venden artículos al por menor, como supermercados, tiendas de ropa y tiendas de juguetes.

También puede usar un sistema de inventario de código de barras para realizar un seguimiento del valor cambiante de sus artículos, lo cual es útil para las empresas que venden productos costosos, como joyerías y tiendas de electrónica.

Con un sistema de inventario de código de barras, también puede saber con exactitud cuántos ingresos ha generado cada artículo a lo largo del tiempo.
 

¿Por qué es importante un sistema de inventario de código de barras?

Un sistema de inventario de código de barras es una forma de administrar todos los bienes físicos. A cada elemento de su inventario se le asigna un código único o código de barras que contiene detalles importantes. El código de barras se escanea en cada paso del proceso logístico para un seguimiento instantáneo.

Acelere el proceso de envío y recepción

Un sistema de inventario de código de barras puede acelerar el proceso de envío y recepción; es de suma utilidad para hacer seguimiento a cada uno los artículos en stock.

Una vez que se realiza un pedido, puede ubicar instantáneamente los artículos comprados para empaquetarlos y enviarlos. Gracias a ello, puede evitar errores comunes: productos mal empaquetados o niveles bajos de existencias para sus artículos más populares.

Este sistema de inventario también minimizará el tiempo que le toma a su equipo clasificar los productos que recibe de sus proveedores. A medida que cada artículo se escanea en su sistema, puede determinar rápidamente si su pedido está completo, si faltan artículos o si están dañados.

Ahorrará mucho tiempo y dinero al eliminar los procesos manuales y mantener datos en tiempo real en todo su inventario.

Asegure un conteo exacto de inventario

Un sistema de inventario de código de barras también es una forma simple y eficaz de garantizar un recuento preciso de su inventario en todo momento. Una vez que aplica un código de barras a un artículo, el mismo se añade inmediatamente a su sistema hasta que se vende.

La base de datos de inventario se actualiza en tiempo real con cada escaneo de entrada o de salida, para que pueda mantener registros precisos de sus niveles de existencias. Con estos datos, podrás mantener un stock óptimo en todo momento, en función de la popularidad de determinados artículos y su estacionalidad.

También puede utilizar su sistema de inventario para realizar un seguimiento de las tendencias emergentes en su nicho, específicamente, tomando en cuenta qué productos se venden bien y cuáles no, y ajustar sus operaciones en consecuencia. Puede lanzar una campaña de marketing agresiva para artículos de lento movimiento u ofrecer descuentos y paquetes para que pueda alivianar el inventario. También puede aumentar sus órdenes de compra para artículos de rápido movimiento para que siempre pueda dar a sus clientes lo que quieren.

Los sistemas de inventario robustos son cruciales para evitar el exceso o la insuficiencia de existencias, lo que conduce a la pérdida de tiempo, dinero y artículos que acumulan polvo en los estantes del almacén.

Costos reducidos

Cuando tiene un sistema de inventario de código de barras, puede reducir los costos operativos de varias maneras.

Primero, puede estar seguro de que los datos de su inventario son precisos. Si alguna vez tuvo que pasar por su almacén y comparar sus registros con lo que hay en los estantes, sabe cuánto tiempo lleva esa tarea. Con un sistema de inventario de código de barras, no necesita realizar ningún seguimiento manual.

En segundo lugar, puede acceder a los datos de inventario en tiempo real con un solo clic. Usted sabrá cuándo su proveedor repuso un artículo por última vez, cuántos artículos se vendieron en el último mes, los cambios de precios aplicados y más.

Con estos datos, puede tomar mejores decisiones basadas en datos sobre su negocio: qué productos necesitan más atención de su equipo de ventas o departamento de marketing, qué artículos necesita ordenar más o menos, los niveles de existencias ideales para cada artículo para cumplir expectativas de los clientes, y muchos más.
 

¿Cómo puede una pequeña empresa configurar un sistema de inventario de código de barras?

Configurar un sistema de inventario de código de barras para su pequeña empresa es un paso crucial que debe tomar lo antes posible. Al hacerlo, puede realizar un seguimiento de todo su inventario, mantener niveles óptimos de existencias y escalar fácilmente sus operaciones en el futuro.

Si aún no tiene un sistema de inventario, es hora de hacerlo:

Paso 1: Identifique los estándares de códigos de barras para su industria

Los estándares de códigos de barras son pautas que rigen cómo deben imprimirse y leerse los códigos de barras. Hay varios estándares de códigos de barras, cada uno con sus propios requisitos. Algunos de estos estándares son específicos en la industria, mientras que otros son globales.

El primer paso para configurar un sistema de inventario de código de barras para su pequeña empresa es identificar qué estándares aplican a su industria. Una vez que conozca estos requisitos específicos, puede comenzar a diseñar e implementar su sistema de inventario de código de barras.

Para obtener la máxima interoperabilidad y costos mínimos, utilice formatos de códigos de barras estandarizados y ampliamente utilizados en lugar de extensiones de estándares personalizadas o poco utilizadas que pueden no ser muy compatibles con el hardware y el software. Aquí, están los códigos de barras estándares de la industria deberías considerar:
 

Codabar

Los códigos de barras Codabar se implementan en logística y atención médica. A menudo, se usan para el seguimiento de inventario, donde el código está impreso en el empaque del producto.

Estos códigos también se utilizan para rastrear registros médicos u otros documentos esenciales de atención médica, como recetas u otra información del paciente.
 

código 39

Estos códigos de barras se utilizan en las industrias automotriz y de defensa. Se emplean con mayor frecuencia para etiquetar piezas pequeñas y herramientas.
 

Código 128

Los códigos de barras Code 128 se utilizan en la gestión de la cadena de suministro para identificar productos y realizar un seguimiento de su movimiento de un lugar a otro.

Los números de código de barras se imprimen en etiquetas, se adhieren a los productos y se escanean en cada paso de su viaje. Toda la información sobre el producto se transmite electrónicamente y se almacena en una base de datos.
 

Data Matrix

Los Data Matrix son códigos de barras lineales utilizados en electrónica, gobierno y comercio minorista. Su pequeño tamaño, alta densidad y capacidad para codificar grandes cantidades de datos los convierten en una opción ideal para códigos de productos pequeños, números de serie, números de modelo y más.

Debido a que pueden ser leídos por la mayoría de los lectores de códigos de barras, también son populares en entornos industriales donde la velocidad es clave.
 

Número de artículo europeo (EAN)

Estos códigos de barras, a menudo de 13 dígitos, se utilizan en productos minoristas que se venden fuera de América del Norte. También se les conoce como «Número de artículo internacional» por ese motivo.
 

Número internacional normalizado de libros (ISBN)

También conocidos como «Bookland EAN-13», estos códigos de barras se utilizan en publicaciones, para etiquetar libros, libros electrónicos y otros materiales impresos, como revistas.
 

Código de producto universal (UPC)

Estos códigos de barras se utilizan ampliamente en productos minoristas que se venden en América del Norte. En la mayoría de los casos, estos tienen una extensión de 12 dígitos.
 

Paso 2: Defina las funciones de su código de barras

A continuación, decida qué clase de información desea almacenar en sus códigos de barras. Dependiendo de las pautas y estándares de la industria para ese tipo de datos, hay diferentes tipos de códigos de barras que satisfarán sus necesidades mejor que otros.

Por ejemplo, los minoristas no deben incluir el precio mayorista de un artículo en su código de barras de Unidad de mantenimiento de existencias (SKU). En su lugar, deben usar un sistema que aplique automáticamente el precio minorista actual cuando se escanea el SKU en el punto de compra.

Parte de la información más importante que puede almacenar en sus códigos de barras incluye:

• El nombre de su artículo y la descripción.
• Variaciones de productos
• Categoría de producto
• Costo del artículo en el punto de compra
• Información del proveedor
• Ubicación del almacén o tienda

Debido a que los códigos de barras bidimensionales son más complejos que los unidimensionales, pueden codificar cadenas de texto más largas. Los 1.500 caracteres almacenados en un código Data Matrix superan con creces los 100 caracteres mínimos que pueden contener los otros tipos de códigos de exploración lineal.

Tenga en cuenta que escanear es más rápido y preciso cuando el código de barras tiene menos de 800 caracteres.
 

Paso 3: elija el software y el hardware adecuados

Su software de inventario de código de barras hará o romperá la funcionalidad general de su sistema. Aunque puede descargar aplicaciones gratuitas de escáner de código de barras en su teléfono inteligente o tableta, no tendrán la funcionalidad de un modelo de gama alta.

Si usa su sistema de punto de venta (POS) para generar recibos de ventas con códigos de barras, debería contar contar software fácil de usar para rastrear la información del inventario.

Si utiliza tipos de códigos de barras más especializados que no sean compatibles con su POS o software de contabilidad, o si simplemente son difíciles de leer por los empleados, no podrá acceder a datos cruciales de gestión de inventario. Solo puede obtener los beneficios de un sistema de este tipo si todos los elementos son compatibles y pueden trabajar juntos para realizar un seguimiento de los datos de inventario críticos en cada paso de las operaciones.

Los escáneres de códigos de barras pueden costar entre $25 y más de $1000, según el tipo de escáner que elija y su entorno de escaneo.

Considere comprar un escáner de mano si está usando códigos de barras para rastrear el inventario. Estos dispositivos son asequibles y se pueden usar en cualquier lugar de su almacén o tienda. Son mucho menos costosos que otros tipos de escáneres, que requieren gran inversión en hardware y software.

Cuando busque escáneres de mano, asegúrese de que sean compatibles con su sistema POS actual o software de contabilidad para que pueda integrar fácilmente los datos de inventario en sus sistemas existentes.

Otra opción sería un escáner de superficie plana. Estos se encuentran a menudo en establecimientos de abarrotes o minoristas que escanean grandes cantidades de artículos a la vez.

Puedes elegir entre lo siguiente:
 

Escáneres inalámbricos

Estos escáneres transmiten datos al instante a su sistema de gestión de inventario para que pueda acceder a información precisa y en tiempo real sobre todos sus productos.

Los escáneres inalámbricos portátiles y de superficie plana también son ideales para empresas con múltiples sucursales o ubicaciones. Puede usar el dispositivo para escanear artículos en una sucursal y transmitir instantáneamente los datos a ubicaciones donde otros empleados puedan procesarlos.
 

Lote portátil

Estos tipos de escáneres almacenan información que se puede descargar posteriormente. La mayoría de los escáneres por lotes portátiles están diseñados para usarse con una computadora o computadora portátil. Son ideales para empresas que necesitan actualizar y cargar datos de inventario con regularidad.
 

Fijado

Los escáneres fijos incluyen dispositivos que se conectan a terminales de punto de venta (POS) o escáneres de superficie plana, como los que se encuentran en las estaciones de pago de comestibles.
 

Paso 4: implemente su procedimiento de inventario de código de barras

Los procedimientos de inventario deben estar estandarizados para garantizar la precisión de los datos en todo momento. Si ingresa basura en su base de datos, la salida también contendrá basura, una máxima informática conocida como «basura que entra, basura que sale» (GIGO).

Estas mejores prácticas incluyen:
 

Definición del tamaño y la ubicación del código de barras

Cuando los códigos de barras tienen un tamaño uniforme y se colocan en la misma ubicación en productos, cajas o tarimas, sus dispositivos de escaneo pueden acceder a ellos y leerlos fácilmente.
 

Establezca sus indicadores clave de rendimiento (KPI)

La gestión de inventario no sólo se trata solo de saber lo que tiene, sino de conocer, además, el nivel ideal de existencias que debe mantener. Calcule su Índice de rotación de inventario—la cantidad de veces que rota todo su stock en un año dividido por el valor promedio en dólares por unidad vendida—para determinar los niveles de stock y precios ideales.
 

Capacite a sus empleados

Un sistema de inventario eficiente no solo enseña a los empleados cómo usar los lectores de códigos de barras; también establece por qué es esencial mantener la integridad de dicho sistema.
 

Resumen de sistema de inventario de código de barras

Un sólido sistema de gestión de inventario, como Nest Egg, es crucial para las operaciones eficientes y el éxito empresarial. Además de rastrear artículos y niveles de existencias, un sistema de inventario de código de barras lo ayudará a rastrear la oferta y la demanda, administrar su flujo de efectivo y satisfacer a sus clientes.