Häufig sind Inhaber kleiner Unternehmen der Meinung, dass ihr Bestand nicht verwaltet werden muss. Da das Unternehmen noch klein ist, ziehen es viele vor, effiziente Bestandsverwaltungssysteme auf die lange Bank zu schieben.

Auch wenn Sie vielleicht denken, dass die manuelle Verwaltung Ihres Lagerbestands oder das Betrachten des Lagerbestands im Moment eine gute Wahl für Ihr Unternehmen ist, ist genau das Gegenteil der Fall. Es kann viele finanzielle und systematische Auswirkungen haben, wenn Ihr Bestand nicht verwaltet wird.

Damit Sie sich ein klareres Bild machen können, haben wir alles aufgelistet, was Sie über das Bestandsmanagement für Kleinunternehmen wissen müssen und warum Sie sie durchführen sollten.

Was ist Bestandsmanagement?

Die Verwaltung des Inventars Ihres Kleinunternehmens umfasst vier Schritte: Bestellung, Lagerung, Verwendung und Verkauf.

Normalerweise wird dieser Zyklus in einer Endlosschleife durchlaufen. Wenn jedoch etwas schief geht – zum Beispiel, wenn das Inventar schlecht verwaltet wird und Sie einen Fehlbestand haben – dann können Sie auf eine Reihe von Problemen stoßen.

In erster Linie können logistische Probleme auftreten. Wenn Sie nicht in der Lage sind, die Bestellung Ihres Kunden pünktlich auszuführen, könnten Sie einen Kunden verlieren. Sie könnten argumentieren, dass Sie ihm stattdessen eine Rückerstattung anbieten werden. Leider könnte sich dies auf den ersten Eindruck des Kunden von Ihnen als Unternehmen auswirken und die Chancen auf eine gute Beziehung zu ihm verringern. Langer Rede kurzer Sinn: Sie könnten einen Kunden verlieren.

Finanzielle Unstimmigkeiten werden bald folgen. Langsam drehende Bestände wirken sich nicht nur darauf aus, wie schnell Sie Ihre Kapitalrendite (ROI) erzielen, sondern können auch die Kosten für die Instandhaltung Ihres Bestands beeinflussen.

Viele Lagerhäuser berechnen einen bestimmten Preis für eine bestimmte Anzahl von Produkten. In einigen Fällen kann es sogar vorkommen, dass Sie bestimmte Artikel aufstocken und nachbestellen, in der Annahme, dass Sie keinen Bestand mehr haben, während in Wirklichkeit ein Haufen ungeöffneter Kartons in einer Ecke Ihres Lagers steht und darauf wartet, Ihnen Geld zu bringen.

Warum ist das Bestandsmanagement für Kleinunternehmen so wichtig?

Herzlichen Glückwunsch! Wenn Sie so weit gekommen sind, bedeutet das, dass sich Ihr Unternehmen vergrößert hat. Sie haben nicht mehr die volle Kontrolle über Ihr Inventar, und die manuelle Überprüfung Ihrer Bestände ist fast unmöglich geworden.

So beängstigend es auch erscheinen mag, in dieser Phase Ihres Unternehmens wird die professionelle Verwaltung des Bestands Ihres Kleinunternehmens zu einer Notwendigkeit. Hier ist der Grund:

Rationalisierung des Kundendienstes

Für einen guten Kundenservice ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie auf Ihren Verkaufskanälen die richtigen Bestände aufführen. Schließlich wollen Sie Ihre Kunden nicht enttäuschen, indem Sie Artikel auflisten, die nicht mehr auf Lager sind. Damit erwecken Sie nicht nur einen schlechten Eindruck, sondern verursachen auch unnötige Unannehmlichkeiten.

Zunächst müssen Sie eine Rückerstattung ermöglichen. Danach müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Enttäuschung der Kunden durch ein Gegenangebot mildern, z. B. einen Rabattgutschein oder einen Gratisartikel.

Außerdem ist ein solides Bestandsverwaltungssystem unerlässlich, um Daten über die Nachfrage zu sammeln. Wenn Sie Rückstände in Ihren Verkaufskanälen haben, können Sie verfolgen, wann Ihre Bestände wieder aufgefüllt werden, um die wartenden Kunden zu informieren.

Minimierung von Diebstahl und verlorenem Inventar

Ohne das richtige System merken Sie vielleicht nicht, dass einige Ihrer Bestände fehlen. Normalerweise geschieht dies, wenn Sie anfangen, Mitarbeiter einzustellen.

Auch wenn Sie nicht schlecht über Ihr zukünftiges Team denken wollen, lassen sich solche Fälle nicht vermeiden. Laut der National Retail Federation’s 2021 National Retail Security Survey verlieren etwas mehr als 88 % aller Einzelhändler beträchtliche Einkommensprozente durch Schwundverluste. Darunter fallen Einnahmeverluste durch Mitarbeiterdiebstahl, Kassierfehler, Ladendiebstahl und ähnliche Probleme.

Ein ordentliches Bestandsverwaltungssystem hilft Ihnen, die Bestände und deren Zustand im Auge zu behalten. Wenn etwas verloren geht, können Sie schneller feststellen, wer für die fehlenden Bestände verantwortlich ist.

Eine gutes Bestandsmanagement für Kleinunternehmen schützt Sie nicht nur vor Gewinneinbußen und falsch gehandhabten Beständen, sondern trägt auch dazu bei, die Bewegungen Ihres gesamten Bestands zu rationalisieren. Da jeder weiß, wo bestimmte Bestände sein sollten, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Mitarbeiter und andere Personen unvorsichtig mit den Beständen umgehen – aus Angst, sie zu verlieren.

Es ist zwar unvermeidlich, aber wenn Sie fehlende Bestände so früh wie möglich erkennen, können Sie dem Einhalt gebieten.

Finanzielle Verwaltung

Verbessern Sie Ihre Buchhaltung, indem Sie die Erfassung von Umsätzen und Betriebskosten automatisieren. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr alles manuell überprüfen und vermeiden so menschliche Fehler.

Schließlich ist es leicht, einen Fehler zu machen, wenn Sie mit einer so großen Menge an Waren in Ihrem Lager zu tun haben.

Die Bestandsverwaltung beschleunigt den gesamten Prozess, so dass Sie nicht rund um die Uhr ein Auge auf Ihre Umsätze und Ausgaben haben müssen. In den meisten Fällen können Sie sofort sehen, wie viel Sie nach einem ganzen Tag eingenommen, verloren oder ausgegeben haben, wenn Sie Ihren Inventar-Tracker überprüfen.

Bewertung von Angebot und Nachfrage

Nichts ist herzzerreißender, als sich mit etwas einzudecken, von dem man glaubt, dass es sich unglaublich gut verkaufen wird – nur um Tage später einen Flop zu erleben.

Auch wenn es nahezu unmöglich ist, genau zu bestimmen, welche Produkte Ihre Kunden auf Anhieb verschlingen werden, ist es möglich, die damit verbundenen Risiken zu minimieren. Das Sammeln von Daten über Bestandsbewegungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg verrät Ihnen mehr über Ihr Publikum als jede andere Kennzahl.

Auf diese Weise können Sie sich mit Artikeln eindecken, die sich schneller verkaufen, und Artikel, die länger auf Lager sind, als sie sollten, langsam abbauen.

Schließlich wollen Sie sicherstellen, dass Ihre Umsätze in die Höhe schnellen. Und das erreichen Sie am besten, indem Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen. In diesem Fall geht es darum, herauszufinden, was sie wollen, und sicherzustellen, dass Sie genügend davon auf Lager haben, um die Nachfrage nach Trendprodukten zu befriedigen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass sowohl eine Überbevorratung als auch eine Unterbevorratung nicht gut für Sie ist.

Eine Überbevorratung kann beispielsweise zu einer Verringerung des Betriebskapitals führen und sogar dazu, dass Sie durch skalierbare Lagerhaltungskosten und Abschreibungen Gewinneinbußen erleiden.

Eine Unterbevorratung hingegen könnte sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken, wenn Ihre Kunden enttäuscht sind, dass sie etwas verpasst haben. Wenn dies geschieht, können zwei Dinge eintreten:

1. Entweder gehen sie zu einem anderen Verkäufer und kaufen den Artikel dort. Ergo verpasst Ihr Unternehmen auch die Chance, einen neuen Kunden zu gewinnen und sich dessen Treue zu verdienen
2. Oder sie warten geduldig auf Ihren nächsten Nachschub.

Da ersteres ein weitaus wahrscheinlicheres Szenario ist, sollten Sie das Risiko nicht eingehen – zumindest nicht bei Amazon. Der E-Commerce-Titan ist so sehr darauf bedacht, eine Unterbevorratung zu vermeiden, dass er in den letzten sechs Jahren beträchtliche Ressourcen in die Entwicklung einer prädiktiven KI investiert hat, die in der Lage ist, die künftige Kundennachfrage vorherzusehen.

All dies geschieht, um negative Kundenerfahrungen zu vermeiden und die steigenden Kosten der Auftragsabwicklung zu umgehen. Schließlich macht man nur einmal einen ersten Eindruck – und niemand will auf ein schlechtes Pferd setzen.

Mit der Nachfrage Schritt halten

Nur weil Sie derzeit ein kleines Unternehmen betreiben, heißt das nicht, dass Sie das für immer bleiben müssen. Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, herrscht ein harter Wettbewerb. Sie werden nicht nur mit großen Unternehmen konkurrieren müssen, sondern vielleicht auch mit einem Unternehmen, das größer ist als Sie.

Vielleicht träumen Sie aber auch davon, von einem kleinen Unternehmen zu einem ausgewachsenen Betrieb zu werden. Was auch immer der Grund sein mag, ein Bestandsverwaltungssystem wird immer eine Notwendigkeit sein.

Ohne ein Produktverwaltungsprogramm ist es höchst unwahrscheinlich, dass Sie Ihr Unternehmen skalieren können. Dafür gibt es viele Gründe, auf die wir im nächsten Abschnitt näher eingehen werden.

Wie sich ein fehlendes Bestandsmanagement für Kleinunternehmen negativ auf Ihr Unternehmen auswirkt

Fragen Sie jeden erfolgreichen Unternehmer, und er wird Ihnen sagen, dass die Verwaltung seines Inventars stressig sein kann. Wir verstehen, dass dies vielleicht eine der größten Hürden ist, die Sie im Moment zu überwinden versuchen. Und auch wenn es den Anschein hat, dass Sie eine Menge Geld sparen, wenn Sie Ihre Bestände manuell verwalten, so kann dies in Wirklichkeit Ihrem Umsatz schaden.

Es gibt zwei Hauptprobleme, die durch eine schlechte Bestandsverwaltung entstehen:

Zu wenig Inventar

Wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihren Bestand in Echtzeit zu verfolgen, können Sie leicht übersehen, wie gut sich ein bestimmtes Produkt verkauft. Aus diesem Grund kann es sein, dass Sie nicht in der Lage sind, mit Ihrem Par-Level Schritt zu halten. Wenn dies geschieht und Sie nicht in der Lage sind, die Bestände schnell genug aufzufüllen, entgeht Ihnen möglicherweise ein potenzieller Verkauf.

In manchen Fällen sind Sie sogar nicht in der Lage, in der Hochsaison für ausreichende Bestände zu sorgen. Dies ist für kleine Unternehmen äußerst gefährlich, da es zu zwei noch größeren Problemen führen kann:

Versäumte Verkäufe

Wenn Sie eine Transaktion verpassen, weil Sie nicht genügend Aktien haben, dann verlieren Sie Geld. Und nicht nur das: Sie tragen auch dazu bei, dass Ihre Besucher zu Ihren Konkurrenten wechseln. Wenn Kunden Ihre Website besuchen, um etwas Bestimmtes zu kaufen, und es nicht vorrätig ist, werden sie höchstwahrscheinlich nach anderen Unternehmen suchen, die es vorrätig haben.

Verlorene Kunden

Wenn sich Besucher dafür entscheiden, auf den Kanälen der Konkurrenz statt bei Ihnen einzukaufen, entgeht Ihnen die Chance, einen Kunden zu gewinnen. Sie verdienen nicht nur kein Geld mit dem Verkauf, sondern Sie geben ihnen auch keinen Grund, wieder bei Ihnen einzukaufen. Stattdessen werden sie vielleicht zu häufigen Käufern auf einer konkurrierenden Website.

Zu viel Inventar

Sie wollen zwar nicht ohne Vorräte dastehen, aber auch nicht zu viel in Ihren Regalen haben. Dies könnte nicht nur Ihren ROI verlangsamen, sondern auch zu Geldverlusten führen.

Nicht alle Produkte werden sich gut verkaufen. Einige sind innerhalb von ein oder zwei Monaten ausverkauft – wenn Sie Glück haben. Andere wiederum können mehrere Monate oder sogar Jahre lang wertvollen Platz verschlingen. Dies schränkt nicht nur den Platz ein, den Sie für die Aufstockung Ihres Lagerbestands mit verkaufsfähigeren Produkten haben, sondern kann Sie auf lange Sicht auch mehr Geld kosten.

Schlussgedanken

Die Verwaltung Ihres Inventars ist ein Muss für jedes wachsende Unternehmen. Auch wenn Sie vielleicht nicht denken, dass Sie es jetzt brauchen, werden Sie irgendwann Ihre Prozesse aktualisieren, installieren und automatisieren müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in größerem Umfang effizient arbeitet.