McKinsey & Company estima que los activos reales y no financieros en el balance global ascendieron a alrededor de 500 trillones de dólares en 2020, lo que vendría siendo un tercio de los activos globales en poder. Cuando se trata de prácticas modernas de administración del lugar de trabajo, se emplea mucho el término «seguimiento de activos»; también conocido como gestión de activos, es el proceso de seguimiento de los activos físicos e intangibles de una empresa.

Entonces, ¿es importante el seguimiento de activos para las pequeñas y medianas empresas? ¡Vamos a averiguarlo!

¿Qué es el seguimiento de activos?

El seguimiento de activos es un proceso de control de los activos de una empresa, incluida la ubicación y el estado de los activos fijos y móviles de una empresa.

El seguimiento de activos permite a las empresas, tanto grandes como pequeñas, controlar todos los activos que posean. Ofrece una imagen clara de dónde se encuentran los activos, cómo se utilizan y los cambios realizados en ellos. Los datos derivados del seguimiento de activos garantizan un mejor rendimiento de estos, especialmente durante la recuperación.

Los activos físicos se pueden rastrear usando etiquetas GPS o RFID, o escaneando las etiquetas de código de barras adjuntas. Los activos intangibles, por otro lado, se pueden rastrear utilizando un software de contabilidad.

Algunos de los activos que debe rastrear incluyen:

• Sistemas de construcción
• Equipos pesados
• Equipo de fabricación
• Equipo HVAC
• Equipo de seguridad
• Equipamiento IT
• Vehículos para uso comercial
• Electrodomésticos de sala de descanso
• Muebles de oficina
• Computadoras de escritorio, portátiles, tabletas y teléfonos
• Impresoras, escáneres y fotocopiadoras
• Instalaciones eléctricas y accesorios
• Licencias de software
• Señalizaciones comerciales

¿Por qué hacer seguimiento de activos?

Muchas empresas poseen una cantidad significativa de activos de alto valor que pueden ser fundamentales para sus operaciones. El seguimiento de activos garantiza que el paradero y el movimiento de estos activos se controlen estrictamente para evitar el uso indebido y la pérdida, y mejorar las operaciones comerciales. También ayuda a una empresa a utilizar todo el potencial de sus activos al elegir activos de forma selectiva en momentos de necesidad.

Y cuando eres una pequeña empresa, es importante seguir así. Solo un tercio de las SMBs llega al décimo año del negocio en los EE. UU., según la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU.

Las pequeñas y medianas empresas pueden no considerar el seguimiento de activos como parte integral de su sostenibilidad y éxito, pero la verdad es que si no está invirtiendo en el seguimiento de activos, puede terminar perdiendo tiempo y dinero.

Comprendamos cómo el seguimiento de activos puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas.
 

Reduce los costos administrativos

Un sistema de seguimiento de activos adecuado elimina la necesidad de que su personal administrativo rastree los activos manualmente, lo que reduce los errores que podrían conducir a la pérdida de activos. Con un sistema de seguimiento automatizado, las empresas podrían optimizar los procesos y mejorar la eficiencia.

También libera a su personal para que pueda centrarse en las responsabilidades que generan ingresos, en lugar de perder el tiempo intentando realizar un seguimiento manual de los activos.
 

Agiliza los procesos comerciales

Un sistema eficaz de seguimiento de activos proporciona información valiosa sobre el rendimiento del espacio físico de una empresa, como la oficina, las instalaciones de almacenamiento, etc., lo que permite hacerse una idea clara de cómo se utiliza cada uno de estos activos. Esto ayuda a abordar inmediatamente problemas como la infrautilización.

De acuerdo con un estudio de Deloitte, el 79 % de las empresas con sistemas de cadena de suministro superiores lograron un crecimiento de ingresos superior al promedio dentro de sus industrias, en comparación con el 8 % de las empresas con cadenas de suministro menos capaces.

Cualquier mejora en las operaciones empresariales es inmediatamente evidente para los clientes, ya sea en términos de empleados bien informados, inventario bien gestionado o apoyo logístico automatizado. Un mejor servicio de atención al cliente garantiza el compromiso de los clientes, su fidelidad y una publicidad boca a boca positiva, lo que indirectamente le ayuda a ampliar su negocio con mayor rapidez.

También es posible que los inversores quieran saber si dispone de un sistema de seguimiento de activos antes de comprometerse a invertir en su empresa, ya que es señal de fiabilidad.
 

Agiliza el mantenimiento

El mantenimiento en las operaciones empresariales es un componente fundamental para mantener las luces encendidas y ofrecer una alta disponibilidad a sus socios y clientes. Esto puede subdividirse en mantenimiento de equipos físicos y activos digitales.
 

Ventajas físicas

El seguimiento de activos facilita el mantenimiento de los equipos de su empresa. Por ejemplo, si utiliza cuatro vehículos para su pequeña empresa de reparto de comida a domicilio, no le resultará fácil seguir su programa de mantenimiento a menos que lo documente. Con el seguimiento de activos, puede crear un sistema de programas de revisión automatizado o recordatorios de mantenimiento rutinario. Esto reduce el número de problemas inesperados y, en consecuencia, el tiempo de inactividad.

Las máquinas que utilizan software o sistemas de inteligencia artificial, ya sean ordenadores tradicionales o tractores inteligentes, también necesitan actualizaciones de memoria o almacenamiento para seguir funcionando con eficacia. Tales actualizaciones pueden controlarse sin esfuerzo con el seguimiento de activos.

El seguimiento de activos también ayuda a las empresas a controlar los activos a lo largo de su ciclo de vida, lo que permite tomar decisiones más inteligentes sobre el mantenimiento o la sustitución de una pieza de maquinaria. Por ejemplo, tener a mano información sobre la garantía le ayudará a decidir si las reparaciones son una alternativa rentable. O el historial de reparaciones de un activo revelará que conservarlo requerirá un mantenimiento costoso a largo plazo, y podrá decidir inmediatamente deshacerse de él.
 

Recursos digitales

En la era digital actual, los activos digitales de una empresa también necesitan seguimiento y mantenimiento, desde sus campañas de publicidad en línea hasta su logotipo, sitio web, procesos de la empresa y manuales almacenados en la nube o en Drive.
Los activos digitales de una empresa que requieren seguimiento incluyen:
·         El sitio web de la marca/empresa, incluido el nombre de dominio.
·         Todo el contenido del sitio web
·         Las cuentas de redes sociales en todas las plataformas y todas las publicaciones relacionadas
·         Los procesos de negocio
·         Información de clientes o usuarios
·         Apps creadas por usted o sus empleados para el negocio
·         Marcas comerciales, patentes, derechos de autor y otra propiedad intelectual.

Los activos digitales son cruciales para cualquier negocio, y las SMBs necesitan asegurarse de que sus activos digitales son seguros para proteger la marca y el balance final.

Por ejemplo, en lo que se refiere a la seguridad, los activos de software son igualmente cruciales y necesitan ser rastreados. Las empresas también necesitan estar al tanto de las actualizaciones, parches y correcciones de seguridad de los proveedores para contrarrestar las amenazas actuales o inminentes a sus sistemas.

El seguimiento de activos también ayuda a las empresas de contabilidad y almacenamiento a mantener los activos y el inventario.
 

Reduzca las pérdidas y mejore la responsabilidad

El seguimiento de activos no sólo le permite saber dónde están desplegados sus activos, sino que también evita que se pierdan, dañen o utilicen indebidamente.

Le sorprendería saber que sólo en Estados Unidos los robos en el lugar de trabajo ascienden a casi 50 billones de dólares al año, mientras que los robos en obras de construcción cuestan al sector pérdidas de hasta 1.000 millones de dólares cada año.

Una encuesta realizada a 470 pequeñas empresas en Australia reveló que una gestión deficiente de los activos provocaba la pérdida de activos físicos por un valor de 4.300 millones de dólares al año.

Un sistema de seguimiento de activos mejora la rendición de cuentas del personal responsable del mantenimiento de los activos, ya que es consciente de que se está realizando un seguimiento de los activos y, a su vez, reduce los riesgos de robo y apropiación indebida de activos.

Un sistema eficaz de seguimiento de activos garantiza la exactitud del valor de los activos que figuran en los estados financieros de una empresa, lo que se traduce en balances precisos. Esto ayuda a las PYMES a ahorrar en impuestos y las protege contra posibles acusaciones de fraude.
 

Ayuda a cumplir con los requisitos de certificación y cumplimiento

Independientemente de la industria en la que se encuentre o de la escala de sus operaciones comerciales, debe lidiar con un número cada vez mayor de normas y leyes. El cumplimiento normativo no es fácil, especialmente en los EE. UU., donde se aprueban entre 2500 y 4500 nuevas reglas cada año.

Entre las normativas a las que se ha prestado mucha atención últimamente se encuentran the US Food and Drug Administration (FDA), Food Safety Modernization Act (FSMA), Unique Device Identification System, the Environmental Protection Agency (EPA) y Pesticide Container and Containment Structure Regulations,  por citar algunas.

Si bien, el cumplimiento normativo es una necesidad, también es tedioso y costoso. Pero un sistema de seguimiento completo lo hace más fácil y eficiente. Se estima que, de los fabricantes y las pequeñas empresas que aún confían en los procesos manuales para administrar los programas de cumplimiento y trazabilidad, el 93 por ciento no pudo alcanzar el estatus de mejor en su clase.

El seguimiento de activos ayudará a su pequeña empresa a mantener las certificaciones necesarias y cumplir con las reglamentaciones necesarias a tiempo.

Conclusión

Cuando se implementa correctamente el seguimiento de activos empresariales, puede reducir los costos administrativos, agilizar los procesos comerciales, mejorar la disponibilidad a través de la estandarización del mantenimiento y permitir que su empresa aproveche al máximo las inversiones en activos de producción mientras cumple con las regulaciones de la industria.