A cosa serve la gestione degli asset? Una guida completa

McKinsey & Company stima che gli asset reali e non finanziari nei bilanci globali complessivi ammontassero a circa 500 mila miliardi di dollari nel 2020, pari a circa un terzo degli asset posseduti globali. Nel contesto delle pratiche di gestione dei luoghi di lavoro, al giorno d’oggi è inevitabile sentire parlare di gestione degli asset. Nota anche come tracciamento degli asset, si tratta in pratica del processo di monitoraggio degli asset fisici e intangibili di una società.
Quindi, perché la gestione degli asset è importante per le piccole e medie aziende?
Scopriamolo insieme.
Cos’è la gestione degli asset aziendali?
La gestione degli asset di un’azienda è il processo di monitoraggio delle risorse aziendali, compresa la collocazione e lo stato sia dei cosiddetti asset materiali, o beni capitali che degli asset immateriali, o intangibili di un’impresa.
Il monitoraggio asset consente alle aziende, piccole e grandi, di tenere d’occhio tutte le risorse possedute all’azienda stessa. Fornisce un quadro chiaro di dove si trovano gli asset aziendali, del modo in cui vengono usati e di eventuali loro modifiche. I dati ottenuti da una soluzione di gestione asset assicurano un ritorno di investimento migliore, specialmente durante la dismissione e valorizzazione degli asset.
Gli asset fisici possono essere monitorati usando localizzatori GPS o tag RFID, oppure scansionandone le etichette con codice a barre. Gli asset intangibili, invece, possono essere tracciati usando un software gestionale.
Tra gli asset che è necessario monitorare ci sono:
- Sistemi edilizi
- Attrezzature pesanti
- Attrezzature di produzione
- Sistemi di condizionamento (HVAC)
- Attrezzature e sistemi di sicurezza
- Attrezzature IT
- Veicoli per uso aziendale
- Elettrodomestici delle sale per il personale
- Mobili per ufficio
- Computer desktop, laptop, tablet e cellulari
- Stampanti, scanner e fotocopiatrici
- Impianti elettrici e apparecchiature di illuminazione
- Licenze software
- Segnaletica aziendale
A cosa serve la gestione degli asset?
Molte aziende possiedono una significativa quantità di asset di elevato valore, che possono essere essenziali per le loro attività. La gestione degli asset assicura che la posizione e gli spostamenti di tali asset aziendali siano strettamente monitorati per prevenire eventuali abusi e perdite, nonché per migliorare le attività operative. Il monitoraggio asset, inoltre, aiuta le aziende a sfruttare pienamente le possibilità delle proprie risorse, selezionando accuratamente gli asset quando è necessario.
Per le piccole aziende, la cosa fondamentale è riuscire a restare sul mercato. Soltanto un terzo delle PMI statunitensi, ad esempio, raggiunge il decimo anno di attività secondo i dati dell’SBA (Small Business Administration) USA. Le piccole e medie aziende spesso non considerano la gestione asset essenziale per la propria sostenibilità e per il successo. la verità, però, è che se non si investe nel tracciamento asset, si finisce facilmente per perdere sia tempo che denaro.
Capiamo quindi in che modo la gestione degli asset può essere utile alle piccole e medie imprese.
Costi amministrativi più bassi
Un corretto sistema di tracciamento degli asset elimina la necessità che il tuo personale amministrativo debba gestire gli asset manualmente, riducendo gli errori che potrebbero condurre alla perdita di asset. Grazie a un sistema di gestione asset automatizzato, le aziende possono così semplificare i processi e migliorare l’efficienza.
Inoltre, la gestione degli asset libera i tuoi dipendenti dai compiti ripetitivi, consentendogli di concentrarsi sul lavoro che genera effettivamente fatturato, invece di sprecare tempo nel tentativo di monitorare gli asset manualmente.
Semplificazione dei processi aziendali
Un sistema di gestione degli asset efficiente fornisce informazioni preziose sulla performance degli spazi fisici dell’azienda come gli uffici, i magazzini, ecc., dandoti un quadro chiaro di come ognuno di questi asset viene utilizzato. In questo modo è possibile affrontare immediatamente costosi problemi, quale ad esempio la sottoutilizzazione.
Secondo quanto afferma uno studio di Deloitte, il 79% delle aziende dotate di sistemi della supply chain di livello superiore riesce a ottenere crescite dei fatturati sopra la media nel proprio settore, rispetto all’8% di aziende con supply chain di capacità inferiore.
Qualsiasi miglioramento delle attività aziendali è immediatamente evidente per i clienti, sia sotto il profilo della preparazione dei dipendenti che della buona gestione del magazzino o dell’automazione del supporto alla logistica. Un servizio clienti migliore favorisce il customer engagement, la fidelizzazione e il passaparola che, indirettamente, contribuisce anch’esso a far crescere più velocemente la tua azienda.
Anche gli investitori potrebbero essere interessati al fatto che tu ti sia dotato di un sistema di gestione asset prima di impegnare il proprio denaro nella tua impresa, perché questo è un segno di affidabilità della gestione.
Manutenzione più semplice con la gestione asset
La manutenzione nell’ambito delle attività aziendali rappresenta un elemento di enorme importanza per restare sul mercato e per supportare un’elevata disponibilità delle risorse per i tuoi clienti e partner. Essa può essere suddivisa in manutenzione delle attrezzature fisiche e degli asset digitali.
Asset fisici
La gestione degli asset facilita notevolmente la manutenzione delle attrezzature aziendali. Ad esempio, se disponi di quattro veicoli per la tua piccola attività di food delivery, tenere sotto controllo il relativo programma di manutenzione non sarà facile, a meno che tale programma non venga documentato. Grazie al tracciamento degli asset, puoi creare un sistema di pianificazione della manutenzione automatizzato o dei promemoria regolari delle manutenzioni. In questo modo, si evitano molti problemi imprevisti e, di conseguenza, è possibile ridurre le giornate di mancata attività.
Le macchine che usano software o sistemi AI – che si tratti di un tradizionale computer o di un trattore intelligente per l’agricoltura “smart” – richiedono anch’essi aggiornamenti dei sistemi o della memoria per continuare a funzionare in maniera efficiente. Tali aggiornamenti possono essere agevolmente monitorati con la gestione asset.
Il monitoraggio degli asset, inoltre, facilita il tracciamento degli asset aziendali durante il loro intero ciclo di vita, permettendo di prendere decisioni più consapevoli ed efficaci in relazione alla loro manutenzione o alla sostituzione di parti di macchinari. Ad esempio, avere a portata di mano le informazioni relativi alle garanzie ti aiuterà a decidere se determinate riparazioni costituiscono un’alternativa vantaggiosa sotto il profilo dei costi. Lo storico delle riparazioni di un asset può servire a chiarire che continuare a mantenerlo in esercizio richiederà notevoli spese nel lungo periodo e, di conseguenza, ti permette di decidere se è il caso di sostituirlo immediatamente.
Asset digitali
Nell’era digitale in cui viviamo, anche gli asset digitali di un’azienda devono essere monitorati e manutenuti, come ad esempio le tue campagne di pubblicità online, la tua brand identity, il sito aziendale, i processi commerciali e i manuali conservati nel cloud.
Gli asset digitali di un’azienda che richiedono un’idonea gestione comprendono:
- Il sito del marchio/della società, incluso il nome del dominio
- Tutti i contenuti del sito
- Gli account social su tutte le piattaforme e i relativi post
- I processi aziendali
- I dati dei clienti
- Le app create da te o dai tuoi dipendenti per l’azienda
- Marchi registrati, brevetti, diritti d’autore e altre proprietà intellettuali
Gli asset digitali sono essenziali per qualunque azienda e le PMI devono assicurare che i propri asset digitali siano adeguatamente protetti per tutelare il proprio brand e il fatturato.
Per esempio, parlando di sicurezza, le risorse software sono altrettanto fondamentali e devono essere monitorate. Le aziende devono anche essere informate su aggiornamenti, patch e correzioni di vulnerabilità, per contrastare le minacce esistenti per i loro sistemi.
La gestione degli asset inoltre è utile ai fini della contabilità e della gestione di magazzino delle aziende.
Riduci le perdite e migliora la responsabilizzazione grazie alla gestione asset
Oltre a permetterti di sapere sempre dove vengono utilizzati i tuoi asset, la gestione degli asset evita anche i casi di smarrimento, danni, abuso o uso improprio degli asset.
È sorprendente scoprire che i furti sui luoghi di lavoro nei soli Stati Uniti ammontano a quasi 50 miliardi di dollari all’anno, mentre quelli nei cantieri costano al settore edilizio qualcosa come 1 miliardo di dollari ogni anno.
Un sondaggio su 470 piccole aziende australiane ha evidenziato che una scadente gestione degli asset conduce alla perdita di asset fisici per un importo pari a 4,3 miliardi di dollari all’anno.
Un sistema di tracciamento asset migliora la responsabilizzazione del personale in relazione al mantenimento e alla conservazione degli asset, dato che i dipendenti sanno che gli asset vengono monitorati; inoltre, riduce i rischi di furti e appropriazione indebita degli asset aziendali.
Un sistema di gestione degli asset efficace è in grado di assicurare che il valore degli asset elencati nei bilanci delle aziende siano precisi, contribuendo così all’accuratezza complessiva dei bilanci stessi. In questo modo le PMI possono risparmiare sulle tasse ed essere più preparate in caso di eventuali controllo del fisco.
La gestione degli asset contribuisce al rispetto delle certificazioni e dei requisiti di conformità
In qualsiasi settore si operi e in aziende di qualunque dimensione, confrontarsi con un numero sempre crescente di leggi e regolamenti è una sfida praticamente costante. Assicurare la conformità alle norme non è semplice, sia negli USA che nell’UE, in cui migliaia di nuove regole vengono approvate ogni anno.
Negli Stati Uniti, ad esempio, l’FDA (Food and Drug Administration) ha approvato il Food Safety Modernization Act (FSMA) e l’Unique Device Identification System; l’EPA ha emanato le Pesticide Container and Containment Structure Regulations. D’altro canto, gli organismi dell’Unione Europea, in tempi recenti, si stanno focalizzando soprattutto sui temi della transizione ecologica, ad esempio con la direttiva sull’efficienza energetica che, in qualche misura, coinvolge praticamente ogni settore produttivo.
Pur essendo una necessità indiscutibile, la conformità normativa ha però molti aspetti complessi e costosi. Tuttavia, un sistema di gestione asset completo può facilitare le relative procedure e renderle più efficienti. Si stima che, tra i produttori e le piccole imprese che ancora si affidano a procedure manuali per la gestione della conformità e dei programmi di tracciabilità, il 93% non è stato in grado di conseguire lo stato di “best-in-class”.
Il monitoraggio degli asset aiuterà la tua piccola impresa a mantenere le necessarie certificazioni e ad assicurare la conformità con i requisiti normativi in modo puntuale e tempestivo.
Conclusioni
Se implementato correttamente, il monitoraggio degli asset aziendali è in grado di ridurre i costi amministrativi, semplificare i processi aziendali, migliorare la disponibilità degli asset grazie alla standardizzazione della manutenzione e consentire alla tua azienda di sfruttare al massimo gli investimenti per gli asset di produzione, rispettando al tempo stesso le norme vigenti per il settore.