Führen Sie immer noch eine manuelle Inventur für Ihr Schulinventar und Ihre Schulausrüstung durch?

Es könnte an der Zeit sein, die Software gestützte Inventarisierung in Schulen in Betracht zu ziehen, damit Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Angesichts der Tatsache, dass 63 % der Schüler täglich digitale Tools in der Schule nutzen, werden Inventuren immer teurer und komplexer. Eines der größten Probleme in allen Branchen ist der Schwund oder die Diskrepanz zwischen dem erfassten Bestand und der tatsächlichen Anzahl der Artikel. Häufige Ursachen für Unregelmäßigkeiten bei der Inventur sind Diebstahl, beschädigte und verlorene Artikel sowie Verwaltungsfehler. Hinzu kommen der falsche Umgang mit digitalen Tools und die versehentliche Bestellung von Artikeln, die noch gut im Lager sind – und so kann es leicht passieren, dass Sie zu viel oder zu wenig Geld für unwichtige Artikel ausgeben.

Dies kann die Finanzen der Schulen, die bereits mit schwierigen Budgetkürzungen konfrontiert sind, ernsthaft beeinträchtigen. Die einzige Möglichkeit, Schwund und Inventar mit möglichst wenig Verschwendung zu verwalten, ist der Einsatz eines Inventarisierungssystems für Schulen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Ihre Schule oder Ihr Schulbezirk die Inventarisierung in Schulen einführen kann und welche Vorteile Sie davon haben werden.

Braucht Ihre Schule eine Inventarisierung?

Wenn Sie in Ihrer Schule Probleme mit Geräteschäden, Diebstahl oder schlechter Gerätehandhabung und -verwaltung haben, ist ein Bestandsverwaltungssystem für Ihr Schulinventar der richtige Weg.

Die Inventarisierung in Schulen kann Ihnen helfen, die Ressourcen und Vermögenswerte Ihrer Schule effizienter zu verwalten, indem es komplexe Prozesse automatisiert. Aber das ist noch nicht alles. Die Inventarisierung in Schulen bietet auch bestimmte Funktionen, die die Arbeit Ihrer Mitarbeiter und Pädagogen vereinfachen. Dazu gehören:

• Erstellung von Zeitplänen und Hilfe bei den Vorbereitungen vor Unterrichtsbeginn
• Speichern, Analysieren und Auswerten der Noten und Klasseneinstufungen von Schülern
• Überwachung der Anwesenheit der Studenten
• Schnelleres Überwachen und Auffinden von geliehenen Gegenständen mit gemeinsamer Registrierung und Tracking-Tags
• Zuweisung von Barcodes zu intelligenten Geräten und anderem Zubehör
• Koordinierung der Verwaltungstätigkeiten
• Planung von Gerätereparaturen und -wartung zur Minimierung der Ausfallzeiten von Geräten
• Berichte und Erfassung des Gerätestatus in Echtzeit
• Inventarbezogene Aufgaben aus der Ferne durchführen
• Sofortige Leistungsberichte für ihr Schulinventar erhalten
• Verfolgung des Zulassungsstatus und der Kontaktinformationen
• Erleichterung der Interaktion zwischen Lehrern und Eltern durch Kommunikationsmittel
• Gebühren verwalten

Wie man ein Schulinventar erstellt

Ein Schulinventar kann viele Formen annehmen, je nachdem, was Sie verfolgen.

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um Ihr eigenes Schulinventar zu erstellen:

• Entscheiden Sie, welche Art von Inventar Sie benötigen und welchen Zweck es erfüllen soll.
• Notieren Sie, welche Abteilungen das Inventar verwenden werden.
• Wählen Sie eine geeignete Inventarvorlage.
• Geben Sie die Identifikation der Artikel, ihre Mengen, Ihren Standort und andere Details ein.

Was ist ein Beispiel für ein Schulinventar?

Wenn Sie sich fragen, welche Gegenstände Sie in das Schulinventar aufnehmen können, haben wir hier einige Vorschläge:

• Computer
• Audiovisuelle Ausrüstung
• Fotografische Ausrüstung
• Tragbare digitale Tafeln
• Intelligente Geräte
• Projektoren
• Fotokopierer
• Bücherregale
• Jalousien und Vorhänge
• Trainings- oder Sportgeräte
• Sonnenkollektoren und elektrische Geräte
• Digitale Lizenzen

Wie man die Inventarisierung in Schulen einrichtet

Die Einrichtung eines zuverlässigen Inventarverwaltungssystems erfordert die Einführung guter Verwaltungspraktiken.

Hier sind einige Schritte, die Ihnen bei der Einrichtung helfen:
 

Identifizieren Sie Ihre Ziele

Wenn Sie wissen, welcher Zweck hinter der Einrichtung eines Schulinventarverwaltungssystems steht, können Sie die Software optimal nutzen. Diese Ziele können sein:

• Verfolgung von Vermögenswerten und deren Informationen
• Zugriff auf Informationen aus der Ferne und in Echtzeit
• Verringerung von Verlusten durch falsche Handhabung, Diebstahl usw.
• Einfache Benachrichtigung und Aktualisierung der Eltern
• Verbesserung der Verantwortlichkeit für ausgeliehene Gegenstände

Ihre Ziele helfen Ihnen bei der Entscheidung, welches System Sie verwenden sollten.

Wenn Sie sich beispielsweise auf die effizientere Verfolgung von Vermögenswerten konzentrieren möchten, sollten Sie eine Software mit Funktionen wie Barcode-Generierung und Echtzeit-Verfolgung in Betracht ziehen. Außerdem benötigen Sie Tracking-Geräte zum Scannen der Barcodes und zur automatischen Erfassung von Details.

Wenn Sie die Zahl der Diebstähle verringern möchten, sollten Sie sich nach einer Software umsehen, die es Ihnen ermöglicht, zu erfassen, wann die Gegenstände ausgeliehen und zurückgegeben wurden, einschließlich der Möglichkeit, Details über den Entleiher hinzuzufügen.

Sobald Sie eine Liste von Zielen haben, versuchen Sie, Ihre wichtigsten Prioritäten einzugrenzen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kosten für die Einführung eines Systems gegen den Nutzen abwägen, den Sie daraus ziehen.

Überlegen Sie zum Beispiel, ob Sie Vermögenswerte mit hoher Priorität mit einem Softwaresystem und Vermögenswerte mit niedriger Priorität mit manuellen Lösungen oder Tabellenkalkulationen verfolgen sollen, indem Sie eine Liste der Vorteile und Kosten erstellen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Die Wahl Ihrer Schulinventarverwaltungslösung hängt auch davon ab, ob Sie eine permanente oder eine physische Inventur durchführen möchten. Bei der physischen Inventur machen Sie jedes Mal eine Bestandsaufnahme, wenn Sie wissen möchten, wie viele Artikel Sie vorrätig haben. Bei der permanenten Inventur hingegen werden die vorhandenen Artikel zusammen mit ihrem Standort inventarisiert.

Inventuren eignen sich besser für kleine Artikellisten, bei denen Sie den Standort der Artikel nicht aufzeichnen müssen. Wenn Sie jedoch eine große Liste mit hochwertigen Artikeln haben und ihren Standort verfolgen möchten, ist die permanente Inventur im Allgemeinen die bessere Lösung.
 

Organisieren Sie die Lagerung von Schulinventar

Ganz gleich, ob Sie Unterrichtsmaterialien oder intelligente Geräte verwalten, Sie brauchen einen Ort, an dem Sie die Gegenstände aufbewahren können, wenn sie nicht in Gebrauch sind.

Suchen Sie sich einen guten Platz für Ihre Artikel, der einen einfachen Zugriff ermöglicht. Erstellen Sie dann eine Organisationsstrategie, um die Artikel in Reihen, Spalten, Regalen und Gängen zu sortieren. Beschriften Sie schließlich jeden Lagerplatz, damit jeder Mitarbeiter die Produkte leicht finden kann.

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Organisationsstrategie zu entwickeln. Wir empfehlen Ihnen, die Organisation auf der Grundlage Ihrer Tätigkeiten und Ziele zu priorisieren. Hier sind einige Fragen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen werden:

• Wie viel und welche Art von Speicherplatz haben Sie?
• Mit welchen Verfahren möchten Sie die Waren verfolgen?
• Haben Sie mehrere Standorte, von denen aus Sie Artikel an Studenten/Pädagogen verteilen oder ausleihen?

Nest Egg unterstützt die Aufbewahrung an mehreren Standorten sowie komplexe Ausleihanforderungen. Ob Sie nun an Studenten, Lehrer oder andere Organisationen verleihen möchten, Nest Egg macht es Ihnen leicht.

Und noch besser: Sie können damit auch geliehene oder verlorene Vermögenswerte wiedererlangen, die den Kreditnehmern zustehen.
 

Finden Sie eine geeignete Software zur Inventarisierung Ihres Schulinventars

Sobald Sie eine bessere Vorstellung von Ihren Zielen und organisatorischen Anforderungen haben, können Sie sich auf die Suche nach Inventarisierungslösungen für Schulen machen. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Ziele im Auge behalten, wenn Sie Software-Systeme in Betracht ziehen.

Hier finden Sie einige Funktionen, die Sie bei der Suche nach Softwarelösungen für die Verwaltung von Schulinventar berücksichtigen sollten:

• Asset-Verfolgung
• Kommunikationstools
• Check-in und Check-out System
• Erzeugung von Barcodes oder QR-Codes
• Lagerbestand/Gerätestatus
• Tools für die Berichterstattung
• Unterstützung für mehrere Benutzer
• Unterstützung bei der Integration (von Buchhaltungssystemen, POS-Systemen, mobilen Scannern usw.)
• Aufzeichnungen zum Einkauf
• Niedrige Lagerbestände alarmieren
• Cloud-basierte Unterstützung

Die beste Wahl ist eine Software, die eine durchgängige Unterstützung für alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Inventarisierung des Schulinventars bietet. Suchen Sie nach einem System, in das Sie anpassbare Produktinformationen eingeben können und das über Smartphone-Apps und Computer von mehreren Standorten aus zugänglich ist.

Die von Ihnen gewählte Software zur Verwaltung des Schulinventars hilft Ihnen auch bei der Erstellung einer Verwaltungsrichtlinie. Solch eine Software eignet sich übrigens auch genauso gut für die Verwaltung des Kindergarteninventars.
 

Erstellen Sie Managementrichtlinien und schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Nachdem Sie sich für ein Inventarisierungssystem für Ihre Schule entschieden haben, müssen Sie als Nächstes einige Regeln und Richtlinien für die Inventarverwaltung aufstellen, an die sich alle Ihre Mitarbeiter halten können.

Bis zu 75% der Angestellten geben zu, dass sie ihren Arbeitgeber mindestens einmal bestohlen haben. Diese Richtlinien werden dazu beitragen, Diebstahl an Ihrer Schule zu verhindern.

Und wie?

Indem Sie Standardverfahren einführen, an die sich jeder halten muss, wenn Sie Ihre Bestandsverwaltungssoftware verwenden.

Die Einrichtung eines Systems kostet zwar etwas Zeit und Mühe, aber es wird Unstimmigkeiten und Frustrationen in Zukunft vermeiden. Außerdem wissen die Mitarbeiter, was sie im Falle von Problemen zu tun haben.

Legen Sie fest, wer Ihr Inventar aktualisieren soll. Dies bedeutet, dass Sie Änderungen in den Inventardokumenten verfolgen müssen. Sie können auch jedem Mitarbeiter verschiedene Login-Schlüssel zuweisen, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen.
 

Führen Sie eine Inventur durch

Der letzte Schritt bei der Einrichtung Ihres Schulinventarverwaltungssystems besteht darin, alle Daten in das neue System zu importieren und eine physische Zählung Ihres Inventars durchzuführen.

Wenn Sie Ihre Bestände bisher mit Tabellenkalkulationen verwaltet haben, haben Sie Ihre Daten wahrscheinlich in Excel erfasst. In diesem Fall müssen Sie nur einen CSV-Import durchführen und alle Daten in das neue Softwaresystem importieren.

Sie können auch einen anderen Weg einschlagen und die Daten aus Ihren Kaufbelegen manuell in das neue Softwaresystem eingeben. Fügen Sie dann die restlichen Daten hinzu, wenn Sie eine physische Inventur durchführen.

Mit einer Lösung wie Nest Egg können Sie Ihre Einkäufe anhand von Verkäuferdetails, Datum, Preis und Menge verfolgen. Die Software ermöglicht auch CSV-Importe, so dass die Umstellung schneller und einfacher ist. Mit Nest Egg können Sie alle Details Ihres Inventars in die Verwaltungssoftware eingeben und Ihre Lagerbestände mit Ihrer manuellen Zählung vergleichen. Auf diese Weise können Sie bestätigen, dass Ihre Einrichtung erfolgreich war und den normalen Betrieb wieder aufnehmen.

Wie man die Inventarisierung in Schulen und Kindergärten betreibt

Die Einrichtung eines guten Schulinventarverwaltungssystems für Ihre Schule oder Ihren Kindergarten und Ihren Schulbezirk ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte besteht darin, es reibungslos zu verwalten.

Wie verwalten Sie also Ihr Schulinventar (oder auch Ihr Kindergarteninventar)?

Hier sind einige Tipps für Sie:
 

Multi-Campus-Management-System verwenden

Wählen Sie eine Softwarelösung, mit der Sie mehrere Inventarstandorte (für Sport, Wissenschaftslabor, Computerlabor usw.) von einer Plattform aus verfolgen können.
 

Inventar nach verschiedenen Kategorien klassifizieren

Unterteilen Sie Ihre Inventarliste in Kategorien wie technische Geräte, Büromaterial, Bibliotheksressourcen, Unterrichtsmöbel usw. Durch die Einteilung in Gruppen können alle Mitarbeiter die Gegenstände schneller und einfacher auffinden.
 

Führen Sie gründliche Aufzeichnungen/Dokumente

Von hochauflösenden Bildern bis hin zu Notizen sollten Sie so viele Details wie möglich angeben, wenn Sie ein wertvolles Objekt ein- oder auschecken. Wenn Ihre Vermögenswerte versichert sind, stellen Sie sicher, dass die Schule oder der Schulbezirk über alles verfügt, was der Versicherer im Schadensfall benötigt. Möglicherweise müssen Sie die Versicherungspolice aktualisieren, um die von Zeit zu Zeit neu erworbenen Vermögenswerte einzuschließen.
 

Regelmäßige Inventurzählungen durchführen

Zählen Sie die Bestände regelmäßig manuell, um sicherzustellen, dass sie mit den Zahlen in der Bestandsverwaltungssoftware übereinstimmen. Solche Kontrollen helfen Ihnen, Unstimmigkeiten aufzuspüren und umgehend zu beheben.
 

Bestellungseingänge verfolgen

Bewahren Sie Quittungen von Einkäufen und Angaben zum Lieferanten auf, damit Sie jederzeit nachbestellen und den Überblick über Ihre Einkäufe behalten können.

Haushaltskürzungen sind nicht nur für die Schulen, sondern auch für die Mitarbeiter und Studenten eine schwere Belastung. Die meisten Verwalter greifen auf die Streichung von Programmen oder den Abbau von Stellen im Lehrkörper zurück, aber Sie können auch Verbesserungen in der Bestandsverwaltung einführen.

Mit dem Zugang zu detaillierten Aufzeichnungen über Ihre Einkäufe können Sie die Finanzberichte für das vergangene und das kommende akademische Jahr gründlicher vorbereiten, den Schwund minimieren und auf der Grundlage präziser Daten intelligentere Entscheidungen über Ihren Bestand treffen.
 

Verfolgen Sie Ihren Bestand mit Hilfe von Barcodes

Sie möchten ein Softwaresystem wählen, mit dem Sie die Verfolgung von Barcodes mit einem Minimum an manuellen Eingaben verwalten können. Nest Egg ist eine intelligente Lösung für diese Aufgabe.

Mit der Nest Egg App können Sie ganz einfach Barcodes für Artikel erstellen und diese auf dem System selbst speichern. Alles, was Sie tun müssen, um Artikel zu verfolgen, ist, die Barcodes mit einem integrierten Scanner zu scannen.
 

Daten sichern

Halten Sie immer Sicherungskopien Ihrer Inventardaten für Notfälle bereit, damit Sie den Unterricht weiterhin durchführen und Ihr Schulinventar ohne Verzögerung verwalten können. Stellen Sie sicher, dass Ihre operativen Pläne für den Katastrophenfall mit dem allgemeinen Notfallplan für Ihre Schule oder Ihren Schulbezirk übereinstimmen.

Mitarbeiter und Schüler profitieren in hohem Maße von Inventarisierungen in Schulen

Inventarisierungssysteme für Schulen sind großartige Hilfsmittel, von denen jedes Mitglied Ihres Personals, einschließlich der Schüler, profitiert. Sie ermöglichen es nicht nur den Lehrern, den Unterricht mit weniger Verzögerung abzuhalten, sondern auch den Mitarbeitern, Inventuraufgaben schneller zu erledigen und bessere Entscheidungen in Bezug auf die Inventur zu treffen.

Solange Sie die Schritte in diesem Leitfaden befolgen, wird die Einrichtung eines Inventarisierungssystems für Ihre Schule ein Kinderspiel sein.