El 46% de las pequeñas y medianas empresas no realizan un seguimiento del inventario o utilizan un método manual. Entonces, si es una pequeña empresa en crecimiento, es posible que aún no haya formalizado su estrategia de gestión de inventario. ¿Qué problemas son causados ​​por la falta de una estrategia y procesos de gestión de inventario?

Una encuesta reciente de 101 empresas emergentes realizada por CBInsights revela que el 29% de los propietarios cree que la falta de efectivo es uno de los mayores problemas para las pequeñas empresas. De acuerdo con la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU., solo el 44% de las pequeñas empresas sobreviven más de 4 años. Esto no debería sorprender si considera todo el efectivo requerido para los costos fijos, las existencias y el inventario al iniciar y operar una pequeña empresa.

Aquí es donde se tiene en cuenta la importancia de controlar el inventario de pequeñas empresas. Sin una comprensión precisa de la cantidad de los productos requeridos, es probable que termine con muy poco o demasiado stock. Además, sin un plan sólido de gestión de existencias, es posible que las pequeñas empresas no puedan comprometerse con pedidos grandes y recibir ahorros significativos de los proveedores. Mantener el crecimiento del negocio puede volverse un poco más desafiante.

Para ayudar a las pequeñas empresas a mantenerse al tanto de la rentabilidad, el flujo de caja y la gestión de inventario, hemos creado una lista de los errores comunes de gestión de inventario de pequeñas empresas que se deben evitar.

Gestión manual de inventario

Con demasiada frecuencia, las pequeñas empresas confían en su intuición o en un conteo rápido para verificar su inventario disponible. Esto es conveniente, pero aumenta la posibilidad de error humano. Según la Encuesta Nacional de Seguridad Minorista de 2017, los errores administrativos y de papeleo representan el 21,3% de la pérdida de inventario para los minoristas. Cuando se completa sin pasos de verificación, la entrada de datos humanos tiene un tasa de error de hasta el 4%.Confiar demasiado en un proceso de gestión de inventario de pequeñas empresas (manual) significa que debe esperar muchos errores.

Cuando el personal comete errores, su empresa podría fácilmente calcular mal y desperdiciar dinero en el proceso. Las pequeñas empresas deben estar preparadas para manejar pedidos de inventario más grandes y complejos de manera eficiente y precisa para mantenerse en la curva de crecimiento. Pero esto a menudo no se puede lograr a través del enfoque manual, que generalmente requiere actualizaciones constantes de las hojas de cálculo utilizadas para registrar el inventario. Con esto en mente, cuanto menos manual y sujeto a errores humanos sea su proceso de gestión de inventario, mejor.

Nuevos pedidos de existencias inexactos

Para solicitar nuevas existencias y controlar el inventario de pequeñas empresas, es importante tomar una decisión informada sobre cuánto necesita, de qué existencias y cuándo lo necesita. Sin análisis, es probable que termine con demasiado o muy poco stock, lo que significa que puede perder oportunidades de venta o aumentar los costos de almacenamiento para albergar el exceso de stock.

Los pedidos de nuevos productos pueden representar menos de la mitad del pedido anual final y, en el caso de los productos de edición limitada, estos primeros pedidos podrían equivaler al 80-100 % del pedido anual. Por lo tanto, debe obtener este orden correcto, y, para hacerlo, deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Historial de ventas de un producto/modelo similar: incluyendo la cantidad de ventas y cuánto tiempo tardaron en venderse. Esta información también se puede usar para calcular el estimado de la cobertura de existencias, es decir, la cantidad de tiempo que puede continuar vendiendo artículos según el historial y la cantidad de inventario.
• Tiempo de entrega del proveedor: el tiempo que transcurre desde el momento en que el cliente realiza un pedido hasta que recibe el producto.
• Cantidad mínima de pedido (MOQ): la cantidad mínima de artículos que puede pedir a un proveedor.
• La relación ganar/perder o riesgo/recompensa: el riesgo de perder oportunidades en función de los negocios de la competencia y el margen de beneficio de los artículos individuales.
• Costo de mantenimiento de inventario: Los gastos totales relacionados con el almacenamiento de bienes no vendidos.

Sin un proceso para controlar el inventario de pequeñas empresas y sin un análisis sólido, puede ser una tarea desafiante obtener estos pedidos correctamente.

Falta de entrenamiento

Un estudio de investigación de CBInsights encontró que el 23 % de los propietarios de empresas emergentes creen que sus negocios pueden fallar por no contar con el equipo adecuado.. Como la gestión de inventario de pequeñas empresas toca diferentes partes de un negocio, hay muchas posibilidades de que más de un miembro de su equipo tenga un papel que desempeñar. Asegurarse de contar con personal capacitado y con experiencia en la gestión de inventario de pequeñas empresas suele ser crucial para obtener resultados exitosos.

Aquí hay tres consejos a considerar con respecto a su personal:

• Capacitar: minimice los errores asegurándose de que sus empleados y contratistas estén bien capacitados y actualizados con los procedimientos de administración de inventario de su empresa. Haga que la capacitación sea una parte esencial de la incorporación de personal a tiempo parcial y a tiempo completo.
• Establezca objetivos: motive al personal a reducir los errores humanos al establecer objetivos en torno a algunas métricas de medición.
• Designe un administrador de inventario: proporcione a un miembro las herramientas y los recursos relacionados con la capacitación, la generación de informes y la optimización del inventario. Para muchas pequeñas empresas, este suele ser el administrador o gerente que asume tareas adicionales.

Los sistemas de gestión de inventario de pequeñas empresas suelen tener elementos automatizados que aumentan la precisión, pero algunos elementos siempre están sujetos a errores humanos. Sin embargo, capacitar y motivar al personal puede ayudar a reducir estos errores tanto como sea posible.

Sub-ordenar

El Informe de cumplimiento de comercio electrónico de 2017 encontró que el 34% de las empresas tienen inconvenientes a raíz de pedidos insuficientes y a la venta de productos agotados. Las oportunidades de ventas perdidas debido a pedidos insuficientes pueden conducir rápidamente a percepciones negativas sobre su negocio. Además, acudir a tiendas caras en busca de suministros de última hora significará un gran golpe para para la caja a la hora de cubrir estos elementos esenciales. Controlar el inventario de pequeñas empresas implica evitar este error común y darle a su negocio una gran ventaja competitiva.

Una de las causas más comunes de pedidos insuficientes son los proveedores poco confiables que no cumplen con sus pedidos a tiempo. Entonces, si este es el problema de su negocio, tome nota de los siguientes consejos para contrarrestarlo:

• Negocie tiempos de entrega más rápidos con su proveedor, si es posible.
• Discuta los problemas de calidad del producto, si los hay, y verifique si están relacionados con la variabilidad en los tiempos de entrega.
• Si hay deficiencias en el control de calidad de un proveedor, considere diversificar su cadena de suministro para administrar mejor los plazos de entrega para su pequeña empresa.

Sobre-ordenar

Al igual que hacer un pedido insuficiente, pedir demasiado stock también es un error común para las pequeñas empresas y viene con un nuevo conjunto de problemas. Supply Chain Digest informa que la cantidad de inventario disponible con base en las ventas diarias promedio aumentó un 8,3% en los últimos cinco años. Puede que esté pensando «es mejor estar seguro y tener demasiado stock que muy poco», pero investigación de la Owen Graduate School of Managemen tcuenta una historia diferente.

El estudio de 20 años de datos de grandes minoristas encontró que las empresas con bajos niveles de existencias y alta rotación de existencias superaron consistentemente a aquellas con altos niveles de existencias y baja rotación de existencias. Si bien estos conocimientos provienen de minoristas más grandes, las pequeñas empresas aún deben tener en cuenta estos hallazgos y considerar si alguno de los artículos almacenados tiene una rotación demasiado baja para que valga la pena volver a pedirlos.

Estos son los cuatro problemas principales que puede causar el exceso de pedidos a su pequeña empresa:

Flujo de efectivo reducido

Cuantas más acciones tenga sin vender, menos efectivo tendrá disponible para otras oportunidades, como nuevos proyectos, herramientas y tecnología más avanzadas y la expansión de su negocio.

Mayor espacio de almacenamiento

Cuanto más pedidos realice, tendrá que pagar todavía más por el almacenamiento. Las organizaciones eficientes requieren menos espacio de almacenamiento y, dado que los bienes raíces suelen ser uno de los mayores costos fijos para las pequeñas empresas, disminuir esta necesidad puede marcar la diferencia.

Aumento de la pérdida de existencias

Cuanto más tiempo tenga que mantener existencias, más probable es que experimente una pérdida de existencias. Las pérdidas podrían deberse a artículos perecederos o cambios en la demanda de los consumidores debido a la estacionalidad y las tendencias del mercado.

Eficiencia disminuida

El tiempo, la energía y los recursos que invierte en ordenar y almacenar existencias y suministros no utilizados no deben subestimarse. Si desea sacar el máximo provecho de sus empleados, debe hacer todo lo posible para reducir el tiempo perdido.

Para identificar qué artículos se han pedido en exceso, debe realizar auditorías de existencias periódicas. Luego, para las empresas que tienen registros de datos históricos de ventas de productos iguales o similares, esta información se puede usar para informar decisiones sobre la cantidad de artículos que podría necesitar.

Inventario de seguridad inexacto

Con demasiada frecuencia, las pequeñas empresas se quedan sin un tipo de producto y tienen un excedente de otro. Esto se debe a problemas con su inventario de seguridad: el inventario de respaldo se mantiene a prueba de fallas contra las fluctuaciones de la demanda y la incertidumbre de la cadena de suministro.

Escribiendo para Fit Small Business, Meaghan Brophy explica cómo el inventario de seguridad es particularmente importante para las pequeñas empresas y describe cómo ‘informa su punto de reorden’, es decir, el nivel de inventario en el que debe comenzar a reordenar productos para evitar ser víctima de mayores ‘tarifas urgentes’ al ordenar.

Tome una camiseta como ejemplo de un producto. Debería ser de sentido común mantener un mayor suministro de existencias de seguridad para camisetas en los tamaños más comunes (pequeño, mediano y grande). Sin embargo, estoy seguro de que puede recordar un momento en que una tienda se quedó sin al menos uno de estos tamaños más populares y las únicas opciones que quedaban eran las poco comunes, como XXL. A menudo, esto se debe a que se establece el mismo nivel de inventario de seguridad para todos los productos, lo que es ineficiente y poco recomendado.

Para contrarrestar esto, considere cuidadosamente la demanda esperada de diferentes variantes de productos, como tamaño, color, diseño, etc. Luego, establezca su stock de seguridad en los niveles apropiados para que coincida con la demanda esperada.

Falta de un catálogo de productos digital

En 2017, Frost & Sullivan informó que el 69% de las empresas B2B dijeron que planeaban digitalizar sus catálogos.: el registro de toda la información de productos comerciales que permite a los especialistas en marketing definir y mapear nuevas ofertas de productos. Los catálogos de productos digitales ofrecen mayor precisión, actualización y edición eficientes y fácil acceso para todas las partes interesadas desde una ubicación digital centralizada. Este último punto es particularmente importante, ya que el catálogo afecta las decisiones de muchas partes interesadas en su negocio, desde sus distribuidores, minoristas, comercializadores, compradores y equipos de ventas hasta la Depository Trust Company (DTC) y sus clientes. Preparar su catálogo debe ser una prioridad, ya que aumentará la eficiencia de su negocio y reducirá el riesgo de perder oportunidades de ventas en el futuro.

El catálogo digital debe registrar todos los productos que tiene su empresa, incluidos los productos obsoletos, activos y nuevos. La siguiente información es la mínima que su empresa necesita para funcionar de manera eficiente:

• Nombres de productos, estados, fotos y números de referencia
• Jerarquía de productos, categorizaciones y notas sobre productos similares
• Fechas de finalización y fechas de caducidad del producto
• Cantidades mínimas de pedido (MOQ) y plazos de entrega del proveedor
• Precios: precios reales, de compra y de catálogo
• Ventas pasadas (en cantidad y valor), desglosadas en diferentes vistas de escala de tiempo (anual, mensual, trimestral, etc.)
• Cantidades, valores y márgenes de existencias actuales
• Cobertura media de existencias.

Sin considerar el costo total de propiedad

El costo de comprar los productos que tiene en existencia y los precios establecidos por sus competidores no son las únicas cosas que debe considerar cuando se trata de establecer sus precios de venta. Para garantizar la rentabilidad, las empresas deben considerar el costo total de la compra de productos, que incluye costos como:

• Gastos de pedido: incluido el precio de compra y la cantidad mínima de pedido.
• Costos del proveedor: todos los costos asociados con la flexibilidad, confiabilidad, comunicación, cuán dependiente es un proveedor de sus pedidos y el tiempo que le toma al proveedor satisfacer su pedido.
• Costos de pronóstico: todos los costos asociados con la certeza/precisión de su pronóstico de ventas.
• Costos del producto: incluyendo la calidad, porcentaje de productos defectuosos y vida útil.
• Costos de almacenamiento: incluidos los costos de mantenimiento, almacenamiento y operación.

El costo total de la compra de productos, a veces, denominado como el Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en inglés), es una métrica que surge del seguimiento de la mayor cantidad posible de estos diferentes tipos de costos. El uso de datos de TCO en lugar de solo ordenar los costos relacionados informa mejor sus decisiones de precios y márgenes.

Pensamientos finales

La gestión de inventario implica una mejor eficiencia operativa, una mayor satisfacción del cliente y un flujo de caja mucho mayor. Evaluar y refinar cuidadosamente las operaciones de inventario no solo encaminará a su negocio en una senda de mayor crecimiento, sino que también le permitirá escalar a futuro.