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McKinsey & Company estime que les actifs réels et non financiers du bilan mondial ont atteint environ 500 000 milliards de dollars en 2020, soit environ un tiers du total des actifs détenus dans le monde.  Lorsqu’il s’agit des pratiques modernes de gestion du lieu de travail, vous entendrez certainement le terme de suivi des actifs d’une entreprise ou PME. Également appelé gestion des actifs, il s’agit du processus de suivi des actifs physiques et immatériels d’une entreprise.

Le suivi des actifs est-il donc important pour les PME ?

Voyons cela de plus près.

Qu’est-ce que le suivi des actifs d’une entreprise ?

Le suivi des actifs est un processus de surveillance des actifs d’une entreprise, qui comprend l’emplacement et l’état des actifs meubles et immeubles de l’entreprise.

Le suivi des actifs permet aux entreprises, grandes ou petites, de garder un œil sur tous les actifs qu’elles possèdent. Il donne une image précise de l’emplacement des actifs, de leur utilisation et de toute modification qui leur est apportée. Les données obtenues grâce aux solutions de suivi des actifs pour la PME garantissent un meilleur rendement des actifs, en particulier en cas de reprise.

Les actifs physiques peuvent être suivis à l’aide d’étiquettes GPS ou RFID ou en scannant les étiquettes code-barres qui y sont attachées. Les actifs immatériels, quant à eux, peuvent être suivis à l’aide d’un logiciel de comptabilité.

Parmi les actifs dont vous devez assurer le suivi pour une PME, citons :

• Systèmes de construction
• Équipement lourd
• Matériel de fabrication
• Systèmes de chauffage, ventilation et climatisation
• Matériel de sécurité
• Matériel informatique
• Véhicules à usage professionnel
• Appareils pour salles de pause
• Mobilier de bureau
• Ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes et téléphones
• Imprimantes, scanners et photocopieuses
• Appareils et accessoires électriques
• Licences de logiciels
• Signalisation commerciale

Pourquoi faire le suivi des actifs de votre PME ?

De nombreuses entreprises possèdent un nombre important d’actifs de grande valeur qui peuvent être essentiels à leurs activités. Le suivi des actifs permet de s’assurer que la localisation et les mouvements de ces actifs font l’objet d’une surveillance stricte afin d’éviter les abus et les pertes et d’améliorer les activités de votre PME. Il permet également à l’entreprise de profiter pleinement du potentiel de ses actifs en les choisissant de manière sélective en cas de besoin.

Lorsque vous êtes une petite entreprise, il est important de la maintenir en activité. Selon l’administration américaine des petites entreprises, seul un tiers des PME atteint les dix ans. Les PME ne considèrent peut-être pas que le suivi des actifs fait partie intégrante de leur durabilité et de leur réussite. Mais en réalité, si vous n’investissez pas dans le suivi des actifs, vous risquez de perdre à la fois du temps et de l’argent.

Voyons comment le suivi des actifs peut aider les petites et moyennes entreprises.

Réduction des coûts administratifs

Un bon système de suivi et surveillance des actifs élimine la nécessité pour votre personnel administratif de retrouver les actifs manuellement, réduisant ainsi les erreurs qui pourraient mener à la perte d’actifs. Grâce à un système de suivi automatisé, les PME peuvent optimiser leurs processus et améliorer leur efficacité.

Il permet également à votre personnel de se concentrer sur des tâches génératrices de revenus plutôt que de perdre du temps à essayer de suivre les actifs manuellement.

Optimisation des processus d’entreprise

Un système efficace de suivi des actifs de la PME donne un aperçu utile des performances de l’espace physique d’une entreprise, comme vos bureaux, vos installations de stockage, etc., vous fournissant ainsi une idée claire de la manière dont chacun de ces actifs est utilisé. Cela vous permet de résoudre immédiatement les problèmes de sous-utilisation.

Selon une étude par Deloitte, 79 % des entreprises dotées de systèmes de supply chain de haute qualité ont enregistré une croissance de leur chiffre d’affaires supérieure à la moyenne dans leur secteur d’activité, contre 8 % des entreprises dont les supply chains étaient moins performantes.

Toute amélioration des opérations commerciales est immédiatement perceptible par les clients, qu’il s’agisse d’employés bien informés, de stocks bien gérés ou d’un soutien logistique automatisé. L’amélioration du service client garantit l’engagement et la fidélité des clients, ainsi qu’un bouche-à-oreille positif, ce qui vous aide indirectement à développer votre PME plus rapidement.

Les investisseurs peuvent également vouloir savoir si votre PME dispose d’un système de suivi des actifs avant de s’engager à investir dans votre entreprise, car cela témoigne de votre fiabilité.

Optimisation de la maintenance

La maintenance dans les opérations commerciales est une composante essentielle de la poursuite des opérations et permet d’offrir à vos partenaires et à vos clients une haute disponibilité. Elle peut être divisée en deux catégories : la maintenance des équipements physiques et celle des actifs numériques.

Actifs physiques

Le suivi des actifs facilite l’entretien de l’équipement de votre PME. Par exemple, si vous utilisez quatre véhicules pour votre petite entreprise de livraison de repas, il ne sera pas facile de suivre leur calendrier d’entretien à moins de le documenter. Grâce au suivi des actifs, vous pouvez créer un système de calendriers d’entretien automatisés ou de rappels d’entretien de routine. Cela permet de réduire les problèmes inattendus et, par conséquent, les temps d’arrêt.

Les machines qui utilisent des logiciels ou des systèmes d’intelligence artificielle – qu’il s’agisse d’un ordinateur traditionnel ou d’un tracteur intelligent – nécessitent également des mises à niveau de la mémoire ou du stockage pour continuer à fonctionner efficacement. Ces mises à niveau peuvent être suivies sans effort grâce au suivi des actifs.

Le suivi des actifs aide également les PME à suivre les actifs tout au long de leur cycle de vie, ce qui permet de prendre des décisions plus judicieuses concernant l’entretien ou le remplacement d’une machine. Par exemple, le fait d’avoir à portée de main les informations relatives à la garantie vous aidera à décider si les réparations sont une alternative rentable. Ou encore, l’historique des réparations d’un actif révèlera que son maintien exigera une maintenance coûteuse à long terme, ce qui vous permettra de décider immédiatement de vous en séparer.

Actifs numériques

À l’ère du numérique, les actifs numériques d’une entreprise ont également besoin d’être suivis et entretenus, qu’il s’agisse de vos campagnes publicitaires en ligne, de votre logo, de votre site web, de vos processus d’entreprise ou de vos manuels stockés dans le cloud ou sur le disque dur.

Les actifs numériques d’une entreprise qui nécessitent un suivi comprennent :

• Le site web de la marque/de l’entreprise, y compris le nom de domaine.
• Tout le contenu du site web
• Les comptes de médias sociaux sur l’ensemble des plateformes et tous les posts associés.
• Les processus commerciaux
• les informations relatives aux clients
• Les applications créées par vous ou vos employés pour l’entreprise.
• Les marques, brevets, droits d’auteur et autres propriétés intellectuelles.

Les actifs numériques sont indispensables à toute entreprise, et les PME doivent s’assurer que leurs actifs numériques sont protégés afin de préserver leur marque et leurs résultats.

Par exemple, en matière de sécurité, les actifs logiciels sont tout aussi essentiels et doivent faire l’objet d’un suivi. Les PME doivent également se tenir au courant des mises à jour et des correctifs de sécurité proposés par les fournisseurs afin de contrer les menaces permanentes ou imminentes qui pèsent sur leurs systèmes.

Le suivi des actifs aide également les PME de comptabilité et de stockage à gérer leurs actifs et leurs stocks.

Réduire les pertes et améliorer la responsabilisation

Le suivi des actifs vous permet non seulement de savoir où sont déployés vos actifs, mais aussi d’éviter qu’ils ne soient perdus, endommagés ou mal utilisés.

Vous serez peut-être surpris d’apprendre que les vols sur le lieu de travail s’élèvent à près de 50 milliards de dollars par an rien qu’aux États-Unis, tandis que les vols sur les chantiers de construction coûtent à l’industrie près d’un milliard de dollars par an.

Une enquête menée auprès de 470 petites entreprises australiennes a révélé qu’une mauvaise gestion des actifs entraînait la perte de biens matériels pour un montant de 4,3 milliards de dollars par an.

Un système de suivi des actifs améliore la responsabilisation du personnel chargé de l’entretien des actifs, puisqu’il sait que les actifs sont suivis, ce qui réduit les risques de vol et de détournement d’actifs.

Un système de suivi des actifs efficace garantit l’exactitude de la valeur des actifs figurant dans les états financiers de l’entreprise, ce qui se traduit par des bilans précis. Cela permet aux PME d’économiser sur leurs impôts et de se prémunir contre d’éventuelles allégations de fraude.

Aide à répondre aux exigences de certification et de conformité

Quel que soit votre secteur d’activité ou l’ampleur de vos opérations commerciales, vous devez faire face à un nombre sans cesse croissant de règles et de lois. Il n’est pas facile de se conformer à la réglementation, en particulier aux États-Unis, où près de 2 500 à 4 500 nouvelles règles sont adoptées chaque année.

Parmi les réglementations qui ont fait l’objet d’une grande attention ces derniers temps, citons la loi sur la modernisation de la sécurité alimentaire (Food Safety Modernization Act – FSMA) et le système d’identification unique des dispositifs (Unique Device Identification System) de la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis, ainsi que les réglementations sur les conteneurs et les structures de confinement des pesticides de l’Agence de protection de l’environnement (EPA), pour n’en citer que quelques-unes.

Si la conformité réglementaire est une nécessité, elle est également fastidieuse et coûteuse. Mais un système de suivi complet facilite les choses pour votre entreprise et les rend plus efficaces. On estime que 93 % des managers et des PME qui utilisent encore des processus manuels plutôt que des logiciels de suivi des actifs pour gérer leurs programmes de conformité et de traçabilité ne sont pas en mesure d’atteindre le niveau le plus élevé de leur catégorie.

Le suivi des actifs aidera votre PME à conserver les certifications nécessaires et à se conformer aux réglementations requises dans les délais requis.

Conclusion

Correctement mis en œuvre, le suivi des actifs de votre PME peut réduire les coûts administratifs, optimiser les processus d’entreprise, améliorer la disponibilité grâce à la normalisation de la maintenance et permettre à votre entreprise de tirer le meilleur parti de ses investissements dans les actifs de production tout en se conformant aux réglementations sectorielles.