小微企业库存管理的八大常见问题及解决方法

46%的中小企业没有进行库存跟踪,或者使用手动方式进行库存统计。处在发展中的小微企业可能尚未形成有效的库存管理方法,而缺乏库存管理方法和规范的流程会产生哪些问题呢?

 

CBInsights 最近对101位公司创始人的调查发现,29%的创始人认为缺乏现金是导致小微企业失败的最主要原因之一。美国小企业管理局 (US Small Business Administration) 数据显示,只有44%的小企业能生存4年以上。考虑到创办和经营小微企业涉及的固定成本、备货和库存所需的现金,这个数据也不足为奇。

 

要解决这个问题,企业需要进行库存管理。要避免库存过多或过少,小微企业需要确切了解不同产品所需的数量。此外,缺乏有效的存货管理计划,小微企业可能无法接收大规模订单,或者错失供应商的大额优惠,保持业务增长可能会更加困难。

 

因此,我们总结了8类小微企业要避免的常见库存管理问题,帮助小微企业有效控制利润率、现金流和库存。

手动管理库存

小微企业经常依靠直觉经验或快速统计来确定可用库存,依赖感觉虽然方便,也更容易出错。《2017年美国全国零售安全调查》(2017 National Retail Security Survey) 显示,行政和文书错误占零售商损失的21.3%。而未经检查的人工数据输入,错误率为4%。过于依赖手动管理库存流程,会增大出错率。

 

员工的失误容易导致企业计算错误,造成进错货,带来资金损失。企业要保持增长,必须能够精准、高效处理更大、更复杂的库存订单,但通常人工手段无法实现这个目标,因为要精确统计库存,就需要不断更新库存报表。考虑到这一点,尽量避免手工操作和人为失误,会使库存管理流程更准确、高效。

错误备货

订购新的存货和库存时,小微企业需要依据来确定备货种类、数量和时间。如果没有数据支持分析决策,小微企业很容易进货过多或过少。进货过多会导致库存积压、成本上升,进货过少会错失销售时机。

 

新货订单可能占据年度订单一半以下,而对于限量版产品订单,首批订单可能占据年度订单的80%~100%。因此,企业要正确订购,要考虑以下几点:

  • 类似产品/型号的销售历史,包括销售数量和销售时间。这些信息也可以用来估算库存覆盖率,即根据历史销售数据和库存数量得出存货可继续销售的时间。
  • 供应商交付周期,即从客户下单到货物交付所需的时间。
  • 最小订货量 (MOQ),即可以从供应商那里订购产品的最小数量。
  • 盈利/亏损比率或风险/回报比,即在竞争性业务和有利润率的个人项目中失去机会的风险。
  • 存货持有成本,即用于储存未售出货物的总支出。

 

没有库存管理流程和强大的分析能力,要正确处理新货订单或限量产品订单并非易事。

缺少培训

CBInsights的一项研究发现,23%的创业者认为企业失败的原因是没有合适的团队。库存管理会涉及企业的方方面面,很可能团队中不止一位成员要参与其中,因此,确保一些员工拥有商业库存管理经验和相关技能,对于成功的库存管理至关重要。

 

以下为您提供三条员工配置建议:

  • 培训。确保为企业员工和外包员工提供良好培训,保证员工掌握企业最新的库存管理程序,为全职和兼职员工进行入职培训,使培训成为入职的重要部分。
  • 设定目标。围绕评估指标设定目标,激励员工减少人为错误。
  • 指定一名库存经理。赋予一名成员以工具和资源,使其对培训、报告和库存优化负责。对于很多小微企业来说,往往是友老板或者某一位经理来承担库存管理的额外职责。

 

库存管理系统通常采用一定程度的自动化来提高准确性,但也无法避免人为错误,而通过培训和员工激励能够在最大程度上减少这些错误。

订货不足

《2017年电子商务履行报告》 (e-Commerce Fulfilment Report) 发现,34%的企业由于订货不足和产品脱销而延迟发货。订货不足会导致企业错失销售良机,也会让人们快速产生对企业的负面态度。此外,高价购买最后的供应物品将使企业为了支付这些必备品,而额外增加储备现金的开销。改进库存管理能够避免这类常见错误,为企业带来巨大的竞争优势。

 

供应商没能如约交付订单是导致订货不足的最常见原因之一,如果这是企业自身的原因,可以使用如下方法解决问题。

  • 如果可能,和供应商约定一个更快的交货时间。
  • 如果有产品质量问题,可以进行讨论,检查质量问题是否和改变交付时间相关。
  • 如果发现某个供应商质量控制表现不佳,可以考虑使供应链多样化,以此来更好地管理交货时间。

订货过多

同订货不足一样,订货过多也是小微企业常见问题之一,同样会带来一系列新的问题。据《供应链文摘》 (Supply Chain Digest) 报道,在过去五年中,基于日均销售额的库存量增加了8.3%。也许大家会想“保险起见,库存过多总比过少好”,不过,欧文管理学院 (The Owen Graduate School of Management) 的研究表明情况却并非如此。

 

关于大型零售商20年的数据研究发现,库存水平低、库存周转率高的公司始终比库存水平高、库存周转率低的公司表现好。虽然这些洞察来自于大型零售商,小微企业仍需要关注这项发现,进而考虑他们的库存中是否有哪些物品周转率太低,不值得再重新订购。

 

以下是订货过多带给小微企业的四个主要问题:

现金流减少

未出售库存越多,可用于新项目、更先进的工具和技术、业务扩张等其他机会的现金就越少。

增加仓储空间

超额订货越多,仓储费用越高。高效的组织需要更少的仓储空间,并且租金往往是小微企业最大的固定成本之一,降低仓储需求会给小微企业经营带来巨大改善。

库存损失增加

库存留存时间越久,库存损失可能性越大。损失可能来自易腐物品,或因季节和市场趋势变化导致的消费者需求的变化。

效率降低

不要低估在订购和储存未使用的库存和用品方面所花费的时间、精力和资源,就好比想让员工对公司贡献最大,就要尽一切可能减少员工时间的浪费。

 

定期库存审计能够帮助企业确定过度订购的物品。小微企业如果有同种或类似产品的历史销售数据,就可以根据这些信息确定产品的大概需求量。

安全库存不精准

小微企业经常会遇到一种产品脱销、另一种产品滞销的情况,这是因为他们的安全库存出现问题。安全库存即为保留一定备用库存作为安全保障,来应对需求波动和供应链不确定性的问题。

 

Meaghan Brophy 在为 Fit Small Business (一个数字商务平台,专为小微企业提供研究建议和解决方案)的撰文中,解释了安全库存对于小微企业的重要性,描述了安全库存如何帮助小微企业确定再订购起点,也就是再次订购产品时要达到的库存水平,以避免匆忙订购之下产生的额外费用,以及整个组织运营混乱。

 

以T恤衫产品为例,最常见的T恤衫尺寸(小号、中号和大号)应该需要更大的安全库存,这应该是常识。然而,大家可能都经历过一家商店常常卖光了至少一种常见尺寸的T恤衫,而不常见尺寸(如XXL)的T恤衫却还有库存。这往往是因为所有产品都设置了相同的安全库存,这样既不高效,也不建议使用。

 

要解决这个问题,可以仔细考虑企业对不同产品的不同特性的需求,例如尺寸、颜色、设计等,之后再设定合适的安全库存,以适配预期需求。

缺少数字目录

2017年,Frost & Sullivan 公司报道称69%的企业表示正计划将产品目录数字化,即记录所有商品信息,使营销人员能够对新产品进行定义和设计。数字化产品目录更准确,编辑和更新更高效,方便相关人员统一访问。最后这点十分重要,因为目录会影响企业业务中诸多利益相关者的决定,包括分销商、零售商、营销人员、采购人员、信托公司,以及企业的客户。企业应优先做好产品目录,提高业务效率,降低错过销售时机的风险。

 

企业应该用数字目录记录每一个产品,包括过时产品、畅销产品和新产品。以下是企业高效运转所需的最基础的信息:

  • 产品的名称、状态、照片和参考号
  • 产品的树型结构、分类以及类似产品的注释
  • 产品销售终止日期和失效日期
  • 最低订购量和供应商交货时间
  • 价格,包括实际价格、购买价格和目录价格
  • 销售历史(包括销售数量和价值),还要细分为不同的时间尺度视图(年、月、季等)
  • 当前库存数量、价值和利润率
  • 平均库存覆盖率

没有考虑所有权的总成本

在制定销售价格时,企业除了考虑备货的采购成本以及竞争对手的价格之外,也需要考虑购买产品的总成本,这些成本包括:

  • 订购成本,包括采购价格和最低订购量。
  • 供应商成本,包含灵活性、可靠性、沟通、供应商对企业依赖程度的成本,以及供应商满足企业需求所需的时间的成本。
  • 预测成本,即和企业销售预测的确定性或准确性相关的所有成本。
  • 产品成本,包括质量、不良品率和产品的生命周期。
  • 存储成本,包括任何维护、仓储和运营成本。

 

这种采购总成本,有时候也被称为总体拥有成本 (TCO)。TCO 是一项指标,用来尽可能多地跟踪企业各种类型的成本。使用 TCO 数据代替仅和订购相关的成本,能够帮助企业更好地进行定价和决定利润率。

总结

良好的库存管理意味着更好的运营效率、更高的客户满意度和大大改善的现金流。仔细评估和完善库存管理运营,不仅会帮助企业实现更好的增长,也会让企业为将来的扩张做好准备。

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