Our Blog

El cálculo de la cantidad económica de pedido o CEP ayuda a las empresas a maximizar sus pedidos de inventario y a reducir los gastos totales de inventario. Esto se traduce en un incremento del flujo de caja, una mejor administración del inventario y una reducción o eliminación de gastos innecesarios.

Si su inventario proviene de fabricantes y distribuidores, la CEP es un parámetro fundamental para su empresa.

Esta guía profundiza en cómo funciona la cantidad económica de pedido, cómo calcularla para su empresa, sus inconvenientes como parámetro y mucho más. Siga leyendo para aprender a aplicar con éxito la CEP en las operaciones de su empresa y aprovechar sus ventajas.

¿Qué Es la Cantidad Económica de Pedido?

La cantidad económica de pedido (CEP) indica la cantidad ideal de pedidos que una empresa debe efectuar para operar eficazmente.

El modelo de la CEP fue desarrollado por primera vez por el ingeniero de producción estadounidense Ford W. Harris en 1913 como modelo de programación de la producción. Aunque pasó desapercibido durante 75 años, el modelo recibió su reconocimiento en 1988 y desde entonces ha sido empleado y perfeccionado hasta convertirse en la fórmula CEP que conocemos.

Actualmente, todo tipo de empresas, desde grandes consorcios como McDonald’s hasta pequeñas tiendas familiares, utilizan el CEP para poder tomar decisiones de compra acertadas y mantener la eficiencia de sus operaciones.

El CEP es único para cada empresa y se calcula a partir de múltiples factores y costos en un momento dado. Por lo tanto, este parámetro se representa como una fórmula que los propietarios y gerentes de empresas pueden utilizar para determinar los puntos de reabastecimiento, minimizar los gastos de inventario y planificar el flujo de caja.
 

¿Qué Puede Ocurrir Si No Se Tiene En Cuenta la CEP Al Hacer Un Pedido?

Si no se tiene en cuenta la CEP, o ni siquiera se calcula, existe un alto riesgo de que el stock se agote de forma excesiva y de que los gastos de mantenimiento sean prohibitivos. Ambos implican calcular mal el número de unidades de inventario necesarias por pedido.

Si su empresa efectúa pedidos de inventario sin CEP, puede estar malgastando mucho dinero sin darse cuenta. También puede estar impidiendo que su empresa maximice su capital, mano de obra y otros recursos.

La Importancia de la CEP para Su Empresa

Pedir inventario, recibirlo y conservarlo: son muchos los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de calcular los gastos de inventario. Calcular la CEP y ejecutarla puede ayudar a su empresa a minimizar los costos totales invertidos en su inventario.

He aquí un desglose de algunas formas en que la CEP puede hacer esto:
 

Mejorar los Pedidos de Inventario y Minimizar Gastos

Cada vez que una empresa hace un pedido de unidades, invierte capital en transporte, logística y recepción del inventario. Estos gastos incluyen el tiempo que dedican los equipos de inventario a clasificar los pedidos.

La cantidad económica de pedido indica a la empresa el número ideal de unidades que necesita pedir y cuándo minimizar los gastos añadidos y el tiempo invertido en ellos.

Aunque las empresas pueden reducir los costos de los pedidos simplemente pidiendo menos inventario de una vez, esto también aumenta los costos de transporte, descarga y logística. También aumentan las posibilidades de que se agoten las existencias y otros posibles gastos relacionados.
 

Reducir las Escasez de Existencias y los Costos por Desabastecimiento

Cuando una empresa no puede mantener los niveles de existencias para satisfacer la demanda de los clientes, debe invertir más para compensar la escasez. Por ejemplo, se verá obligada a encargar un cargamento de un día para otro y a pagar gastos de envío urgente solo para conseguir las unidades que necesita. Estos gastos extra no son sostenibles.

Además, la empresa pierde clientes que se marchan a la competencia en el tiempo que requiere el reabastecimiento del inventario. Cada cliente perdido puede suponer un fuerte impacto en los ingresos y los beneficios, y costará aún más dinero atraerlos de nuevo.

Muchas empresas intentan resolver los problemas de desabastecimiento simplemente pidiendo más unidades para su inventario. Esto también se sustenta en la teoría de las economías de escala, la cual propone aumentar la escala de producción para reducir costos.

Pero ésta tampoco es una decisión inteligente. Esto se debe a que un amplio inventario requiere una gran capacidad de almacenamiento, lo que aumenta los gastos. También hay un mayor riesgo de daños y pérdidas si las existencias no se manipulan bien o no salen de las estanterías a tiempo.
 

Almacenamiento Eficiente y Reducción de Gastos

Los gastos de almacenamiento y conservación se acumulan mientras la empresa permanece en posesión de unidades entre el pedido y la entrega.

Algunos gastos (como el almacenamiento) pueden minimizarse, y otros (como las unidades dañadas) pueden eliminarse por completo con la CEP.
 

Satisfacción del Cliente y Aumento del Flujo de Caja

Con la CEP, las empresas saben cuántas unidades deben pedir para satisfacer la demanda y al mismo tiempo mejorar su capacidad de almacenamiento y logística. La CEP también ayuda a reducir los gastos de mano de obra y descarga.

Con operaciones más ágiles, las empresas pueden ofrecer un servicio al cliente y productos de primera calidad a sus clientes. Además, la reducción de gastos libera una parte del capital que puede invertirse en ampliación y otras actividades relacionadas con el mantenimiento.

La principal razón por la que la CEP es tan eficiente y ampliamente utilizada es que tiene en cuenta todos los gastos relacionados. Garantiza que su empresa funcione a su máximo rendimiento, se beneficie de las economías de escala y genere pérdidas mínimas.

Para entender realmente el concepto y la implementación del modelo CEP, lo mejor es ponerlo en práctica uno mismo. He aquí el proceso completo, paso a paso, para aplicar la fórmula CEP a las operaciones de su empresa:

La Fórmula CEP

El modelo CEP está representado por la siguiente fórmula:

CEP = √ 2DS / H 

Donde las variables CEP, D, S y H representan:

CEP = Unidades de cantidad económica de pedido

D = Tasa de demanda del consumidor (cantidad unitaria vendida al año)

S = Gastos de creación o pedido de stock (calculados por pedido)

H = Gastos de mantenimiento de una unidad de stock (calculados por unidad y año)

Esta fórmula se aplica a las empresas que no producen, sino que realizan pedidos de inventario.

Si fabrica sus propios productos, puede utilizar la formula EPQ.

Cómo calcular la CEP

Para empezar, calcule los valores exactos de estas variables: gastos de preparación, de mantenimiento y tasa de demanda.

A continuación, te explicamos qué implican estos valores y cómo calcularlos:
 

Gastos de Preparación

Corresponde a todos los gastos acumulados al encargar y preparar un único pedido de inventario. Incluye los gastos de embalaje, envío, logística, IVA y los intereses generados por las compras a crédito.

Puede calcular el gasto de preparación de pedidos dividiendo el número total de pedidos de un producto en un año por el total de pedidos de existencias de ese producto en el mismo año.
 

Gastos de Mantenimiento

También conocido como gasto de almacenamiento, engloba una serie de gastos anuales para mantener una determinada unidad de producto.

Incluye:

• Gastos por actividades de almacenamiento, como renta, servicios públicos, impuestos a la propiedad y otros.
• Gastos de oportunidad por inmovilizar capital en inventarios en lugar de dedicarlo a otras actividades que generen dinero.
• Gastos de seguro de inventario, seguridad, mantenimiento, gestión y riesgos de daños
• Los gastos de mano de obra para manipulación, almacenamiento y mantenimiento del inventario.

Sume todos estos gastos y divida la suma por el número total de unidades de producto. Esto debería proporcionarle el gasto de mantenimiento del producto.
 

Tasa de Demanda

La tasa de demanda hace referencia al número de unidades que su empresa vende en un año.

Si ha vendido existencias durante más de un año, dispone de datos completos para calcular su tasa de demanda. Si solo dispone de datos de venta de 6 a 7 meses o menos, puede utilizar herramientas de pronóstico.

Estas son algunas herramientas que puede utilizar de acuerdo con los datos con los que disponga:

• Proyección de tendencias
• Estudio de mercado
• Composición de la fuerza de ventas
• Método Delphi
• Econometría

Puedes hacer un registro de estos datos mediante una plataforma de gestión de inventario como Nest Egg. Es la solución completa para gestionar y organizar su inventario utilizando información fácilmente accesible. Puedes hacer un seguimiento de las compras, las ventas y los precios, e incluso utilizar herramientas internas para analizar los datos y obtener información para la eficiencia operativa.

Calcular la CEP para Su Empresa

Cuando calcule la CEP para su empresa, asegúrese de analizar cada tipo de producto por separado y de utilizar únicamente los valores variables de cada uno de ellos. Estos valores no pueden generalizarse a todo su inventario, ya que las variables son muy diferentes dependiendo de muchos factores.

Para saber cómo calcular la CEP de su empresa, vea este ejemplo:
 

Ejemplo de Cálculo

Una tienda de muebles que vende escritorios quiere determinar la cantidad de pedido más redituable para su próxima orden de compra. La tienda ha determinado que el precio de compra de cada pedido de inventario es de $2.000 y el precio de mantenimiento de una unidad de escritorio por un año es de $40. Las predicciones de ventas sugieren que habrá una demanda de 20.000 unidades de escritorios este año.

Las predicciones de ventas sugieren que este año habrá una demanda de 20.000 unidades de escritorios.

Así es como la empresa puede utilizar la fórmula CEP para determinar qué pedido realizar:

CEP = √ 2DS / H 

Según las variables dadas para la tienda de muebles, estas tomarán los siguientes valores:

CEP = Unidades de cantidad económica de pedido

D = 20,000

S = $2,000

H = $40

CEP = √ 2 (20,000 x 2,000) / 40 

CEP = √ 2,000,000 

CEP= 1414.213 unidades por pedido

Por tanto, la tienda de muebles necesita aproximadamente 1.414 unidades para un único pedido de stock.

Ahora bien, la demanda anual total es de 20.000 unidades de escritorios. Entonces, la empresa tendrá que dividir las existencias anuales en partes. Esto puede calcularse dividiendo la demanda anual total por las unidades pedidas en un solo inventario, por ejemplo.

Número de pedidos CEP del año = Demanda anual total ÷ CEP por pedido

= 20,000 ÷ 1414.213

= 14.14

Por consiguiente, la tienda de muebles necesita efectuar unos 14,14 pedidos de 1414,213 escritorios en ese año para dinamizar las operaciones y minimizar los gastos de inventario.
 

¿Es Preferible una CEP Pequeña o Grande?

Las CEP grandes y pequeñas pueden tener ventajas e inconvenientes, pero una CEP más alta es ligeramente preferible.

Una CEP grande implica un aumento de la demanda de productos o de los gastos de preparación. También significa que se realizan menos pedidos de reposición durante el año. Por el contrario, una CEP pequeña supone un aumento de los gastos de almacenamiento y múltiples pedidos de reposición, lo cual conlleva mayores gastos de envío.

Limitantes de la Utilización de la CEP

Aunque el modelo CEP se emplea ampliamente, su fórmula parte de ciertos supuestos que no se aplican a todas las empresas. Estos supuestos son:

• Factores como la demanda, los gastos de pedido, los gastos de mantenimiento y el plazo de entrega de los pedidos permanecen invariables durante el periodo previsto.
• Las cantidades de pedido siguen siendo las mismas para cada reposición dentro del periodo establecido
• El inventario se agota a un ritmo fijo y constante
• El gasto de compra de inventario para cada pedido permanece invariable

La naturaleza impredecible de estos factores hace que los cálculos de la CEP sean solo parcialmente precisos. Pero como dichos factores no cambian drásticamente, las variaciones en la precisión de la CEP no son tan significativas. Así pues, sigue proporcionando la mejor previsión posible para mejorar la compra de existencias.
 

¿Cuándo Puede Permitirse una Empresa No Hacer los Cálculos de CEP?

Hay circunstancias en las que la CEP puede no ser un parámetro útil. Algunas empresas pueden tener demasiados eventos promocionales o picos estacionales durante una parte del año. O puede haber una variable impredecible o especialmente imprevisible en la fórmula. En estos casos, puede calcularse la CEP, pero las cantidades de pedido deben ser flexibles para tener en cuenta los ajustes necesarios.

Por ejemplo, para volver al escenario anterior de la tienda de muebles, el propietario de la empresa puede aumentar la cantidad de reposición para un próximo periodo promocional según el aumento previsto de las ventas. Esto debería aumentar su tasa de demanda.

Si obtiene un descuento por pedido a granel de su proveedor, puede reducir sus gastos de preparación en consecuencia.

Las empresas también pueden considerar estrategias de gestión de inventarios como justo a tiempo, por lote, o mínimo precio unitario, si sus operaciones no admiten la fórmula CEP.

Aproveche las CEP Para Su Empresa

Las CEP son especialmente útiles para empresas con grandes inventarios, elevados gastos de mantenimiento o unidades caras. Con CEP, su empresa puede funcionar con mayor eficacia y ejecutar más rápidamente planes de ampliación y desarrollo.

Estas son algunas áreas en las que puede invertir más tiempo y dinero una vez que sus operaciones de inventario sean agilizadas:

• Desarrollo de productos
• Planes de escala
• Atención de servicio al cliente
• Y mucho más.

Lo Primordial

La cantidad económica de pedido es una herramienta imprescindible tanto para las pequeñas como para las grandes empresas. La fórmula hace supuestos sobre muchos factores variables, pero aun así proporciona un punto de datos fiable para la gestión eficaz del inventario y de los pedidos, minimizando los gastos totales relacionados con el pedido, la recepción y el mantenimiento del inventario.