McKinsey & Company schätzt, dass sich die realen und nicht-finanziellen Vermögenswerte in der globalen Bilanz im Jahr 2020 auf etwa 500 Billionen Dollar belaufen werden, was etwa einem Drittel des gesamten weltweiten Vermögens entspricht.  Wenn es um die modernen Praktiken der Arbeitsplatzverwaltung geht, werden Sie sicher den Begriff Asset Verfolgung hören. Es handelt sich dabei um den Prozess der Verfolgung der physischen und immateriellen Vermögenswerte eines Unternehmens, der auch als Asset-Management bezeichnet wird.

Ist Asset Verfolgung also wichtig für kleine und mittlere Unternehmen?

Finden wir es heraus.

Was ist Asset Verfolgung?

Asset Verfolgung ist ein Verfahren zur Überwachung der Vermögenswerte eines Unternehmens, einschließlich des Standorts und des Status der beweglichen und festen Vermögenswerte eines Unternehmens.

Business Asset Verfolgung ermöglicht es großen und kleinen Unternehmen, alle Vermögenswerte im Auge zu behalten, die dem Unternehmen gehören. Es vermittelt ein klares Bild davon, wo sich die Vermögenswerte befinden, wie sie genutzt werden und welche Änderungen an ihnen vorgenommen wurden. Die aus den Lösungen zur Verfolgung von Vermögenswerten abgeleiteten Daten sorgen für eine bessere Rentabilität der Vermögenswerte, insbesondere bei der Wiederherstellung.

Physische Vermögenswerte können mithilfe von GPS- oder RFID-Etiketten oder durch Scannen der angebrachten Barcode-Etiketten verfolgt werden. Immaterielle Vermögenswerte hingegen können mithilfe von Buchhaltungssoftware verfolgt werden.

Einige der Vermögenswerte, die Sie verfolgen sollten, sind:

• Gebäudesysteme
• Schwere Ausrüstung
• Fertigungsanlagen
• HVAC-Ausrüstung
• Sicherheitsausrüstung
• IT-Ausrüstung
• Fahrzeuge zur geschäftlichen Nutzung
• Pausenraumgeräte
• Büromöbel
• Desktops, Laptops, Tablets und Telefone
• Drucker, Scanner und Kopierer
• Elektrische Einrichtungsgegenstände und Installationen
• Software-Lizenzen
• Geschäftsbeschilderung

Wozu Vermögenswerte verfolgen?

Viele Unternehmen besitzen eine beträchtliche Menge an wertvollen Vermögenswerten, die für ihren Betrieb entscheidend sein können. Die Verfolgung von Vermögenswerten stellt sicher, dass der Verbleib und die Bewegung dieser Vermögenswerte streng überwacht werden, um Missbrauch und Verlust zu verhindern und den Geschäftsbetrieb zu verbessern. Business Asset Verfolgung ermöglicht, das volle Potenzial der Vermögenswerte auszuschöpfen, indem es in Zeiten des Bedarfs gezielt Vermögenswerte auswählt.

Und wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt, ist es wichtig, es am Laufen zu halten. Nach Angaben der U.S. Small Business Administration überlebt nur ein Drittel der kleinen und mittleren Unternehmen in den USA das zehnte Jahr ihrer Geschäftstätigkeit. Kleine und mittlere Unternehmen betrachten die Nachverfolgung von Vermögenswerten vielleicht nicht als wesentlich für ihre Nachhaltigkeit und ihren Erfolg. Die Wahrheit ist jedoch, dass Sie Zeit und Geld verlieren können, wenn Sie nicht in Asset Verfolgung investieren.

Lassen Sie uns erklären, wie Asset Tracking kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen kann.

Senkung der Verwaltungskosten

Mit einem geeigneten Asset-Tracking-System müssen Ihre Verwaltungsmitarbeiter die Vermögenswerte nicht mehr manuell aufspüren, wodurch Fehler vermieden werden, die zum Verlust von Vermögenswerten führen könnten. Mit einem automatisierten Verfolgungssystem können Unternehmen ihre Prozesse straffen und ihre Effizienz verbessern.

Außerdem können sich Ihre Mitarbeiter auf umsatzfördernde Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Erfassung von Vermögenswerten zu verschwenden.

Rationalisiert Geschäftsabläufe

Ein effizientes Asset-Tracking-System bietet einen wertvollen Einblick in die Leistung des physischen Raums eines Unternehmens, z. B. Ihres Büros, Ihrer Lagereinrichtungen usw., und vermittelt Ihnen eine klare Vorstellung davon, wie jedes dieser Assets genutzt wird. So können Sie Probleme, wie eine unzureichende Auslastung, sofort angehen.

Laut einer Studie von Deloitte erzielten 79 % der Unternehmen mit überlegenen Lieferkettensystemen ein überdurchschnittliches Umsatzwachstum innerhalb ihrer Branche, gegenüber 8 % der Unternehmen mit weniger leistungsfähigen Lieferketten.

Jede Verbesserung der Geschäftsabläufe wird von den Kunden sofort wahrgenommen, sei es in Form von gut informierten Mitarbeitern, gut verwalteten Beständen oder automatisierter Logistikunterstützung. Ein verbesserter Kundenservice sorgt für Kundenbindung, Loyalität und positive Mund-zu-Mund-Propaganda, was Ihnen indirekt hilft, Ihr Unternehmen schneller zu vergrößern.
Auch Investoren möchten möglicherweise wissen, ob Sie über ein Asset-Tracking-System verfügen, bevor sie in Ihr Unternehmen investieren, da dies ein Zeichen für Ihre Zuverlässigkeit ist.

Rationalisiert die Wartung

Die Instandhaltung im Geschäftsbetrieb ist ein wichtiger Bestandteil, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und eine hohe Verfügbarkeit für Ihre Partner und Kunden zu gewährleisten. Dies kann in die Wartung von physischen Geräten und digitalen Anlagen unterteilt werden.

Physische Vermögenswerte

Asset Verfolgung erleichtert die Wartung Ihrer Geschäftsausstattung. Wenn Sie zum Beispiel vier Fahrzeuge für Ihren kleinen Lebensmittellieferdienst einsetzen, ist es nicht einfach, den Überblick über die Wartungspläne zu behalten, es sei denn, Sie dokumentieren sie. Mit Business Asset Verfolgung können Sie ein System automatischer Wartungspläne oder Erinnerungen an Routinewartungen erstellen. Dies führt zu weniger unerwarteten Problemen und folglich zu weniger Ausfallzeiten.

Maschinen, die mit Software oder KI-Systemen arbeiten – seien es herkömmliche Computer oder intelligente Traktoren – benötigen ebenfalls Speicher- oder Storage-Upgrades, um effizient zu arbeiten. Solche Upgrades können mit der Anlagenverfolgung mühelos nachverfolgt werden.
Die Asset Verfolgung hilft Unternehmen auch dabei, Anlagen während ihres gesamten Lebenszyklus zu verfolgen, was intelligentere Entscheidungen über die Wartung oder den Ersatz einer Maschine ermöglicht. Wenn Sie beispielsweise die Garantieinformationen zur Hand haben, können Sie entscheiden, ob eine Reparatur eine kostengünstige Alternative ist. Oder die Reparaturhistorie einer Anlage zeigt, dass ihre Beibehaltung auf lange Sicht teure Wartungsarbeiten erfordert, und Sie können sofort entscheiden, sie zu entsorgen.

Digitale Vermögenswerte

Im heutigen digitalen Zeitalter müssen auch die digitalen Vermögenswerte eines Unternehmens verfolgt und gepflegt werden, von Ihren Online-Werbekampagnen bis hin zu Ihrem Logo, Ihrer Website, Ihren Unternehmensprozessen und Handbüchern, die in der Cloud oder auf dem Laufwerk gespeichert sind.

Zu den digitalen Assets eines Unternehmens, die verfolgt werden müssen, gehören:

• Die Website der Marke/des Unternehmens, einschließlich des Domainnamens
• Alle Inhalte auf der Website
• Social-Media-Konten auf allen Plattformen und alle zugehörigen Beiträge
• Geschäftsprozesse
• Kunden- oder Klienteninformationen
• Von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern für das Unternehmen erstellte Apps
• Marken, Patente, Urheberrechte und anderes geistiges Eigentum

Digitale Assets sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und KMUs müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Assets sicher sind, um die Marke und das Ergebnis zu schützen.

Wenn es zum Beispiel um Sicherheit geht, sind Software-Assets ebenso wichtig und müssen nachverfolgt werden. Unternehmen müssen auch über Updates, Patches und Sicherheitskorrekturen von Anbietern auf dem Laufenden sein, um laufende oder drohende Bedrohungen ihrer Systeme abzuwehren.

Die Asset Verfolgung hilft auch Buchhaltungs- und Lagerhaltungsunternehmen bei der Verwaltung von Anlagen und Beständen.

Verringerung von Verlusten und Verbesserung der Nachweisbarkeit

Durch Asset Verfolgung wissen Sie nicht nur, wo Ihre Assets eingesetzt werden, sondern verhindern auch, dass sie verloren gehen, beschädigt oder missbraucht werden.

Es würde Sie überraschen, wenn Sie wüssten, dass der Diebstahl am Arbeitsplatz allein in den USA fast 50 Milliarden Dollar pro Jahr ausmacht, während Diebstähle auf Baustellen die Branche jedes Jahr bis zu 1 Milliarde Dollar kosten.

Eine Umfrage unter 470 kleinen Unternehmen in Australien ergab, dass eine schlechte Vermögensverwaltung zum Verlust von Sachwerten in Höhe von 4,3 Milliarden Dollar pro Jahr führt. Ein Asset-Tracking-System verbessert die Verantwortlichkeit des für die Instandhaltung der Vermögenswerte zuständigen Personals, da dieses weiß, dass die Vermögenswerte verfolgt werden, und verringert somit das Risiko von Diebstahl und Unterschlagung.

Ein effektives System zur Nachverfolgung von Vermögenswerten stellt sicher, dass der Wert der in den Jahresabschlüssen eines Unternehmens aufgeführten Vermögenswerte korrekt ist, d. h. dass die Bilanzen genau sind. Dies hilft KMUs, Steuern zu sparen und schützt sie vor möglichen Betrugsvorwürfen.

Hilft bei der Erfüllung von Zertifizierungs- und Compliance-Anforderungen

Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, oder vom Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit müssen Sie sich mit einer ständig wachsenden Zahl von Vorschriften und Gesetzen auseinandersetzen. Die Einhaltung von Vorschriften ist nicht einfach, vor allem in den USA, wo jedes Jahr fast 2500 bis 4500 neue Vorschriften erlassen werden.

Zu den Vorschriften, die in letzter Zeit viel Aufmerksamkeit erregt haben, gehören der von der US Food and Drug Administration (FDA) durchgesetzte Food Safety Modernization Act (FSMA) und das Unique Device Identification System sowie die von der Environmental Protection Agency (EPA) durchgesetzten Vorschriften für Pestizidbehälter und -behälterstrukturen, um nur einige zu nennen.

Die Einhaltung von Vorschriften ist zwar eine Notwendigkeit, aber auch mühsam und kostspielig. Ein umfassendes Rückverfolgungssystem macht sie jedoch einfacher und effizienter. Es wird geschätzt, dass von den Herstellern und kleinen Unternehmen, die noch auf manuelle Prozesse zur Verwaltung von Programmen zur Einhaltung von Vorschriften und zur Rückverfolgbarkeit angewiesen sind, 93 Prozent nicht in der Lage waren, den Best-in-Class-Status zu erreichen.

Die Asset Verfolgung hilft Ihrem kleinen Unternehmen, die erforderlichen Zertifizierungen aufrechtzuerhalten und die geforderten Vorschriften rechtzeitig zu erfüllen.

Fazit

Bei richtiger Implementierung kann Business Asset Verfolgung die Verwaltungskosten senken, Geschäftsprozesse rationalisieren, die Verfügbarkeit durch Standardisierung der Wartung verbessern und es Ihrem Unternehmen ermöglichen, das Beste aus den Investitionen in Produktionsanlagen herauszuholen und gleichzeitig die Branchenvorschriften einzuhalten.