Comment mettre en place et gérer un système de gestion des stocks pour un établissement scolaire

school inventory management system

Vous faites encore un inventaire manuel de toutes vos fournitures et équipements scolaires ?

Il est peut-être temps d’envisager un système de gestion de l’inventaire scolaire afin que vous et votre personnel puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Avec 63 % des lycéens qui utilisent quotidiennement des outils numériques à l’école, les inventaires deviennent de plus en plus coûteux et complexes à gérer. L’une des plus grandes préoccupations commune à tous les secteurs d’activité est la freinte ou les disparités entre l’inventaire enregistré et le nombre réel d’articles. Les causes courantes des irrégularités d’inventaire sont le vol, les articles endommagés ou perdus et les erreurs administratives. Ajoutez à cela la mauvaise utilisation du matériel numérique et les commandes erronées d’articles encore bien approvisionnés, et vous comprendrez qu’il est facile de dépenser trop pour des articles non essentiels.

Cette situation peut avoir de graves répercussions sur les finances d’un établissement scolaire, déjà confronté à des réductions budgétaires difficiles. La seule façon de gérer les freintes et les stocks avec le moins de gaspillage possible est d’utiliser un système de gestion des stocks pour l’établissement scolaire.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment votre école ou votre district scolaire peut mettre en œuvre un système de gestion des stocks scolaires et quels sont les avantages que vous pouvez en tirer.

 

Votre établissement a-t-il besoin d’un système de gestion des stocks scolaires ?

Si vous êtes confronté à des problèmes de dommages, de vol ou de mauvaise manipulation et gestion des appareils, un système de gestion des stocks est la solution.

Un système de gestion des stocks de votre établissement scolaire peut vous aider à gérer plus efficacement les ressources et les actifs de votre école en automatisant des processus complexes. Mais ce n’est pas tout, un système de gestion d’inventaire scolaire offre également certaines fonctionnalités qui simplifient le travail de votre personnel et de vos éducateurs, y compris :

  • Créer des emplois du temps préétablis et aider aux préparatifs avant le début des cours.
  • Stocker, analyser et évaluer les notes des élèves et le classement des promotions.
  • Suivre l’assiduité des élèves
  • Contrôler et localiser plus rapidement les ressources empruntées grâce au registre partagé et aux étiquettes de suivi.
  • Attribuer des codes-barres aux appareils intelligents et autres fournitures.
  • Coordonner les activités administratives
  • Planifier la réparation et la maintenance des appareils afin de limiter au maximum les temps d’arrêt des appareils.
  • Établir des rapports et saisir l’état des appareils en temps réel
  • Exécuter à distance des tâches liées à l’inventaire
  • Obtenir des rapports de performance instantanés pour les articles de l’inventaire
  • Suivre le statut des admissions et les coordonnées
  • Faciliter les interactions entre les enseignants et les parents grâce à des outils de communication
  • Gérer les frais scolaires

 

Comment créer un inventaire scolaire

L’inventaire d’un établissement scolaire peut prendre de nombreuses formes, en fonction de ce qu’il suit.

Voici les étapes à suivre pour créer votre propre inventaire scolaire :

  • Décider du type d’inventaire dont vous avez besoin et de son objectif.
  • Choisir quels services utiliseront l’inventaire.
  • Choisir un modèle d’inventaire approprié.
  • Saisir l’identification des articles, leurs quantités, leur emplacement et d’autres détails.

 

Quel est un exemple d’inventaire d’établissement scolaire ?

Si vous vous demandez quels éléments vous pouvez inclure dans l’inventaire de votre établissement, voici quelques suggestions :

  • Ordinateurs
  • Matériel audiovisuel
  • Matériel photographique
  • Tableaux numériques portables
  • Appareils intelligents
  • Projecteurs
  • Photocopieurs
  • Étagères
  • Stores et rideaux
  • Équipements sportifs
  • Panneaux solaires et équipement électrique
  • Licences numériques

 

Comment mettre en place un système de gestion des stocks dans votre établissement scolaire

La mise en place d’un système de gestion des stocks fiable nécessite l’adoption de bonnes pratiques de gestion.

Voici quelques étapes pour vous aider à en mettre un tel système en place :
 

Identifier vos objectifs

Identifier l’objectif de la mise en place d’un système de gestion des stocks scolaires peut vous aider à utiliser le logiciel de manière optimale. Ces objectifs peuvent être les suivants :

  • Suivre les biens et leurs informations
  • Accéder aux informations à distance et en temps réel.
  • Réduire les pertes dues à une mauvaise utilisation, au vol, etc.
  • Notifier et informer les parents facilement
  • Améliorer la responsabilité pour les objets empruntés

Vos objectifs vous aideront à déterminer quel système utiliser.

Par exemple, si vous souhaitez vous concentrer sur un suivi plus efficace des actifs, vous pouvez opter pour un logiciel doté de fonctionnalités telles que la génération de codes-barres et le suivi en temps réel. Vous aurez également besoin d’un équipement de suivi pour scanner les codes-barres et saisir automatiquement les détails.

Si vous souhaitez réduire les vols, recherchez un logiciel qui vous permette de saisir les dates d’emprunt et de retour des objets, et d’ajouter des informations sur l’emprunteur.

Une fois que vous avez dressé une liste de vos objectifs, essayez de définir vos priorités. Veillez à calculer le coût de l’intégration d’un système par rapport aux avantages que vous en tirerez.

Par exemple, envisagez de suivre les biens hautement prioritaires à l’aide d’un logiciel et les biens peu prioritaires à l’aide de solutions manuelles ou de feuilles de calcul en dressant une liste des avantages par rapport aux coûts afin de prendre la bonne décision.

Le choix d’une solution de gestion des stocks pour votre établissement dépend également du type d’inventaire, permanent ou physique, que vous envisagez d’utiliser. L’inventaire physique consiste à faire le point chaque fois que vous souhaitez connaître le nombre d’articles que vous avez en stock. L’inventaire permanent, quant à lui, consiste à faire le point sur les articles en stock et leur emplacement.

Les inventaires physiques conviennent mieux aux petites listes d’articles dont vous n’avez pas besoin d’enregistrer l’emplacement. En revanche, si vous avez une liste importante d’articles de grande valeur à suivre et que vous souhaitez savoir où ils se trouvent, l’inventaire permanent est généralement une meilleure solution.
 

Organiser le stockage de l’inventaire

Que vous gériez des fournitures scolaires ou des appareils électroniques, vous avez besoin d’un endroit où ranger vos articles lorsqu’ils ne sont pas utilisés.

Choisissez un emplacement qui soit facile d’accès pour vos articles. Ensuite, créez une stratégie d’organisation pour trier les articles en rangées, colonnes, étagères et allées. Enfin, étiquetez chaque espace de stockage afin que tout membre du personnel puisse localiser facilement les produits.

Il existe de nombreuses façons d’élaborer votre stratégie d’organisation. Nous vous suggérons de donner la priorité à l’organisation en fonction de vos activités et de vos objectifs. Voici quelques questions qui vous aideront dans vos choix :

  • La quantité et le type d’espace de stockage dont vous disposez
  • Les processus que vous souhaitez utiliser pour le suivi des marchandises
  • Si vous disposez de plusieurs sites à partir desquels vous distribuez ou prêtez des articles aux étudiants/éducateurs

 

Nest Egg prend en charge le stockage dans plusieurs lieux ainsi que les exigences complexes en matière de prêt. Que vous souhaitiez prêter à des élèves, à des enseignants ou à d’autres organisations, Nest Egg vous facilite la tâche.

 

Mieux encore, il vous permet également de récupérer les biens prêtés ou perdus par les emprunteurs.

 

Trouver un logiciel de gestion des stocks adapté

Une fois que vous aurez une meilleure idée de vos objectifs et de vos besoins organisationnels, vous pourrez passer à la recherche de systèmes de gestion des stocks des établissements scolaires. Veillez à garder vos objectifs à l’esprit lorsque vous envisagez d’acquérir un logiciel.

Voici quelques fonctionnalités à explorer lorsque vous recherchez des solutions logicielles pour la gestion des stocks des établissements scolaires :

  • Suivi des biens
  • Outils de communication
  • Système d’enregistrement et de sortie
  • Génération de codes-barres ou de QR codes
  • État du stock / de l’appareil
  • Outils de reporting
  • Prise en charge d’utilisateurs multiples
  • Prise en charge de l’intégration (pour les systèmes de comptabilité, les systèmes de point de vente, les scanners mobiles, etc.)
  • Dossiers d’achat
  • Alertes de rupture de stock
  • Support basé sur le cloud

 

Le meilleur choix est celui qui fournit une assistance de bout en bout pour toutes les tâches liées à l’inventaire. Cherchez une solution qui vous permette de saisir des informations personnalisées sur les produits et qui soit accessible via des applications pour smartphones et des ordinateurs où que vous soyez.

Le logiciel de gestion des stocks de votre établissement scolaire que vous avez choisi vous aidera également à préparer une politique de gestion.
 

Créer des politiques de gestion et former les employés

Après avoir choisi un système de gestion du stock pour votre établissement, l’étape suivante consiste à établir des règles et des politiques de gestion des biens que tous les membres de votre personnel devront respecter.

Jusqu’à 75 % des employés admettent avoir volé au moins une fois à leur employeur. Ces règles vous aideront à prévenir les vols dans votre école.

Comment ?

En établissant des pratiques standard auxquelles tout le monde doit se conformer lors de l’utilisation de votre logiciel de gestion des stocks.

Bien que la mise en place d’un système demande un peu de temps et d’efforts, elle permettra de réduire les incohérences et les frustrations à l’avenir. Les employés sauront également ce qu’ils sont censés faire en cas de problème.

Déterminez qui va mettre à jour votre inventaire. Il s’agit de suivre les modifications apportées aux données de stocks. Vous pouvez également attribuer des identifiants de connexion différents à chaque membre du personnel afin d’assurer une meilleure responsabilisation.
 

Effectuer un inventaire physique

La dernière étape de la mise en place de votre système de gestion des stocks scolaires consiste à importer toutes les données dans le nouveau système et à effectuer un comptage physique du stock de votre établissement.

Si vous avez utilisé des feuilles de calcul pour gérer votre inventaire, vos données sont probablement enregistrées dans Excel. Dans ce cas, il vous suffit d’effectuer une importation CSV et d’importer en masse toutes les données dans le nouveau système logiciel.

Vous pouvez également essayer une autre solution et saisir manuellement les données de vos reçus d’achat dans le nouveau système logiciel de gestion des stocks. Ensuite, ajoutez les données restantes lorsque vous effectuez un inventaire physique.

Une solution comme Nest Egg vous permet de suivre les achats en utilisant les coordonnées du fournisseur, la date, le prix et la quantité. Le logiciel permet également d’importer des données au format CSV afin d’accélérer et de faciliter la transition. Avec Nest Egg, vous pouvez saisir tous les détails de votre inventaire dans le logiciel de gestion et comparer vos niveaux de stock avec votre comptage manuel. De cette façon, vous pouvez confirmer la réussite de votre installation et reprendre le cours normal de vos opérations.

 

Comment exploiter un système de gestion des stocks d’établissement scolaire

La mise en place d’un bon système de gestion des stocks scolaires pour votre établissement ou votre district scolaire représente la moitié du travail. L’autre moitié consiste à le gérer efficacement.

Comment gérer l’inventaire de votre école ?

Voici quelques conseils pour vous aider:
 

Utiliser un système de gestion multi-campus

Choisissez une solution logicielle qui vous aide à suivre plusieurs sites d’inventaire (pour le sport, les laboratoires de sciences, les laboratoires d’informatique, etc.) à partir d’une seule plateforme.
 

Classer les stocks selon différentes catégories

Divisez votre liste d’inventaire en catégories telles que équipement technologique, fournitures de bureau, ressources de bibliothèque, mobilier de salle de classe, etc. La répartition en groupes permet à chaque membre du personnel de localiser les articles plus rapidement et plus facilement.
 

Conserver des dossiers / documents en ordre

Qu’il s’agisse d’images haute résolution ou de notes, vous devez inclure autant de détails que possible lors de l’enregistrement ou de l’emprunt d’un bien de grande valeur. Si vos biens sont assurés, assurez-vous que l’école ou le district scolaire dispose de tout ce dont l’assureur a besoin en cas de sinistre. Il se peut que vous deviez mettre à jour la police d’assurance pour y inclure les nouveaux biens acquis de temps à autre.
 

Procéder à des inventaires réguliers

Comptez périodiquement les stocks manuellement pour confirmer qu’ils correspondent aux données du logiciel de gestion des stocks. Ces vérifications vous permettent de suivre les incohérences et d’y remédier rapidement.
 

Suivi des bons de commande

Conservez les reçus des achats et les coordonnées des vendeurs afin de pouvoir commander à nouveau et de garder une trace de vos achats.

Les réductions budgétaires sont une lourde charge non seulement pour les écoles, mais aussi pour le personnel et les élèves. La plupart des administrateurs ont recours à la suppression de programmes ou à la réduction du nombre de postes de professeurs, mais vous pouvez également apporter des améliorations à la gestion des stocks.

En ayant accès à des registres détaillés des achats, vous pouvez préparer des rapports financiers plus complets pour les années académiques précédentes et à venir, minimiser les pertes et prendre des décisions plus judicieuses concernant votre stock sur la base de données exactes.
 

Gérer le suivi des actifs par code-barres

Vous souhaitez choisir un logiciel qui vous permette de gérer le suivi des biens à l’aide de codes-barres avec un minimum de saisie manuelle. Nest Egg est une solution intelligente pour cela.

Avec l’application Nest Egg, vous pouvez facilement commencer à générer des codes-barres pour les articles et les stocker sur le système lui-même. Il vous suffit de scanner les codes-barres à l’aide d’un scanner intégré pour assurer le suivi des articles.
 

Sauvegarde des données

Prévoyez toujours des sauvegardes de toutes vos données d’inventaire en cas d’urgence afin de pouvoir continuer à dispenser des cours et à gérer votre inventaire sans délai. Veillez à ce que vos plans opérationnels en cas de catastrophe soient compatibles avec le plan global de reprise après sinistre de votre école ou de votre district scolaire.

 

Le personnel et les élèves bénéficient grandement des systèmes de gestion des stocks d’établissement scolaire

Les systèmes de gestion des stocks pour établissement scolaire sont des outils formidables qui profitent à tous les membres de votre personnel, y compris aux élèves. Non seulement ils permettent aux enseignants de dispenser les cours avec moins de retard, mais ils aident également le personnel à effectuer les tâches d’inventaire plus rapidement et vous permettent de prendre de meilleures décisions en matière de stocks pour votre établissement, école et université.

Si vous suivez les étapes de ce guide, la mise en place d’un système de gestion des stocks pour votre établissement scolaire sera un jeu d’enfant.

D'autres questions? CONTACTEZ-NOUS