Non è raro imbattersi in titolari di PMI che ritengono di non aver bisogno di un software di gestione magazzino per piccole imprese. Dato che l’attività è ancora molto piccola, molti preferiscono attendere per dotarsi di un sistema di gestione del magazzino efficiente, nell’illusione di contenere i costi.

Anche se potresti pensare che – per ora – la gestione manuale dell’inventario possa essere una buona scelta per la tua azienda, in realtà è vero il contrario. Molte gravi ripercussioni finanziare e sistemiche possono derivare per le aziende che non si preoccupano di gestire l’inventario con un’app di gestione magazzino per piccole imprese.

Per aiutarti a ottenere un quadro più chiaro, abbiamo redatto un elenco di tutto ciò che c’è da sapere sulla gestione magazzino per piccole imprese e perché è bene gestire gli inventari.

Cos’è la gestione del magazzino per le PMI?

La gestione magazzino per piccole imprese comporta quattro passaggi: ordini, immagazzinamento, utilizzo e vendita.

Di norma, questo ciclo si sussegue costantemente. Però, quando qualcosa va storto – ad esempio, se le scorte vengono gestite male e si esauriscono prima del previsto – si può andare incontro a numerosi problemi.

Prima di tutto, possono sorgere problemi logistici. Se non riesci a evadere gli ordini dei tuoi clienti in tempo, potresti perdere il cliente. Si potrebbe ribattere che è sempre possibile offrigli un rimborso. Ma in questo modo la prima impressione della serietà della tua azienda, che al giorno d’oggi è così importante, verrebbe compromessa, riducendo notevolmente le possibilità di costruire una buona relazione con il cliente. Il rischio, in poche parole, è quello di perdere un cliente.

Presto comincerebbero a manifestarsi anche delle discrepanze finanziarie. Oltre al fatto di rallentare la velocità del tuo ritorno di investimento (ROI), le scorte immobilizzate possono pesare sui costi di mantenimento del magazzino.

Molti magazzini logistici addebitano un determinato costo per una determinata quantità di prodotti. In alcuni casi, potresti riordinare degli articoli nella convinzione che siano esauriti mentre, in realtà, ci sono un mucchio di scatoloni ancora chiusi depositati in un angolo del magazzino, in attesa di generare profitti per te. Con un software di gestione magazzino per PMI, tutto questo può essere evitato.

Perché la gestione dell’inventario delle piccole imprese è importante?

Congratulazioni! Se stai leggendo questo articolo, significa che la tua attività è cresciuta. Non riesci più ad avere il pieno controllo del tuo inventario e verificare le scorte manualmente, magari con un foglio Excel di gestione magazzino fai da te, è diventato praticamente impossibile.

Per quanto la prospettiva possa spaventarti, a questo punto del suo sviluppo, una gestione del magazzino per piccole imprese di livello professionale è divenuta una necessità. Ecco per quali motivi:

Semplificazione del servizio clienti

Fare in modo che le scorte indicate sui tuoi canali di vendita siano corrette è essenziale per offrire un buon servizio clienti. Infatti, è spiacevole deludere i clienti potenziali offrendo prodotti ormai esauriti. Oltre a fare una cattiva impressione, causa anche inutili inconvenienti.

Primo, dovrai occuparti del rimborso. Dopo di che, dovrai assicurarti di alleviare il fastidio arrecato al cliente offrendogli qualcosa in cambio: ad esempio un voucher di sconto o un articolo omaggio.

Inoltre, un solido sistema di gestione magazzino per piccole imprese è fondamentale anche per raccogliere dati in merito alla domanda. Se hai un arretrato di ordini nei tuoi canali di vendita, ti permette di monitorare quando gli articoli verranno riforniti, in modo da poter mantenere informati i clienti che li stanno aspettando.

Minimizzare i furti e gli articoli smarriti

Senza un sistema di gestione magazzino per PMI adeguato, potresti non renderti conto che una parte delle tue scorte è sparita. Di solito, questo accade quando si iniziano ad avere dei dipendenti.

Anche se non intendi pensare male dei tuoi futuri collaboratori, questo genere di situazioni può comunque essere evitato. Secondo il sondaggio National Retail Security 2021 della National Retail Federation, l’associazione statunitense dei commercianti al dettaglio, poco più dell’88% dei commercianti perde considerevoli percentuali di guadagno a causa di perdite inventariali. Questo include le perdite di profitti derivanti da furti da parte di dipendenti, errori dei cassieri, taccheggio e problemi analoghi.

Un sistema di gestione dell’inventario per PMI idoneo ti aiuta a tenere d’occhio le scorte e la loro situazione. Se qualcosa va perso, sei in grado di risalire più velocemente al responsabile degli articoli mancanti.

Oltre a proteggerti da perdite di profitti e cattiva gestione degli stock, contribuisce anche a semplificare i movimenti di magazzino di tutto il tuo inventario. Dato che tutti sanno dove devono trovarsi determinate scorte, i dipendenti e altre persone faranno più attenzione a gestirle accuratamente, per timore che vadano perse.

Anche quando non è possibile evitarla, la rilevazione precoce della scomparsa di scorte di magazzino permette quanto meno di affrontare immediatamente il problema ed evitare ulteriori perdite.

Gestione finanziaria migliore grazie alla gestione del magazzino per piccole imprese

Migliora la tua contabilità automatizzando le procedure di registrazione delle vendite e i costi operativi. In questo modo, non dovrai occuparti di ogni cosa manualmente ed eviterai così numerose occasioni di errori umani. Infatti, è facile commettere errori quando si devono gestire volumi maggiori di merce in magazzino.

Un software di gestione magazzino per PMI rende l’intero processo più rapido, liberandoti della necessità di tenere sotto costante controllo le vendite e le spese. Nella maggior parte dei casi, riuscirai a vedere immediatamente quanto hai incassato, perso e speso a fine giornata grazie al tuo strumento di monitoraggio dell’inventario PMI.

Misurare l’approvvigionamento e la domanda

Non c’è niente di più triste che fare scorta di merci che ritieni si venderanno incredibilmente bene, per poi constatare che rimangono per mesi ferme in magazzino.

Anche se può essere quasi impossibile individuare con esattezza i prodotti che andranno a ruba tra i tuoi clienti, è tuttavia possibile minimizzare i rischi associati con le tue scelte. La raccolta dei dati del monitoraggio di magazzino riferiti a un determinato periodo ti dice di più sul tuo segmento di clientela di qualsiasi altra metrica.

In questo modo, puoi fare scorta degli articoli che si venderanno più velocemente ed eliminare gradualmente quelli che rimangono in magazzino più a lungo di quanto dovrebbero.

In definitiva, l’obiettivo finale è fare in modo di incrementare al massimo le tue vendite. Il modo migliore di riuscirci è soddisfare i bisogni dei tuo clienti. Nel nostro caso, si tratta di capire cosa vogliono e fare in modo di avere scorte sufficienti per soddisfare la domanda dei prodotti di tendenza.

È importante capire che sia gli esuberi che le carenze di merce in magazzino sono di per sé dannosi.

La merce in eccesso, ad esempio, può causare la riduzione del capitale circolante e persino produrre una perdita di profitti a causa dell’incremento dei costi di magazzino e del deprezzamento delle scorte.

D’altra parte, la carenza di scorte può avere effetti negativi sulla tua attività quando causa la delusione dei clienti che non riesci a soddisfare. Quando ciò accade, possono verificarsi due possibili situazioni:

1. i clienti si rivolgono a un altro rivenditore per acquistare l’articolo. Di conseguenza, la tua azienda sta perdendo anche la possibilità di acquisire un nuovo cliente che invece potrebbe puntare a fidelizzare;
2. in alternativa, i clienti aspettano pazientemente il rifornimento delle tue scorte di magazzino.

Dato che il primo caso è molto più probabile, non è il caso di correre il rischio o perlomeno Amazon non lo fa. Il gigante dell’e-commerce è talmente attento a evitare la carenza di scorte che ha impiegato notevoli risorse negli ultimi sei anni realizzare un’AI predittiva capace di pronosticare la futura domanda dei clienti.

Tutto questo ha lo scopo di evitare esperienze negative ai clienti e aggirare i crescenti costi logistici dell’evasione degli ordini. In fondo, si ha un’unica possibilità di fare una buona prima impressione e quasi nessuno è disposto a puntare su un perdente.

Stare al passo con la domanda

Il fatto che tu attualmente gestisca una piccola azienda non significa che debba restare sempre così. In qualunque settore operi, la competizione è forte. Oltre a trovarti a competere direttamente con grandi imprese, potresti anche dover lavorare con aziende più grandi della tua.

Inoltre, potresti accarezzare le prospettiva di trasformare la tua piccola azienda familiare in un’attività affermata. Qualunque sia il motivo specifico, un sistema di gestione del magazzino per PMI è comunque una necessità per chi vuole avere successo nel mercato.

Senza un programma di gestione dei prodotti in magazzino, è molto improbabile che tu riesca a far crescere la tua attività. Questo dipende da varie ragioni, che vedremo in dettaglio nel prossimo paragrafo.

In che modo la carenza della gestione magazzino per PMI influisce negativamente sulla tua attività

Se lo chiedi a qualsiasi titolare di azienda di successo, ti dirà che la gestione del magazzino può essere un problema. Comprendiamo bene che questa possa essere una delle maggiori difficoltà che stai cercando di superare in questo momento. Anche se potrebbe sembrare che gestire manualmente gli inventari con un file Excel di gestione magazzino ti faccia risparmiare un sacco di soldi, in realtà potrebbe invece star danneggiando le tue vendite.

Una gestione del magazzino scadente è causa di due problemi principali:

Inventario troppo basso

Quando non riesci a monitorare il magazzino in tempo reale, è facile perdere di vista quanto sta andando bene esattamente un determinato prodotto. Per questa ragione, potresti non riuscire a restare al passo con i tuoi livelli di rifornimento. Se questo accade e non riesci a riapprovvigionare le scorte abbastanza rapidamente, l’ovvia conseguenza è la perdita di potenziali vendite.

In alcuni casi, potresti anche non essere in grado di garantire di avere scorte sufficienti all’arrivo dell’alta stagione. Una situazione di questo tipo è estremamente rischiosa per le piccole aziende, perché può condurre a due problemi ancora più gravi:

Vendite perse

Quando non riesci ad assicurarti una conversione perché le tue scorte sono insufficienti, perdi degli incassi. Oltre a questo, stai contribuendo a dirottare i tuoi visitatori sulla concorrenza. Quando i clienti visitano il tuo sito per acquistare qualcosa di specifico e non lo trovano, è probabile che vadano in cerca di altre aziende che invece lo hanno in magazzino.

Clienti persi

Quando i visitatori scelgono di fare acquisti nei canali della concorrenza invece che nei tuoi, hai perso un’occasione di assicurarti un nuovo cliente. Oltre a non incassare denaro dalla vendita, sostanzialmente gli stai fornendo una ragione per non comprare più da te. Invece, in questo modo potrebbe diventare un cliente fedele di un sito concorrente.

Inventario troppo alto

Anche se devi evitare di esaurire completamente le scorte, d’altro canto non è neppure il caso di tenere troppa merce a lungo sugli scaffali. Oltre a rallentare il ritorno d’investimento, questo potrebbe anche farti perdere del denaro.

Non tutti i prodotti si vendono bene. Alcuni si esauriscono in un mese o due, se si è fortunati. Altri, invece, possono occupare spazio prezioso per diversi mesi, se non per anni. Questo riduce lo spazio che hai disposizione per i prodotti più vendibili e inoltre, nel lungo periodo, potrebbe aumentare i tuoi costi.

Riflessioni finali

Un sistema di gestione magazzino per piccole imprese efficiente è una necessità imprescindibile per qualunque azienda in crescita. Anche se per il momento potresti pensare di non averne bisogno, prima o poi finirai per dover aggiornare, installare e automatizzare i processi interni per assicurare che la tua attività funzioni in modo efficiente anche su scala più ampia.