Es común encontrar propietarios de pequeñas empresas que piensan que su inventario no necesita ser administrado. Dado que el negocio aún es pequeño, muchos prefieren dejar en segundo plano los sistemas eficientes de gestión de inventario.

Si bien puede pensar que administrar manualmente su inventario o controlarlo ahora mismo es una buena opción para su negocio, es exactamente lo contrario. Puede haber muchas repercusiones financieras y sistemáticas cuando su inventario no está bien administrado.

Para ayudarlo a obtener una imagen más clara, hemos enumerado todo lo que necesita saber sobre cómo administrar el inventario de pequeños negocios, y por qué debería hacerlo.

¿Qué es la gestión de inventario de pequeños negocios?

Administrar el inventario de su pequeña empresa es algo tan sencillo que sólo hay que tener en cuenta cuatro pasos: ordenar, almacenar, usar y vender.

Por lo general, se trata de un ciclo sin fin. Sin embargo, cuando algo sale mal, como cuando el inventario se administra mal y se queda corto, es posible que surjan con una serie de problemas.

En primer lugar, podrían generarse ciertos inconvenientes en logística. Si no puede cumplir con el pedido del cliente a tiempo, podría perder un cliente. Bien puedes ofrecer un reembolso para subsanar la situación, pero esto podría afectar su primera impresión como empresa, reduciendo las posibilidades de desarrollar una buena relación con ellos.

La lentitud del procedimiento no solo afectará la rapidez con la que obtiene su retorno de la inversión (ROI), sino que también podría afectar los costos de mantenimiento relacionados con el inventario de pequeños negocios.

Muchos almacenes cobran un costo específico por cierta cantidad de productos. En algunos casos, es posible que incluso esté reabasteciendo ciertos artículos y pidiéndolos en espera con la idea de que no están disponibles, cuando en realidad, hay un montón de cajas sin abrir en un rincón de su almacén que le pueden ser de utilidad.

¿Por qué es importante administrar el inventario de su pequeño negocio?

¡Felicidades! Si ha llegado hasta aquí, significa que su negocio se ha ampliado.

A pesar de lo aterrador que pueda parecer, en esta etapa de su empresa, administrar profesionalmente el inventario se convierte en una necesidad. Este es el por qué:

Optimización del servicio al cliente

Asegurarse de tener las acciones correctas listadas en sus canales de ventas es crucial para un excelente servicio al cliente. Después de todo, no desea decepcionar a sus clientes publicando artículos que ya no están en stock. No solo dará una mala impresión, sino que también generará inconvenientes. De ahí la importancia de revisar el inventario de pequeños negocios.

Primero, deberá facilitar un reembolso. Después de eso, deberá asegurarse resolver la situación ofreciendo algo a cambio, como un cupón de descuento o un artículo gratis.

Tener un sistema de gestión de inventario sólido también es esencial para recopilar datos sobre la demanda. Si usted tiene pedidos pendientes en sus canales de ventas, entonces podrá realizar un seguimiento de cuándo se reponen para mantener informados a los clientes en espera.

Minimización de robos y pérdidas de inventario

Si no implementa el sistema correcto, es posible que no se dé cuenta de que faltan algunas cosas. Por lo general, esto sucede cuando comienza a contratar empleados.

Si bien, no quiere pensar mal de su futuro equipo, tales casos no se pueden evitar. Según la Federación Nacional de Minoristas (Encuesta Nacional de Seguridad Minorista 2021), poco más del 88% de todos los minoristas pierden porcentajes de ingresos considerables, debido a la pérdida por contracción. Esto abarca la pérdida de ingresos por robo de empleados, errores de cajero, hurto en tiendas y problemas similares.

Un sistema adecuado de gestión de inventario de pequeños negocios lo ayudará a controlar el stock y ver en qué etapa se encuentra. Cuando algo se pierde, podrá resolver rápidamente el problema tratando con quién esté a cargo de los productos.

Esto no solo lo protege contra la pérdida de ganancias y el mal manejo de las existencias, sino que también ayuda a optimizar el movimiento del inventario de pequeños negocios.. Dado que todo el mundo sabe dónde deben estar ciertas existencias, es menos probable que los empleados y otras personas manejen el stock sin cuidado.

Aunque es inevitable, ver las existencias faltantes lo antes posible lo ayudará a detenerlo.

Gestión financiera

Mejore su contabilidad automatizando el proceso de registro de ventas y costos operativos. De esta forma, no tendrá que repasar todo manualmente, evitando cualquier margen de error humano.

Después de todo, es fácil cometer un error cuando se trata de un volumen tan alto de existencias en su almacén.

La gestión de inventario de pequeños negocios hace que todo el proceso sea más rápido para que no tenga que estar pendiente de sus ventas y gastos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. En la mayoría de los casos, puede ver de inmediato cuánto ha ganado, perdido o gastado después de un día completo, cuando revisa su rastreador de inventario de pequeños negocios.

Medición de la oferta y la demanda

No hay nada más desgarrador que abastecerse de algo que cree que se venderá increíblemente bien, solo para fracasar días después.

Si bien, puede ser casi imposible identificar exactamente qué productos comprarán sus clientes, es posible minimizar los riesgos asociados con esto. La recopilación de datos de movimiento de inventario le brinda más información sobre su audiencia durante un cierto período de tiempo que cualquier otra métrica.

De esta manera, puede abastecerse de artículos que se venden más rápido y, poco a poco, dejar de lado los artículos que permanecen en stock más tiempo del debido.

Después de todo, el objetivo final es asegurarse de que sus ventas se disparen. Y la mejor manera de hacerlo es satisfaciendo las necesidades de sus clientes. En este caso, se trata de averiguar lo que quieren y asegurarse de tener suficiente en stock para satisfacer la demanda de productos con demanda.

Es importante comprender que tanto el exceso como el déficit de existencias no le servirán de nada.

El exceso de inventario de pequeños negocios, por ejemplo, puede resultar en un capital de trabajo más bajo e incluso hacer que usted pierda ganancias a través de costos de almacenamiento escalables y depreciación.

Mientras tanto, la escasez de existencias podría tener un impacto negativo en su negocio cuando sus clientes están decepcionados por haberse perdido algo. Una de dos cosas pueden suceder:

• O van a un vendedor diferente y compran el artículo allí. Su negocio también se está perdiendo la oportunidad de ganar un nuevo cliente.
• O bien, esperan pacientemente su próxima reposición.

Dado que el primero es un escenario mucho más probable, no desea correr riesgos, y Amazon no comete el mismo error. El titán del comercio electrónico está tan concentrado en evitar la escasez de existencias que ha gastado recursos considerables en los últimos seis años para crear IA predictiva, capaz de prever la demanda futura de los clientes.

Todo esto se hace para evitar experiencias negativas de los clientes y eludir el costo creciente del cumplimiento de pedidos. Después de todo, solo das una primera impresión una vez.

Mantenerse al día con la demanda

El hecho de que actualmente esté operando una pequeña empresa no significa que tenga que serlo para siempre. Cualquiera que sea la industria en la que se encuentre, la competencia es feroz. No solo se enfrentará cara a cara con grandes empresas, sino que también tendrá que asociarse con una empresa más grande que la suya.

También puede soñar con hacer la transición de una pequeña empresa a una operación completa. Cualquiera que sea la razón, un sistema de gestión de inventario de pequeños negocios siempre será una necesidad.

Sin un programa de gestión de productos, es muy poco probable que pueda escalar su negocio. Hay muchas razones para esto, y las discutiremos en detalle en la siguiente sección.

Cómo la falta de gestión de inventario de pequeños negocios afecta las ventas

Pregúntele a cualquier empresario exitoso y le dirá que administrar su inventario puede ser estresante. Entendemos que este puede ser uno de los mayores obstáculos que está tratando de superar en este momento. Y, si bien, puede parecer que está ahorrando mucho dinero al realizar un seguimiento manual de su inventario, en realidad, podría estar perjudicando sus ventas.

Hay dos problemas principales que surgen con una mala gestión de inventario de pequeños negocios:

Muy poco inventario

Cuando no puede realizar un seguimiento de su inventario en tiempo real, es fácil pasar por alto exactamente qué tan bien está funcionando un producto específico. Debido a esto, es posible que no pueda mantenerse al día con sus niveles par. Cuando esto sucede, y no puede reabastecerse lo suficientemente rápido, es posible que se pierda una venta potencial.

En algunos casos, es posible que ni siquiera pueda asegurarse de tener suficientes existencias cuando llegue la temporada alta. Esto es extremadamente peligroso para las pequeñas empresas, ya que puede generar dos problemas aún mayores:

Ventas Perdidas

Cuando no puede realizar una conversión porque no tiene suficiente stock, entonces está perdiendo dinero. No solo eso, también está ayudando a impulsar el negocio de sus competidores. Cuando los clientes visitan su sitio web para comprar algo específico y no está allí, es muy probable que busquen otras empresas que lo tengan en stock.

Clientes perdidos

Cuando los visitantes optan por comprar en los canales de la competencia en lugar del suyo, estás perdiendo la oportunidad de ganar un cliente. Más allá de no ganar dinero con la venta, esencialmente tampoco les está dando ninguna razón para volver a comprar con usted. Por ello, pueden convertirse en compradores frecuentes de la competencia.

Demasiado inventario

Si bien, no desea que lo atrapen sin productos disponibles, tampoco desea tener demasiado en sus estantes. Esto no solo tiene el potencial de ralentizar su ROI, sino que también podría llevarlo a perder dinero.

No todos los productos funcionarán bien. Algunos se venderán en uno o dos meses, si tiene suerte, mientras que otros pueden consumir espacio valioso durante varios meses, incluso años. Esto no solo limita el espacio que tiene para abastecerse de productos con mayor demanda, sino que también puede costarle más dinero a largo plazo.

Pensamientos finales

Administrar el inventario  de pequeños negocios  es una necesidad para cualquier empresa en crecimiento. Aunque puede pensar que no lo necesita ahora, eventualmente tendrá que actualizar, instalar y automatizar sus procesos para asegurarse de que su negocio funcione de manera eficiente a escalas más altas.

Una referencia a un estudio sería buena aquí. ¿Cuáles son las probabilidades de lo primero contra lo segundo?

No he podido encontrar un estudio directamente relevante aquí; en su lugar, he elaborado sobre los puntos una referencia citada a la estrategia de Amazon.