¿Cómo se calculan los costos de mantenimiento de inventario?

Los costos de mantenimiento de inventario, generalmente, representan parte del valor total del inventario de una empresa que vende productos tangibles.
En este artículo, analizamos todo lo que necesita saber sobre los costos de inventario: cómo calcularlos y cómo eliminar o reducir estos gastos. Cuando sepa cómo calcular los costos de mantenimiento del inventario, podrá decidir qué hacer con el inventario no vendido.
¿Qué es el costo de mantenimiento del inventario?
El costo de mantenimiento de inventario se refiere a la cantidad gastada en mantener y almacenar mercancías. También denominado coste de mantenimiento es un gasto global que cubre el uso del almacén y todos los costes relacionados, como el transporte, los impuestos, los seguros y los gastos de los empleados. Además, cubre intangibles, como el coste de la oportunidad perdida y la depreciación.
El coste de mantenimiento de inventario se expresa en porcentaje, no en dólares. Es un cálculo crucial porque ayuda a las empresas a prever cuánto pueden ganar con su inventario actual. Estos datos también son cruciales para determinar si debe fabricar o pedir más o menos existencias en las próximas semanas.
A menudo, este gasto se da por sentado: muchos propietarios de empresas pueden estar hipercentrados en el crecimiento de las ventas y los ingresos. Por supuesto, son factores financieros importantes que determinan el éxito de la empresa, pero pasar por alto los gastos de mantenimiento puede llevar a sobrepasar las previsiones de beneficios.
Por término medio, representan entre el 15% y el 30% del valor del inventario.
Factores que afectan el costo de mantenimiento
Estos factores influyen en los costos totales para mantener el inventario físico:
- Capital: este es el componente más grande del costo de mantenimiento del inventario, y se refiere a la cantidad invertida en el inventario no vendido, más el interés pagado por la compra. El costo del capital está inmovilizado en el inventario y, mientras los artículos no se vendan, usted pagará el interés anual. Otro elemento es la oportunidad perdida porque el capital se gastó en inventarios no vendidos en lugar de otras inversiones rentables.
- Servicio de inventario: cubre los gastos tributarios o el impuesto que grava los bienes no vendidos al final del año, el hardware informático, las aplicaciones utilizadas para la gestión de inventarios y otros costos similares, según el tipo de inventario. El seguro también forma parte de este componente y depende del tipo de bienes y del nivel de inventario: cuanto mayor sea el nivel, mayores serán las primas.
- Espacio de almacenamiento: este es el costo de alquiler de un almacén para almacenar el inventario, junto con otros gastos relacionados, como servicios públicos y tarifas de transporte.
- Riesgo de inventario: esto se refiere al riesgo de inmovilizar el inventario almacenado por períodos prolongados. No existe una única forma de calcular el riesgo de inventario porque depende de varios factores: el inventario perecedero tiene un mayor riesgo de inventario, al igual que los productos que rápidamente se vuelven obsoletos. Esto también implica merma o pérdida por errores administrativos, daños y robo..
Calcular los costos de mantenimiento de inventario
Cuando calcula los costos de mantenimiento del inventario, puede determinar adecuadamente cuántas ganancias puede obtener del inventario restante. Al hacerlo, evitará pérdidas al dejarlos continuamente almacenados.
Cada día que pase con inventario almacenado genera mermas significativas en los fondos de la empresa y retrasos en el flujo de caja general.
Estos son los pasos para calcular los costos de tenencia:
1. Asigne un valor a cada componente del costo del inventario
¿A cuánto ascienden los costos de capital, servicio de inventario, almacenamiento y riesgo de inventario? Una vez que tenga estos números, puede comenzar el cálculo de su inventario adicional.
2. Calcule la suma de tenencia
Es sencillo:
Suma de tenencia = Costo de capital + Costo del servicio + Costo del espacio de almacenamiento + Riesgo de inventario |
3. Conozca el valor total del inventario
¿Cuánto inventario sin vender tiene almacenado su negocio? Puede calcular el valor del inventario multiplicando la cantidad de artículos en el inventario por el precio minorista de los artículos. En esencia, el valor total del inventario representa la cantidad que puede obtener si todos los artículos del inventario se vendieran a sus clientes.
Aquí, está la fórmula:
Valor del inventario = Precio del artículo × Número de artículos |
4. Calcule el costo de mantenimiento
Para obtener el valor que busca, divida la suma de tenencia entre el valor del inventario y multiplíquelo por 100. El costo de mantenimiento se expresa en porcentaje.
Costo de mantenimiento/mantenimiento (%) = (Suma de tenencia / Valor del inventario) × 100 |
Ejemplo:
Para comprender mejor estas ecuaciones, entremos en detalles.
La moda siempre está cambiando, por lo que es comprensible que haya ocasiones en las que el inventario se quede sin vender. Ahora, tomemos en consideración una empresa con una pequeña tienda física sin componente en línea.
Aquí, calculamos los componentes del costo de mantenimiento de estas camisetas:
- Capital: $31,500
Como se trata de una empresa pequeña, supongamos que, en un pequeño almacén, sólo quedan 2.000 camisetas sin vender. Las camisetas se fabrican a 15 dólares cada una. El precio de venta de la camiseta es de $30 cada una. Agregue algunos costos asociados a la ecuación.
Costo de capital: 2000 camisetas sin vender x $15 cada una = $30 000 + $1500 (5% de interés anual) = $31 500
- Servicio de inventario: $3,000
El costo del servicio de inventario es difícil de estimar porque depende en gran medida de varios factores específicos de la empresa. Los impuestos y las primas de seguros también varían significativamente. A continuación, se muestra un ejemplo del cálculo:
Impuestos – $1,000
Primas de seguro: $600
Inversiones en hardware de TI: $600
Empleados y otros costos – $800
Total: $3.000
- Espacio de almacenamiento: $8,500
El monto cubre el alquiler de un almacén muy pequeño, según los promedios actuales, más gastos de servicios públicos y transporte, entre otros gastos adjuntos.
Alquiler por espacio de almacén – $5,400 ($450/mes)
Servicios públicos: $1,600 ($133/mes)
Transporte: $1,500 ($125/mes)
- Riesgo de inventario: $1,200
Para la empresa de camisetas, el riesgo estimado es de 100 dólares al mes.
Cálculo:
Suma de tenencia
Suma de tenencia = Costo de capital + costo del servicio + costo del espacio de almacenamiento + riesgo de inventario
= $31.500 + $3.000 + $8.500 + $1.200
Suma de tenencia = $44,200
Valor de inventario
Valor del inventario = Precio del artículo × Número de artículos
= $30 x 2000
Valor de inventario = 60.000
Costo de transporte
Costo de mantenimiento (%) = (Suma de tenencia / Valor de inventario) × 100
Costo de mantenimiento (%) = (44,200 / 60,000) × 100
Costo de mantenimiento = 74%
Esto significa que la pequeña empresa de camisetas incurre en un costo de mantenimiento del 74% de su valor total de inventario. Este es un costo de mantenimiento de inventario excepcionalmente alto, que sólo debería estar entre el 15% y el 30%.
La suma de tenencia debe minimizarse porque es parte de la razón por la cual el costo de mantenimiento es tan alto. Hay poco que hacer con el costo de fabricación, pero, si se vendieran más productos del inventario, entonces, el costo de capital sería menor. Además, debe haber una manera de maximizar el uso de un almacén o encontrar otra forma de almacenar el inventario.
La comida para llevar:
Ser consciente de los costos de mantenimiento del inventario le ayudará a encontrar formas de reducir estos gastos. Además, es de mucha ayuda cuando el negocio crece y ya se tiene una estimación de los costos recurrentes.
Muchas empresas no calculan los costos de mantenimiento de inventario porque simplemente los incluyen en los gastos regulares de funcionamiento de una empresa. Sin embargo, si la empresa de camisetas hubiera seguido sin saber qué tan altos eran estos costos, habría sido difícil determinar dónde se concentraban los gastos.
Hacer un seguimiento de estos costos es crucial para garantizar la rentabilidad del negocio y minimizar las pérdidas potenciales.
Cómo reducir los costos de transporte
El ejemplo anterior muestra lo importante que es calcular los costos de mantenimiento del inventario. Si no hace nada con su inventario adicional durante semanas o meses seguidos, los gastos seguirán creciendo.
Entonces, ¿cómo se reducen los costos de tenencia?
1. Comprenda la razón
Hay varias razones por las que las empresas almacenan mucho inventario en sus almacenes:
Existencias adicionales
Las empresas mantienen una perspectiva generalmente positiva sobre el desempeño de sus negocios, por lo que tienen productos adicionales disponibles para cubrir un aumento inesperado de la demanda. Esto no es malo en sí mismo, pero sobreestimar el potencial de venta de ciertos artículos puede generar altos costos de mantenimiento.
Demandas estacionales
Los productos de temporada tienen gran demanda sólo durante determinadas épocas del año, por lo que algunos comercios se abastecen de ellos para prepararlos. En el ejemplo dado de una tienda de camisetas, la empresa puede aumentar su stock de productos fabricados con materiales finos durante el verano y reducirlos en otoño. Para entonces, lo que saldrá volando de los estantes serán camisas hechas de telas gruesas como pana o lana.
Inventario de ciclo
Las empresas tienen pronósticos de ventas, por eso existe un inventario cíclico, la cuota mínima que se debe cumplir según el contrato. Incluso, cuando la demanda es baja, ya hay cierta cantidad de productos para entregar.
Inventario en tránsito
Se refiere a los productos en camino a la tienda o almacén. Es el inventario que no ha llegado, pero que debe incluirse al calcular los costos de mantenimiento del inventario. Esto suele ocurrir cuando los artículos son importados o fabricados con materias primas importadas.
Inventario muerto
Los productos, que ya no se pueden vender, debido a daños, o que se han vuelto obsoletos, siguen siendo parte del recuento de inventario.
Ocurrencia inesperada
Siguiendo el ejemplo de la pequeña empresa que vende camisetas, la pandemia fue un suceso inesperado y la principal razón por la que el inventario no se vendió. Dado que la ropa nueva no era una necesidad en ese momento y la empresa no tenía una tienda en línea, las ventas se estancaron y el inventario permaneció inmóvil.
Otros asuntos
Muchos otros pueden provocar un exceso de inventario, y depende de la empresa comprender realmente la situación para poder llegar a una solución adecuada. Nuevamente, volviendo al negocio de las camisetas, el costo de mantenimiento es casi el 75% del valor total del inventario, lo cual es demasiado alto.
Otro problema de la situación son los gastos que suponen el alquiler de un almacén, que puede ser demasiado grande para 1.000 camisetas.
El tamaño de los almacenes se ha duplicado en los últimos años, debido al aumento de las actividades de comercio electrónico en todo el mundo. Algunas pequeñas empresas se ven obligadas a alquilar almacenes con más espacio del que necesitan, lo que provoca un desperdicio de recursos.
Afortunadamente, existe otra opción para las empresas más pequeñas: los centros logísticos.
2. Asóciese con un centro logístico
Un centro logístico es un servicio de subcontratación donde las empresas pueden almacenar sus existencias en lugar de comprar o alquilar sus propios almacenes. Estos centros cuentan con equipos de personas que se encargan de todos los pasos del cumplimiento del pedido, incluido el procesamiento, el embalaje y el envío del pedido. Hoy en día, muchos centros logísticos atienden a pequeñas empresas..
Las pequeñas empresas pueden optimizar sus operaciones (física y financieramente) a través de centros logísticos. Pueden reducir significativamente los gastos de almacenamiento y el costo total de tenencia.
3. Mejorar la previsión de la demanda
Lo mejor es preparar los niveles de stock según la demanda del cliente. Esto implica analizar informes de ventas anteriores y anotar el número promedio de artículos vendidos históricamente por día, semana o mes.
Si su empresa necesita mantener un stock de reserva en caso de una avalancha inesperada de pedidos, debe hacerlo dentro de lo razonable. Una mejor previsión de la demanda y una investigación de mercado más exhaustiva limitarán drásticamente el exceso de existencias y los gastos que conlleva.
4. Mejorar la organización física de los almacenes
Quizás, ni siquiera necesite un almacén o un centro logístico si puede mantener el inventario dentro de su tienda física, siempre que todo quepa dentro del almacén. A veces, todo es cuestión de organizarse adecuadamente. Cuando maximiza el espacio disponible mediante la distribución práctica de los suministros, es posible que no necesite buscar soluciones de almacenamiento de terceros.
5. Suscríbase a acuerdos a largo plazo
Las pequeñas empresas deberían celebrar contratos a largo plazo y desarrollar buenas relaciones con los proveedores para reducir los costos de producción. Por ejemplo, algunos fabricantes mantienen inventarios para sus distribuidores y socios comerciales. Aprovechar estas conexiones puede generar menores gastos.
6. Invierta en un software confiable
En la era digital, ya es hora de que las empresas inviertan en un software de gestión de inventario de primera categoría. Estas sólidas herramientas ayudan a las empresas en el seguimiento y gestión del inventario en cada paso del proceso de adquisición y entrega. Ya no es necesario conformarse con procesos manuales plagados de errores que requieren mucho tiempo. En vez de esto, los propietarios y gerentes de empresas pueden simplemente iniciar sesión en sus cuentas y realizar un seguimiento del inventario desde la comodidad de sus oficinas.
El software de gestión de inventario automatiza el movimiento de existencias para maximizar la eficiencia y la productividad. El software adecuado puede incluso realizar un seguimiento de la demanda, las tendencias emergentes de la industria y otros factores que afectan los niveles de existencias.
Para los propietarios de empresas que estén preocupados por aprender detalles técnicos complejos, estos productos basados en la nube son fáciles de usar, incluso si son principiantes. Las interfaces intuitivas permiten que los trabajadores accedan, administren y analicen el inventario con suma facilidad.
7. Evaluar las tendencias emergentes
Para evitar el exceso de existencias, las empresas deben tener un conocimiento profundo de las tendencias de su industria. Esto se puede hacer mediante la recopilación, el análisis y la interpretación de los datos disponibles del mercado. Una evaluación adecuada de las tendencias conduce a un pronóstico de demanda altamente preciso para la producción o los pedidos.
Las empresas deben realizar el seguimiento regular de las tendencias micro y macro de ventas. Algunos softwares de gestión de inventario pueden generar datos para el análisis de tendencias; otra razón para invertir en ellos.
Conclusión
Todos los dueños de negocios quieren maximizar sus ganancias y evitar pérdidas. Una forma de hacerlo es calcular los costos de mantenimiento del inventario, que se encuentran entre los elementos que más se pasan por alto en las finanzas de una empresa.
En promedio, el costo de mantenimiento de inventario o existencias debería rondar entre el 15% y el 30%, o incluso menos. Las empresas deben adoptar estrategias para reducir continuamente el costo de mantenimiento invirtiendo en software de gestión o asociándose con centros logísticos. En algunos casos, todo es cuestión de realizar pronósticos de mercado precisos. Encontrará fácilmente la mejor solución cuando llegue al fondo del problema.