Bestandsverwaltung für Kleinunternehmen — 8 zu vermeidende Fehler

46 % der kleinen und mittleren Unternehmen führen entweder keine Bestandsverfolgung durch oder verwenden eine manuelle Methode. Wenn Sie also ein wachsendes Kleinunternehmen sind, haben Sie Ihre Bestandsmanagement-Strategie möglicherweise noch nicht formalisiert. Welche Probleme entstehen durch das Fehlen einer Bestandsverwaltungsstrategie und von Prozessen?

 

Eine kürzlich von CBInsights durchgeführte Umfrage unter 101 Inhabern von Start-up-Unternehmen ergab, dass 29 % der Inhaber glauben, dass fehlende Barmittel eines der größten Probleme sind, die zum Scheitern von Kleinunternehmen führen. Nach Angaben der US Small Business Administration überleben nur 44 % der kleinen Unternehmen länger als 4 Jahre. Dies sollte nicht überraschen, wenn man bedenkt, wie viel Geld für Fixkosten, Lager und Inventar bei der Gründung und dem Betrieb eines Kleinunternehmens benötigt wird.

 
Hier kommt die Bestandsverwaltung für Kleinunternehmen ins Spiel. Ohne eine genaue Vorstellung von der Menge der verschiedenen benötigten Produkte besteht die Gefahr, dass Sie zu wenig oder zu viel auf Lager haben. Und ohne einen soliden Plan für das Inventory Management sind kleine Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage, große Bestellungen zu tätigen und erhebliche Einsparungen bei den Lieferanten zu erzielen. Die Aufrechterhaltung des Geschäftswachstums kann dann zu einer größeren Herausforderung werden.
 
Um kleinen Unternehmen dabei zu helfen, ihre Rentabilität, ihren Cashflow und ihr Bestandsverwaltung im Griff zu behalten, haben wir eine Liste mit den häufigsten Fehlern bei der Bestandsverwaltung erstellt, die es zu vermeiden gilt.
 

Manuelles Bestandsmanagement

 

Allzu oft verlassen sich kleine Unternehmen auf ihr Bauchgefühl oder eine schnelle Zählung, um ihren Bestand zu überprüfen. Das ist praktisch, erhöht aber das Risiko menschlicher Fehler. Laut der National Retail Security Survey 2017 waren >administrative und bürokratische Fehler für 21,3 % der Bestandsverluste im Einzelhandel verantwortlich. Wenn die menschliche Dateneingabe ohne Überprüfungsschritte erfolgt, liegt die Fehlerquote bei bis zu 4 %. Wenn Sie sich zu sehr auf einen manuellen Bestandsverwaltungsprozess verlassen, müssen Sie mit vielen Fehlern rechnen.

 
Wenn Mitarbeiter Fehler machen, kann sich Ihr Unternehmen leicht verkalkulieren und Geld für die Bestellung falscher Bestände verschwenden. Kleine Unternehmen müssen in der Lage sein, größere und komplexere Lagerbestellungen effizient und genau zu bearbeiten, um auf der Wachstumskurve zu bleiben. Dies ist jedoch auf manuellem Wege oft nicht möglich, da die für die Bestandsaufnahme verwendeten Tabellenkalkulationen in der Regel ständig aktualisiert werden müssen. Deshalb gilt: Je weniger manuell und je weniger fehleranfällig Ihr Bestandsverwaltungsprozess ist, desto besser.
 

Ungenaue Bestellungen neuer Bestände

 

Bei der Bestellung von neuen Beständen und Inventar ist es wichtig, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, wie viel Sie von welchem Bestand brauchen und wann Sie ihn benötigen. Ohne Analyse besteht die Gefahr, dass Sie am Ende zu viel oder zu wenig Bestand haben, was bedeutet, dass Sie Verkaufschancen verpassen oder die Lagerkosten für die Unterbringung des überschüssigen Bestands erhöhen.

 

Neue Produktbestellungen können weniger als die Hälfte der späteren Jahresbestellung ausmachen, und bei Produkten in limitierter Auflage können diese ersten Bestellungen 80-100 % der Jahresbestellung ausmachen. Daher müssen Sie diese Bestellung richtig einordnen, und dazu müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Umsatzhistorie eines ähnlichen Produkts/Modells: Einschließlich der Höhe der Verkäufe und der Dauer der Verkäufe. Diese Informationen können auch verwendet werden, um eine Schätzung der Bestandsreichweite zu erstellen, d. h. der Zeitspanne, in der Sie aufgrund der Verlaufsdaten und des Lagerbestands weiterhin Artikel verkaufen können.
  • Vorlaufzeit des Lieferanten: Die Zeit, die vom Zeitpunkt der Bestellung des Kunden bis zur Lieferung der Ware vergeht
  • Mindestbestellmenge (MOQ): Die Mindestmenge an Artikeln, die Sie bei einem Lieferanten bestellen können.
  • Das Gewinn/Verlust- oder Risiko/Ertrags-Verhältnis: Das Risiko, Chancen zu verlieren, basierend auf konkurrierenden Geschäften und der Gewinnspanne der einzelnen Posten.
  • Kosten der Vorratshaltung: Die Gesamtkosten für die Lagerung unverkaufter Waren.

 

Ohne einen Bestandsverwaltungsprozess und ohne aussagekräftige Analysen kann es eine schwierige Aufgabe sein, diese Aufträge richtig zu erledigen.

 

Mangelnde Ausbildung der Mitarbeiter

 

Eine CBInsights-Forschungsstudie ergab, dass 23 % der Unternehmensgründer glauben, dass ihr Unternehmen gescheitert ist, weil sie nicht über das richtige Team verfügten. Da die Bestandsverwaltung für Kleinunternehmen verschiedene Bereiche eines Unternehmens berührt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass mehr als ein Mitglied Ihres Teams eine Rolle zu spielen hat. Für den Erfolg ist es oft entscheidend, dass Sie über Mitarbeiter verfügen, die sich mit der Verwaltung von Unternehmensbeständen auskennen und darin erfahren sind.

 

Hier sind drei Tipps, die Sie bei der Personalauswahl berücksichtigen sollten:

  • Schulung: Minimieren Sie Fehler, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer gut geschult und auf dem neuesten Stand der Bestandsverwaltungsverfahren Ihres Unternehmens sind. Machen Sie die Schulung zu einem wesentlichen Bestandteil der Einarbeitung von Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitern.
  • Setzen Sie Ziele: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, menschliche Fehler zu reduzieren, indem Sie Ziele für einige wenige Messgrößen festlegen.
  • Bestimmen Sie einen Inventarverwalter: Beauftragen Sie ein Mitglied mit den Tools und Ressourcen für Schulungen, Berichte und Bestandsoptimierung. In vielen kleinen Unternehmen ist dies oft der Inhaber oder ein Manager, der zusätzliche Aufgaben übernimmt.

 

Bestandsverwaltungssysteme verfügen häufig über automatisierte Elemente, die die Genauigkeit erhöhen, aber einige Elemente sind immer mit menschlichen Fehlern behaftet. Durch Schulung und Motivation der Mitarbeiter können diese Fehler jedoch so weit wie möglich reduziert werden.

 

Unterbestellung

 

Der e-Commerce Fulfilment Report 2017 ergab, dass 34 % der Unternehmen aufgrund von Unterbestellungen und dem Verkauf von Produkten, die nicht auf Lager sind, verspätet liefern müssen. Verpasste Verkaufschancen aufgrund von Unterbestellungen können schnell zu einer negativen Wahrnehmung Ihres Unternehmens führen. Darüber hinaus bedeutet der Gang zu überteuerten Geschäften, um in letzter Minute Nachschub zu besorgen, einen zunehmenden Bedarf an Kleingeld, um diese wesentlichen Dinge zu decken. Mit einer verbesserten Bestandsverwaltung für Kleinunternehmen können Sie diesen häufigen Fehler vermeiden und Ihrem Unternehmen einen großen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

 

Eine der häufigsten Ursachen für eine Unterbestellung sind unzuverlässige Lieferanten, die Ihre Aufträge nicht rechtzeitig erfüllen. Wenn dies das Problem Ihres Unternehmens ist, sollten Sie die folgenden Tipps beachten, um dem entgegenzuwirken:

  • Verhandeln Sie, wenn möglich, mit Ihrem Lieferanten über schnellere Lieferzeiten.
  • Erörterung etwaiger Probleme mit der Produktqualität und Prüfung, ob sie mit der Variabilität der Lieferzeiten zusammenhängen.
  • Wenn sich herausstellt, dass schlechte Qualitätskontrolle ein Faktor bei einem Lieferanten ist, sollten Sie eine Diversifizierung Ihrer Lieferkette in Betracht ziehen, um die Vorlaufzeiten für Ihr kleines Unternehmen besser zu handhaben.

Überbestellung

 

Genau wie die Unterbestellung ist auch die Überbestellung zu großer Lagerbestände ein häufiger Fehler für kleine Unternehmen und bringt eine Reihe neuer Probleme mit sich. Supply Chain Digest berichtet, dass der Lagerbestand auf der Grundlage des durchschnittlichen Tagesumsatzes in den letzten fünf Jahren um 8,3 % gestiegen ist. Vielleicht denken Sie, dass es besser ist, auf Nummer sicher zu gehen und zu viel auf Lager zu haben als zu wenig, aber eine Studie der Owen Graduate School of Management zeigt etwas anderes.

 

Die Studie, die 20 Jahre lang Daten von großen Einzelhändlern ausgewertet hat, ergab, dass Unternehmen mit geringen Lagerbeständen und hohem Lagerumschlag durchweg besser abschneiden als Unternehmen mit hohen Lagerbeständen und geringem Lagerumschlag. Auch wenn diese Erkenntnisse von größeren Einzelhändlern stammen, sollten kleine Unternehmen diese Ergebnisse beachten und prüfen, ob die von ihnen gelagerten Artikel einen zu geringen Umsatz aufweisen, als dass sich eine Nachbestellung lohnt.

 

Hier sind die vier Hauptprobleme, die eine Überbestellung für Ihr kleines Unternehmen verursachen kann:

Geringerer Cashflow

Je mehr Lagerbestände Sie unverkauft herumliegen haben, desto weniger Geld steht Ihnen für andere Möglichkeiten zur Verfügung, z. B. für neue Projekte, modernere Tools und Technologien oder die Erweiterung Ihres Unternehmens.

Erhöhter Lagerplatz

Je mehr Sie zu viel bestellen, desto mehr müssen Sie für die Lagerung bezahlen. Effiziente Unternehmen benötigen weniger Lagerraum, und da Immobilien oft zu den größten Fixkosten für kleine Unternehmen gehören, kann eine Verringerung dieses Bedarfs den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Erhöhte Lagerverluste

Je länger Sie Vorräte aufbewahren müssen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Lagerverluste erleiden. Diese Verluste können durch verderbliche Waren oder durch eine veränderte Verbrauchernachfrage aufgrund von Saisonabhängigkeit und Markttrends entstehen.

Geringere Effizienz

Die Zeit, die Energie und die Ressourcen, die Sie in die Bestellung und Lagerung ungenutzter Bestände und Vorräte investieren, sollten nicht unterschätzt werden. Wenn Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen wollen, sollten Sie alles tun, um die Zeitverschwendung zu reduzieren.

 

Um herauszufinden, welche Artikel zu viel bestellt werden, müssen Sie regelmäßige Bestandsprüfungen durchführen. Unternehmen, die Aufzeichnungen über historische Verkaufsdaten zu denselben oder ähnlichen Produkten haben, können diese Informationen nutzen, um zu entscheiden, wie viele Artikel sie wahrscheinlich benötigen.

 

Ungenaue Sicherheitsbestände

 

Allzu oft geht kleinen Unternehmen eine Produktart aus, während sie bei einer anderen einen Überschuss haben. Dies ist auf Probleme mit dem Sicherheitsbestand zurückzuführen: dem Reservebestand, der als Absicherung gegen Nachfrageschwankungen und Unsicherheiten in der Lieferkette gehalten wird.

 

In einem Artikel für Fit Small Business erklärt Meaghan Brophy, warum der Sicherheitsbestand für kleine Unternehmen besonders wichtig ist, indem sie beschreibt, wie er den „Nachbestellungspunkt“ bestimmt, d. h. den Lagerbestand, bei dem Sie mit der Nachbestellung von Produkten beginnen müssen, um zu vermeiden, dass Sie Opfer erhöhter Eilgebühren bei der Bestellung und eines allgemeinen betrieblichen „Chaos“ in Ihrem Unternehmen werden.

 

Nehmen Sie ein T-Shirt als Beispiel für ein Produkt. Es sollte selbstverständlich sein, einen größeren Sicherheitsbestand an T-Shirts in den gängigsten Größen (klein, mittel und groß) vorzuhalten. Ich bin mir jedoch sicher, dass Sie sich an Zeiten erinnern können, in denen einem Geschäft mindestens eine dieser gängigsten Größen ausgegangen ist und nur noch ungewöhnliche Größen wie XXL verfügbar waren. Das liegt oft daran, dass für alle Produkte der gleiche Sicherheitsbestand angelegt wird, was ineffizient und nicht empfehlenswert ist.

 

Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie beim Inventory Management die erwartete Nachfrage nach verschiedenen Produktvarianten wie Größe, Farbe, Design usw. sorgfältig prüfen. Setzen Sie auf eine optimale Bestandsverwaltung für Kleinunternehmen und legen Sie dann den Sicherheitsbestand auf ein Niveau fest, das der erwarteten Nachfrage entspricht.

 

Fehlen eines digitalen Produktkatalogs

 

Im Jahr 2017 berichtete Frost & Sullivan, dass 69 % der B2B-Unternehmen angaben, dass sie die Digitalisierung ihrer Kataloge planen: die Aufzeichnung aller kommerziellen Produktinformationen, die es den Vermarktern ermöglicht, neue Produktangebote zu definieren und abzubilden. Digitale Produktkataloge bieten eine größere Genauigkeit, eine effiziente Aktualisierung und Bearbeitung sowie einen einfachen Zugriff für alle Beteiligten von einem zentralen digitalen Ort aus. Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig, da der Katalog die Entscheidungen vieler Beteiligter in Ihrem Unternehmen beeinflusst, von Ihren Distributoren, Einzelhändlern, Vermarktern, Einkäufern und Verkaufsteams bis hin zur Depository Trust Company (DTC) und Ihren Kunden. Die Vorbereitung Ihres Katalogs sollte Priorität haben, da dies die Effizienz Ihres Unternehmens steigert und das Risiko verringert, in Zukunft Verkaufschancen zu verpassen.

 

Der digitale Katalog sollte alle Produkte Ihres Unternehmens erfassen, einschließlich veralteter, aktiver und neuer Produkte. Die folgenden Informationen sind das Minimum, das Ihr Unternehmen benötigt, um effizient zu arbeiten:

  • Produktnamen, Status, Fotos und Referenznummern
  • Produktbäume, Kategorisierungen und Hinweise auf ähnliche Produkte
  • Enddaten und Verfallsdaten von Produkten
  • Mindestbestellmengen (MOQs) und Vorlaufzeiten der Lieferanten
  • Preise: Tatsächliche, Einkaufs- und Katalogpreise
  • Vergangene Verkäufe (in Menge und Wert), aufgeschlüsselt nach verschiedenen Zeitskalen (jährlich, monatlich, vierteljährlich, etc.)
  • Aktuelle Bestandsmengen, -werte und -margen
  • Durchschnittliche Lagerabdeckung.

 

Keine Berücksichtigung der Gesamtbetriebskosten

 

Die Kosten für die Beschaffung der Produkte, die Sie auf Lager haben, und die Preise Ihrer Konkurrenten sind nicht die einzigen Dinge, die Sie bei der Festlegung Ihrer Verkaufspreise berücksichtigen müssen. Um die Rentabilität zu gewährleisten, müssen Unternehmen die Gesamtkosten für den Einkauf von Produkten berücksichtigen, zu denen Kosten gehören wie:

  • Bestellkosten: Einschließlich des Einkaufspreises und der Mindestbestellmenge.
  • Lieferantenkosten: Alle Kosten, die mit der Flexibilität, der Zuverlässigkeit, der Kommunikation, der Abhängigkeit des Lieferanten von Ihren Bestellungen und der Zeit, die der Lieferant benötigt, um Ihre Bestellung zu erfüllen, verbunden sind.
  • Vorhersagekosten: Alle Kosten, die mit der Sicherheit/Genauigkeit Ihrer Absatzprognose zusammenhängen.
  • Produktkosten: Einschließlich der Qualität, des Anteils fehlerhafter Produkte und der Lebensdauer.
  • Lagerkosten: Einschließlich aller Wartungs-, Lager- und Betriebskosten.

 

Diese Gesamtkosten des Produkteinkaufs, manchmal auch als Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet, sind eine Kennzahl, die sich aus der Erfassung möglichst vieler dieser verschiedenen Kostenarten ergibt. Die Verwendung von TCO-Daten anstelle von nur auftragsbezogenen Kosten liefert bessere Informationen für Ihre Preis- und Margenentscheidungen.

Abschließende Überlegungen bezüglich der Bestandsverwaltung für Kleinunternehmen

Eine gute Bestandsverwaltung bedeutet eine bessere betriebliche Effizienz, eine höhere Kundenzufriedenheit und einen deutlich verbesserten Cashflow. Eine sorgfältige Bewertung und Verfeinerung vom Bestandsmanagement bringt Ihr Unternehmen nicht nur jetzt auf einen höheren Wachstumspfad, sondern bereitet es auch auf künftige Erweiterungen vor.

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