Uno degli elementi più insostituibili per garantire l’efficacia delle attività aziendali è un attento monitoraggio del magazzino. Grazie a un solido sistema di gestione magazzino è possibile accedere ai dati in tempo reale e, con un semplice clic, controllare i livelli delle giacenze, monitorare i trend di vendita dei prodotti e molto altro.

Un software di gestione magazzino con codici a barre è un modo semplice per gestire tutte queste informazioni. Semplici scanner di codici a barre consentono di tracciare ogni singolo articolo del tuo magazzino e di seguirlo attraverso tutto il processo logistico, dal carico di magazzino alla vendita e spedizione. In questo modo, saprai sempre quanti pezzi ci sono, dove si trovano e tutto ciò che accade a ogni singolo articolo in qualsiasi momento.

Cos’è un software di gestione magazzino con codici a barre?

I software di gestione magazzino con codici a barre sono molto diffusi nelle aziende di e-commerce e possono essere adattati alle procedure di qualsiasi azienda che abbia necessità di tracciare e gestire delle merci.

Un sistema di gestione magazzino con codici a barre è composto essenzialmente da uno scanner di codici a barre e da un database. Lo scanner legge i codici a barre degli articoli presenti in magazzino, che vengono quindi memorizzati nel database. A ciascun articolo è possibile aggiungere altre informazioni – come ad esempio il nome, dove è stato acquistato, quanto costa – per consentire un’accurata tenuta della contabilità.

I software di gestione magazzino con codici a barre sono strumenti solidi ed efficienti per monitorare in qualsiasi momento le giacenze di magazzino. Sono fondamentali soprattutto per le aziende di vendita al dettaglio, come ad esempio supermercati, negozi di abbigliamento o negozi di giocattoli.

Un software di gestione magazzino con codici a barre può servire anche per monitorare il valore dei propri articoli, cosa che può essere particolarmente utile per le aziende che commercializzano prodotti costosi, come gioiellerie e negozi di elettronica.

Con un software di gestione magazzino con codici a barre è inoltre possibile conoscere la quota di fatturato attribuita a ogni articolo presente nel proprio catalogo nel tempo.

Perché è importante avere un programma di gestione magazzino con codici a barre?

Un software di gestione magazzino con codici a barre è uno strumento per gestire tutte le merci fisiche che acquisti e vendi. A ogni articolo presente nel tuo inventario viene assegnato un codice univoco che contiene dati importanti. Il codice a barre viene scansionato a ogni passaggio del processo logistico, consentendo così il tracciamento immediato.

Velocizzare le procedure di spedizione e ricevimento della merce con un software di gestione del magazzino con codici a barre

Un software di gestione magazzino con codici a barre può velocizzare il processo di spedizione e ricevimento merce perché consente di tracciare in modo rapido e preciso gli articoli in magazzino.

Quando viene effettuato un ordine, puoi individuare immediatamente la posizione degli articoli acquistati per prelevarli, imballarli e spedirli. In questo modo si evitano alcuni tipici errori umani, ad esempio la spedizione di merce errata o i livelli di scorte troppo bassi degli articoli più richiesti.

Un programma di gestione magazzino con codici a barre minimizzerà anche il tempo necessario al tuo team per organizzare le merci ricevute dai fornitori. La scansione di ogni articolo e il suo inserimento automatico nel sistema consente di determinare rapidamente se l’ordine ricevuto è completo o se ci sono articoli mancanti o danneggiati.

Risparmierai un sacco di tempo e denaro eliminando le procedure manuali e mantenendo aggiornati in tempo reale i dati del tuo inventario di magazzino.

Garantire la precisione dell’inventario grazie a un programma di gestione del magazzino con codici a barre

Un software di gestione magazzino con codici a barre è anche un modo semplice ed efficace di assicurare che le quantità del tuo inventario siano sempre precise. Applicando il codice a barre a un articolo, lo integri immediatamente all’interno del tuo sistema fino al momento in cui viene venduto.

Il database dell’inventario di magazzino è aggiornato in tempo reale ogni volta che viene scansionato il carico o lo scarico di un articolo; in questo modo è possibile mantenere una registrazione accurata dei livelli delle giacenze. Questi dati, inoltre, ti consentono di mantenere sempre scorte ottimali, in base alla richiesta di determinati prodotti o alla loro stagionalità.

Puoi usare il tuo sistema di gestione magazzino anche per monitorare le tendenze emergenti nella tua nicchia di attività, i prodotti che si vendono bene e quelli che ristagnano, allo scopo di correggere le tue scelte di conseguenza. Ad esempio, puoi decidere il lancio di una campagna di marketing aggressiva per gli articoli a lenta movimentazione oppure offrire sconti e pacchetti per ridurre le giacenze. Allo stesso tempo, puoi incrementare gli ordini di acquisto per i prodotti più richiesti, per essere sempre in grado di dare ai tuoi clienti quello che vogliono.

Un programma di gestione magazzino affidabile è fondamentale per evitare le eccedenze o le carenze di magazzino, che ti causano perdite di tempo e denaro, riempiendo i tuoi scaffali di merce che non viene sufficientemente movimentata.

Riduzione dei costi con un software di gestione magazzino con codici a barre

L’implementazione di un software di gestione magazzino con codici a barre, invece, consente di ridurre i costi operativi in diversi modi.

Primo, hai la certezza che i dati del tuo inventario siano sempre accurati. Se ti è capitato di dover fare l’inventario annuale passando tra gli scaffali e registrando le giacenze, sai quanto tempo prezioso possa farti perdere questa operazione. Con un programma di magazzino con codici a barre, non devi più fare nessun controllo manuale.

Secondo, hai a disposizione i dati del magazzino in tempo reale, con un semplice clic. Puoi verificare quando è stato caricato l’ultima volta un determinato articolo, quanti prodotti sono stati venduti lo scorso mese, le variazioni del listino effettuate e molte altre informazioni utili.

Questi dati, a loro volta, ti permettono di prendere decisioni migliori, basate su fatti e cifre, per la tua attività: ad esempio quali prodotti richiedono maggiore attenzione da parte dei venditori o del marketing, quali articoli devono essere riordinati in quantità maggiori o minori e quali sono i livelli di scorte ideali di ciascun prodotto per poter soddisfare le richieste dei clienti.

In che modo una piccola azienda può installare un programma di gestione magazzino con codici a barre?

L’implementazione di un software di gestione magazzino con codici a barre per la tua piccola azienda è un passaggio cruciale, che dovresti compiere al più presto possibile. Così facendo potrai avere sotto completo controllo il tuo inventario, mantenere livelli di scorte ottimali ed espandere agevolmente la tua attività in futuro.

Se non hai ancora un software di gestione magazzino, è venuto il momento di dotartene. Ecco come puoi fare:

Fase 1: Identificare gli standard dei codici a barre usati nel proprio settore

Gli standard dei codici a barre sono norme che definiscono il modo in cui devono essere stampati e letti i codici a barre. Esistono vari tipi di standard per i codici a barre, ciascuno con specifici requisiti. Alcuni di questi standard sono relativi a determinati settori di attività, mentre altri sono generali.

Il primo passo per attuare un sistema di gestione magazzino con codici a barre per la tua piccola azienda consiste nell’individuazione degli standard utilizzati nel settore in cui operi. Una volta stabilito quali sono tali requisiti specifici, puoi iniziare a progettare e implementare il tuo software di gestione magazzino con codici a barre.

Per massimizzare l’interoperabilità e minimizzare i costi, è bene utilizzare formati di codici a barre ampiamente diffusi e standardizzati, piuttosto che variazioni degli standard customizzate e usate raramente che potrebbero non essere adeguatamente supportate da hardware e software. Ecco quali sono i codici a barre di specifici settori da prendere in considerazione:

Codabar

I codici a barre Codabar sono impiegati nella logistica e nella sanità. Riportati all’esterno della confezione del prodotto, vengono comunemente usati per il monitoraggio delle merci in magazzino.

Questi codici sono usati anche nell’ambito della tracciabilità delle cartelle cliniche e di altri documenti sanitari fondamentali, come le prescrizioni di farmaci o altri dati del paziente.

Code 39

Questi codici a barre sono utilizzati nel settore automobilistico e in quello della difesa. Sono tipicamente utilizzati per etichettare parti e utensili di piccole dimensioni.

Code 128

I codici a barre Code 128 trovano impiego nella gestione della supply chain allo scopo di identificare i prodotti e di monitorare i loro spostamenti da un luogo all’altro.

Questi codici a barre vengono stampati su etichette attaccate a ciascun prodotto e scansionati a ogni passaggio del suo percorso. Tutte le informazioni relative al prodotto vengono trasmesse elettronicamente e memorizzate all’interno di un database.

Data Matrix

Il formato Data Matrix comprende codici a barre lineari usati in ambito elettronico, della pubblica amministrazione e del commercio al dettaglio. Le piccole dimensioni, l’elevata densità e la possibilità di codificare grandi quantità di dati lo rende una scelta ideale per le etichette di piccoli prodotti, numeri di serie, codici di modelli e così via.

Dato che la maggior parte di lettori di codici a barre sono in grado di riconoscerli, sono inoltre diffusi in generale negli ambienti industriali in cui la velocità delle operazioni è un fattore essenziale.

European Article Number (EAN)

Questi codici a barre, spesso composti da 13 cifre, sono impiegati su prodotti al dettaglio nell’area europea. Dato che tipicamente vengono utilizzati al di fuori del Nord America, a volte vengono indicati anche come “codici articolo internazionali”.

International Standard Book Number (ISBN)

Noto anche come “Bookland EAN-13”, questo formato di codici a barre è usato nell’editoria, per etichettare libri, e-book e altri materiali a stampa, come ad esempio le riviste.

Universal Product Code (UPC)

Questi codici a barre sono ampiamente utilizzati sui prodotti venduti al dettaglio in Nord America. Nella maggior parte dei casi sono composti da 12 cifre.

Fase 2: Definire le funzioni dei propri codici a barre

A questo punto, è necessario decidere quali informazioni si vogliono includere nei propri codici a barre. A seconda delle linee guida e degli standard di settore per questo tipo di dati, alcuni tipi di codici barre saranno più idonei per soddisfare le tue necessità rispetto ad altri.

Per esempio, i commercianti al dettaglio non devono incorporare il prezzo all’ingrosso di un articolo nel codice a barre del relativo SKU (sigla di Stock Keeping Unit, ovvero articolo gestito a magazzino). Devono invece utilizzare un sistema che applichi automaticamente il relativo prezzo al dettaglio quando l’articolo viene scansionato nel punto vendita.

Alcune tra le informazioni principali che è possibile includere nei codici a barre sono:

• nome e descrizione dell’articolo;
• varianti del prodotto;
• categoria del prodotto;
• prezzo dell’articolo al livello di punto vendita;
• dati del fornitore;
• collocazione in magazzino o negozio.

Essendo più complessi di quelli monodimensionali, i codici a barre bidimensionali sono in grado di includere stringhe di testo più lunghe. I 1500 caratteri che abbiamo a disposizione in un codice Data Matrix sono molti di più dei semplici 100 caratteri che possono essere inclusi nella maggior parte di codici a barre lineari.

Si deve comunque tenere presente che la scansione è più rapida e precisa quando il codice a barre è inferiore a 800 caratteri.

Fase 3: Scegliere il software e l’hardware giusti

Il software di gestione magazzino con codici a barre sarà l’elemento che determinerà il successo o il fallimento della funzionalità complessiva del tuo sistema. Anche se è possibile scaricare app per codici a barre gratis su qualunque smartphone o tablet, tali applicazioni sono però prive delle funzionalità di un programma di livello superiore.

Se utilizzi il tuo sistema di registratore di cassa per generare ricevute di vendita con codici a barre, utilizzare il software per monitorare l’inventario di magazzino non dovrebbe essere troppo complesso.

Se usi tipi di codici a barre più specifici che non sono compatibili con il tuo sistema di registratore di cassa o con il software di contabilità (o se i tuoi dipendenti non riescono a leggerli facilmente), non avrai a disposizione alcuni dati essenziali per la gestione del magazzino. È possibile cogliere pienamente tutti i vantaggi di tale sistema solo se tutti gli elementi sono compatibili e possono comunicare tra loro per monitorare i dati cruciali della gestione magazzino in ogni fase della tua attività.

Gli scanner per codici a barre hanno costi molto variabili, da poche decine di euro a oltre mille, a seconda del tipo di dispositivo prescelto e dell’ambiente in cui vengono eseguite le scansioni.

Se usi i codici a barre per monitorare l’inventario di magazzino, uno scanner palmare potrebbe essere la scelta migliore. Questi dispositivi sono economici e possono essere usati in qualunque punto del tuo magazzino o negozio. Sono molto meno costosi rispetto ad altri tipi di scanner per codici a barre, che richiedono invece un notevole investimento per hardware e software.

Nella ricerca dello scanner per codici a barre palmare più idoneo, assicurati che sia compatibile con il sistema di registratore di cassa o il software di contabilità che utilizzi attualmente, in modo da poter facilmente integrare i dati del magazzino all’interno dei tuoi programmi esistenti.

Un’altra possibilità potrebbe essere uno scanner da banco. Questi apparecchi sono spesso presenti in supermercati o aziende di vendita al dettaglio che devono scansionare grandi quantitativi di articoli alla volta.

È possibile scegliere tra i seguenti dispositivi:

Scanner wireless

Questo tipo di scanner trasmette istantaneamente i dati al tuo sistema di gestione magazzino per consentirti di accedere a informazioni precise e aggiornate in tempo reale su tutti i tuoi prodotti.

Gi scanner wireless portatili e da banco sono ideali anche per aziende con più sedi o negozi. In questo caso è possibile utilizzare il dispositivo per scansionare gli articoli in uno stabilimento e trasmettere istantaneamente i dati alle altre sedi in cui altri addetti possono elaborarli.

Lettori portatili

Questo tipo di scanner memorizza dati che in seguito possono essere scaricati. La maggior parte di scanner portatili di questo genere è progettata per essere collegata a un computer o a un laptop. Sono perfetti per le aziende che hanno l’esigenza di aggiornare e caricare i dati dell’inventario in modo regolare.

Scanner fissi

Gli scanner fissi comprendono dispositivi che si collegano a registratori di cassa e scanner da banco, come quelli tipicamente installati presso le casse dei supermercati.

Fase 4: Implementare le procedure di magazzino con codici a barre

Per assicurare la costante accuratezza dei dati, è necessario standardizzare le procedure di magazzino. Se si inseriscono dati scorretti nel proprio database, anche i dati in uscita risulteranno inevitabilmente errati. Nel campo dell’informatica, questo tipico problema viene a volte riassunto con la sigla GIGO, che letteralmente significa “garbage in, garbage out” (se entra spazzatura, esce spazzatura).

Queste best practice comprendono:

Stabilire le dimensioni e il posizionamento dei codici a barre

Se i codici a barre sono di dimensioni omogenee e collocati sempre nella stessa posizione su prodotti, scatole o bancali, sono più facilmente accessibili per mezzo degli scanner.

Definire gli indicatori chiavi della performance (KPI)

La gestione del magazzino non consente solo di sapere ciò che si ha, ma anche di conoscere con esattezza i livelli di scorte ideali da mantenere. Calcola il tuo indice di rotazione del magazzino (ovvero quante volte il tuo magazzino viene rinnovato completamente in un anno, diviso per il valore medio in euro per articolo venduto), per determinare i livelli ideali di stock e i prezzi.

Formare i dipendenti

Un sistema di gestione magazzino efficiente non insegna semplicemente ai dipendenti a scansionare i codici a barre, ma chiarisce anche perché è fondamentale assicurare l’integrità di tale sistema.

In conclusione: vantaggi di un software gestione magazzino con codici a barre

Un solido software di gestione magazzino, come ad esempio Nest Egg, è fondamentale per garantire l’efficienza delle attività e il successo dell’impresa. Oltre a tracciare gli articoli e i livelli delle giacenze, un software di gestione magazzino con codici a barre ti consentirà di monitorare le forniture e la domanda, gestire i flussi di cassa e migliorare notevolmente la soddisfazione del cliente.