Zu den wichtigsten Elementen eines effizienten Geschäftsbetriebs gehört, den Überblick über Ihren Bestand zu behalten. Mit einer robusten Inventarverwaltung können Sie mit einem Klick auf Echtzeitdaten zugreifen, Lagerbestände verfolgen, Produkttrends verfolgen und vieles mehr.

Eine Barcode-Inventarverwaltung ist eine einfache Möglichkeit, all diese Informationen zu verwalten. Mit einfachen Codes und Scannern können Sie jeden einzelnen Artikel in Ihrem Bestand verfolgen und ihn durch den gesamten Logistikprozess vom Eingang bis zum Verkauf begleiten. Sie wissen jederzeit, wie viele Einheiten vorhanden sind, wo sie sich befinden und was mit den einzelnen Artikeln geschieht.

Was ist eine Barcode-Inventarverwaltung?

Barcode-Inventarverwaltungen sind in Handelsunternehmen weit verbreitet und können von jedem Unternehmen eingesetzt werden, das Artikel verfolgen und verwalten muss.

Eine solche Barcode-Inventarverwaltung besteht aus einem Scanner und einer Datenbank. Der Scanner liest die Strichcodes auf Ihrem Inventar, und die Daten werden in der Datenbank gespeichert. Sie können Informationen über jeden Artikel hinzufügen – seinen Namen, wo er gekauft wurde, wie viel er kostet – und so eine gründliche Aufzeichnung führen.

Eine Barcode-Inventarverwaltung ist ein robustes und effizientes Werkzeug, um jederzeit den Überblick über den Lagerbestand zu behalten. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Artikel im Einzelhandel verkaufen, z. B. Lebensmittelgeschäfte, Bekleidungsgeschäfte und Spielzeugläden.

Sie können eine Barcode-Inventarverwaltung auch verwenden, um den sich verändernden Wert Ihrer Artikel zu verfolgen, was für Unternehmen hilfreich ist, die teure Produkte verkaufen, z. B. Juweliergeschäfte und Elektronikläden.

Mit einer Barcode-Inventarverwaltung können Sie auch verfolgen, wie viel Umsatz jeder Artikel im Laufe der Zeit eingebracht hat.

Warum ist eine Barcode-Inventarverwaltung wichtig?

Eine Barcode-Inventarverwaltung ist eine Möglichkeit, alle physischen Waren zu verwalten, die Sie kaufen und verkaufen. Jedem Artikel in Ihrem Bestand wird ein eindeutiger Code oder Strichcode zugewiesen, der wichtige Details enthält. Der Barcode wird bei jedem Schritt des Logistikprozesses gescannt, um eine sofortige Nachverfolgung zu ermöglichen.

Beschleunigung des Versand- und Wareneingangsprozesses

Eine Barcode-Inventarverwaltung kann den Versand- und Wareneingangsprozess beschleunigen, da Sie die auf Lager befindlichen Artikel schnell und genau verfolgen können.

Sobald eine Bestellung aufgegeben wird, können Sie die gekauften Artikel für Verpackung und Versand sofort ausfindig machen. Sie können menschliche Fehler vermeiden, z. B. falsch gelieferte Waren oder niedrige Lagerbestände bei Ihren beliebtesten Artikeln.

Die Inventarverwaltung verkürzt auch die Zeit, die Ihr Team zum Sortieren der von Ihren Lieferanten gelieferten Waren benötigt. Da jeder Artikel in Ihrem System gescannt wird, können Sie schnell feststellen, ob Ihre Bestellung vollständig ist oder ob Artikel fehlen oder beschädigt sind.

Sie werden viel Zeit und Geld sparen, indem Sie auf manuelle Prozesse verzichten und Echtzeitdaten über Ihren gesamten Bestand erhalten.

Genaue Zählung des Inventars sicherstellen

Eine Barcode-Inventarverwaltung ist auch eine einfache und wirksame Methode, um jederzeit eine genaue Zählung Ihres Inventars zu gewährleisten. Sobald Sie einen Artikel mit einem Barcode versehen, wird er sofort in Ihr System integriert, bis er verkauft wird.

Die Bestandsdatenbank wird bei jedem Ein- oder Auslesen in Echtzeit aktualisiert, so dass Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre Lagerbestände führen können. Anhand dieser Daten können Sie je nach Beliebtheit bestimmter Artikel und ihrer Saisonabhängigkeit jederzeit einen optimalen Bestand aufrechterhalten.

Sie können Ihre Inventarverwaltung auch nutzen, um sich abzeichnende Trends in Ihrer Nische zu verfolgen, um festzustellen, welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht, und um Ihre Aktivitäten entsprechend anzupassen. Sie können eine aggressive Marketingkampagne für Artikel starten, die sich nur langsam verkaufen, oder Rabatte und Pakete anbieten, um Ihre Lagerbestände abzubauen. Sie können auch Ihre Bestellungen für schnelldrehende Artikel erhöhen, damit Sie Ihren Kunden immer das geben können, was sie wollen.

Robuste Inventarverwaltungen sind von entscheidender Bedeutung, um Über- oder Unterbestände zu vermeiden, die zu Zeit- und Geldverschwendung führen und die Artikel in den Regalen verstauben lassen.

Niedrigere Kosten

Wenn Sie eine Barcode-Inventarverwaltung einsetzen, können Sie Ihre Betriebskosten auf verschiedene Weise senken.

Erstens können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Bestandsdaten korrekt sind. Wenn Sie jemals durch Ihr Lager gehen und Ihre Aufzeichnungen mit den Regalen abgleichen mussten, wissen Sie, wie zeitaufwändig diese Aufgabe ist. Mit einer Barcode-Inventarverwaltung müssen Sie keine manuelle Nachverfolgung mehr vornehmen.

Zweitens können Sie mit einem Klick auf Echtzeit-Bestandsdaten zugreifen. Sie wissen, wann Ihr Lieferant einen Artikel zuletzt aufgefüllt hat, wie viele Artikel im letzten Monat verkauft wurden, welche Preisänderungen Sie vorgenommen haben und vieles mehr.

Anhand dieser Daten können Sie bessere, datengestützte Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen: Welche Produkte brauchen mehr Aufmerksamkeit von Ihrem Vertriebsteam oder Ihrer Marketingabteilung, welche Artikel müssen Sie mehr oder weniger bestellen, wie hoch ist der ideale Lagerbestand für jeden Artikel, um die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen, und vieles mehr.

Wie kann ein kleines Unternehmen eine Barcode-Inventarverwaltung einrichten?

Die Einrichtung einer Barcode-Inventarverwaltung für Ihr kleines Unternehmen ist ein entscheidender Schritt, den Sie so früh wie möglich gehen sollten. Auf diese Weise können Sie Ihr gesamtes Inventar nachverfolgen, optimale Lagerbestände aufrechterhalten und Ihren Betrieb in Zukunft problemlos erweitern.

Wenn Sie noch keine Inventarverwaltung haben, ist es an der Zeit, sich eine anzuschaffen. Hier erfahren Sie, wie Sie das tun können:

Schritt 1: Identifizieren Sie die Barcode-Standards für Ihre Branche

Barcodestandards sind Richtlinien, die festlegen, wie Barcodes gedruckt und gelesen werden sollten. Es gibt verschiedene Arten von Barcode-Standards, die jeweils eigene Anforderungen stellen. Einige dieser Standards sind branchenspezifisch, andere wiederum sind weltweit gültig.

Der erste Schritt bei der Einrichtung einer Barcode-Inventarverwaltung für Ihr kleines Unternehmen besteht darin, herauszufinden, welche Normen für Ihre Branche gelten. Sobald Sie diese spezifischen Anforderungen kennen, können Sie mit dem Entwurf und der Implementierung Ihrer Barcode-Inventarverwaltung beginnen.

Um eine maximale Interoperabilität und minimale Kosten zu erreichen, sollten Sie weit verbreitete und standardisierte Barcode-Formate verwenden, anstatt benutzerdefinierte oder selten verwendete Erweiterungen von Standards, die möglicherweise von Hard- und Software nicht sehr gut unterstützt werden. Hier sind die branchenspezifischen Barcodes, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Codabar

Codabar-Barcodes werden in der Logistik und im Gesundheitswesen verwendet. Sie werden häufig für die Bestandsverfolgung verwendet, wobei der Code auf die Produktverpackung gedruckt wird.

Diese Codes werden auch zur Nachverfolgung von Krankenakten oder anderen wichtigen Dokumenten des Gesundheitswesens verwendet, z. B. von Rezepten oder anderen Patienteninformationen.

Code 39

Diese Strichcodes werden in der Automobil- und Verteidigungsindustrie verwendet. Sie werden am häufigsten zur Kennzeichnung von Kleinteilen und Werkzeugen verwendet.

Code 128

Code 128-Barcodes werden im Lieferkettenmanagement verwendet, um Produkte zu identifizieren und ihre Bewegung von einem Ort zum anderen zu verfolgen.

Die Strichcode-Nummern werden auf Etiketten gedruckt, die an einem Produkt angebracht sind, und bei jedem Schritt auf dem Weg dorthin gescannt. Alle Informationen über das Produkt werden elektronisch übertragen und in einer Datenbank gespeichert.

Datenmatrix

Data Matrix, oder Datenmatrix auf deutsch, sind lineare Strichcodes, die in der Elektronik, in Behörden und im Einzelhandel verwendet werden. Ihre geringe Größe, hohe Dichte und die Fähigkeit, große Datenmengen zu kodieren, machen sie zur idealen Wahl für kleine Produktcodes, Seriennummern, Modellnummern und mehr.

Da sie von den meisten Barcode-Lesegeräten gelesen werden können, sind sie auch in der Industrie beliebt, wo es auf Geschwindigkeit ankommt.

Europäische Artikelnummer (EAN)

Diese oft 13-stelligen Barcodes werden auf Einzelhandelsartikeln verwendet, die außerhalb Nordamerikas verkauft werden. Aus diesem Grund werden sie auch als „International Article Number“ bezeichnet.

Internationale Standardbuchnummer (ISBN)

Diese Strichcodes sind auch als „Bookland EAN-13“ bekannt und werden im Verlagswesen zur Kennzeichnung von Büchern, eBooks und anderen Druckerzeugnissen wie Zeitschriften verwendet.

Universeller Produktcode (UPC)

Diese Strichcodes werden in großem Umfang auf Einzelhandelsprodukten in Nordamerika verwendet. Meistens sind sie 12-stellig.

Schritt 2: Definieren Sie die Funktionen Ihres Barcodes

Entscheiden Sie als Nächstes, welche Informationen Sie in Ihren Barcodes speichern wollen. Je nach den Branchenrichtlinien und -standards für diese Art von Daten werden verschiedene Arten von Barcodes Ihren Anforderungen besser gerecht als andere.

Einzelhändler sollten beispielsweise nicht den Großhandelspreis eines Artikels in den SKU-Strichcode einbetten. Stattdessen sollten sie ein System verwenden, das automatisch den aktuellen Einzelhandelspreis anwendet, wenn die SKU an der Verkaufsstelle gescannt wird.

Einige der wichtigsten Informationen, die Sie in Ihren Barcodes speichern können, sind:

• den Namen Ihres Artikels und seine Beschreibung
• Produktvariationen
• Produktkategorie
• Kosten des Artikels zum Zeitpunkt des Kaufs
• Informationen zum Verkäufer
• Standort des Lagers oder der Filiale

Da zweidimensionale Barcodes komplexer sind als eindimensionale, können sie längere Textstrings kodieren. Die 1.500 Zeichen, die in einem Data-Matrix-Code gespeichert werden können, übersteigen bei weitem die minimalen 100 Zeichen, die von den meisten anderen Arten von linearen Scan-Codes aufgenommen werden können.

Beachten Sie, dass das Scannen schneller und genauer ist, wenn der Barcode weniger als 800 Zeichen enthält.

Schritt 3: Wählen Sie die richtige Software und Hardware

Ihre Barcode-Inventarisierungssoftware ist für die Gesamtfunktionalität Ihres Systems entscheidend. Sie können zwar kostenlose Barcode-Scanner-Apps auf Ihr Smartphone oder Tablet herunterladen, diese haben jedoch nicht die Funktionalität eines High-End-Modells.

Wenn Sie Ihr Point-of-Sale (POS)-System verwenden, um Verkaufsbelege mit Barcodes zu erstellen, sollte die Software zur Verfolgung von Bestandsinformationen einfach zu bedienen sein.

Wenn Sie speziellere Barcodetypen verwenden, die mit Ihrer POS- oder Buchhaltungssoftware nicht kompatibel sind – oder wenn sie für Ihre Mitarbeiter nur schwer zu lesen sind -, können Sie nicht auf wichtige Bestandsverwaltungsdaten zugreifen. Sie können nur dann von den Vorteilen eines solchen Systems profitieren, wenn alle Elemente kompatibel sind und zusammenarbeiten können, um wichtige Bestandsdaten auf jeder Stufe des Betriebs zu erfassen.

Barcode-Scanner können zwischen 25 und über 1.000 US-Dollar kosten, je nach Art des Scanners und der Scan-Umgebung, die Sie wählen.

Ziehen Sie die Anschaffung eines Handscanners in Betracht, wenn Sie Barcodes zur Bestandsverfolgung verwenden. Diese Geräte sind erschwinglich und können überall in Ihrem Lager oder Geschäft eingesetzt werden. Sie sind wesentlich preiswerter als andere Scannertypen, die hohe Investitionen in Hardware und Software erfordern.

Achten Sie bei der Suche nach Handscannern darauf, dass sie mit Ihrem aktuellen Kassensystem oder Ihrer Buchhaltungssoftware kompatibel sind, damit Sie die Bestandsdaten problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren können.

Eine weitere Option wäre ein Flachbettscanner. Diese werden häufig in Lebensmittelgeschäften oder Einzelhandelsbetrieben eingesetzt, die große Mengen an Artikeln auf einmal scannen.

Sie können zwischen folgenden Möglichkeiten wählen:

Drahtlose Scanner

Diese Scanner übertragen die Daten sofort an Ihr Bestandsverwaltungssystem, so dass Sie in Echtzeit genaue Informationen über alle Ihre Produkte abrufen können.

Kabellose Hand- und Flachbettscanner sind auch für Unternehmen mit mehreren Filialen oder Standorten geeignet. Sie können das Gerät verwenden, um Artikel in einer Filiale zu scannen und die Daten sofort an andere Standorte zu übertragen, wo andere Mitarbeiter sie verarbeiten können.

Tragbare Batch-Scanner

Diese Art von Scannern speichert Informationen, die zu einem späteren Zeitpunkt heruntergeladen werden können. Die meisten tragbaren Batch-Scanner für die Stapelverarbeitung sind für die Verwendung mit einem Computer oder Laptop konzipiert. Sie sind ideal für Unternehmen, die regelmäßig Bestandsdaten aktualisieren und hochladen müssen.

Fest installierte Scanner

Zu den stationären Scannern gehören Geräte, die an POS-Terminals (Point of Sale) oder Flachbettscannern befestigt werden, wie sie z. B. an den Kassen von Lebensmittelgeschäften eingesetzt werden.

Schritt 4: Implementieren Sie Ihre Barcode-Inventarverwaltung

Die Inventarisierungsverfahren müssen standardisiert werden, um die Richtigkeit der Daten jederzeit zu gewährleisten. Wenn Sie Müll in Ihre Datenbank eingeben, wird auch die Ausgabe Müll enthalten – eine Maxime der Informatik, die als „garbage in, garbage out“ (GIGO) bekannt ist.

Diese bewährten Verfahren umfassen:

Festlegen der Größe und Platzierung von Strichcodes

Wenn Barcodes eine einheitliche Größe haben und an der gleichen Stelle auf Produkten, Kartons oder Paletten platziert sind, können sie von Ihren Scan-Geräten leicht erfasst und gelesen werden.

Festlegen der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPI)

Bei der Bestandsverwaltung geht es nicht nur darum, zu wissen, was Sie haben, sondern auch um die idealen Lagerbestände, die Sie aufrechterhalten müssen. Berechnen Sie Ihre Lagerumschlagshäufigkeit – die Anzahl der Umschläge Ihres gesamten Lagerbestands pro Jahr, geteilt durch den durchschnittlichen Dollarwert pro verkaufter Einheit -, um die idealen Lagerbestände und Preise zu ermitteln.

Schulung der Mitarbeiter

Bei einer effizienten Inventarverwaltung lernen die Mitarbeiter nicht nur, wie man Barcode-Scanner benutzt, sondern auch, warum es wichtig ist, die Integrität eines solchen Systems aufrechtzuerhalten.

Fazit

Ein robustes Bestandsverwaltungssystem wie Nest Egg ist für einen effizienten Betrieb und geschäftlichen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Neben der Verfolgung von Artikeln und Lagerbeständen hilft Ihnen eine Barcode-Inventarverwaltung dabei, Angebot und Nachfrage zu verfolgen, Ihren Cashflow zu verwalten und die Kundenzufriedenheit auf die nächste Stufe zu heben.