Conférences, salons, mariages, foires, fêtes : le secteur de l’événementiel devrait atteindre le chiffre impressionnant de 2 000 milliards de dollars d’ici à 2032. Mais tirer parti de cette croissance n’est pas chose aisée si votre entreprise ne dispose pas d’un logiciel de gestion des stocks d’événements.

Les entreprises de planification ou de gestion d’événements sont confrontées à de nombreux défis, tels que la budgétisation, la communication avec les clients, les détails oubliés, les équipements défectueux, et bien plus encore. Ces problèmes sont assez fréquents et peuvent entraîner des pertes substantielles pour l’entreprise. Et si vous ne prenez pas de mesures pour minimiser les pertes, vous aurez du mal à maintenir des bénéfices solides pour assurer votre croissance et votre réussite à long terme.

Dans ce guide, nous vous aidons à comprendre comment une application de gestion des stocks d’événements s’intègre dans votre équation de rentabilité. Poursuivez la lecture pour comprendre comment un logiciel de gestion d’inventaire d’événementiel peut améliorer vos processus de gestion et de planification d’événements tout en augmentant vos bénéfices.
 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des stocks d’événements ?

Les logiciels de gestion des stocks pour les événements comprennent des applications mobiles ou web et d’autres outils qui aident les entreprises à optimiser la gestion des articles et équipements pour les événements. Ces solutions logicielles vous aident à gérer vos ressources et matériels grâce à l’automatisation, aux intégrations et à d’autres fonctionnalités. Vous pouvez les utiliser pour suivre toute la logistique : les mouvements d’inventaire, accroître la responsabilisation pour les articles individuels, prévenir les niveaux de stock faibles, organiser les produits pour un retour maximal, créer des rapports pour les budgets, etc.

Vous peinez à tenir les promesses faites à vos clients ? Vous constatez une perte de stock importante après chaque événement ? Souvent, vous ne savez pas où se trouve votre matériel à un moment donné ? Vous comptabilisez plus d’erreurs et de pertes que de bénéfices lors de vos événements ?

Vous avez peut-être besoin d’un logiciel de gestion des stocks d’événements !
 

Fonctionnalités et avantages d’une application de gestion des stocks d’événements

Le marché mondial des logiciels de gestion des stocks, évalué à 1,53 milliard de dollars en 2021, devrait atteindre une valeur de 2,56 milliards de dollars d’ici 2029. Cela signifie que de plus en plus d’entreprises mettent en œuvre ces solutions pour améliorer leur efficacité opérationnelle.

Voici quelques fonctionnalités et avantages dont ces entreprises bénéficient après la mise en œuvre d’un tel logiciel :
 

1. Enregistrement et sortie du matériel à l’aide d’étiquettes

La gestion des stocks de produits en direct est un défi permanent auquel les sociétés de gestion événementielle sont confrontées lors de la planification et de l’organisation d’un événement. Cette tâche est souvent réalisée manuellement à l’aide de feuilles de calcul, ce qui entraîne un suivi inefficace et des pertes.

Les fonctions de contrôle d’entrée et de sortie qui permettent de suivre les articles entrant et sortant de l’entrepôt peuvent facilement résoudre ce problème. Vous pouvez apposer des étiquettes d’identification sur tous vos biens, et votre équipe n’a plus qu’à les scanner chaque fois qu’ils sont déplacés d’une zone à une autre (par exemple, de l’entrepôt au moyen de transport, du moyen de transport au lieu de l’évènement, etc.)

Vous pouvez ainsi savoir à tout moment où se trouve chaque article ou équipement et qui en a la responsabilité. Vous pouvez également suivre l’emplacement de votre inventaire et savoir quand il doit retourner à l’entrepôt.

L’avantage le plus important de cette fonctionnalité est qu’elle vous permet d’économiser sur les dépenses liées aux pertes d’inventaire. En outre, elle vous permet aussi d’économiser tout le temps que vous auriez passé à enregistrer chaque article et à le rechercher dans un système de suivi manuel.

Codes-barres, QR codes, étiquettes RFID : il existe de nombreuses façons de suivre vos articles en stock dans votre logiciel de gestion.
 

2. Un inventaire à jour

Les solutions logicielles s’intègrent parfaitement aux équipements de numérisation, aux outils de point de vente et à d’autres systèmes pour améliorer la fiabilité de vos données d’inventaire. Vous saurez précisément combien d’articles vous avez en stock, combien vous vendez, combien vous devez réapprovisionner et quand.

Grâce à ces intégrations, votre système veillera à ce qu’il n’y ait pas de doubles réservations ou de pénuries. En cas de conflit dans vos commandes ou vos réservations, le système vous en informera immédiatement afin d’éviter toute confusion et toute perte.

Selon des études, de simples ruptures de stock peuvent entraîner des pertes d’une valeur de 456,3 milliards de dollars par an. C’est donc une bonne nouvelle si votre entreprise peut réduire ces pertes à l’aide de technologies logicielles.
 

3. Un inventaire multi sites

Dans le cadre de la gestion d’événements, les biens peuvent être dispersés dans plusieurs lieux ou en transit. Par conséquent, votre équipe peut rencontrer des difficultés à tout suivre manuellement, en particulier si vous êtes une petite entreprise disposant d’un personnel limité.

Les applications de gestion d’inventaire d’événements peuvent aider votre équipe à numériser et à suivre les équipements de l’événement sur plusieurs sites. Ces solutions automatisent les tâches essentielles du processus, telles que la planification des enlèvements, la réception des articles, l’emballage pour le transport, etc. Vous pouvez facilement garder le contrôle de la gestion de votre inventaire, quel que soit le nombre d’événements que vous organisez au cours d’une période donnée.
 

4. Une localisation des dossiers d’assurance des biens simplifiée

L’inventaire d’un événement implique souvent des équipements lourds et coûteux, dont l’achat et l’entretien sont onéreux. Et l’un des quelques imprévus qui peuvent survenir lors de tels événements est la détérioration de l’équipement.

Malgré toutes les précautions prises, ces détériorations sont parfois inévitables. Dans une telle situation, un logiciel de gestion d’inventaire d’événements peut vous aider à simplifier le processus de déclaration de sinistre. Le logiciel stocke toutes les informations relatives à l’équipement et les tient à jour. Ainsi, vous aurez toutes les informations à portée de main si vous devez déposer une demande d’indemnisation.
 

5. Des rapports précis pour une meilleure visibilité

Les gestionnaires d’événements expérimentés savent qu’ils doivent tenir compte des obstacles potentiels qui peuvent survenir de manière inattendue avant ou pendant un événement. Bien qu’il soit impossible d’éviter complètement ces incidents, vous pouvez certainement tirer des leçons de vos erreurs lorsque vous disposez d’un logiciel de gestion des stocks d’événements.

Ces systèmes utilisent les données qui leur sont transmises et tirent des enseignements de certains schémas. Ces analyses peuvent vous aider à mieux comprendre ces événements et à réduire vos pertes dans des situations similaires à l’avenir.

Mais ces rapports peuvent vous apporter bien plus !

Ils peuvent vous permettre d’améliorer la répartition des postes et les budgets pour les événements récurrents, en évitant les dépassements et les sous-budgétisations tout en maintenant un flux de trésorerie suffisant pour couvrir toutes les dépenses. Vous pouvez également utiliser les données pour mieux organiser votre inventaire d’événements et vous assurer que toutes vos installations et opérations fonctionnent de manière optimale.

Vous pouvez examiner les données pour déterminer les articles les plus demandés et ceux qui sont peu utilisés. Ces données peuvent alors s’avérer utiles pour prendre des décisions d’investissement, commander des stocks supplémentaires, commercialiser vos produits, etc.

Vous consacrez beaucoup de temps et d’argent à la réparation de votre équipement en raison de pannes inattendues ? Ces rapports peuvent vous aider à identifier le problème. L’analyse et la compréhension des données peuvent s’avérer utiles à bien des égards. Toutefois, leur principale application consiste à identifier les problèmes à l’origine des pertes, afin de les résoudre et de minimiser les risques à l’avenir.
 

6. Un entretien de l’équipement bien suivi

Les outils et les équipements ont besoin d’être mis à niveau et réparés en temps voulu pour fonctionner correctement pendant les événements. Et si vous ne suivez pas leur entretien à l’aide d’un logiciel, vous aurez du mal à respecter le calendrier des réparations.

Les solutions logicielles peuvent vous aider à optimiser la planification de la maintenance pour des dizaines, voire des centaines d’équipements. Vous n’avez pas à vous fier à la mémoire d’un employé ou à une feuille de calcul désordonnée pour programmer l’entretien régulier du matériel qui en a besoin.

Il vous suffit de recevoir des alertes en temps voulu grâce à un logiciel de gestion des inventaires d’événements. Vous éviterez ainsi les pannes d’équipement pendant les événements et réduirez les pertes dues à des réparations coûteuses.

Le système enregistre également les données relatives aux réparations et aux dates d’entretien antérieures. Ainsi, le technicien sait exactement ce qu’il doit vérifier et rechercher, ce qui lui permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts.
 

7. Une productivité boostée

Les fonctionnalités du logiciel de gestion des stocks d’événements peuvent considérablement améliorer la productivité de votre équipe.

Les fonctionnalités de suivi des matériels et équipements permettent à votre équipe de savoir où se trouve chaque pièce de l’inventaire, de sorte qu’elle peut programmer des tâches uniquement lorsque les éléments pertinents deviennent disponibles. Vous maximisez ainsi l’efficacité de vos opérations et minimisez les temps d’arrêt et les heures perdues.
 

8. Retour sur investissement (ROI)

Le retour sur investissement de votre entreprise augmente automatiquement lorsque vous n’avez pas à dépenser trop d’argent pour compenser les pertes d’équipement, les temps d’arrêt pour réparation ou maintenance, les heures supplémentaires du personnel, etc.

Augmentez encore votre retour sur investissement en tirant le meilleur parti des données disponibles. Par exemple, les tendances observées lors d’événements antérieurs peuvent vous aider à prendre de meilleures décisions en termes de budget et de gestion des stocks. Avec un peu de travail, vous pouvez disposer de plus de capital pour générer des bénéfices plus importants.

Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de suivi des biens pour le secteur de l’événementiel

Avant de mettre en place une application de gestion des stocks d’événements pour votre entreprise, vous devez choisir des fonctionnalités adaptées à vos besoins. Pour vous aider, nous avons répertorié les points essentiels de ce type de solutions logicielles :
 

Intégrations

La plupart des solutions logicielles de gestion des stocks événementiels incluent une prise en charge de l’intégration de divers systèmes de comptabilité, de PDV, etc. Vous devez choisir un logiciel qui offre un maximum d’intégrations et de support pour les systèmes que vous utilisez déjà dans vos opérations régulières.
 

Évolutivité

Vos solutions logicielles doivent être en mesure de prendre en charge la taille de vos stocks, même si vos activités se développent. De nombreux fournisseurs ne proposent qu’un seul plan tarifaire pour des stocks importants. Les petites entreprises peuvent utiliser ces solutions, mais payer des montants élevés pour des stocks limités n’a pas de sens.

Assurez-vous de choisir un fournisseur qui propose des formules différentes pour les entreprises ayant de petites ou de grandes collections. Mieux encore, recherchez un fournisseur qui propose des formules évolutives.
 

Facilité d’utilisation

Plus l’interface utilisateur est performante, plus il sera facile pour votre équipe de s’habituer à l’implémentation du logiciel. Choisissez un logiciel que votre équipe peut configurer et apprendre rapidement à manipuler afin de minimiser les temps d’arrêt.
 

Adaptation aux appareils mobiles

Un logiciel de gestion des stocks d’événements que vous pouvez utiliser sur des appareils mobiles optimisera davantage vos opérations. Cela signifie que les membres de votre équipe peuvent se déplacer librement d’un site à l’autre et avoir accès aux données d’inventaire à tout moment.
 

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que l’inventaire dans la gestion des événements ?

Dans le cadre de la gestion d’événements, l’inventaire peut concerner le matériel audiovisuel, les kits d’éclairage, les tentes, les tables, les chaises ou tout autre article utilisé par les organisateurs et les participants.
 

Qu’est-ce que la gestion des stocks dans la gestion événementielle ?

Pour faciliter la gestion des stocks dans le cadre d’un projet de gestion d’événements, vous devez vous occuper du stockage, de la maintenance, de l’organisation, de l’achat, des rapports d’utilisation et d’autres tâches liées aux stocks.
 

Quelle est l’importance de la gestion des stocks dans un lieu ou salle d’événement ?

La gestion des stocks sur chaque lieu peut aider une entreprise spécialisée dans l’événementiel à suivre l’évolution de ses équipements et de leur état. Elle peut aider les responsables et les employés à être responsables de cet inventaire et à minimiser les pertes et les dommages.

Conclusion

Contrôler vos stocks, améliorer les relations avec les clients, réduire les dépenses, éviter les pertes : les logiciels de gestion des stocks d’événements accomplissent un travail considérable. Et grâce à eux, votre équipe peut effectuer plus efficacement ses propres tâches liées à la gestion événementielle.

Quel que soit le matériel dont vous vous occupez pour votre entreprise de gestion d’événements, vous pouvez effectuer votre travail beaucoup mieux avec un logiciel de gestion d’inventaire d’événements robuste.

Bien que la plupart des solutions soient dotées de nombreuses fonctionnalités, elles peuvent être trop onéreuses ou ne pas pouvoir évoluer en fonction des besoins de votre entreprise. Nest Egg comprend les fonctionnalités les plus utiles pour les entreprises de toutes tailles et de toutes formes. Le prix est abordable et il existe plusieurs formules pour répondre à vos besoins d’évolutivité.

Nous fournissons également une assistance de première qualité pour vous aider à résoudre les problèmes émergents.

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