I costi di gestione del magazzino generalmente costituiscono una parte del valore totale dell’inventario di magazzino di un’azienda che vende merci fisiche.

In questo articolo parleremo di tutto ciò che c’è da sapere sui costi di magazzino: come calcolarli e come eliminare o ridurre le spese. Sapendo come calcolare i costi di gestione magazzino, puoi decidere cosa fare delle merci invendute.

Cosa sono e come calcolare i costi di gestione del magazzino?

I costi di gestione magazzino sono quelli riferiti alle somme spese per gestire e immagazzinare le merci. I costi di gestione di magazzino comprendono anche le spese relative all’utilizzo del magazzino e tutti i costi connessi, quali trasporti, tasse e costi dei dipendenti. Inoltre includono i costi intangibili, come quello di opportunità perse o deprezzamento.

Il costo di gestione magazzino viene espresso in percentuale, non come importo in denaro assoluto. Si tratta di un calcolo fondamentale perché aiuta le aziende a prevedere quanto sono in grado di guadagnare dal loro attuale inventario di magazzino. Questi dati sono essenziali anche per stabilire se, nelle successive settimane, è necessario produrre o riordinare altre scorte di merci.

Questi costi spesso vengono dati per scontati, perché i titolari di aziende si concentrano soprattutto sulle vendite e la crescita del fatturato e tendono ad attribuire invece scarsa importanza al fatto di calcolare i costi della gestione magazzino. Ovviamente, anche questi sono fattori economici importanti che determinano il successo di un’attività, ma la sottovalutazione dei costi di gestione del magazzino può condurre a gravi errori delle previsioni dei profitti.

In media, questi costi rappresentano dal 15% al 30% circa del valore dell’inventario.

Fattori che influiscono sul calcolo dei costi di gestione del magazzino

I seguenti fattori influiscono sui costi totali di gestione del magazzino fisico:

• Capitale – questa è la componente maggiore dei costi di gestione magazzino ed è costituita dall’importo investito in merci invendute, più gli interessi pagati sull’acquisto. Il costo di capitale è inscindibilmente legato all’inventario di magazzino e, sinché ci sono delle merci invendute, dovrai pagare gli interessi annui. Un altro elemento è rappresentato dalla perdita di opportunità, perché il capitale è stato speso per la merce invenduta invece di finanziare altri investimenti in grado di produrre entrate.
• Servizi di magazzino – si riferisce a tasse e tributi sulle merci invendute alla fine dell’anno, hardware IT, applicazioni usate per la gestione del magazzino e altri costi analoghi, variabili a seconda del tipo di merci. Anche l’assicurazione fa parte di questa voce e dipende dal tipo di merce e dal livello di inventario: più è alto, più elevati saranno i premi assicurativi.
• Spazio di magazzino – è il costo di affitto di un locale dove conservare le merci, assieme agli altri costi correlati, come le utenze e le spese di trasporto.
• Rischi inventariali – si riferisce al rischio dovuto a merci non movimentate immagazzinate per lunghi periodi. Non esiste un unico modo di calcolare il rischio dell’inventario perché esso dipende da molteplici fattori: le merci deperibili hanno un rischio inventariale più alto, come anche i prodotti che diventano rapidamente obsoleti. Questo include anche cali o perdite inventariali dovuti a errori amministrativi, danni e furti.

Calcolare i costi di gestione magazzino

Calcolare i costi di gestione magazzino ti consente di determinare correttamente il profitto che è possibile ottenere dalle giacenze residue. Così facendo, eviterai le perdite dovute al fatto di lasciarle costantemente in magazzino.

Le giacenze residue pesano in misura significativa sulle risorse economiche dell’azienda e, di conseguenza, ne rallentano i flussi di cassa.

Ecco di seguito i passaggi per calcolare i costi di gestione delle giacenze:

1. Inserire un valore in ciascuna componente per calcolare i costi di gestione magazzino

Quali sono i costi del capitale, dei servizi del magazzino, dello spazio e del rischio inventariale? Una volta determinate queste cifre, puoi iniziare a calcolare il costo delle tue giacenze in eccesso.

2. Calcolare il costo di gestione delle giacenze

È semplice:

3. Conoscere il valore totale del proprio inventario di magazzino

Quante merci invendute ha la tua azienda in magazzino? Puoi calcolare il valore dell’inventario moltiplicando il numero di articoli presenti in magazzino per il prezzo al dettaglio degli articoli. Il valore totale dell’inventario in sostanza rappresenta la somma che puoi ottenere vendendo ai tuoi clienti tutti gli articoli presenti in magazzino.

Ecco la formula:

4. Calcolare i costi di magazzino

Per calcolare il valore del costo di gestione del mazzino, dividi la somma del costo di gestione delle giacenze per il valore dell’inventario, quindi moltiplica per 100. Il costo di gestione del magazzino ottenuto è espresso in percentuale.

Esempio:

Per capire meglio queste formule, vediamole nel dettaglio.

La moda cambia costantemente, quindi è comprensibile che ci siano momenti in cui le scorte possano rimanere invendute. Prendiamo quindi ora in considerazione l’esempio di un’azienda che gestisce un piccolo negozio fisico di T-shirt, senza vendere online.

Di seguito, calcoliamo le componenti del costo di gestione del suo magazzino di T-shirt:

• Capitale: $31.500
  Dato che si tratta di una piccola attività, supponiamo che, nel suo magazzino di ridotte dimensioni, ci siano solo 2.000 T-shirt invendute. Il costo di produzione delle magliette è di $15 al pezzo. Il prezzo di vendita di ciascuna T-shirt è di $30. Nella formula, aggiungiamo qualche costo associato.Costo di capitale: 2.000 T-shirt invendute x $15 cad. = $30.000 + $1.500 (5% interesse annuale) = $31.500
• Servizi di magazzino: $3.000
  Il costo dei servizi di magazzino è difficile da stimare perché dipende in larga misura da vari fattori specifici dell’attività. Anche le tasse e i premi assicurativi variano significativamente. Ecco un esempio del calcolo:Tasse – $1.000
  Premi assicurativi – $600
  Investimenti in hardware IT – $600
  Dipendenti e altri costi – $800Totale: $3.000
• Spazio di magazzino: $8,500L’importo copre l’affitto di un piccolissimo magazzino, sulla base delle medie attuali, più i costi delle utenze e di trasporto, tra le altre spese collegate.Affitto dello spazio di magazzino – $5.400 ($450 al mese)
  Utenze – $1.600 ($133/al mese)
  Trasporti – $1.500 ($125/al mese)
• Rischio inventario: $1.200Per l’azienda di T-shirt, il rischio stimato è pari a $100 al mese.

Calcolo:

Costo di gestione delle giacenze

Costo di gestione delle giacenze = costo di capitale + costo dei servizi + costo dello spazio di magazzino + rischio inventario

= $31,500 + $3,000 + $8,500 + $1,200

Costo di gestione delle giacenze = $44,200

Valore inventario

Valore inventario = prezzo articolo × numero di articoli

= $30 x 2.000

Valore inventario = $60.000

Calcolo del costo di gestione magazzino

Calcolo del costo di gestione magazzino (%) =  × 100

Costo di gestione magazzino (%) =  × 100

Costo di gestione magazzino     = 74%

Questo significa che la piccola azienda di T-shirt incorre in un costo di gestione magazzino pari al 74% dei valore totale del suo inventario. Si tratta di un costo eccezionalmente alto, che di norma dovrebbe invece essere compreso tra il 15% e il 30%.

Il costo di gestione delle giacenze deve essere ridotto perché è uno degli elementi che contribuiscono ad aumentare il calcolo del costo di gestione magazzino. Non c’è molto che si possa fare per quanto riguarda il costo di produzione, quindi si deve diminuire il costo del capitale. Inoltre, ci dev’essere un modo di massimizzare l’uso del magazzino o trovare un altro modo di immagazzinare le scorte.

Il punto essenziale del calcolo dei costi di gestione magazzino:

Essere consapevole dei costi di gestione del magazzino ti consentirà di ripartire da capo e trovare modi di ridurre queste spese. In più, è utile quando l’azienda si espande perché ti fornisce già una stima dei costi ricorrenti.

Molte aziende evitano di calcolare i costi di gestione magazzino direttamente, perché li includono semplicemente nelle normali spese di esercizio dell’attività. Tuttavia, se la nostra azienda di T-shirt fosse andata avanti senza sapere quali erano esattamente questi costi, le sarebbe stato difficile determinare dove fosse bloccata la sua liquidità.

Tenere sotto controllo questi costi è essenziale per assicurare la redditività dell’azienda e minimizzare le perdite potenziali.

Come ridurre i costi della gestione magazzino

L’esempio appena illustrato ci mostra l’importanza di calcolare i costi di gestione magazzino. Se per un periodo non ti interessi delle tue giacenze, nel giro di settimane o mesi le tue spese continueranno a salire.

Quindi, come ridurre i costi di gestione delle giacenze?

1. Comprendere la ragione dei costi di gestione magazzino

Ci sono diverse situazioni che spingono le aziende a immagazzinare una significativa quantità di merce. Vediamo quali possono essere.

Giacenze in eccesso

Le aziende generalmente tendono ad avere una visione positiva della performance della propria attività, quindi spesso tengono a disposizione prodotti in più per coprire picchi imprevisti della domanda. Questa non è di per sé una cosa sbagliata; però, la sovrastima delle vendite potenziali di determinati articoli può causare elevati costi di gestione del magazzino.

Domanda stagionale

I prodotti stagionali sono soggetti a elevata domanda solo durante determinati periodi dell’anno e questo è il motivo per cui alcune aziende se ne approvvigionano in anticipo per essere preparate. Nell’esempio del negozio di T-shirt, l’azienda potrebbe incrementare le proprie scorte di prodotti di abbigliamento in cotone leggero durante l’estate e ridurle all’arrivo dell’autunno. In tale periodo, le scorte potrebbero essere sostituite da articoli più pesanti, ad esempio camicie di lana o velluto a coste.

Inventario ciclico

Le aziende fanno previsioni di vendita ed è da questo che nasce la ciclicità dell’inventario di magazzino: si tratta della quota minima di ordini che deve essere evasa in base al contratto. Anche quando la domanda è bassa, c’è comunque un certo numero di prodotti da spedire.

Merci in transito

Si riferisce ai prodotti in fase di trasferimento verso il negozio o il magazzino dell’azienda. Sono le merci che non sono ancora pervenute, ma che devono comunque essere incluse nei costi di gestione del magazzino. Di norma questo si verifica quando gli articoli vengono importati o prodotti con materie prime di importazione.

Merci obsolete

Prodotti che non possono più essere venduti perché danneggiati o divenuti obsoleti e che sono tuttora compresi nell’inventario del magazzino.

Casi imprevisti

Sempre riferendoci all’esempio della piccola azienda che vende T-shirt, la pandemia di Covid-19 è stato un evento imprevisto che ha costituito il motivo principale delle giacenze invendute. Dato che l’abbigliamento non era una necessità primaria in quel periodo e l’azienda non vendeva online, le vendite hanno subito una stagnazione e le scorte di magazzino non sono state movimentate.

Altri problemi

Numerose altre circostanze possono essere causa di giacenze di magazzino ed è l’azienda stessa che deve comprendere la situazione reale, per porvi adeguatamente rimedio. Tornando ancora una volta all’esempio dell’azienda di T-shirt, il costo di gestione magazzino è quasi il 75% del valore totale dell’inventario, un dato decisamente troppo alto.

Un altro problema legato a una situazione specifica sono i costi dell’affitto di un magazzino che potrebbe essere eccessivamente grande per ospitare 1.000 T-shirt.

Le dimensioni dei magazzini in media sono più che raddoppiate negli ultimi anni, a seguito dell’incremento delle attività di e-commerce nel mondo. Alcune piccole aziende si sono viste costrette ad affittare magazzini più grandi delle loro reali necessità e questo è causa di sprechi di risorse.

Per fortuna esiste un’altra possibilità per le aziende più piccole: i centri logistici.

2. Collaborare con un centro logistico per la gestione magazzino

Un centro logistico è un servizio in outsourcing che le aziende possono usare per immagazzinare le proprie scorte anziché affittare un proprio magazzino. Questi centri sono dotati di personale che gestisce tutte le fasi dell’evasione dell’ordine, compresi la sua elaborazione, il confezionamento e la spedizione. Al giorno d’oggi, numerosi centri logistici operano al servizio delle piccole imprese.

Le piccole aziende possono ottimizzare le proprie attività – sia in senso fisico che economico – per mezzo dei centri logistici, che consentono loro di ridurre significativamente i costi di magazzino e il costo totale di gestione delle giacenze.

3. Migliorare le previsioni della domanda per ottimizzare il calcolo della gestione magazzino

È bene approntare dei livelli di scorte che tengano conto della domanda dei clienti. Ciò richiede l’analisi di precedenti report di vendita, evidenziando il numero di articoli venduti in passato al giorno, alla settimana o al mese.

Se la tua azienda ha la necessità di mantenere delle scorte tampone nel caso si verifichi un’imprevista valanga di ordini, il quantitativo deve comunque essere definito entro limiti ragionevoli. Il miglioramento delle previsioni della domanda e ricerche di mercato più approfondite consentono di ridurre drasticamente le eccessive giacenze e i costi che esse comportano.

4. Migliorare l’organizzazione fisica delle aree di magazzino

Se il tuo negozio fisico ha dimensioni sufficienti per ospitare le scorte di prodotti, potresti anche non avere bisogno di un magazzino separato o di un centro logistico. A volte, si tratta semplicemente di mettere un po’ di ordine. Massimizzando lo sfruttamento dello spazio grazie a un’attenta disposizione dei prodotti, potresti anche riuscire a evitare di ricorrere a soluzioni fornite da terzi.

5. Sottoscrivere accordi a lungo termine per la gestione del magazzino

Le piccole aziende dovrebbero cercare di sottoscrivere contratti a lungo termine e di sviluppare buone relazioni con i loro fornitori, allo scopo di ridurre i costi di produzione e approvvigionamento. Ad esempio, alcuni produttori accettano di immagazzinare le scorte dei loro distributori e partner commerciali. Sfruttando questo tipo di accordi è possibile ridurre i costi di magazzino.

6. Investire in un software affidabile per la gestione magazzino

Nell’era digitale, è ormai imprescindibile per le aziende investire in software di gestione magazzino di buon livello. Questi solidi strumenti aiutano le aziende a monitorare e gestire il magazzino in ogni fase del processo di approvvigionamento e fornitura dei prodotti. Non c’è più bisogno di affidarsi a procedure manuali facilmente soggette a errori, che richiedono un sacco di tempo e ore di lavoro. I titolari e i dirigenti di impresa possono invece accedere direttamente ai propri account e da lì gestire il magazzino comodamente dal loro ufficio.

Un software di gestione magazzino automatizza i movimenti di magazzino per massimizzare l’efficienza e la produttività. Il software giusto può anche monitorare la domanda, i trend emergenti del settore e altri fattori che possono influire sui livelli delle giacenze.

Alcuni titolari di aziende temono di dover imparare dettagli tecnici complessi, ma questi prodotti basati sul cloud sono semplici da usare, anche per chi è alle prime armi. Le interfacce intuitive consentono a qualsiasi tipo di lavoratore di accedere, gestire e analizzare facilmente la situazione del magazzino.

7. Valutare le tendenze emergenti per calcolare i costi della gestione magazzino

Per evitare di accumulare eccessive giacenze, le aziende devono avere una comprensione approfondita delle tendenze in atto nel proprio settore. Ciò può essere ottenuto attraverso la raccolta, l’analisi e l’interpretazione dei dati di mercato disponibili. Una corretta valutazione dei trend consente previsioni della domanda più accurate per i piani di produzione o per il riordino degli articoli.

Le aziende devono monitorare regolarmente le piccole e le grandi vendite. Alcuni software di gestione magazzino sono in grado di generare dati per l’analisi delle tendenze: un’altra buona ragione per effettuare questo investimento.

In conclusione

Tutti i titolari di aziende desiderano massimizzare i profitti ed evitare le perdite. Un modo per riuscirci è calcolare i costi di gestione magazzino, che sono uno degli elementi più sottovalutati tra i dati economici di un’attività.

In media, i costi di gestione magazzino o di gestione delle giacenze dovrebbero essere compresi tra il 15% e il 30% circa, o anche minori. Le aziende devono adottare delle strategie volte alla costante riduzione dei costi di gestione del magazzino, investendo in un apposito software di gestione o collaborando con centri logistici. In alcuni casi, basta semplicemente realizzare previsioni di mercato accurate. Troverai facilmente la soluzione migliore quando avrai analizzato a fondo il problema.