중소기업을 위한 효율적인 비즈니스 운영의 필수 요소 중 하나는 재고 관리입니다. 탄탄한 재고 관리 시스템을 구축했을 경우, 실시간 데이터에 손쉽게 접근하고, 재고 수량을 정확히 파악하며, 제품 트렌드를 추적할 수 있습니다.

바코드 재고관리 시스템은 재고 관련 정보를 관리하는 간단하면서도 효과적인 방법입니다. 간단한 바코드 스캐너와 함께 재고 추적 시스템을 사용하면, 재고의 모든 항목을 추적하고 물류 과정 전반에 걸쳐 재고를 관리할 수 있습니다. 제품 입고부터 판매까지 모든 단계를 거쳐, 몇 개의 제품이 있는지, 어디에 위치하고 있는지 등, 각 제품의 현재 상태를 항상 파악할 수 있습니다.

바코드 재고관리 시스템이란 무엇인가요?

바코드 재고관리 시스템은 상업용 비즈니스에서 흔히 사용되며, 제품을 추적하고 관리해야 하는 모든 기업에서 적응할 수 있는 시스템입니다.

바코드 재고관리 시스템은 바코드 스캐너와 데이터베이스로 구성되어 있습니다. 바코드 스캐너는 재고에 있는 바코드를 읽고, 데이터는 데이터베이스에 저장됩니다. 각 제품에 대한 이름, 구매처, 비용 등의 정보를 추가하여 철저하게 기록을 유지할 수 있습니다.

바코드 재고관리 시스템은 상시 재고 상태를 파악하는 강력하고 효율적인 도구입니다. 특히, 마트, 편의점, 상점 등 중소기업과 소매업체에 필수적입니다. 또한, 보석 및 명품을 판매하거나 전자제품과 같이 고가 제품을 판매하는 소매업체에서도 재고 가치를 추적하는 데 유용합니다.

해당 재고관리 시스템을 통해 시간이 지나면서 각 제품이 창출한 수익도 추적할 수 있습니다.

바코드 재고관리 시스템의 중요성

바코드 재고관리 시스템은 구매와 판매되는 모든 상품을 효과적으로 관리하는 방식입니다. 재고에 있는 각 상품에는 중요한 정보가 담긴 고유한 코드나 바코드가 부여됩니다. 이 바코드는 물류 과정의 모든 단계에서 스캔되어 실시간으로 추적할 수 있습니다. 재고 최적화를 위해서도 이 시스템은 매우 중요한 역할을 합니다.

배송 및 수령 과정의 속도 향상

바코드 재고관리 시스템은 재고를 신속하고 정확하게 추적할 수 있어 배송 및 수령 과정을 가속화할 수 있습니다.

주문이 들어오면, 구매된 상품을 즉시 찾아 포장 및 배송을 진행할 수 있습니다. 이 시스템은 상품 배송 실수나 인기 상품의 재고 부족과 같은 인적 오류를 방지할 수 있습니다.

또한, 공급업체로부터 받은 상품을 팀이 분류하는 데 걸리는 시간도 최소화할 수 있습니다. 각 항목이 시스템에 스캔되면 주문이 모두 완료되었는지, 누락되거나 실수가 생긴 항목이 있는지를 빠르게 확인할 수 있습니다.

바코드 재고관리 시스템을 도입하면 수동 프로세스를 없애고 전체 재고에 대한 실시간 데이터를 유지함으로써, 많은 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

정확한 재고 수량 보장

바코드 재고관리 시스템은 재고를 항상 정확하게 파악할 수 있는 간단하면서도 효과적인 방법입니다. 상품에 바코드를 적용하면, 그 상품은 판매될 때까지 즉시 시스템에 통합됩니다.

재고 데이터베이스는 각 스캔이 이루어질 때마다 실시간으로 업데이트되므로, 재고 수준에 대한 정확한 기록을 유지할 수 있습니다. 이 데이터를 바탕으로, 특정 상품의 인기도와 시즌에 따라 최적의 재고를 구축할 수 있습니다.

또한, 바코드 재고관리 시스템을 사용하여 특정 분야에서 떠오르는 트렌드를 발견할 수 있습니다. 어떤 제품이 잘 팔리고 어떤 제품이 그렇지 않은지를 파악한 후, 이에 맞춰 운영을 조정할 수 있습니다. 판매가 저조한 상품에 대해 공격적인 마케팅 캠페인을 시작하거나, 재고를 처분하기 위해 할인 및 묶음 상품 판매를 진행할 수 있습니다. 반대로, 빠르게 팔리는 상품에 대한 구매 주문을 늘려, 고객이 원하는 제품을 항상 제공할 수 있도록 준비할 수 있습니다.

강력한 재고관리 시스템을 구축하는 것은 재고 과잉이나 재고 부족을 방지하는 데 필수적이며, 이는 시간과 비용의 낭비, 그리고 창고에 쌓여 있는 제품의 낭비를 줄이는 데 매우 중요한 역할을 합니다.

비용 절감

바코드 재고관리 시스템을 도입하면 여러 가지 방법으로 운영 비용을 줄일 수 있습니다.

우선, 재고 데이터의 정확성을 보장할 수 있습니다. 창고를 직접 돌아다니며 제품 목록을 선반에 있는 제품과 대조한 적이 있다면, 이 작업을 진행하는데 시간이 얼마나 소모되는지 잘 알고 계실 것입니다. 바코드 재고관리 시스템을 사용하면 수동으로 제품을 추적할 필요가 없습니다.

두 번째로, 한번의 클릭으로 실시간 재고 데이터를 확인할 수 있습니다. 공급업체가 마지막으로 제품을 공급한 시기, 지난달에 판매된 제품 수, 가격 변경 사항 등을 파악할 수 있습니다.

이러한 데이터를 바탕으로 자동화 재고관리를 통해 비즈니스에 대해 더 나은 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 판매팀이나 마케팅 부서의 집중이 필요한 제품, 더 많이 또는 적게 주문해야 할 품목, 고객 기대치를 충족시키기 위한 각 품목의 이상적인 재고 수준 등을 판단할 수 있습니다.

중소기업이 바코드 재고관리 시스템을 설정하는 방법

바코드 재고관리 시스템을 설정하는 것은 중소기업이 최대한 빠르게 구축해야 하는 중요한 단계입니다. 이를 통해 모든 재고를 추적하고, 최적의 재고 수준을 유지하며, 향후 운영을 쉽게 확장할 수 있습니다.

만약 아직 재고 관리 시스템이 없다면, 지금이 바로 해당 시스템을 도입할 때입니다. 중소기업을 위한 해당 시스템 설정 방법은 다음과 같습니다:

1단계: 업종별 바코드 표준 식별하기

표준 바코드는 바코드가 인쇄되고 읽혀야 하는 방식을 규제하는 지침입니다. 표준 바코드에는 여러 가지 유형이 있으며, 각 표준에는 고유한 요구 사항이 있습니다. 일부 표준은 업종별 또는 글로벌로 적용됩니다.

중소기업에 바코드 재고관리 시스템을 설정하는 첫 번째 단계는 업종에 적용되는 표준 바코드를 식별하는 것입니다. 이 특정 요구 사항을 알게 되면 이 재고관리 시스템을 설계하고 구현하기 시작할 수 있습니다.

상호 운용성을 높히고 최소한의 비용을 위해, 잘 지원되지 않는 드문 표준의 확장 기능보다 널리 사용되고 표준화된 바코드 형식을 사용하는 것이 좋습니다. 다음은 고려해야 할 업종별 바코드입니다:

Codabar

Codabar 바코드는 물류와 의료 분야에서 사용되며, 제품 포장에 코드를 인쇄하여 재고 추적에 자주 사용됩니다.

이러한 코드들은 또한 의료 기록 또는 처방전이나 기타 환자 정보와 같은 중요한 의료 문서를 추적하는 데 유용합니다.

Code 39

이 바코드는 자동차 및 방위 산업에서 사용됩니다. 주로 작은 부품과 도구에 라벨을 붙이는 데 사용됩니다.

Code 128

Code 128 바코드는 공급망 관리에서 제품을 식별하고 한 위치에서 다른 위치로 이동하는 것을 추적하는 데 사용됩니다. 바코드 번호는 제품에 부착된 라벨에 인쇄되며, 제품의 여정을 따라 각 단계에서 스캔됩니다. 제품에 대한 모든 정보는 전자적으로 전송되어 데이터베이스에 저장됩니다.

데이터 매트릭스

데이터 매트릭스(Data Matrix)는 전자 제품, 정부, 소매업에서 사용되는 선형 바코드입니다. 작은 크기, 높은 밀도 및 대량의 데이터를 인코딩할 수 있는 능력 덕분에, 작은 제품 코드, 일련 번호, 모델 번호 등에 이상적입니다.

데이터 매트릭스 바코드는 대부분의 바코드 리더기로 읽을 수 있기 때문에, 속도가 중요한 산업 환경에서도 인기가 많습니다.

European Article Number (EAN)

EAN 바코드는 가장 흔히 볼 수 있는 바코드 중 하나로 일반적으로 13자리로 쓰며, 북미 이외의 지역에서 판매되는 소매 제품에 사용됩니다. 이러한 이유로 “International Article Number”로도 알려져 있습니다.

국제표준도서번호 (ISBN)

“Bookland EAN-13″으로도 알려진 국제표준도서번호(International Standard Book Number) 바코드는 출판물, 책, 전자책 및 잡지와 같은 인쇄된 자료를 라벨링하는 데 사용됩니다.

Universal Product Code (UPC)

Universal Product Code 바코드는 북미에서 판매되는 소매 제품에 널리 사용되며, 대부분 12자리입니다.

2단계: 바코드의 기능 정의

다음으로, 바코드에 저장할 정보를 결정해야 합니다. 해당 데이터 유형에 대한 업계 지침 및 표준에 따라 다른 유형의 바코드가 요구 사항에 더 잘 맞을 수 있습니다. 예를 들어, 소매업체는 도매 가격을 재고 관리 코드(SKU) 바코드에 포함시키지 않아야 합니다. 대신 SKU가 구매 시점에서 스캔될 때 현재 소매 가격이 자동으로 적용되는 시스템을 사용해야 합니다. 바코드에 저장할 수 있는 가장 중요한 정보에는 다음이 포함될 수 있습니다:

• 제품명 및 설명
• 제품 변형
• 제품 카테고리
• 구매 시점의 제품 비용
• 공급업체 정보
• 창고 또는 매장 위치

이차원 바코드는 일차원 바코드보다 더 복잡하기 때문에 더 긴 텍스트 문자열을 인코딩할 수 있습니다. 데이터 매트릭스 코드에 저장된 1,500자는 대부분의 다른 유형의 선형 스캔 코드에서 수용할 수 있는 최소 100자를 훨씬 초과합니다. 바코드의 문자 수가 800자 미만일 때 스캔이 더 빠르고 정확하다는 점을 기억하세요.

3단계: 적절한 소프트웨어와 하드웨어 선택

바코드 재고관리 소프트웨어는 시스템 전체의 기능성을 좌우합니다. 스마트폰이나 태블릿에서 무료 바코드 스캐너 앱을 다운로드할 수 있지만, 고급 모델의 기능을 제공하지는 않습니다.

판매 시점 관리 시스템(Point of Sale, POS)을 사용하여 바코드가 포함된 영수증을 생성하는 경우, 재고 정보 추적을 위한 소프트웨어를 쉽게 사용할 수 있어야 합니다.

더 전문화된 유형의 바코드를 사용하고 POS 또는 회계 소프트웨어와 호환되지 않거나 직원들이 읽기 어려운 경우, 중요한 재고 관리 데이터를 액세스할 수 없습니다. 모든 요소가 호환 가능하고 운영의 각 단계에서 중요한 재고 데이터를 추적하기 위해 함께 작동할 수 있을 때만 이러한 시스템의 이점을 누릴 수 있습니다.

바코드 스캐너의 가격은 선택한 스캐너 유형과 스캔 환경에 따라 25,000  이상까지 다양합니다. 바코드를 사용하여 재고를 추적하는 경우 핸드헬드 스캐너 구입을 고려해볼 수 있습니다. 핸드헬드 스캐너는 저렴하며 창고나 매장에서 어디에서나 사용할 수 있습니다.

하드웨어 및 소프트웨어에 많은 투자가 필요한 다른 유형의 스캐너보다 훨씬 저렴합니다. 핸드헬드 스캐너를 선택할 때, 현재 POS 시스템 또는 회계 소프트웨어와 호환되는지 확인하여 재고 데이터를 기존 시스템에 쉽게 통합할 수 있도록 해야 합니다.

더불어, 플랫베드 스캐너를 고려해 볼 수도 있습니다. 이러한 스캐너는 한 번에 대량의 항목을 스캔하는 마트나이나 소매업체에서 자주 사용됩니다.

다음은 고려해볼 만한 스캐너 종류입니다:

무선 스캐너

이 스캐너는 재고 관리 시스템에 데이터를 즉시 전송하여 모든 제품에 대한 정확하고 실시간 정보를 확인할 수 있도록 합니다.

무선 핸드헬드 및 플랫베드 스캐너는 여러 지점이나 위치를 가진 비즈니스에 매우 유용합니다. 한 지점에서 항목을 스캔하여 다른 직원이 처리할 수 있는 위치로 데이터를 즉시 전송할 수 있습니다.

휴대용 배치 스캐너

이 유형의 스캐너는 나중에 다운로드할 수 있는 정보를 저장합니다. 대부분의 휴대용 배치 스캐너는 컴퓨터 또는 노트북과 함께 사용하도록 설계되었습니다. 재고 데이터를 정기적으로 업데이트하고 업로드해야 하는 비즈니스에 이상적입니다.

고정형 스캐너

고정형 스캐너에는 판매 시점 관리 시스템(POS)나 마트 계산대에 있는 플랫베드 스캐너에 부착되는 장치가 포함됩니다.

4단계: 바코드 재고관리 절차 구현

재고 관리 절차는 항상 데이터의 정확성을 보장하기 위해 표준화되어야 합니다. 컴퓨터 과학 격언인 “쓰레기를 넣으면 쓰레기가 나온다(GIGO)”는 말처럼, 시스템에 잘못된 데이터를 입력하면 출력도 잘못될 것입니다.

이러한 모범 사례에는 다음과 같은 내용이 포함되어 있습니다:

바코드 크기 및 위치 정의

바코드를 균일한 크기로 설정하고 제품, 박스 또는 팔레트의 동일한 위치에 배치되면 바코드 스캐너에서 쉽게 액세스하고 읽을 수 있습니다.

핵심 성과 지표(KPI) 설정

재고 관리는 단순히 보유하고 있는 물건을 아는 것뿐만 아니라 유지해야 하는 이상적인 재고 수준을 파악하는 데에도 관련됩니다. 재고 회전율(1년 동안의 총 재고 회전 횟수 나누기 단위당 평균 판매액)을 계산하여 이상적인 재고 수준과 가격을 결정하세요.

직원 교육

효율적인 재고 시스템은 단순히 직원들에게 바코드 스캐너를 사용하는 방법을 교육하는 것뿐만 아니라, 그러한 시스템의 무결성을 유지하는 것의 중요성을 교육하는 것도 포함됩니다.

결론

네스트 에그(Nest Egg)과 같은 강력한 바코드 재고관리 시스템은 효율적인 운영과 비즈니스 성공에 필수적입니다. 이와 같은 시스템은 단순히 제품 재고을 추적하는 것뿐만 아니라, 중소기업의 공급과 수요를 파악하고 현금 흐름을 관리하며, 고객 만족도를 한층 더 높이는 데 도움을 줄 수 있습니다.