L’un des éléments les plus importants pour un fonctionnement efficace de votre entreprise est le suivi de vos stocks. Avec un système d’inventaire robuste, vous pouvez accéder aux données en temps réel en un clic, suivre les niveaux de stock, les tendances des produits et bien plus encore.

Un système d’inventaire par code-barres est un moyen facile de gérer toutes ces informations. Avec des codes et des scanners simples, vous pouvez tracker chaque article de votre inventaire et le suivre tout au long du processus logistique, de son arrivée à sa vente. Vous saurez combien d’unités il y a, où elles se trouvent et tout ce qui se passe avec chaque article à tout moment.

Qu’est-ce qu’un système d’inventaire par code-barres ?

Les systèmes de gestion d’inventaire par code-barres sont courants pour les sociétés commerciales et peuvent être adaptés par toute entreprise qui a besoin de suivre et de gérer des articles.

Un système d’inventaire par code-barres se compose d’un scanner et d’une base de données. Le scanner lit les codes-barres de votre inventaire, et les données sont stockées dans la base de données. Vous pouvez ajouter des informations sur chaque article – son nom, l’endroit où il a été acheté, son prix – pour une tenue de registre rigoureuse.

Les logiciels d’inventaire par code-barres sont des outils robustes et efficaces pour garder la trace de ce qui existe en stock à tout moment. Ils sont particulièrement indispensables aux entreprises qui vendent des articles au détail, comme les magasins d’alimentation, les magasins de vêtements et les magasins de jouets.

Vous pouvez également utiliser un système d’inventaire à code-barres pour suivre l’évolution de la valeur de vos articles, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui vendent des produits chers, comme les bijouteries et les magasins d’électronique.

Grâce à un logiciel d’inventaire à code-barres, vous pouvez également suivre combien chaque article a rapporté au fil du temps.

Pourquoi un système d’inventaire par code-barres est-il important ?

Un système d’inventaire par codes barres est un moyen de gérer tous les biens physiques que vous achetez et vendez. Chaque article de votre inventaire se voit attribuer un code unique ou code-barres qui contient des détails importants. Le code-barres est scanné à chaque étape du processus logistique pour un suivi instantané.

Accélérer le processus d’expédition et de réception

Un système d’inventaire à code-barres peut accélérer le processus d’expédition et de réception car vous pouvez suivre rapidement et précisément les articles en stock.

Une fois qu’une commande est passée, vous pouvez localiser instantanément les articles achetés pour les conditionner et les expédier. Vous pouvez éviter les erreurs humaines, comme les marchandises expédiées par erreur ou les faibles niveaux de stock pour vos articles les plus demandés.

Ce système d’inventaire minimisera également le temps nécessaire à votre équipe pour trier les marchandises que vous recevez de vos fournisseurs. Lorsque chaque article est scanné dans votre système, vous pouvez rapidement déterminer si votre commande est complète ou s’il y a des articles manquants ou endommagés.
Vous économiserez beaucoup de temps et d’argent en éliminant les processus manuels et en conservant des données en temps réel sur l’ensemble de votre inventaire.

Assurer un décompte précis de l’inventaire

Un logiciel d’inventaire par code-barres est également un moyen simple et efficace de garantir un état précis de votre inventaire à tout moment. Dès que vous appliquez un code à barres à un article, celui-ci est immédiatement intégré à votre base de données jusqu’à ce qu’il soit vendu.

La base de données d’inventaire est mise à jour en temps réel à chaque lecture de scan d’entrée ou de sortie, ce qui vous permet de tenir un registre précis de vos niveaux de stock. Grâce à ces données, vous pouvez maintenir un stock optimisé à tout moment, en fonction de la popularité de certains articles et de leur caractère saisonnier.

Vous pouvez également utiliser votre logiciel de gestion de l’inventaire pour suivre les tendances émergentes dans votre segment, les produits qui se vendent bien et ceux qui ne se vendent pas, et ajuster vos opérations en conséquence. Vous pouvez lancer une campagne de marketing agressive pour les articles à faible rotation ou proposer des remises et des offres groupées afin d’écouler vos stocks. Vous pouvez également augmenter vos commandes pour les articles à rotation rapide afin de pouvoir toujours proposer à vos clients ce qu’ils veulent.
Des systèmes d’inventaire robustes sont essentiels pour éviter le surstockage ou le sous-stockage, qui entraînent des pertes de temps et d’argent, et des articles qui prennent la poussière sur les étagères de l’entrepôt.

Réduction des coûts

Un système avec logiciel d’inventaire par code-barres vous permet de réduire vos coûts d’exploitation de diverses manières.

Tout d’abord, vous pouvez avoir l’assurance que vos données d’inventaire sont exactes. Si vous avez déjà dû parcourir votre entrepôt et vérifier vos registres en les comparant à ce qui se trouve en rayons, vous savez à quel point cette tâche est chronophage. Avec un système d’inventaire à code-barres, vous n’avez pas besoin de faire de suivi manuel.

Ensuite, vous pouvez accéder aux données d’inventaire en temps réel en un seul clic. Vous savez quand votre fournisseur a réapprovisionné un article pour la dernière fois, combien d’articles ont été vendus au cours du dernier mois, quels changements de prix vous avez appliqués, et plus encore.
Ces données vous permettent de prendre des décisions avisées concernant votre activité : quels produits nécessitent plus d’attention de la part de votre équipe de vente ou de votre service marketing, quels articles vous devez plus commander, ou moins, les niveaux de stock idéaux pour chaque article afin de répondre aux attentes des clients, et bien plus encore.

Comment une petite entreprise peut-elle mettre en place un système d’inventaire par code-barres ?

La mise en place d’un système avec logiciel d’inventaire par code-barres pour votre petite entreprise est une étape cruciale que vous devez entreprendre le plus tôt possible. En procédant ainsi, vous pourrez suivre l’ensemble de votre inventaire, maintenir des niveaux de stock optimaux et faire évoluer facilement vos activités d’exploitation.
Si vous ne disposez pas encore d’un système d’inventaire, il est temps de vous équiper. Voici comment faire :

Étape 1 : Identifier les normes de code-barres pour votre secteur d’activité

Les normes de codes-barres sont des directives qui régissent comment les codes-barres doivent être imprimés et lus. Il existe plusieurs types de normes, chacune avec ses propres exigences. Certains de ces standards sont spécifiques à une industrie, tandis que d’autres sont générales.

La première étape de la mise en place d’un logiciel d’inventaire par codes à barres pour votre petite entreprise consiste à identifier les normes qui s’appliquent à votre secteur. Une fois que vous connaissez ces exigences spécifiques, vous pouvez commencer à concevoir et à mettre en œuvre votre système d’inventaire par code-barres.

Pour une interopérabilité maximale et des coûts minimaux, privilégiez des formats de code-barres largement utilisés et normalisés plutôt que des extensions personnalisées ou peu répandues des normes qui peuvent ne pas être bien prises en charge par le matériel et les logiciels. Voici les code-barres spécifiques à l’industrie que vous devriez envisager :

Codabar

Les code-barres Codabar sont utilisés dans la logistique et les soins de santé. Ils sont souvent utilisés pour le suivi des stocks pour lesquels le code est imprimé sur l’emballage du produit.

Ces codes sont également utilisés pour le suivi des dossiers médicaux ou d’autres documents primordiaux liés à la santé, tels que les ordonnances ou d’autres informations sur les patients.

Code 39

Ces codes à barres sont utilisés dans les industries de l’automobile et de la défense. Ils servent le plus souvent à étiqueter les petites pièces et les outils.

Code 128

Les codes à barres Code 128 sont utilisés dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement pour identifier les produits et suivre leur déplacement d’un lieu à un autre.

Les numéros de code-barres sont imprimés sur des étiquettes attachées à un produit et scannés à chaque étape de son parcours. Toutes les informations relatives au produit sont transmises électroniquement et stockées dans une base de données.

Data Matrix

Les codes Data Matrix sont des codes-barres linéaires utilisés dans l’électronique, le commerce de détail et par le gouvernement. Leur petite taille, haute densité et capacité à coder de grandes quantités de données en font un choix idéal pour les codes de petits produits, les numéros de série, les numéros de modèles, etc.

Ils peuvent être lus par la plupart des lecteurs de codes à barres, ce qui les rend populaires dans les environnements industriels où la vitesse est essentielle.

European Article Number (EAN)

Ces codes barres, qui comportent souvent 13 chiffres, sont utilisés sur les produits vendus au détail en dehors de l’Amérique du Nord. Ils sont également connus sous le nom de International Article Number (numéro d’article international) pour cette raison.

International Standard Book Number (ISBN)

Également connus sous le nom de « Bookland EAN-13 », ces code-barres sont utilisés dans l’édition, pour l’étiquetage des livres, livres électroniques et autres documents imprimés, tels que les magazines.

Universal Product Code (UPC)

Ces codes barres sont très répandus sur les produits vendus au détail en Amérique du Nord. Ils sont le plus souvent composés de 12 chiffres.

Étape 2 : Définir les fonctions de votre code-barres

Ensuite, décidez des informations que vous voulez stocker dans vos code-barres. Selon les directives et les normes de l’industrie pour ce type de données, certains types de code-barres répondront mieux à vos besoins que d’autres.

Par exemple, les détaillants ne devraient pas intégrer le prix de gros d’un article dans son code-barres Stock Keeping Unit (SKU) ou Unité de gestion des stocks (UGS). Ils devraient plutôt utiliser un système qui applique automatiquement le prix de détail actuel lorsque l’UGS est scannée au point d’achat.

Les informations les plus importantes que vous pourriez stocker dans vos codes-barres comprennent :

• Le nom de votre article et sa description
• Les déclinaisons du produit
• La catégorie du produit
• Le coût de l’article au point d’achat
• Les informations sur le fournisseur
• L’adresse de l’entrepôt ou du magasin

Les codes à barres bidimensionnels étant plus complexes que les unidimensionnels, ils peuvent coder des chaînes de texte plus longues. Les 1 500 caractères stockés dans un code Data Matrix dépassent de loin les 100 caractères que permettent la plupart des autres types de codes de balayage linéaire.

N’oubliez pas que le scan est plus rapide et plus précis lorsque le code-barres comporte moins de 800 caractères.

Étape 3 : Choisir le bon logiciel et le bon matériel

Votre logiciel d’inventaire de codes-barres décide du succès ou de l’échec du fonctionnement global de votre système. Bien que vous puissiez télécharger des applications de scanner de codes-barres gratuites sur votre smartphone ou votre tablette, elles n’auront pas les fonctionnalités d’un système haut de gamme.

Si vous utilisez votre système de point de vente (PDV) pour générer des reçus de vente avec des codes à barres, il devrait être facile d’utiliser un logiciel pour suivre les informations d’inventaire.

Si vous utilisez des types de codes à barres plus spécialisés qui sont incompatibles avec votre logiciel de PDV ou de comptabilité – ou s’ils sont tout simplement difficiles à lire par les employés – vous ne pourrez pas accéder aux données cruciales de gestion des stocks. Vous ne pourrez tirer profit d’un tel système que si tous les éléments sont compatibles et peuvent fonctionner ensemble pour suivre les données d’inventaire essentielles à chaque étape des opérations.

Les scanners de codes à barres coûtent entre 25 $ et plus de 1 000 $, selon le type de numériseur à balayage que vous choisissez et votre environnement de lecture.

Envisagez l’achat d’un scanner portatif si vous utilisez des codes barres pour le suivi des stocks. Ces appareils sont abordables et peuvent être utilisés partout dans votre entrepôt ou votre magasin. Ils sont beaucoup moins coûteux que les autres types de scanners, qui nécessitent de lourds investissements matériels et logiciels.

Lorsque vous recherchez des scanners portatifs, assurez-vous qu’ils sont compatibles avec votre système de point de vente ou votre logiciel de comptabilité actuel, afin que vous puissiez facilement intégrer les données d’inventaire dans vos systèmes existants.

Une autre option est un scanner à plat. On les trouve souvent dans les supermarchés ou magasins de détail car ils permettent de numériser de grandes quantités d’articles à la fois.
Vous avez le choix entre :

Scanners sans fil

Ces numériseurs transmettent instantanément les données à votre système de gestion des stocks afin que vous puissiez accéder à des informations précises et en temps réel sur tous vos produits.

Les numériseurs sans fil à main et à plat sont également parfaits pour les entreprises sur plusieurs succursales ou sites. Vous pouvez utiliser l’appareil pour scanner des articles dans une succursale et transmettre instantanément les données à des endroits où d’autres employés peuvent les traiter.

Scanners portables à lots

Ces types de scanners stockent des informations qui peuvent ensuite être téléchargées à une date ultérieure. La plupart des scanners portables à lots sont conçus pour être utilisés avec un ordinateur ou un portable. Ils sont parfaits pour les entreprises qui doivent régulièrement mettre à jour et uploader des données d’inventaire.

Scanners fixes

Les scanners fixes comprennent les appareils qui se rattachent aux terminaux de point de vente (PDV) ou les scanners à plat, comme ceux que l’on trouve aux caisses des supermarchés.

Étape 4 : Mettre en œuvre votre procédure d’inventaire par code-barres

Les procédures d’inventaire doivent être normalisées pour garantir l’exactitude des données à tout moment. des données erronées dans votre base de données, la sortie contiendra également des données erronées – une maxime informatique connue sous le nom de GIGO (garbage in, garbage out).

Ces bonnes pratiques comprennent :

Définir la taille et l’emplacement des codes-barres

Lorsque les codes-barres sont de taille uniforme et placés au même endroit sur les produits, les boîtes ou les palettes, ils peuvent être facilement accessibles et lus par vos dispositifs de lecture.

Établir vos indicateurs clés de performance (ICP)

La gestion des stocks ne consiste pas seulement à savoir ce que vous avez en stock, mais aussi à connaître les niveaux de stock idéaux que vous devez maintenir. Calculez votre taux de rotation des stocks – le nombre de fois que l’ensemble de votre stock est renouvelé en un an divisé par la valeur moyenne en dollars par unité vendue – pour déterminer les niveaux de stock et les prix idéaux.

Former vos employés

Un système d’inventaire efficace ne se contente pas d’enseigner aux employés comment utiliser les lecteurs de codes-barres ; il établit également pourquoi il est essentiel de maintenir l’intégrité d’un tel système.

Ce qu’il faut retenir

Un système de gestion des stocks robuste, tel que Nest Egg, est crucial pour le bon fonctionnement et la réussite de l’entreprise. Outre le suivi des articles et des niveaux de stock, un système d’inventaire à code-barres vous aidera à suivre l’offre et la demande, à gérer vos flux de trésorerie et à augmenter la satisfaction des clients.