중소기업이 피해야 할 재고 관리 실수 8가지

Inventory management mistakes to avoid

46%의 중소기업은 재고를 추적하지 않거나 수동으로 재고 관리를 한다고 합니다. 따라서 성장 중인 중소기업이라면 아직 재고 관리 전략을 최적화하거나 체계화하지 않았을 수 있습니다. 그렇다면 재고 관리 전략과 프로세스의 부재로 인해 발생할 수 있는 문제에는 어떤 것이 있을까요?

 

CBInsights가 101명의 스타트업 소유주를 대상으로 실시한 최근 설문조사에 따르면, 29%의 소유주가 현금 부족을 중소기업 실패의 주요 원인 중 하나로 꼽았습니다. 미국 중소기업청에 따르면, 4년 이상 생존하는 중소기업은 단 44%에 불과한 것으로 나타났습니다. 이는 소규모 비즈니스를 시작하고 운영할 때 필요한 고정 비용, 재고 및 자금을 확보하기 위해 필요한 현금을 고려하면 크게 놀라운 일이 아니죠.

 

이 때 재고 관리가 필요합니다. 필요한 제품의 수량을 정확히 파악하지 못하면 재고가 너무 적거나 많을 가능성이 큽니다. 더불어, 중소기업은 확실한 재고 관리 계획 없이 대량 주문을 하지 못해 공급업체로부터 큰 할인 혜택을 받을 수 없게 되죠. 이는 사업 성장을 더욱 어렵게 만듭니다.

 

중소기업이 수익성, 현금 흐름 및 재고 관리를 원활하게 하기 위해 피해야 할 일반적인 재고 관리 실수를 정리했습니다.

 

수동 재고 관리

중소기업에서는 직감이나 빠른 계산으로 재고를 확인하는 경우가 많습니다. 이는 편리한 방법이지만, 인적 오류가 발생할 확률을 높입니다. 2017년 전국 소매업체 보안 설문조사(National Retail Security Survey)에 따르면, 행정 및 서류 작업 실수가 소매업체 재고 손실의 21.3%를 차지했습니다. 검증 절차 없이 사람이 직접 데이터를 입력할 경우, 오류가 발생할 확률은 최대 4%에 달합니다. 수동 재고 관리 프로세스에 지나치게 의존하면 많은 오류가 발생할 수 있다는 것을 염두에 둬야 합니다.

직원들이 실수를 하면, 잘못된 재고 계산으로 인해 불필요한 비용이 발생할 수 있습니다. 중소기업은 성장 곡선을 유지하기 위해 더 크고 복잡한 재고 주문을 효율적이고 정확하게 처리할 준비가 되어 있어야 합니다. 하지만 재고를 기록하기 위해 사용하는 스프레드시트를 지속적으로 업데이트해야 하는 수동 방식으로는 재고 관리 최적화를 달성하기 어렵습니다. 따라서 재고 관리 프로세스는 수작업을 줄이고 사람의 실수를 최소화할수록 좋습니다.

 

부정확한 신규 재고 주문

신제품과 새로운 재고를 주문할 때는 얼마의 재고가 필요하고 언제 필요한지 정확한 정보를 바탕으로 결정하는 것이 중요합니다. 분석 없이 결정을 내린다면 너무 많거나 너무 적은 재고를 보유하게 되어, 판매 기회를 놓치거나 과도한 보관 비용이 발생할 수 있습니다. 이는 재고 관리 최적화가 얼마나 중요한지 보여줍니다.

신제품 주문은 연간 주문량의 절반 이하를 차지할 수 있으며, 한정판 제품의 경우 첫 주문이 연간 주문량의 80-100%를 차지할 수 있습니다. 따라서 중소기업 재고 관리 최적화를 위해서는 다음 사항을 고려해야 합니다:

  • 유사 제품/모델의 판매 내역: 판매량 및 판매 기간을 포함하여, 이는 재고 범위, 즉 과거 판매 데이터와 재고량을 기반으로 예상되는 판매 지속 기간을 추정하는 데 사용될 수 있습니다.
  • 공급업체 리드 타임: 고객이 주문한 상품이 배송되는 데 걸리는 시간
  • 최소 주문 수량(MOQ): 공급업체로부터 주문할 수 있는 최소 수량
  • 위험/보상 비율: 경쟁 업체를 기준으로 한 기회의 손실 위험과 개별 품목의 이윤 마진
  • 재고 유지 비용: 판매되지 않은 상품을 보관하는 데 관련된 총 비용

재고 관리 프로세스가 없고 정확한 분석이 없다면 이러한 주문을 올바르게 처리하는 것은 어려운 작업이 될 수 있습니다. 재고 관리 중요성을 인식하고, 재고 관리 최적화 전략을 세우는 것이 중소기업의 성공에 필수적입니다.

 

직원 교육 부족

CBInsights 조사에 따르면, 스타트업 소유주의 23%가 적절한 팀을 구성하지 못해 사업이 실패했다고 생각하는 것으로 나타났습니다. 재고 관리는 사업의 여러 부분에 걸쳐 영향을 미치므로 여러 팀원이 관련될 가능성이 높습니다. 따라서 재고 관리에 능숙한 직원을 확보하는 것이 중요합니다.

다음은 중소기업 재고 관리 최적화와 관련하여 고려해야 할 세 가지 팁입니다:

 

  • 교육: 직원과 계약업체가 재고 관리 절차를 잘 숙지하고 최신 정보를 숙지하도록 교육하여 실수를 최소화하세요. 교육은 정규직 및 비정규직 직원의 온보딩 과정의 필수 요소로 만들어야 합니다.

 

  • 목표 설정: 몇 가지 측정 지표를 기준으로 목표를 설정하여 직원들이 실수를 줄이도록 동기부여 하세요.

 

  • 재고 관리자 지정: 한 명의 직원을 교육, 보고 및 재고 관리 최적화에 필요한 도구와 자원을 제공하여 재고 관리자로 임명하세요. 많은 중소기업에서는 소유자나 관리자가 추가 업무를 맡는 경우가 많습니다.

 

재고 관리 시스템은 정확성을 높이는 자동화 요소를 가지고 있지만, 일부 요소는 항상 인적 실수가 발생할 수 있습니다. 하지만 직원 교육과 동기 부여를 통해 이러한 실수를 최대한 줄일 수 있습니다.

 

재고 부족

2017년 이커머스 풀필먼트 보고서에 따르면, 34%의 기업이 재고 부족과 품절 상품으로 인해 배송이 지연된 적이 있다고 합니다. 재고 부족으로 인해 판매 기회를 놓치면 비즈니스에 대한 부정적인 인식으로 이어질 수 있습니다. 또한, 급하게 필요한 제품믈 구하기 위해 고가에 매입하게 되면 그만큼 현금이 더 많이 필요하게 됩니다. 재고 관리를 개선하면 이러한 실수를 방지하고 높은 경쟁력을 가질 수 있습니다.

가장 일반적인 재고 부족의 원인 중 하나는 시간 내에 주문을 충족하지 못하는 신뢰할 수 없는 공급업체들입니다. 만약 이 문제를 겪고있는 중소기업이라면 다음 팁을 고려해 보세요:

  • 가능하다면 공급업체와 더 빠른 배송 시간 협상을 진행하세요.
  • 제품 품질 문제가 있다면 이를 공급업체와 함께 검토하고 배송 시간의 변동성과 관련이 있는지 확인하세요.
  • 공급업체와의 품질 관리 문제가 지속된다면 공급망을 다각화하여 중소기업의 리드 타임을 더 잘 관리할 수 있는 방안을 고려해보세요.

 

재고 과잉

재고 과잉은 재고 부족과 마찬가지로 중소기업에서 흔히 발생하는 실수로, 새로운 문제를 야기할 수 있습니다. Supply Chain Digest에 따르면, 지난 5년간 일일 평균 판매량을 기준으로 보유 재고량이 8.3% 증가했다고 합니다. “재고 부족보다 재고 과잉이 안전하다”는 일반적인 생각과는 달리, 오웬 경영대학원의 연구는 다른 결과를 보여줬습니다.

20년 간 대형 소매업체의데이터를 분석한 결과, 재고 수준이 낮고 재고 회전율이 높은 기업이 재고 수준이 높고 재고 회전율이 낮은 기업보다 일관적으로 더 나은 성과를 보였습니다. 이러한 인사이트는 대기업들을 대상으로 진행한 연구이지만, 중소기업도 재고 품목 중 회전율이 낮아 재주문할 가치가 없는 품목이 있는지 점검해야 합니다.

재고 과잉으로 인해 중소기업에 발생할 수 있는 네 가지 주요 문제는 다음과 같습니다:
 

현금 흐름 감소

판매되지 않은 재고가 많을수록 새로운 프로젝트, 고급 도구 및 기술, 비즈니스 확장 등 다양한 기회에 사용할 수 있는 현금이 줄어듭니다.
 

저장 공간 증가

초과 주문이 많을수록 저장 공간에 더 많은 비용을 지불해야 합니다. 효율적인 재고 관리는 저장 공간을 최소화하여 부동산 비용을 절감할 수 있습니다. 이는 소규모 비즈니스에게 중요한 고정 비용 절감 기회가 될 수 있습니다.
 

재고 손실 증가

재고를 오래 보관할수록 재고 손실이 발생할 가능성이 높아집니다. 이러한 손실은 부패하기 쉬운 품목이나 계절성 및 시장 트렌드에 따른 소비자 수요 변화로 인해 발생할 수 있습니다.
 

효율성 저하

사용하지 않는 재고와 소모품을 주문하고 보관하는 데 투자하는 시간, 에너지, 자원을 과소평가해서는 안 됩니다. 직원을 최대한 활용하려면 낭비되는 시간을 줄이기 위해 가능한 모든 조치를 취해야 합니다.

초과 주문된 품목을 파악하려면 정기적인 재고 감사를 수행해야 합니다. 이후 동일하거나 유사한 제품에 대한 과거 판매 데이터 기록이 있는 업체의 경우 이 정보를 사용하여 필요한 품목 수에 대한 결정을 내릴 수 있습니다.

부정확한 안전 재고

중소기업에서는 한 제품이 부족하고 다른 제품은 남는 문제가 자주 발생합니다. 이는 수요의 변동과 공급망의 불확실성에 대비하기 위한 안전 재고 설정에 문제가 있기 때문입니다.

 

Fit Small Business에 기고하는 메간 브로피(Meaghan Brophy)는 안전 재고의 중요성에 대해 특히 강조했으며, 이는 중소기업에서 제품 재주문 시점을 결정하는 데 중요한 역할을 합니다. 안전 재고는 주문 시 ‘급한 수수료’를 피하고 조직의 전반적인 ‘운영 혼란’을 방지하는 역할을 합니다.

 

예를 들어 티셔츠의 경우, 가장 일반적인 사이즈(스몰, 미디엄, 라지)에 대한 안전 재고를 충분히 보유하는 것이 필수적입니다. 그러나 매장에서 가장 인기 있는 사이즈라 할지라도 품절될 경우 XXL과 같은 드물게 판매되는 사이즈만 남을 수 있습니다. 이는 모든 제품에 동일한 수준의 안전 재고를 설정하는 것이 비효율적이며 권장되지 않는다는 점을 감안해야 합니다.

 

이를 방지하기 위해서는 다양한 제품 옵션(크기, 색상, 디자인 등)에 대한 예상 수요를 신중하게 평가한 후, 각 제품에 적절한 수준의 안전 재고를 설정하는 것이 중요합니다.

 

디지털 제품 카탈로그의 부재

2017년 Frost & Sullivan 보고서에 따르면, B2B 기업의 69%가 모든 상업용 제품 정보를 디지털로 기록하여 마케팅 담당자가 새로운 제품 오퍼링을 효율적으로 정의하고 매핑할 수 있도록 계획 중이라고 밝혔습니다. 디지털 제품 카탈로그는 정확성과 효율성을 높이며, 모든 이해관계자가 중앙 집중식 디지털 위치에서 쉽게 접근할 수 있는 장점을 제공합니다. 이는 유통업체, 소매업체, 마케터, 구매자, 영업팀부터 예탁 신탁 회사(DTC), 고객에 이르기까지 비즈니스의 많은 이해관계자들에게 중요한 결정을 영향을 미칩니다.

디지털 카탈로그에는 단종 제품, 활성 제품, 신제품을 포함하여 비즈니스가 보유한 모든 제품 정보가 포함되어야 합니다. 다음은 디지털 제품 카탈로그에 반드시 포함되어야 할 최소한의 정보입니다:

  • 제품 이름, 상태, 사진 및 참조 번호
  • 제품 트리, 분류 및 비슷한 제품에 대한 참고 사항
  • 제품 종료일 및 만료일
  • 최소 주문 수량(MOQ) 및 공급업체 리드 타임
  • 가격: 실제, 구매 및 카탈로그 가격
  • 과거 판매 데이터의 다양한 기간 별 세분화 (연간, 월간, 분기 등) 판매량 및 금액
  • 현재 재고 수량, 가치 및 마진
  • 평균 재고 범위

 

고려하지 않은 제품의 총 소유 비용

판매 가격을 설정할 때 고려해야 할 사항은 단순히 재고 제품 구매 비용과 경쟁업체가 설정한 가격만이 아닙니다. 수익성을 보장하려면 다음과 같은 총 제품 구매 비용을 고려해야 합니다:

  • 주문 비용: 구매 가격 및 최소 주문 수량을 포함
  • 공급업체 비용: 유연성, 신뢰성, 커뮤니케이션, 공급업체의 주문 의존도, 주문 충족 시간과 관련된 모든 비용을 포함
  • 예측 비용: 판매 예측의 확실성/정확성과 관련된 모든 비용
  • 제품 비용: 품질, 결함 발생 비율, 수명 등을 포함한 모든 비용
  • 보관 비용: 유지보수, 창고 보관 및 운영 비용을 포함

총 소유 비용(TCO)이라고도 하는 이 총 제품 구매 비용은 가능한 한 많은 유형의 비용을 추적하고 산출한 지표입니다. 이를 통해 단순히 주문 관련 비용을 고려하는 것보다 더 나은 가격 및 마진 결정을 내릴 수 있게 도와줍니다.

 

최종 의견

강력한 재고 관리는 운영 효율성 향상, 고객 만족도 향상, 그리고 현금 흐름 개선을 할 수 있다는 것을 의미합니다. 중소기업은 재고 운영을 신중하게 평가하고 개선함으로써 더 높은 성장 궤도에 오를 수 있으며, 향후 확장에 대비할 수 있습니다.

 

 

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