Il 46% delle piccole e medie aziende non gestisce affatto il magazzino o lo fa con sistemi manuali (ad esempio nel caso della gestione magazzino con Excel). Quindi, se hai aperto una piccola impresa, è possibile che tu non abbia ancora una strategia di gestione del magazzino per PMI. Ma quali problemi possono derivare dalla carenza di processi di gestione dell’inventario del magazzino?

Un sondaggio recente condotto da CBInsights, che ha coinvolto 101 titolari di startup, rivela che il 29% di imprenditori ritiene che la carenza di liquidità sia uno dei principali problemi che possono causare il fallimento delle piccole attività. Secondo l’Agenzia per le PMI statunitense, solo il 44% delle piccole imprese sopravvive per più di quattro anni. Questo dato non dovrebbe sorprendere, se si pensa a tutto il denaro richiesto da costi fissi, scorte e gestione del magazzino per PMI sin dalle prime fasi dell’attività.

È a questo punto che entro in gioco la gestione dell’inventario per PMI. Senza un’accurata comprensione della quantità richiesta dei diversi articoli, si finisce per esaurire le scorte o per avere scorte eccessive in magazzino. Inoltre, in mancanza di un solido piano di gestione del magazzino, le piccole imprese potrebbero non riuscire a soddisfare grandi ordinativi e a ottenere sconti di volume dai fornitori. Mantenere costante la crescita della propria azienda può così diventare molto impegnativo.

Per aiutare le piccole aziende a superare la sfida della redditività, del flusso di cassa e della gestione delle scorte di magazzino, abbiamo redatto un elenco dei tipici errori da evitare nella gestione del magazzino delle PMI.

Gestione magazzino PMI con metodi manuali

Molto spesso, le piccole aziende si affidano al proprio istinto o a rapidi conteggi per controllare il proprio inventario di magazzino. Anche se questo metodo può sembrare pratico, è soggetto a molti errori umani. Secondo il National Retail Security Survey USA del 2017, gli errori amministrativi e documentali sono responsabili del 21,3% delle perdite inventariali nel commercio al dettaglio. Se si inseriscono i dati manualmente, senza ulteriori passaggi di verifica, si è soggetti a una percentuale di errore fino al 4%. Fare eccessivo affidamento su una gestione del magazzino per PMI eseguita manualmente significa doversi preparare a far fronte a numerosi errori.

Quando il personale sbaglia, la tua azienda può basare i propri calcoli su tali errori e sprecare denaro con ordini di merce non corretti. Le piccole aziende devono essere preparate a gestire ordini di magazzino più grandi e complessi per controllare con precisione la propria curva di crescita. Ma questo spesso è impossibile con un approccio di gestione del magazzino per PMI di tipo manuale, che di norma richiede costanti aggiornamenti e correzioni delle tabelle o dei fogli Excel usati per la gestire l’inventario. Per questo è consigliabile ridurre al massimo la gestione manuale del magazzino, evitando gli errori umani.

Riordini poco precisi senza una gestione del magazzino PMI

Quando si ordinano nuove scorte di magazzino, è essenziale prendere delle decisioni consapevoli, basate sui dati, in merito a cosa ordinare e quando farlo. Senza un’analisi dei dati, si finisce per esaurire le scorte o per avere scorte in eccesso, perdendo quindi opportunità di vendita o aumentando inutilmente i costi di magazzino.

Gli ordini di nuovi prodotti possono rappresentare meno della metà degli ordini annuali e, nel caso di prodotti in edizione limitata, questi primi ordini possono arrivare all’80-100% degli ordini annuali. Perciò è importante fare in modo che questi ordini siano corretti e, per riuscirci, si devono tenere presenti i seguenti fattori.

• Lo storico delle vendite di un prodotto/modello simile, compresa la quantità del venduto e quanto tempo ci è voluto per venderlo. Queste informazioni possono essere usate anche per stimare la copertura delle scorte, cioè il periodo di tempo nel quale è possibile continuare a vendere gli articoli sulla base dello storico e delle quantità del magazzino.
• Tempi di evasione degli ordini del fornitore: il tempo necessario dal momento in cui il cliente fa un ordine a quando le merci vengono consegnate.
• Quantitativi minimi di ordine (MOQ): la quantità minima di articoli che è possibile ordinare da un fornitore.
• Il rapporto rischio/rendimento (o RRR, risk/reward ratio): il rischio di perdita di opportunità di vendita in base alla presenza di concorrenti e al margine di profitto dei singoli articoli.
• Costi delle giacenze di magazzino: le spese totali relative all’immagazzinamento di merci invendute.

Senza un processo di gestione dell’inventario per piccole imprese e un’affidabile analisi dei dati, gestire gli ordini correttamente può non essere facile.

Carenza di formazione sulla gestione magazzino PMI

Uno studio di CBInsights riporta che il 23% dei titolari di startup ritiene che la propria azienda sia fallita a causa della carenza di personale idoneo. Dato che la gestione del magazzino delle PMI interessa diverse aree dell’azienda, è molto probabile che diversi membri del personale ci abbiano a che fare in qualche modo. Riuscire ad avere dei dipendenti capaci ed esperti nella gestione magazzino PMI è spesso un elemento cruciale per il successo di un’attività.

Ecco tre consigli per quanto riguarda il personale.

• Formazione e addestramento: riduci al minimo gli errori assicurando che i tuoi dipendenti siano adeguatamente formati e aggiornati in merito alle procedure di gestione dell’inventario della tua piccola impresa. Rendi la formazione un passaggio fondamentale dell’inserimento di tutto il personale.
• Fissare gli obiettivi: motiva il personale a ridurre gli errori umani fissando dei target riferiti a specifiche metriche.
• Designare un responsabile del magazzino: fornisci a un addetto gli strumenti e le risorse necessari per la formazione, la reportistica e l’ottimizzazione della gestione magazzino. Per le PMI, si tratta spesso dello stesso titolare o di qualcuno che ha anche altri incarichi.

I sistemi di gestione dell’inventario per PMI spesso sono dotati di elementi automatizzati che ne migliorano l’accuratezza, ma altri elementi sono comunque soggetti a errori umani. Ma l’adeguata formazione e motivazione del personale può contribuire a ridurre il più possibile questo tipo di errori.

Scorte di magazzino insufficienti senza gestione dell’inventario per piccole imprese

L’ e-Commerce Fulfilment Report 2017 segnala che il 34% delle aziende è costretto a spedire in ritardo a causa di ordini insufficienti e vendita di prodotti esauriti. Le opportunità di vendita perse a causa delle scorte esaurite possono compromettere rapidamente la reputazione della tua azienda. Inoltre, doversi rivolgere a fornitori più cari per ordini urgenti comporta una maggiore necessità di liquidità di cassa. Una migliore gestione del magazzino per piccole imprese consente di evitare questo errore comune e offre alla tua azienda un enorme vantaggio competitivo.

Una delle cause più diffuse di esaurimento scorte sono i fornitori inaffidabili che non riescono a evadere in tempo i tuoi ordini. Se questo è un problema per la tua azienda, prendi nota dei seguenti suggerimenti per risolverlo:

• se possibile, negozia tempi di consegna più rapidi con il fornitore;
• discuti eventuali problemi di qualità del prodotto e controlla se sono legati alla variabilità dei tempi di consegna;
• se si scopre che il fornitore ha problemi di controllo qualità, considera l’eventualità di diversificare la tua catena di fornitura per gestire meglio i tempi di consegna dei prodotti.

Scorte eccessive: un problema che la gestione magazzino per PMI può risolvere

Come nel caso degli ordini insufficienti che causano l’esaurimento delle scorte, anche le scorte eccessive sono un errore comune nella gestione magazzino delle piccole imprese, che a sua volta comporta un’altra serie di problemi. Supply Chain Digest segnala che le quantità di magazzino basate sulla media delle vendite giornaliere sono aumentate dell’8,3% negli ultimi cinque anni. Si potrebbe pensare che sia meglio stare sul sicuro e avere troppe scorte che troppo poche, ma la ricerca della Owen Graduate School of Management ci offre un quadro diverso.

Questo studio condotto sui dati ventennali di alcune grandi aziende al dettaglio ha evidenziato che le aziende con bassi livelli di scorte ed elevata rotazione del magazzino hanno ottenuto risultati migliori rispetto a quelle che, invece, avevano alti livelli di scorte e bassa rotazione. Anche se questi dati si riferiscono ad aziende di grandi dimensioni, anche le piccole aziende possono trarne spunto e valutare se alcuni articoli del proprio magazzino hanno una rotazione troppo bassa.

Ecco i quattro problemi principali che le scorte eccessive possono causare a una piccola azienda.

Flusso di cassa ridotto

Più scorte invendute ci sono nel tuo magazzino, meno denaro a disposizione avrai per altre opportunità quali nuovi progetti, strumenti e tecnologie avanzati e ampliamento dell’attività.

Aumento dello spazio di magazzino

Più merci ordini, più aumentano i costi di immagazzinamento. Dato che i costi immobiliari costituiscono spesso una delle voci di costi fissi più onerose per le piccole aziende, la loro riduzione può fare una differenza sostanziale in direzione di una maggiore efficienza.

Incremento delle perdite inventariali

Più a lungo devi conservare delle scorte, maggiori probabilità avrai di subire perdite inventariali. Tali perdite possono derivare da merci deperibili o da variazioni della domanda, causate a loro volta da stagionalità o tendenze di mercato.

Diminuzione dell’efficienza

Tempo, energia e risorse investiti per ordinare e immagazzinare scorte di prodotti non devono essere sottovalutati. Per ottenere la massima efficienza dai tuoi dipendenti, devi fare tutto il possibile per ridurre gli sprechi di tempo.

Per individuare le scorte eccessive, è necessario effettuare regolarmente inventari di magazzino completi. Le aziende che possiedono dati storici di vendita degli stessi prodotti o di articoli simili possono usare tali informazioni per prendere decisioni migliori sulle quantità degli ordinativi.

Scorte di sicurezza imprecise senza gestione magazzino PMI

Le piccole aziende spesso esauriscono un certo tipo di prodotto mentre hanno eccedenze di un altro. Questo dipende da problemi con le scorte di sicurezza, cioè quella soglia di inventario minima mantenuta costante per adattarsi a fluttuazioni di mercato e incertezze della supply chain.

Scrivendo per Fit Small Business, Meaghan Brophy spiega in che modo le scorte di sicurezza sono particolarmente importanti per le PMI, descrivendole come “la base della soglia di riordino”, cioè il livello di scorte in cui è necessario avviare il riordino dei prodotti per evitare di essere vittime di “sovrapprezzi per consegne urgenti” degli ordini e caos gestionale.

Come esempio di prodotto, prendiamo una maglietta. È abbastanza logico mantenere scorte di sicurezza più elevate per le taglie più diffuse (S, M, L). Ma sicuramente ti sarà capitato di ritrovarti in un negozio che aveva esaurito almeno una di queste taglie e le uniche opzioni rimaste erano misure improbabili come XXL. Questo spesso dipende dal fatto di aver fissato lo stesso livello di scorte di sicurezza per tutti i prodotti, un metodo inefficiente e sconsigliabile.

Per evitarlo, è necessario valutare la domanda prevista delle diverse varianti di prodotto come taglia, colore, design, ecc. e fissare quindi le scorte di sicurezza in modo adeguato alla relativa richiesta di mercato.

Carenza di un catalogo elettronico dei prodotti per la gestione magazzino PMI

Nel 2017, Frost & Sullivan ha evidenziato che il 69% delle aziende B2B affermava di stare pensando di digitalizzare il proprio catalogo, ovvero il registro di tutti i prodotti commerciali che consente ai responsabili delle aziende di definire i nuovi prodotti da offrire. I cataloghi elettronici consentono maggiore accuratezza, efficienza di aggiornamento e modifica, nonché semplicità di accesso per tutti gli interessati in un unico luogo digitale centralizzato. Quest’ultimo punto è particolarmente rilevante, perché dal catalogo dipendono le decisioni di molti stakeholder della tua azienda, tra cui distributori, rivenditori, addetti al marketing, agli acquisti e alle vendite, fino ai tuoi clienti. Realizzare il catalogo deve essere una priorità perché esso incrementerà l’efficienza della tua azienda, riducendo i rischi di perdere vendite future.

Il catalogo digitale deve contenere tutti i prodotti della tua azienda, compresi prodotti obsoleti, attivi e nuovi. Le seguenti informazioni minime sono necessarie per poter operare in modo efficiente:

• nome, stato, foto e codice dei prodotti;
• gerarchia dei prodotti, suddivisioni in categorie e note su prodotti simili;
• date di scadenza dei prodotti;
• quantitativi di ordine minimi (MOQ) e tempi di consegna dei fornitori;
• prezzi effettivi, di acquisto e di listino;
• vendite passate (in quantità e valore), suddivise in diversi periodi di visualizzazione (annuali, mensili, trimestrali, ecc.);
• quantità, valore e margine delle scorte attuali;
• copertura media delle scorte.

Non tenere conto dei costi totali della gestione magazzino PMI

Il costo di acquisto dei prodotti in magazzino e i prezzi fissati dai tuoi concorrenti non sono gli unici aspetti da tenere presenti per definire i tuoi prezzi di vendita. Per assicurare la redditività, le aziende devono considerare il costo totale di acquisto dei prodotti, che include anche:

• costi degli ordinativi, che tiene conto sia del prezzo di acquisto che del quantitativo minimo di ordine;
• costi del fornitore, cioè tutti i costi associati con la flessibilità, l’affidabilità, la comunicazione, il grado di dipendenza economica dai tuoi ordini del fornitore e il tempo necessario al fornitore per evadere i tuoi ordini;
• costi di previsione, ovvero tutti i costi associati alla certezza/accuratezza delle tue previsioni di vendita;
• costi di prodotto, inclusa la qualità, la percentuale di prodotti difettosi e la loro durata o scadenza;
• costi di immagazzinamento, inclusi eventuali costi di manutenzione, stoccaggio e operativi.

Questo costo totale di acquisto dei prodotti a volta viene anche chiamato costo totale di proprietà (TCO), una metrica derivante dal monitoraggio del numero maggiore di costi possibile. Basandosi sui dati del TCO invece che sui soli costi degli ordini è possibile prendere decisioni più consapevoli su margini e listini.

Riflessioni finali

Una solida gestione magazzino per PMI consente maggiore efficienza operativa, migliore soddisfazione del cliente e un significativo incremento del flusso di cassa. La valutazione attenta e l’ottimizzazione delle attività di magazzino, oltre a indirizzare la tua azienda verso una maggiore crescita, la preparerà a futuri ampliamenti.