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Industriekonferenzen, Messen, Hochzeiten, Partys – die Eventmanagement-Branche wird bis 2032 auf satte 2 Billionen Dollar anwachsen. Von diesem Wachstum zu profitieren, ist jedoch keine leichte Aufgabe, wenn Sie nicht über eine Software für Eventlogistik für Ihr Unternehmen verfügen.

Unternehmen, die Veranstaltungen planen oder leiten, stehen vor vielen Herausforderungen, wie z. B. Budgetierung, Kundenkommunikation, vergessene Details, defekte Geräte usw. Diese Probleme sind ziemlich häufig und können erhebliche Verluste für das Unternehmen bedeuten. Und wenn Sie keine Maßnahmen ergreifen, um Verluste zu minimieren, werden Sie Schwierigkeiten haben, gesunde Gewinne für langfristiges Wachstum und Erfolg zu erzielen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Software für Eventlogistik in Ihre Gewinngleichung passt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie eine Software zur Verwaltung des Veranstaltungsinventars Ihr Veranstaltungsmanagement und Ihre Planungsprozesse unterstützen und gleichzeitig Ihre Gewinne steigern kann.

Was ist eine Software für Eventlogistik?

Software für Eventlogistik umfasst mobile oder Webanwendungen und andere Tools, die Unternehmen dabei helfen, die Verwaltung von Artikeln für Veranstaltungen zu rationalisieren. Diese Softwarelösungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Bestände mithilfe von Automatisierung, Integrationen und anderen Funktionen. Sie können damit Bestandsbewegungen verfolgen, die Verantwortlichkeit für einzelne Artikel erhöhen, niedrige Lagerbestände verhindern, Produkte für maximale Erträge organisieren, Berichte für Budgets erstellen usw.

Fällt es Ihnen schwer, Ihre Versprechen gegenüber Ihren Kunden einzuhalten? Melden Sie nach jeder Veranstaltung einen erheblichen Verlust an Inventar? Wissen Sie oft nicht, wo sich Ihr Inventar zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet? Verbuchen Sie mehr Fehler und Verluste als Gewinne aus Ihren Veranstaltungen?

Vielleicht brauchen Sie eine Software für Eventlogistik!

Merkmale und Vorteile der Software für Eventlogistik

Der weltweite Markt für Bestandsverwaltungssoftware, der im Jahr 2021 auf 1,53 Milliarden US-Dollar geschätzt wird, soll bis 2029 einen Wert von 2,56 Milliarden US-Dollar erreichen. Das bedeutet, dass immer mehr Unternehmen diese Lösungen implementieren, um ihre betriebliche Effizienz zu verbessern.

Im Folgenden finden Sie einige Funktionen und Vorteile, von denen diese Unternehmen nach der Software-Implementierung profitieren:
 

1. Check-In/Check-Out mit Tags

Die Verwaltung des Live-Inventars ist eine ständige Herausforderung, der sich Managementunternehmen bei der Planung und Organisation einer Veranstaltung stellen müssen. Diese Aufgabe wird oft manuell mit Hilfe von Tabellenkalkulationen durchgeführt, was zu ineffizienter Verfolgung und Verlusten führt.

Check-in/Check-out-Funktionen, mit denen sich die ein- und ausgelagerten Gegenstände verfolgen lassen, können dieses Problem leicht lösen. Sie können alle Gegenstände mit Kennzeichnungsschildern versehen, die Ihr Team jedes Mal scannen kann, wenn sie von einem Bereich in einen anderen gebracht werden (z. B. vom Lager zum Transport, vom Transport zum Veranstaltungsort usw.).

So können Sie jederzeit sehen, wo sich die einzelnen Artikel befinden und wer für sie verantwortlich ist. Sie können auch den Standort Ihres Inventars verfolgen und sehen, wann es wieder eingelagert werden muss.

Der wichtigste Vorteil dieser Funktion besteht darin, dass Sie Kosten für verlorenes Inventar einsparen können. Außerdem sparen Sie eine Menge Zeit, die Sie mit der Erfassung jedes einzelnen Artikels und der Suche nach ihm in einem manuellen Verfolgungssystem verbracht haben.

Barcodes, QR-Codes, RFID-Etiketten – es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihr Inventar innerhalb Ihrer Software für Eventlogistik verfolgen können.
 

2. Verbessert die Inventargenauigkeit

Softwarebasierte Lösungen lassen sich nahtlos mit Scannern, Kassensystemen und anderen Systemen integrieren, um die Genauigkeit Ihrer Bestandsdaten zu verbessern. Sie werden damit immer genau wissen, wie viele Artikel Sie vorrätig haben, wie viel Sie verkaufen, wie viel Sie auffüllen müssen und wann.

Dank dieser Integrationen stellt Ihr System sicher, dass es keine doppelten Buchungen oder Fehlmengen gibt. Wenn es einen Konflikt bei Ihren Bestellungen oder Buchungen gibt, benachrichtigt Sie das System sofort, um Verwechslungen und Verluste zu vermeiden.

Studien zufolge können einfache Fehlbestände jährlich zu Verlusten in Höhe von 456,3 Milliarden Dollar führen. Es ist also eine gute Nachricht, wenn Ihr Unternehmen diese Verluste mit Hilfe von Softwaretechnologien verringern kann.
 

3. Standortübergreifendes Inventar

Bei der Verwaltung von Veranstaltungen können Vermögenswerte an verschiedenen Orten verstreut sein oder sich auf dem Transportweg befinden. Daher kann es für Ihr Team schwierig sein, alles manuell zu erfassen, vor allem, wenn Sie ein kleines Unternehmen mit wenig Personal sind.

Software für Eventlogistik kann Ihr Team beim Scannen und Verfolgen von Veranstaltungsbeständen an mehreren Standorten unterstützen. Diese Lösungen automatisieren wichtige Aufgaben im Prozess, z. B. die Planung von Abholungen, den Empfang von Artikeln, das Verpacken für den Transport und vieles mehr. So behalten Sie den Überblick über Ihr Bestandsmanagement, unabhängig davon, wie viele Veranstaltungen Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums buchen.
 

4. Vereinfacht das Auffinden von Anlagen-Versicherungsunterlagen

Bei der Inventarisierung von Veranstaltungen kommen oft schwere, teure Maschinen zum Einsatz, die teuer in der Anschaffung und Wartung sind. Und eines der wenigen unvorhersehbaren Dinge, die bei solchen Veranstaltungen passieren können, sind Schäden an der Ausrüstung.

Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann es passieren, dass Sie nicht in der Lage sind, einen solchen Fall zu verhindern. In einer solchen Situation kann eine Software zur Verwaltung des Veranstaltungsinventars dazu beitragen, die Anmeldung von Versicherungsansprüchen für Sie zu vereinfachen. Das Softwaresystem speichert alle Informationen über die Ausrüstung und hält sie auch auf dem neuesten Stand. Auf diese Weise haben Sie alle Informationen zur Hand, wenn Sie einen Anspruch anmelden müssen.
 

5. Generiert Berichte für bessere Einblicke

Erfahrene Veranstaltungsmanager wissen, dass sie potenzielle Hindernisse, die vor oder während einer Veranstaltung unerwartet auftauchen können, einkalkulieren sollten. Sie können diese Vorfälle zwar nicht gänzlich vermeiden, aber Sie können sicherlich aus Ihren Fehlern lernen, wenn Sie über eine Software für Eventlogistik verfügen.

Diese Systeme nutzen die ihnen zugeführten Daten und gewinnen Erkenntnisse aus bestimmten Mustern. Diese Analysen können Ihnen helfen, solche Vorfälle besser zu verstehen und herauszufinden, wie Sie Ihre Verluste in ähnlichen Situationen in Zukunft verringern können.

Aber das ist noch nicht alles, was diese Berichte für Sie tun können!

Sie können sicherstellen, dass Sie die Zuweisung von Posten und die Budgets für wiederkehrende Veranstaltungen verbessern können, so dass eine Über- oder Unterbudgetierung vermieden wird, während gleichzeitig ein ausreichender Cashflow zur Deckung aller Ausgaben erhalten bleibt. Sie können die Daten auch nutzen, um Ihr Veranstaltungsinventar besser zu organisieren und sicherzustellen, dass alle Einrichtungen und Abläufe optimal funktionieren.

Anhand der Erkenntnisse können Sie feststellen, welche Artikel besonders gefragt sind und welche nicht. Diese Daten können sich dann als hilfreich erweisen, wenn Sie Investitionsentscheidungen treffen, mehr Bestand bestellen, Ihre Produkte vermarkten und vieles mehr.

Verbringen Sie viel Zeit und Geld mit der Reparatur von Geräten aufgrund unerwarteter Ausfälle? Diese Berichte können Ihnen helfen, dem Problem auf den Grund zu gehen. Datenanalysen und Erkenntnisse können in vielerlei Hinsicht hilfreich sein. Ihre Hauptanwendung besteht jedoch darin, die Hauptprobleme zu erkennen, die zu Verlusten führen, damit Sie sie lösen und die Risiken in Zukunft minimieren können.
 

6. Gewährleistet eine aktuelle Wartung der Ausrüstung

Werkzeuge und Geräte müssen rechtzeitig aufgerüstet und repariert werden, damit sie bei Veranstaltungen reibungslos funktionieren. Und wenn Sie die Wartung nicht mit Hilfe einer Software verfolgen, wird es schwierig sein, mit den Reparaturplänen Schritt zu halten.

Softwarelösungen können Ihnen helfen, das Bestandsmanagement für Veranstaltungen für Dutzende oder sogar Hunderte von Geräten zu rationalisieren. Sie müssen sich nicht mehr auf das Gedächtnis eines Mitarbeiters oder eine willkürliche Tabelle verlassen, um die regelmäßige Wartung von Anlagen zu planen, die sie benötigen.

Mit der Software für Eventlogistik erhalten Sie ganz einfach rechtzeitige Warnmeldungen. Dies bewahrt Sie vor Geräteausfällen bei Veranstaltungen und reduziert Verluste durch teure Reparaturen.

Das System speichert auch Daten aus früheren Reparaturen und Wartungsplänen. Der Techniker weiß also genau, was er zu prüfen und zu beachten hat, und spart so jede Menge Zeit und Mühe.
 

7. Steigert die Produktivität

Die Funktionen der Software für Eventlogistik können die Produktivität Ihres Teams erheblich steigern.

Die Funktionen zur Nachverfolgung von Vermögenswerten stellen sicher, dass Ihr Team weiß, wo sich jedes einzelne Inventarteil befindet, so dass es Aufgaben nur dann planen kann, wenn die relevanten Artikel verfügbar sind. Dies maximiert die Effizienz Ihres Betriebs und minimiert Ausfallzeiten und verschwendete Stunden.
 

8. Rentabilität der Investition (ROI)

Die Kapitalrendite Ihres Unternehmens steigt automatisch, wenn Sie nicht zu viel Geld für Geräteverluste, Reparatur-/Wartungsausfallzeiten, Überstunden Ihres Personals usw. ausgeben müssen.

Steigern Sie Ihren ROI weiter, indem Sie das Beste aus den Daten herausholen. Muster aus früheren Veranstaltungen können Ihnen beispielsweise helfen, bessere Entscheidungen in Bezug auf Budget und Bestandsmanagement zu treffen. Mit ein wenig Arbeit kann mehr Kapital für die Erzielung größerer Gewinne zur Verfügung stehen.

Funktionen, auf die Sie bei Asset-Tracking-Software für die Veranstaltungsbranche achten sollten

Bevor Sie eine Software für das Bestandsmanagement Ihres Unternehmens einrichten, müssen Sie geeignete Funktionen für Ihre Bedürfnisse auswählen. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir einige Elemente herausgearbeitet, die bei solchen Softwarelösungen unbedingt vorhanden sein müssen:
 

Integrationen

Die meisten Softwarelösungen für Eventlogistik unterstützen die Integration verschiedener Buchhaltungssysteme, POS-Systeme usw. Sie sollten sich für eine Lösung entscheiden, die ein Höchstmaß an Integration und Unterstützung für Systeme bietet, die Sie bereits in Ihrem regulären Betrieb verwenden.
 

Skalierbarkeit

Ihre Softwarelösungen sollten in der Lage sein, den Umfang Ihres Bestands zu unterstützen, auch wenn Ihr Unternehmen expandiert. Viele Anbieter bieten nur ein einziges Preismodell an, das umfangreiche Bestände unterstützt. Auch wenn kleine Unternehmen diese Lösungen nutzen können, ist es nicht sinnvoll, hohe Beträge für begrenzte Artikel zu bezahlen.

Achten Sie darauf, dass Sie einen Anbieter wählen, der verschiedene Pläne für Unternehmen mit kleinen und großen Beständen anbietet. Oder noch besser: Suchen Sie nach einem Anbieter, der skalierbare Pläne anbietet.
 

Benutzerfreundlichkeit

Je besser die Benutzeroberfläche ist, desto einfacher wird es für Ihr Team sein, sich an die Software zu gewöhnen. Wählen Sie eine Software, die Ihr Team schnell einrichten und erlernen kann, um die Ausfallzeiten zu minimieren.
 

Anpassungsfähigkeit von Mobilgeräten

Eine Software für Eventlogistik, die Sie auf mobilen Geräten nutzen können, wird Ihre Abläufe noch weiter rationalisieren. Das bedeutet, dass sich Ihre Teammitglieder frei zwischen den Standorten bewegen können und jederzeit Zugriff auf die Bestandsdaten haben.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Bestandsaufnahme im Veranstaltungsmanagement?

Das Inventar im Veranstaltungsmanagement kann sich auf A/V-Ausrüstung, Beleuchtungssets, Tische, Stühle oder andere von den Organisatoren und Teilnehmern verwendete Gegenstände beziehen.
 

Was ist Bestandsmanagement für Veranstaltungen im Veranstaltungsmanagement?

Für ein einfaches Bestandsmanagement im Rahmen eines Eventmanagement-Projekts sollten Sie sich mit der Lagerung, der Wartung, der Organisation, dem Einkauf, der Nutzungsberichterstattung und anderen Aufgaben befassen, die das Inventar betreffen.
 

Wie wichtig ist die Verwaltung des Inventars in einem Veranstaltungsort?

Bestandsmanagement für Veranstaltungen ist wichtig, um einen Überblick über das Inventar an jedem Veranstaltungsort zu bekommen und dies kann einem Eventmanagement-Unternehmen helfen, den Überblick über seine Vermögenswerte und deren Zustand zu behalten. Es kann Managern und Mitarbeitern helfen, für das Inventar verantwortlich zu sein und Verluste und Schäden zu minimieren.

Schlussfolgerung

Das Inventar unter Kontrolle halten, die Kundenbeziehungen verbessern, die Kosten senken, Verluste vermeiden – eine Software für Eventlogistik nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab. Und dank ihr kann Ihr Team seine Aufgaben im Veranstaltungsmanagement effizienter erledigen.

Unabhängig davon, welche Anlagen Sie für Ihr Veranstaltungsmanagement betreuen, können Sie Ihre Arbeit mit einer robusten Software für Eventlogistik viel besser erledigen.

Die meisten Lösungen verfügen zwar über zahlreiche Funktionen, sind aber möglicherweise zu teuer oder lassen sich nicht entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens erweitern oder verkleinern. Bei Nest Egg haben wir die zweckmäßigsten Funktionen für Unternehmen aller Größen und Formen integriert. Die Preise sind erschwinglich, und es gibt verschiedene Pläne für Ihre Skalierbarkeit Bedürfnisse.

Außerdem bieten wir erstklassigen Support, um Sie bei der Lösung von Problemen zu unterstützen.

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