기업 자산 추적은 현대 비즈니스 운영에서 필수적인 요소로 자리 잡았습니다. 특히 중소기업 자산 관리에 있어 자산 관리는 중요한 경쟁력 요소가 될 수 있습니다. 기업 자산 추적은 실물 자산과 가상 자산을 모두 포함하여 기업이 소유한 자산의 위치, 상태, 사용 현황 등을 체계적으로 파악하는 것을 의미합니다.

맥킨지&컴퍼니에 따르면, 전 세계 대차대조표에 있는 실물 및 비금융 자산은 2020년을 기준으로 약 500조 달러에 달했으며, 이는 전체 글로벌 자산의 약 3분의 1에 해당합니다. 현대의 직장 관리 관행을 언급할 때 기업 자산 추적이라는 용어를 자주 듣게 됩니다. 자산 관리라고도 불리는 이 용어는 기업의 실물 및 무형 자산을 추적하는 과정을 의미합니다. 그렇다면 기업 자산 추적은 중소기업에 왜 중요할까요? 이 글을 통해 자세히 알아봅시다.

기업 자산 추적이란 무엇인가요?

기업 자산 추적은 기업의 자산, 즉 가동 및 고정 자산의 위치와 상태를 모니터링하는 과정입니다.

자산 추적은 대기업과 중소기업 모두가 회사가 소유한 모든 자산을 파악할 수 있게 해 줍니다. 자산이 어디에 위치해 있는지, 어떻게 사용되고 있는지, 어떤 변화가 있었는지 명확한 그림을 제공합니다. 자산 추적 시스템에서 파생된 데이터는 특히 회수 시점에 자산에 대한 더 나은 수익을 보장합니다. 실물 자산은 GPS 또는 RFID 태그를 사용하거나 부착된 바코드 라벨을 스캔하여 추적할 수 있습니다. 반면에 가상자산은 회계 소프트웨어를 사용하여 추적할 수 있습니다.

중소기업 자산 관리에 있어 추적해야 할 자산 중 일부는 다음과 같습니다:

• 건물 시스템
• 중장비
• 제조 장비
• HVAC 장비
• 안전 장비
• IT 장비
• 비즈니스 용도의 차량
• 휴게실 가전
• 사무용 가구
• 데스크탑, 노트북, 태블릿, 전화기
• 프린터, 스캐너, 복사기
• 전기 장치 및 장비
• 소프트웨어 라이센스
• 비즈니스 사이니지

기업 자산 추적의 필요성

많은 기업은 운영에 중요한 고가의 자산을 소유하고 있습니다. 기업 자산 추적은 이러한 자산의 위치와 이동을 철저히 모니터링하여 오용과 손실을 방지하고 비즈니스 운영을 개선합니다. 이 시스템을 통해 기업은 자산 유지보수를 계획하고, 재고 관리를 최적화하며, 자산 손실 방지를 실현할 수 있습니다. 특히, 자산 손실 방지는 기업의 비용 절감에 큰 기여를 합니다. 또한 필요한 시기에 선택적으로 자산을 활용하여 자산의 최대 잠재력을 발휘할 수 있도록 돕습니다.

중소기업의 경우, 사업을 지속하는 것이 중요합니다. 미국 중소기업청에 따르면 미국의 중소기업 중 3분의 1만이 10년 차까지 살아남는다고 합니다. 중소기업들은 자산 추적을 기업의 지속 가능성과 성공의 필수 요소로 생각하지 않을 수 있습니다. 그러나 자산 추적에 투자하지 않으면 시간과 돈을 모두 잃게 될 수 있습니다. 자산 추적이 중소기업에 어떻게 도움이 될 수 있는지 알아보겠습니다.

관리 비용 절감

적절한 자산 추적 시스템은 관리 인력이 수동으로 자산을 추적할 필요성을 제거하여 자산 손실로 이어질 수 있는 오류를 줄입니다. 자동화된 자산 추적 시스템을 통해 기업은 프로세스를 간소화하고 효율성을 향상시킬 수 있습니다. 이는 직원이 수동으로 자산을 추적하는 데 시간을 낭비하는 대신 수익 창출 책임에 집중할 수 있도록 해줍니다.

비즈니스 프로세스 간소화

효율적인 자산 추적 시스템은 기업의 실물 공간(예: 사무실, 저장 시설 등)의 성과에 대한 귀중한 통찰력을 제공하여 각 자산이 어떻게 활용되는지 명확한 아이디어를 제공합니다. 이를 통해 즉시 활용되지 않는 문제를 해결할 수 있습니다.

딜로이트의 연구에 따르면, 뛰어난 공급망 시스템을 갖춘 기업의 79%가 해당 산업 내에서 평균 이상의 수익 성장을 달성했으며, 반면에 공급망이 덜 능숙한 기업의 경우 8%에 불과했습니다.

비즈니스 운영의 개선은 고객에게 즉각적으로 명확히 전달됩니다. 이는 잘 관리된 직원, 잘 관리된 재고 또는 자동화된 물류 지원 등의 측면에서 발생합니다. 향상된 고객 서비스는 고객 참여, 충성도 및 긍정적인 입소문 광고를 보장하여 간접적으로 사업을 빠르게 확장할 수 있도록 돕습니다.

투자자들도 귀사의 벤처에 투자하기 전에 자산 추적 시스템이 있는지 알고 싶어 할 것입니다. 이는 귀사의 신뢰성을 나타내기 때문입니다.

유지 보수 간소화

비즈니스 운영에서 유지 보수는 사업을 지속하고 파트너와 고객을 위한 높은 가용성을 지원하는 데 있어 중요한 구성 요소입니다. 이는 실물 장비와 디지털 자산의 유지 보수로 세분화될 수 있습니다.

실물 자산

실물 자산 추적은 비즈니스 장비를 더 쉽게 유지할 수 있도록 합니다. 예를 들어, 소규모 음식 배달 사업에 네 대의 차량을 사용한다면, 서비스 일정을 문서화하지 않는 한 추적하기가 쉽지 않을 것입니다. 자산 추적을 통해 자동화된 서비스 일정이나 정기 유지 보수 알림 시스템을 만들 수 있습니다. 이는 예상치 못한 문제를 줄이고 결과적으로 가동 중지 시간을 줄이는 데 기여합니다.

소프트웨어 또는 AI 시스템을 사용하는 기계(예: 전통적인 컴퓨터 또는 스마트 트랙터)는 효율적인 운영을 유지하기 위해 메모리나 저장 공간 업그레이드가 필요합니다. 이러한 업그레이드는 자산 추적을 통해 손쉽게 추적할 수 있습니다.

자산 추적은 기업이 자산의 수명 주기를 추적하고 장비의 유지 보수 또는 교체에 대한 더 현명한 결정을 내릴 수 있도록 합니다. 예를 들어, 보증 정보가 있으면 수리가 비용 효율적인 대안임을 판단할 수 있습니다. 또는 자산의 수리 이력을 통해 장기적으로 유지 관리 비용이 많이 들 것임을 확인하고 즉시 폐기할 수 있습니다.

디지털 자산

오늘날 디지털 시대에는 비즈니스의 디지털 자산도 추적 및 유지 관리가 필요합니다. 이는 온라인 광고 캠페인, 로고, 웹사이트, 클라우드나 드라이브에 저장된 회사 프로세스 및 매뉴얼 등 모두 포함됩니다.

가상자산 추적이 필요한 비즈니스의 디지털 자산은 다음과 같습니다:

• 브랜드/비즈니스 웹사이트, 도메인 이름 포함
• 웹사이트의 모든 콘텐츠
• 플랫폼 전반의 소셜 미디어 계정 및 관련 게시물
• 비즈니스 프로세스
• 고객 또는 클라이언트 정보
• 비즈니스를 위해 귀하 또는 직원이 만든 앱
• 상표, 특허, 저작권 및 기타 지적 재산

디지털 자산은 모든 비즈니스에 매우 중요하며, 중소기업은 브랜드와 이익을 보호하기 위해 디지털 자산의 보안을 보장해야 합니다.

예를 들어, 보안과 관련하여 소프트웨어 자산은 동일하게 중요하며 추적이 필요합니다. 기업은 시스템에 대한 지속적이거나 임박한 위협을 방지하기 위해 공급업체의 업데이트, 패치 및 보안 수정을 철저히 관리해야 합니다.

기업 자산 추적은 회계 및 창고업체가 자산 및 재고를 유지 관리하는 데에도 도움이 됩니다.

손실 감소 및 책임성 향상

자산 추적은 자산이 어디에 배치되어 있는지 알 수 있을 뿐만 아니라 자산의 분실, 손상, 오용 사례를 방지합니다.

미국에서만 직장 내 절도는 연간 약 500억 달러에 달하며, 건설 현장에서의 절도는 산업에 연간 최대 10억 달러의 손실을 초래합니다.

호주의 470개 중소기업을 대상으로 한 설문 조사에서는, 열악한 자산 관리로 인해 연간 43억 달러에 달하는 실물 자산 손실이 발생했다고 밝혔습니다.

자산 추적 시스템은 자산의 유지 관리를 책임지는 인원의 책임성을 향상시키며, 이는 자산이 추적되고 있다는 인식으로 인해 절도와 자산 남용의 위험을 줄입니다.

효과적인 자산 추적 시스템은 비즈니스 재무 제표에 나열된 자산의 가치를 정확하게 유지하여 정확한 대차대조표를 보장합니다. 이는 중소기업이 세금을 절감하고 잠재적인 사기 혐의로부터 보호하는 데 도움이 됩니다.

인증 및 규정 준수 요구 사항 충족

업종이나 비즈니스 운영 규모에 관계없이 증가하는 규정과 법률을 다루어야 합니다. 규정을 준수하는 것은 쉽지 않습니다. 특히 매년 거의 2500~4500개의 새로운 규정이 통과되는 미국에서는 더욱 그렇습니다.

최근 많은 주목을 받은 규정에는 미국 식품의약국(FDA)이 시행하는 식품 안전 현대화법(FSMA) 및 고유 장치 식별 시스템, 환경 보호청(EPA)이 시행하는 농약 용기 및 보관 구조 규정 등이 있습니다.

규정 준수는 필수적이지만 번거롭고 비용이 많이 듭니다. 그러나 포괄적인 자산 추적 시스템은 이를 더 쉽게 하고 효율적으로 만듭니다. 수동 프로세스를 여전히 사용하여 규정 준수 및 추적 프로그램을 관리하는 제조업체와 중소기업의 93%는 최상의 상태를 달성할 수 없는 것으로 추정됩니다.

기업 자산 추적은 중소기업이 필요한 인증을 유지하고 필수 규정을 제때 준수하는 데 도움이 됩니다.

기업 자산 추적을 통해 자산 효율성을 극대화하면, 기업은 보다 효율적으로 운영할 수 있으며, 비용 절감과 수익성을 향상시킬 수 있습니다. 자산의 최대 잠재력을 발휘하여 생산성과 수익성을 높이는 것은 궁극적으로 비즈니스 성장을 촉진하는 핵심입니다. 자산 관리와 자산 추적 시스템을 잘 활용하면 중소기업은 지속 가능한 성장과 안정적인 운영을 보장할 수 있습니다.

결론

올바르게 구현된 기업 자산 추적은 관리 비용을 낮추고 비즈니스 프로세스를 간소화하며 유지 보수 표준화를 통해 가용성을 향상시켜 산업 규정을 준수하면서 생산 자산에 대한 투자를 최대한 활용할 수 있도록 합니다. 이를 통해 기업은 운영 효율성을 높이고 자산 손실을 방지하며, 고객 만족을 통해 비즈니스 성장을 이끌어낼 수 있습니다.