8 erreurs à éviter dans la gestion des stocks des petites entreprises

46 % des petites et moyennes entreprises ne font pas de suivi des stocks ou utilisent une méthode manuelle. Si vous êtes une petite entreprise en pleine croissance, vous n’avez peut-être pas encore formalisé votre stratégie pour gérer vos stocks. Quels problèmes sont causés par l’absence de stratégie et de processus de gestion de l’inventaire ?

Un récent sondage réalisé par CBInsights auprès de 101 dirigeants de start-ups révèle que 29 % d’entre eux estiment que le manque de liquidités est l’une des principales causes d’échec des petites entreprises. Selon la US Small Business Administration, seulement 44% des petites entreprises survivent plus de 4 ans. Cela n’a rien d’étonnant si l’on considère toutes les liquidités nécessaires pour les coûts fixes, le stock lors du lancement et de l’exploitation d’une petite entreprise.

C’est là que la gestion des inventaires entre en jeu. Sans une compréhension précise de la quantité des différents produits nécessaires, vous risquez de vous retrouver avec un stock trop faible ou trop important. De plus, sans un plan de gestion des stocks solide, les petites entreprises peuvent ne pas être en mesure de s’engager dans des commandes importantes et de bénéficier d’économies significatives auprès des fournisseurs. Maintenir la croissance de l’entreprise peut devenir un peu plus difficile.

Pour aider les petites entreprises à rester au sommet de la rentabilité, de la trésorerie et de la gestion de leur inventaire, nous avons créé une liste des erreurs courantes de gestion des stocks à éviter.

Gestion manuelle des stocks

Trop souvent, les petites entreprises se fient à leur intuition ou à un décompte rapide pour vérifier leurs stocks disponibles. C’est pratique, mais cela augmente les risques d’erreur humaine. Selon l’enquête nationale sur la sécurité du commerce de détail de 2017, les erreurs administratives et de paperasserie ont représenté 21,3 % des pertes d’inventaire pour les détaillants. Lorsqu’elle est effectuée sans étapes de vérification, la saisie humaine des données présente un taux d’erreur pouvant atteindre 4 %. Trop s’appuyer sur un processus manuel pour gérer les stocks engendre de nombreuses erreurs.

Lorsque le personnel fait des erreurs, votre entreprise peut facilement se tromper dans ses calculs et gaspiller de l’argent en commandant les mauvais types de stocks. Les petites entreprises doivent être prêtes à gérer des commandes de stocks plus importantes et plus complexes de manière efficace et précise pour rester sur la courbe de croissance. Mais cela est souvent irréalisable avec une approche manuelle, qui nécessite généralement des mises à jour constantes des feuilles de calcul utilisées pour enregistrer les inventaires. Dans cette optique, moins votre processus de gestion des stocks est manuel et moins il est sujet aux erreurs humaines, mieux c’est.

Des commandes de nouveaux stocks inexactes

Lors de la commande de nouveaux stocks ou d’inventaire, il est important de prendre une décision éclairée sur la quantité dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin. Sans analyse, vous risquez de vous retrouver avec trop ou trop peu de stock, ce qui signifie que vous risquez de manquer des opportunités de vente ou d’augmenter les coûts de stockage pour héberger le stock excédentaire.

Les commandes de nouveaux produits peuvent représenter moins de la moitié de la commande annuelle éventuelle, et pour les produits en édition limitée, ces premières commandes peuvent atteindre 80 à 100 % de la commande annuelle. Par conséquent, vous devez vous assurer que cette commande soit correcte et, pour ce faire, vous devrez tenir compte des éléments suivants :

  • L’historique des ventes d’un produit/modèle similaire, notamment le montant des ventes et le temps que les articles ont mis à être vendus. Ces informations peuvent également être utilisées pour élaborer une estimation de la couverture de stock, c’est-à-dire la durée pendant laquelle vous pouvez continuer à vendre des articles sur la base de l’historique et du montant du stock.
  • Le délai d’approvisionnement du fournisseur : Le temps qu’il faut entre le moment où le client passe une commande et la livraison des marchandises.
  • La quantité minimale de commande (QM) : La quantité minimale d’articles que vous pouvez commander à un fournisseur.
  • Le rapport gagnant/perdant ou risque/récompense : Le risque de perdre des opportunités en fonction des entreprises concurrentes et de la marge bénéficiaire des articles individuels.
  • Les frais de détention des stocks : L’ensemble des dépenses liées au stockage des invendus.

En l’absence d’un processus de gestion des stocks et d’analyses solides, il peut s’avérer difficile de répondre correctement à ces commandes.

Le manque de formation

Une étude de CBInsights a révélé que 23 % des dirigeants de startups pensent que leur entreprise a échoué parce qu’ils n’avaient pas la bonne équipe en place. Comme la gestion des stocks touche différentes parties d’une entreprise, il y a de fortes chances que plus d’un membre de votre équipe ait un rôle à jouer. Il est donc souvent crucial de s’assurer que vous disposez d’un personnel compétent et expérimenté en matière de gestion des stocks d’entreprise pour obtenir des résultats positifs.

Voici trois conseils à prendre en compte concernant le recrutement de votre personnel :

  • Formez : Réduisez les erreurs au minimum en vous assurant que vos employés et sous-traitants sont bien formés et à jour des procédures de gestion des stocks de votre entreprise. Faites de la formation une partie essentielle de l’intégration du personnel à temps partiel comme à temps plein.
  • Fixez des objectifs : Motivez le personnel à réduire les erreurs humaines en fixant des objectifs autour de paramètres de mesure.
  • Désignez un gestionnaire d’inventaire : Donnez à un membre les outils et les ressources autour de la formation, des rapports et de l’optimisation des stocks. Pour de nombreuses petites entreprises, il s’agit souvent du propriétaire ou d’un gestionnaire qui assume des tâches supplémentaires.

Les systèmes de gestion des stocks comportent souvent des éléments automatisés qui augmentent la précision, mais certains éléments sont toujours sujets à l’erreur humaine. Cependant, la formation et la motivation du personnel peuvent contribuer à réduire ces erreurs autant que possible.

Ne pas commander assez

L’e-Commerce Fulfilment Report 2017 a révélé que 34 % des entreprises doivent expédier leurs produits en retard en raison d’une commande insuffisante et de la vente de produits en rupture de stock. Les opportunités de vente manquées en raison de commandes trop faibles peuvent rapidement entraîner des perceptions négatives de votre entreprise. En outre, le fait de devoir recourir à des magasins hors de prix pour obtenir des fournitures de dernière minute entraînera un besoin croissant de liquidités pour couvrir ces éléments essentiels. Une meilleure gestion des stocks vous permettra d’éviter cette erreur courante et donnera à votre entreprise un avantage concurrentiel considérable.

L’une des causes les plus courantes de trop peu commander est le manque de fiabilité des fournisseurs qui n’exécutent pas vos commandes à temps. Donc, si c’est le problème de votre entreprise, prenez note des conseils suivants pour y remédier :

  • Négociez des délais de livraison plus rapides avec votre fournisseur, si possible.
  • Discutez des problèmes de qualité des produits, le cas échéant, et vérifiez s’ils sont liés à la variabilité des délais de livraison.
  • Si un mauvais contrôle qualité s’avère être un facteur chez un fournisseur, envisagez de diversifier votre chaîne d’approvisionnement afin de mieux gérer les délais pour votre petite entreprise.

Trop commander

Tout comme commander trop peu, une commande trop élevée d’un stock est également une erreur courante pour les petites entreprises et s’accompagne d’une nouvelle série de problèmes. Supply Chain Digest rapporte que la quantité de stocks disponibles sur la base des ventes quotidiennes moyennes a augmenté de 8,3 % au cours des cinq dernières années. Vous pensez peut-être qu’il vaut mieux être prudent et avoir trop de stocks que pas assez, mais une étude de l’Owen Graduate School of Management raconte une histoire différente.

L’étude portant sur 20 ans de données provenant de grands détaillants a révélé que les entreprises ayant un faible niveau de stock et une forte rotation des stocks ont toujours obtenu de meilleurs résultats que celles ayant un niveau de stock élevé et une faible rotation des stocks. Bien qu’il s’agisse de données provenant de grands détaillants, les petites entreprises devraient tout de même prendre note de ces résultats et se demander si certains des articles qu’elles stockent ont une rotation trop faible pour valoir la peine d’être commandés à nouveau.

Voici les quatre principaux problèmes qu’engendre trop commander pour votre petite entreprise :

Réduction de la trésorerie

Plus vous avez de stocks invendus, moins vous avez de liquidités disponibles pour d’autres opportunités telles que de nouveaux projets, des outils et des technologies plus avancés, et l’expansion de votre entreprise.

Augmentation de l’espace de stockage

Plus vous passez de commandes, plus vous devrez payer pour le stockage. Les organisations efficaces ont besoin de moins d’espace de stockage et comme l’immobilier est souvent l’un des coûts fixes les plus importants pour les petites entreprises, la réduction de ce besoin a une réelle importance.

Diminution de l’efficacité

Il ne faut pas sous-estimer le temps, l’énergie et les ressources que vous investissez dans la commande et le stockage de stocks et de produits non utilisés. Si vous voulez tirer le meilleur parti de vos employés, vous devez tout faire pour réduire les pertes de temps.

Pour identifier les articles avec une commande trop élevée, vous devez effectuer des audits réguliers des stocks. Ensuite, pour les entreprises qui disposent de données historiques sur les ventes de produits identiques ou similaires, ces informations peuvent être utilisées pour décider du nombre d’articles dont vous aurez probablement besoin.

Un stock de sécurité inexact

Trop souvent, les petites entreprises se retrouvent à court d’un type de produit alors qu’elles ont un surplus d’un autre. Cela est dû à des problèmes liés à leur stock de sécurité, c’est-à-dire l’inventaire de secours conservé pour parer aux fluctuations de la demande et aux incertitudes de la chaîne d’approvisionnement.

Dans son article pour Fit Small Business, Meaghan Brophy explique en quoi le stock de sécurité est particulièrement important pour les petites entreprises, en décrivant comment il « informe votre point de commande », c’est-à-dire le niveau de stock à partir duquel vous devez commencer à commander à nouveau des produits pour éviter d’être victime de l’augmentation des « frais d’urgence » lors de la commande et de la « pagaille opérationnelle » générale dans votre organisation.

Prenons un t-shirt comme exemple d’article. Il devrait être logique de conserver un stock de sécurité plus important pour les t-shirts dans les tailles les plus courantes (petit, moyen et grand). Cependant, je suis sûr que vous vous souvenez d’un moment où un magasin a épuisé au moins une de ces tailles les plus populaires et où les seules options restantes étaient des tailles peu communes comme XXL. Cela est souvent dû au fait que le même niveau de stock de sécurité est le même pour tous les produits, ce qui est inefficace et non recommandé.

Pour remédier à cela, examinez attentivement la demande prévue pour les différentes variantes du produit, comme la taille, la couleur, le design, etc. Ensuite, fixez votre stock de sécurité à des niveaux appropriés pour répondre à la demande attendue.

L’absence d’un catalogue numérique de produits

En 2017, Frost & Sullivan a indiqué que 69 % des entreprises B2B ont déclaré qu’elles prévoyaient de numériser leurs catalogues : l’enregistrement de toutes les infos commerciales sur les produits qui permet aux spécialistes marketing de définir et de cartographier les nouvelles offres de produits. Les catalogues de produits numériques offrent une plus grande précision, une mise à jour et une édition efficaces, et un accès facile pour toutes les parties prenantes à partir d’un emplacement numérique centralisé. Ce dernier point est particulièrement important, car le catalogue affecte les décisions de nombreuses parties prenantes de votre entreprise, qu’il s’agisse de vos distributeurs, détaillants, spécialistes marketing, acheteurs et équipes de vente, du dépositaire central de titres ou de vos clients. Préparer votre catalogue doit être une priorité car cela augmentera l’efficacité de votre entreprise et réduira le risque de manquer des opportunités de vente à l’avenir.

Le catalogue numérique doit enregistrer tous les produits de votre entreprise, y compris les produits obsolètes, actifs et nouveaux. Les informations suivantes constituent le minimum dont votre entreprise a besoin pour travailler efficacement :

  • Noms, états, photos et numéros de référence des produits.
  • Arborescence des produits, catégorisations et notes sur les produits similaires.
  • Dates de fin et de péremption des produits.
  • Quantités minimales de commande (QM) et délais de livraison des fournisseurs.
  • Prix : Prix réels, prix d’achat et prix catalogue.
  • Ventes passées (en quantité et en valeur), ventilées selon différentes vues chronologiques (annuelle, mensuelle, trimestrielle, etc.).
  • Quantités, les valeurs et les marges du stock actuel.
  • Couverture moyenne des stocks.

Ne pas prendre en compte le coût total de possession

Le coût d’achat des produits que vous stockez et les prix fixés par vos concurrents ne sont pas les seuls éléments à prendre en compte pour fixer vos prix de vente. Pour assurer leur rentabilité, les entreprises doivent tenir compte du coût total d’achat des produits, qui comprend des coûts tels que :

  • Les coûts de commande : Y compris le prix d’achat et la quantité minimale de commande.
  • Les coûts du fournisseur : Tous les coûts associés à la flexibilité, à la fiabilité, à la communication, au degré de dépendance d’un fournisseur par rapport à vos commandes et au temps qu’il met à satisfaire votre commande.
  • Les coûts de prévision : Tous les coûts associés à la certitude/exactitude de vos prévisions de ventes.
  • Les coûts des produits : Notamment la qualité, le pourcentage de produits défectueux et la durée de vie.
  • Les coûts de stockage : Y compris tous les coûts de maintenance, d’entreposage et d’exploitation.

Ce coût total d’achat des produits, parfois appelé coût total de possession (ou total cost of ownership – TCO), est une métrique née du suivi du plus grand nombre possible de ces différents types de coûts. L’utilisation des données TCO au lieu des seuls coûts liés à la commande permet de mieux informer vos décisions en matière de prix et de marge.

En conclusion

Bien gérer les stocks est synonyme d’une meilleure efficacité opérationnelle, d’une plus grande satisfaction des clients et d’un meilleur flux de trésorerie. En évaluant et en affinant soigneusement les opérations de gestion des stocks, vous ne vous contenterez pas de placer votre entreprise sur une trajectoire de croissance plus élevée aujourd’hui, mais vous la préparerez à se développer à l’avenir.

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