La cosiddetta Meeting Industry, ovvero il settore degli eventi che comprende congressi, conferenze, fiere, manifestazioni, matrimoni e feste private è – secondo dati ufficiali – in netta crescita. Il mercato eventi e convention, infatti, ripresosi in modo molto dinamico dopo la pandemia, si prevede toccherà un volume di 925 milioni di euro di fatturato entro fine anno. Il trend di crescita a doppia cifra rappresenta un’opportunità favorevole per le aziende del settore che, tuttavia, può essere difficile da sfruttare in assenza di un software di gestione magazzino per eventi.

Le società di pianificazione e gestione eventi devono saper affrontare molte sfide, tra cui la definizione del budget e la comunicazione con i clienti, ma anche i dettagli che sfuggono al controllo e i danni alle attrezzature. Problemi di questo tipo sono piuttosto frequenti e possono comportare perdite significative per le aziende di eventi e convention. In assenza di specifiche iniziative per contenere i costi, mantenere la sostenibilità dei profitti a medio e lungo termine può essere difficile.

In questa guida, cercheremo di aiutarti a capire in che modo un software di gestione materiali per eventi può costituire un vantaggio decisivo per la pianificazione e la gestione eventi, per favorire un aumento dei profitti sostenibile della tua attività.

Cos’è un software di gestione materiali per eventi?

I software di gestione magazzino per eventi comprendono le applicazioni mobili, web e altri strumenti che permettono alle aziende di eventi e comunicazione di semplificare la gestione dei materiali per eventi. Queste soluzioni software consentono di gestire gli asset aziendali per mezzo di automazioni, integrazioni e altre utili funzionalità. I software per gestione del magazzino eventi possono essere usati per monitorare gli spostamenti dei materiali e le responsabilità dell’affidamento di specifiche attrezzature, per evitare l’esaurimento delle scorte, ottimizzare i prodotti per eventi per la massima resa, preparare report commerciali e finanziari, ecc.

Hai problemi a mantenere quanto prometti ai clienti? Riscontri significative perdite inventariali dopo ogni evento? Ti capita di non sapere dove si trovano i tuoi materiali per eventi in determinati momenti? Gli errori e le perdite rischiano di compromettere i profitti della tua azienda di organizzazione eventi?

La soluzione a tutti questi problemi potrebbe semplicemente essere un software di gestione dei materiali per eventi!
 

Caratteristiche e benefici di un software di gestione materiali per eventi

Si prevede che il mercato internazionale dei software di gestione magazzino, valutato 1 miliardo di dollari nel 2021, raggiungerà la cifra complessiva di 2 miliardi e mezzo di dollari entro il 2029. Questo significa che sempre più aziende stanno scegliendo e implementando questo tipo di soluzioni per migliorare la propria efficienza operativa.

Ecco alcune funzionalità e vantaggi che si possono ottenere con l’implementazione di software per la gestione del magazzino eventi.
 

1. Gestione di ingresso/uscita dei materiali per mezzo di targhette

La gestione del magazzino in tempo reale è una sfida costante per le aziende che pianificano e organizzano eventi e conferenze. Non di rado, questa attività viene svolta manualmente usando semplici fogli di calcolo, con il risultato di una gestione dei materiali per eventi inefficiente e di conseguenti perdite.

Le funzionalità di tracciamento dell’entrata e dell’uscita dei materiali per eventi dal magazzino sono però in grado di risolvere facilmente questo problema. Basta attaccare delle targhette identificative sui tuoi materiali e attrezzature per eventi, in modo che gli addetti debbano semplicemente scansionarli ogni volta che vengono movimentati da un luogo a un altro (es. spedizione dal magazzino, trasporto al luogo dell’evento, rientro, ecc.).

Questo ti consente di sapere sempre dove si trovano le tue attrezzature per eventi e chi ne è responsabile in quel momento. Il software di gestione magazzino per eventi ti permette anche di monitorare quando le attrezzature e i materiali saranno nuovamente disponibili in magazzino.

Il vantaggio principale di questa funzionalità è che ti fa risparmiare sulle perdite inventariali, dovute allo smarrimento o sparizione di attrezzature per eventi. Inoltre ti evita anche di perdere tempo per registrare o cercare manualmente i materiali per eventi con un sistema non automatizzato, come un file Excel.

Codici a barre, codici QR e tag RFID sono alcuni dei tanti modi in cui è possibile tracciare i tuoi materiali per eventi e monitorarli con il tuo software di gestione magazzino.
 

2. Miglioramento della precisione dell’inventario dei materiali per eventi

Le soluzioni software per la gestione delle attrezzature per eventi si integrano direttamente con i dispositivi di scansione, gli strumenti POS e altri sistemi destinati a migliorare la precisione dei dati dell’inventario di magazzino. In questo modo sai esattamente quanti pezzi hai a disposizione, quanti ne hai fuori e dove, di quali ti devi rifornire e quando.

Grazie a queste integrazioni, il tuo sistema può evitare doppie prenotazioni o carenza di materiali. Se i tuoi ordini o prenotazioni di materiali per eventi sono in conflitto, il sistema te lo notifica immediatamente per evitare disguidi e perdite.

Secondo alcuni studi, le rotture di stock sono di per sé in grado di causare perdite globali di oltre 456 miliardi di dollari all’anno. Perciò è utile sapere che un semplice software di gestione materiali per eventi può aiutarti a ridurre questi costi.
 

3. Gestione di varie sedi del magazzino dei materiali per eventi

Nel campo della gestione eventi, attrezzature e materiali possono essere distribuiti in vari luoghi oppure essere in viaggio. Di conseguenza, monitorarli manualmente può essere complesso, soprattutto per le piccole aziende composte da pochi addetti.

Un software di gestione materiali per eventi consente al tuo personale di scansionare e tracciare le attrezzature per eventi in varie località. Queste soluzioni automatizzano le attività cruciali per la tua azienda, come ad esempio la pianificazione dei ritiri, la ricezione merci, la preparazione e l’imballaggio per la spedizione. Puoi facilmente avere il pieno controllo dell’inventario del tuo magazzino di materiali per eventi, a prescindere dal numero di congressi, matrimoni o manifestazioni che stai gestendo in un dato periodo.
 

4. Semplificazione della gestione dei sinistri assicurativi

La gestione del magazzino eventi spesso comprende l’acquisto e la manutenzione di macchinari pesanti e costosi. Una delle cose che possono succedere, in maniera imprevedibile, è che le attrezzature subiscano danni durante gli eventi.

Nonostante tutte le precauzioni, non è possibile impedire che questi problemi possano verificarsi. In queste situazioni, un software di gestione materiali per eventi può semplificare notevolmente la denuncia di un sinistro alla tua assicurazione. Il software, infatti, memorizza tutti i dati relativi alle attrezzature e li mantiene aggiornati. In questo modo, hai sempre a disposizione tutte le informazioni che ti servono per chiedere un indennizzo.
 

5. Generazione di report per una chiara visione della gestione dei materiali per eventi

I manager eventi con esperienza sanno di dover sempre tenere conto delle potenziali difficoltà che si manifestano inaspettatamente prima o durante un evento. Anche se non è possibile evitare del tutto questi incidenti, grazie a un software di gestione magazzino per eventi si può imparare dagli errori del passato e correggerli in modo efficace.

Un software di gestione per materiali eventi utilizza i dati che gli vengono forniti e raccoglie informazioni utili da determinati schemi di situazioni che si verificano. L’analisi dei dati dei report generati dal programma può aiutarti a capire meglio la natura dei problemi e come ridurre le perdite in circostanze analoghe per il futuro.

Ma l’utilità di questi report non finisce qui!

Infatti possono consentirti di migliorare l’allocazione di attrezzature e materiali per eventi e la precisione dei budget di eventi ricorrenti, garantendo comunque un flusso di cassa sufficiente a coprire tutte le spese. I dati possono inoltre essere sfruttati per migliorare l’organizzazione del magazzino delle attrezzature per eventi e ottimizzare così la gestione delle tue attività.

Puoi utilizzare queste informazioni per determinare quali sono i materiali per eventi più richiesti e quali meno. Al momento opportuno, puoi così prendere decisioni di investimento più accurate e proficue, sia per ordinare materiali per eventi per il magazzino sia per definire e pubblicizzare servizi mirati.

Perdi molto tempo e denaro per le riparazioni delle attrezzature per eventi che si rompono inaspettatamente? Questi report possono aiutarti anche ad analizzare la natura e le conseguenze  di questi inconvenienti. Avere a disposizione dati e informazioni può dimostrarsi utile in molti modi. Il loro scopo principale è consentirti di capire quali sono i maggiori problemi che causano delle perdite allo scopo minimizzare tali rischi per il futuro.
 

6. Garanzia della puntuale manutenzione delle attrezzature

I materiali e le attrezzature per eventi devono essere manutenuti e riparati in modo tempestivo e puntuale per garantire la loro idoneità al momento dell’utilizzo. Se non utilizzi un software di gestione dei materiali per eventi per monitorare la manutenzione delle attrezzature, riuscire a gestire il calendario delle manutenzioni potrebbe rivelarsi un vero incubo.

Le soluzioni software di gestione magazzino per eventi ti consentono di semplificare il programma di manutenzione di decine o centinaia di attrezzature. Non devi più fare affidamento sulla memoria di un dipendente o su un foglio di calcolo gestito manualmente per programmare, eseguire e monitorare le manutenzioni quando necessario.

Puoi semplicemente ricevere un avviso in base al calendario delle manutenzioni, grazie a un software di gestione materiali per eventi. In questo modo eviterai che le attrezzature ti lascino a piedi durante un evento e ridurrai i costi di riparazioni o sostituzioni d’urgenza impreviste.

Un software di gestione magazzino per eventi inoltre tiene in archivio di dati delle riparazioni e manutenzioni già eseguite. Così i tecnici possono sapere esattamente cosa controllare, facendoti risparmiare tempo e denaro.
 

7. Aumento della produttività

Un software di gestione materiali per eventi può incrementare notevolmente la produttività del personale.

Grazie alle funzionalità di tracciamento delle attrezzature per eventi, tutti gli addetti possono sapere facilmente dove si trovano in quel momento tutti gli asset del tuo inventario e pianificare quindi le prossime attività in base alla loro disponibilità. Questo a tutto vantaggio dell’efficienza della tua azienda, grazie alla riduzione dei tempi di riparazione e delle interruzioni dovute a guasti o cattiva gestione dei materiali.
 

8. Ritorno di investimento (ROI)

Il ritorno di investimento della tua azienda aumenterà automaticamente se eviti di sprecare denaro in perdite di attrezzature, interruzioni dell’attività per riparazioni e manutenzioni impreviste, straordinari del personale, ecc.

Aumenta ulteriormente il tuo ritorno di investimento sfruttando al massimo i dati sulla tua attività. Ad esempio, schemi desunti dal passato possono esserti utili per prendere decisioni migliori sul budget e sulla gestione del magazzino per eventi. Lavorandoci un po’, puoi liberare dei capitali per generare maggiori profitti.
 

Caratteristiche da ricercare in un software di monitoraggio di attrezzature per eventi

Prima di installare un software di gestione materiali per eventi nella tua azienda, devi scegliere quali sono le caratteristiche idonee per le tue necessità. Per darti una mano, abbiamo selezionato alcune funzionalità che una soluzione software di gestione magazzino eventi dovrebbe avere.
 

Integrazioni con altri strumenti IT per eventi e manifestazioni

La maggior parte di soluzioni software per la gestione di attrezzature per eventi può collegarsi a vari programmi di contabilità, POS, ecc. Devi sceglierne uno che fornisca il massimo supporto per i sistemi che già utilizzi nelle tue attività quotidiane.
 

Scalabilità delle soluzioni software di gestione materiali per eventi

La soluzione software che scegli dovrebbe essere in grado di gestire il tuo magazzino di materiali per eventi anche con la crescita dell’attività. Molti fornitori di software offrono poche opzioni di abbonamento, pensate per i magazzini più grandi. Anche se le piccole aziende possono usufruire di questi programmi, finiscono per pagare un costo più elevato, mentre in realtà utilizzano un numero relativamente piccolo di funzionalità.

Scegli un fornitore che offra piani di abbonamento differenziati, per aziende con magazzini di attrezzature da gestire grandi e piccoli. La cosa migliore è cercarne che uno che proponga un listino che si adatti alle necessità di aziende di diverse dimensioni.
 

Usabilità del software di gestione materiali per eventi

Migliore è l’interfaccia utente, più facile sarà per i tuoi dipendenti abituarsi al nuovo software di gestione materiali per eventi. Scegli un programma che possa essere installato e adottato velocemente per minimizzare i tempi di inattività.
 

Compatibilità con dispositivi mobili

Un software di gestione magazzino per eventi che può essere utilizzato su dispositivi mobili semplificherà ulteriormente le tue attività quotidiane. In questo modo, infatti, i tuoi dipendenti possono avere costante accesso ai dati del magazzino quando si spostano da un luogo all’altro.
 

Domande frequenti

Cosa sono le attrezzature e i materiali per eventi?

Un magazzino di attrezzature e materiali per eventi può includere equipaggiamenti audio/video, kit di illuminazione, tavoli, sedie e altri articoli usati dall’organizzazione o dai partecipanti.
 

In cosa consiste la gestione magazzino per gli eventi?

La gestione del magazzino di un’azienda di organizzazione eventi comprende molte diverse attività, tra cui l’organizzazione e manutenzione degli spazi e dei materiali, la movimentazione e il monitoraggio delle attrezzature, gli acquisti, la rendicontazione dei dati dell’utilizzo dei materiali per eventi.
 

Qual è l’importanza della gestione del magazzino eventi?

La gestione dei materiali per eventi presso le diverse sedi può aiutare le aziende di organizzazione eventi a monitorare le risorse e le loro condizioni di buon funzionamento. Consente di sapere chi è effettivamente responsabile di ogni attrezzatura in quel momento, minimizzando perdite e danni.
 

Conclusioni

Mantenere sotto controllo il tuo magazzino di attrezzature per eventi, migliorare le relazioni con i clienti, ridurre le perdite: un software di gestione materiali per eventi può e deve sapere fare bene un sacco di cose. Grazie a esso, il tuo personale può svolgere tutte le attività legate alla gestione eventi in modo più efficiente.

Qualunque sia il tipo di attrezzature che ti serve per la tua attività di organizzazione eventi, un software di gestione magazzino per eventi con le giuste funzionalità ti consente di fare meglio il tuo lavoro.

Molte soluzioni sono dotate di varie funzionalità, ma potrebbero essere troppo care o incapaci di adattarsi alle dimensioni attuali o future della tua azienda. Nest Egg ti offre le funzionalità e le caratteristiche più utili per aziende di ogni forma e dimensioni. Il listino prezzi è conveniente e comprende vari piani di abbonamento per tutte le tue esigenze di scalabilità.

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