Vendite perse, denaro impegnato e carenza di scorte sono alcuni dei tuoi problemi? Sei in buona compagnia. Almeno il 46% di tutte le aziende ha problemi legati all’inventario di magazzino perché non lo gestisce o lo fa in modo manuale. Tale modello, certamente non ottimale, di gestione del magazzino costa alle aziende di vendita al dettaglio statunitensi il 53% in ribassi dei prezzi non previsti. L’adozione di un software gestione magazzino e, di conseguenza, di un’adeguata strategia, può aiutarti a ridurre queste perdite.

In questo articolo ti illustreremo i principi di una gestione del magazzino ottimale sotto il profilo dei costi, che potrai implementare con maggiore facilità grazie a un software gestione magazzino idoneo.

Cosa deve fare un buon software di gestione magazzino?

È da un po’ di tempo che sei un imprenditore, quindi avrai una certa familiarità con attività come la gestione degli ordini e delle scorte di magazzino, nonché con la vendita di prodotti. Altri aspetti di cui un software gestione magazzino si deve occupare comprendono il cosiddetto MRO (Maintenance, Repair and Operating, ovvero la gestione di tutti i beni strumentali), l’immagazzinamento e l’elaborazione degli ordini, l’imballaggio, l’ordinamento e la rotazione degli stock. Considerando tutte le attività da cui è composta, la gestione del magazzino può essere un compito piuttosto complesso, soprattutto per una piccola azienda.

Se finora ti sei destreggiato manualmente con la gestione del magazzino, la documentazione e la conformità dei processi, è il momento di prendere in considerazione la possibilità di aumentare le tue capacità operative e gestionali con un software gestione magazzino.

Tecniche di gestione del magazzino utili per le piccole aziende

Le difficoltà che la maggior parte di piccole aziende devono affrontare in questo campo comprendono l’eccesso o la carenza di scorte di magazzino, problemi nell’elaborazione degli ordini, sprechi, alti e bassi della domanda e uso ottimale dello spazio del magazzino. Per aiutarti ad aggirare questi ostacoli, abbiamo redatto un elenco di alcuni consigli, che un software gestione magazzino è in grado di implementare con facilità.

1.     Organizzare e monitorare

Riuscire a organizzarsi è il primo passo importante da fare. Devi organizzare i dati e le informazioni relativi alle tue scorte, ai fornitori e alle spedizioni all’interno di un sistema accessibile, come un software di gestione magazzino. Per organizzare il magazzino, ti servono dati come il nome e la quantità di un prodotto, il nome del fornitore o produttore, il codice a barre o codice articolo, il prezzo al dettaglio, all’ingrosso e di vendita del prodotto, le condizioni di pagamento, il quantitativo di riordino, i dati per la spedizione (peso, dimensioni), la data di scadenza e le foto dell’articolo.

Puoi trovare la maggior parte di queste informazioni nelle tue distinte degli ordini oppure ottenerle dal fornitore. Spesso i fornitori usano modi diversi per registrare questi dati, che possono essere a loro volta manuali o basati sull’uso di un software gestione magazzino.

Una volta reperite tutte le informazioni, puoi associare un codice SKU (Stock Keeping Unit, ovvero articolo gestito a magazzino) a ciascuno dei tuoi prodotti. Mantenere questi dati aggiornati è utile per localizzare più velocemente i prodotti e identificare le merci danneggiate, i resi dei clienti e le spedizioni in ritardo.

Dopo i fogli di carta, l’uso di un foglio elettronico è uno dei metodi “artigianali” più diffusi per la gestione magazzino, ma anch’esso presenta dei difetti. I fogli elettronici sono spesso soggetti a errori umani, richiedono tempo, sono difficili da sincronizzare e possono diventare talmente lunghi e complessi da causare errori durante il caricamento. Se la tua azienda ha più di un dipendente, possono diventare un vero incubo.

Invece di queste soluzioni, potresti provare un software gestione magazzino basato sul cloud. Questo tipo di software consente a più utenti di accedere agli stessi dati in remoto, è facile da aggiornare e si sincronizza immediatamente dopo qualsiasi modifica.

Un altro aspetto importante che riguarda l’organizzazione è l’etichettamento dei prodotti allo scopo di monitorarli nell’ambito della gestione del magazzino. Questo serve a evitare di esaurire le scorte di un articolo che in quel momento è molto richiesto. Alcuni studi dimostrano che sistemi di etichettamento come l’RFID (Radio Frequency Identification), tipicamente gestiti da un software gestione magazzino, possono incrementare la precisione dell’inventario fino al 95%.

2.     Raggruppare gli articoli dell’inventario di magazzino

La suddivisione degli articoli dell’inventario in gruppi in base al loro valore facilita il monitoraggio e il controllo del magazzino. Questa tecnica è detta anche analisi ABC.

Ecco come funziona.

• Gli articoli del gruppo “A” comprendono quelli con una domanda alta che assicurano i maggiori profitti.
• Gli articoli del gruppo “B” includono i prodotti con una domanda normale che producono una parte dei profitti.
• Gli articoli del gruppo “C” comprendono prodotti che non influiscono sui profitti o sulla domanda in misura particolarmente significativa, ma che sono importanti per l’attività.

Una volta definita la priorità degli ordini, i responsabili del magazzino possono concentrare la loro attenzione sulla consegna, immagazzinamento e vendita del gruppo A.

L’analisi ABC è utile per condurre negoziazioni più proficue con i fornitori e per alzare i prezzi opportunamente quando la domanda di un prodotto è alta.

Il suo principale vantaggio è la possibilità di ottimizzare la gestione del magazzino per ottenere il massimo profitto.

3.     Scegli un metodo contabile per la valutazione delle giacenze nella gestione del magazzino

Una volta individuato il metodo di valutazione dei costi delle giacenze più adatto nel tuo caso, puoi usare un software gestione magazzino per semplificare la gestione del tuo inventario.

I quattro metodi più diffusi sono i seguenti:

First In First Out (FIFO)

Il FIFO è una strategia che è incentrata sul fare uscire per primi dal magazzino i primi articoli acquisiti. Se la tua azienda lavora con merci deperibili o per l’esportazione, il metodo FIFO riduce drasticamente il rischio di danni agli articoli in magazzino. Altri vantaggi del FIFO comprendono la riduzione del reddito complessivo netto e, di conseguenza, l’imponibile totale annuo nei periodi di calo dei prezzi. Consente alle aziende di mettere a bilancio un imponibile inferiore rispetto agli utili vendendo le merci più recenti in un secondo momento.
 

Last In First Out (LIFO)

Il LIFO è il contrario del metodo FIFO e prevede di vendere prima gli articoli a magazzino che sono stati acquistati per ultimi. Il metodo LIFO riduce i profitti totali e l’imponibile quando i prezzi sono in rialzo. Si tratta di un metodo vantaggioso in particolare per  aziende del settore automobilistico e di vendita al dettaglio.

Ecco uno studio che può aiutarti a capire tutti gli effetti dei metodi LIFO e FIFO sui profitti e sul flusso di cassa nei periodi di inflazione e deflazione.

Il metodo LIFO è accettato negli USA in base ai principi contabili GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). I principi contabili internazionali IAS/IFRS, applicati nella maggior di altri paesi nel mondo, però, vietano l’uso del metodo LIFO a causa di possibili distorsioni dell’utile netto. Vale la pena segnalare che, secondo i principi IFRS, è ammissibile lo storno di svalutazioni di rimanenze che invece le norme GAAP non riconoscono.
 

Costo medio ponderato

Il metodo del costo medio ponderato prevede di dividere il costo degli articoli venduti per il costo delle rimanenze. Questo sistema fornisce una stima del costo medio di ogni articoli venduto e di ogni articolo in magazzino.

Il costo medio ponderato è utile quanto i costi di magazzino non sono assegnati a determinati articoli. Questo metodo, però, può causare anche notevoli perdite se alcuni articoli sono più costosi di altri.

Il metodo del costo medio ponderato è tipicamente usato nel settore petrolifero e del gas. È anche quello che richiede un minore monitoraggio.
 

Identificazione specifica

In alternativa, l’identificazione specifica viene utilizzata per individuare i costi di gestione magazzino sulla base di singoli articoli venduti. Questo metodo richiede il maggiore impegno di monitoraggio perché ciascun prodotto viene identificato singolarmente.

Viene impiegato quando l’acquisto del prodotto è chiaramente distinto e individuabile per l’azienda, per esempio nel caso di una concessionaria di auto.

Non esiste una ricetta unica adatta per tutti quando si tratta della valutazione delle rimanenze di magazzino. Per questo è importante esaminare accuratamente i processi aziendali con il tuo commercialista prima di scegliere il metodo migliore.

4.     Conoscere i costi della tua gestione del magazzino

Di seguito, elenchiamo alcuni costi della gestione del magazzino che è necessario calcolare (e di cui un software gestione magazzino può tenere conto).

Costi degli ordini

I costi degli ordini riguardano tutte le spese per attività collegate al processo degli ordini. Essi tengono conto dei costi della manodopera che gestisce l’elaborazione della consegna degli ordini, la loro collocazione e il ricevimento in azienda.
 

Costi di mantenimento delle scorte

Il mantenimento delle scorte invendute non è una spesa occasionale e insignificante. Ecco tutte le voci che comprende.

• Costi assicurativi
• Tasse
• Costi di immagazzinamento
• Costi di gestione
• Costi dei dipendenti

Secondo Investopedia, i costi di mantenimento delle scorte totali costituiscono circa il 20-30% dei costi di magazzino.
 

Costi di stockout

I costi di stockout sono quelli derivanti dalla carenza di merci in magazzino. Possono causare più che semplici danni monetari al tuo brand. Ad esempio, spenderai di più per spedire gli articoli più velocemente per soddisfare gli ordini. Inoltre perderai clienti e dovrai comunque pagare dei dipendenti inoperosi.

In pratica, la stima di questi costi, che puoi ottenere con un software gestione magazzino, può aiutarti a prendere decisioni più intelligenti in merito allo stoccaggio di magazzino, agli ordini e alla pianificazione delle consegne. Inoltre ti fornisce una valutazione chiara del costo totale di proprietà (TCO) delle scorte di magazzino.

5.     Prendere in considerazione il dropshipping

Il dropshipping è una pratica in cui le aziende di vendita al dettaglio acquistano e spediscono delle merci direttamente dal grossista o dal produttore. Elimina tutti compiti di gestione del magazzino interni, soprattutto nel caso di una piccola azienda con un budget modesto o priva di una sufficiente capacità di magazzino.

Se desideri valutare se il dropshipping può essere una soluzione idonea per il tuo tipo di attività, considerane le seguenti caratteristiche.

Lancio dei prodotti più rapido: se stai pensando a una nuova linea di prodotti, il dropshipping ti aiuterà a ridurre l’investimento necessario. Per chi inizia un’attività, significa non dover mettere un sacco di soldi nello sviluppo del prodotto. Con il dropshipping è più facile avere sotto controllo la domanda e i costi di vendita, determinando in questo modo con precisione l’entità del tuo investimento. Inoltre avrai meno spese di personale e di magazzino. D’altro canto, però, per mettere in atto una strategia di marketing dropshipping, potresti dover sostenere dei costi di NRE (Non-Recurring Engineering, ovvero costi di progettazione una tantum) e dei costi di marketing per promuovere il tuo brand.

Minori spese di spedizione: se hai una clientela internazionale, sai già quanto possano essere pesanti le spese di spedizione per la tua attività. Il sistema del dropshipping può farti risparmiare sui costi di un centro di distribuzione, di un magazzino/capannone e di spedizione.

Margini più bassi: tu ricevi solo una “fetta” dei ricavi delle vendite dato che stai vendendo i prodotti di qualcun altro. Il cosiddetto branded dropshipping potrebbe però migliorare la situazione a tuo favore.

Concorrenza: per rimanere competitivi in un settore ormai saturo, come ad esempio quello dei cosmetici, potrebbe essere necessario abbassare i prezzi di vendita e, di conseguenza, ridurre ulteriormente i tuoi margini. Per ottenere profitti consistenti con una tale strategia di prezzo dovresti quindi necessariamente riuscire ad aumentare i tuoi volumi di vendita.

Qualità: anche se non sei responsabile della produzione del prodotto, i tuoi clienti se la prenderanno con te se i prodotti non sono all’altezza degli standard. A seconda del tipo di contratto, potresti dover gestire i resi e i rimborsi, tenendo d’occhio al tempo stesso delle metriche di qualità del servizio come la velocità di evasione degli ordini dei tuoi partner di dropshipshipping.

Conoscendo i risparmi sui costi e i potenziali rischi per la qualità del servizio caratteristici del dropshipping, sei in grado di capire se il dropshipping è adatto per la tua azienda o per i tuoi prodotti.

6.     Pianificare il rifornimento delle scorte con un software gestione magazzino

Un modo standard di gestire il rifornimento del magazzino dei prodotti è per mezzo dei concetti delle scorte di sicurezza e del punto di riordino. Un software gestione magazzino rappresenta lo strumento essenziale per gestire qualunque tipo di pianificazione.

Scorte di sicurezza

Una scorta di sicurezza fa esattamente ciò che il suo nome suggerisce: protegge la tua attività. Si tratta del quantitativo di scorta tampone che è importante ordinare, ad esempio, prima di un picco della domanda di un prodotto tipicamente stagionale.

Ecco la formula per calcolare le scorte di sicurezza.

Scorte di sicurezza = (Uso giornaliero massimo  Tempo di riordino massimo in giorni) – (Uso giornaliero medio  Tempo di riordino medio in giorni)

Dove:

Uso giornaliero massimo = Numero massimo di articoli venduti in un giorno

Tempo di riordino massimo = Numero massimo di giorni necessari per rifornire il magazzino con l’articolo venduto

Uso giornaliero medio = Numero medio di articoli venduti in un giorno

Tempo di riordino medio = Numero medio di giorni necessari per rifornire il magazzino con l’articolo venduto

È essenziale notare che, anche se le aziende hanno bisogno di avere delle scorte di sicurezza, un loro eventuale eccesso è dannoso. Oltre a tenere impegnato il tuo denaro in articoli a magazzino che non vengono movimentati, stai anche spendendo di più per la gestione del magazzino.
 

Punto di riordino

Il punto di riordino è il punto del ciclo dell’attività in cui è necessario riordinare gli articoli a magazzino.

Ecco la formula per calcolare il punto di riordino per la tua attività.

Punto di riordino = (Uso giornaliero medio  Tempo di riordino medio in giorni) + Scorte di sicurezza

Dove:

Uso giornaliero medio = Numero medio di articoli venduti in un giorno

Tempo di riordino medio = Numero medio di giorni necessari per rifornire il magazzino con l’articolo venduto

Ecco una guida per comprendere quando usare il metodo del punto di riordino.

Una possibile alternativa al metodo del punto di riordino è la cosiddetta gestione del magazzino just in time (JIT). Il metodo just in time prevede di riordinare i prodotti solo quando servono. Il prodotto arriva al momento giusto, minimizzando la necessità di immagazzinarlo per l’azienda e riducendo quindi i costi di magazzino.

Mentre la strategia del punto di riordino è efficace per i settori nei quali le aziende devono mantenere livelli di scorte adeguati, il just in time funziona soprattutto per quelli in cui il processo di magazzino risulta molto costoso.

Ecco alcuni esempi di aziende che hanno adottato il modello just in time.

7.     Controllo delle scorte: è più facile con un software gestione magazzino

Il controllo delle scorte può aiutarti a confermare che i quantitativi che leggi nei tuoi registri o sistemi gestionali (se ne utilizzi) sono corretti. Ad esempio, nell’ambito di un processo di verifica delle scorte a magazzino, si esegue il conteggio fisico dei prodotti e il controllo delle schede di magazzino rispetto all’inventario.

Per eseguire un controllo, puoi effettuare un conteggio fisico delle scorte a magazzino oppure usare l’analisi ABC. Qual è la differenza? Mentre l’analisi ABC ti consente di monitorare il modo in cui vengono movimentati i prodotti prioritari del tuo inventario di magazzino, il controllo fisico ti fornisce una stima affidabile di tutti i tuoi prodotti.

È importante pianificare controlli delle scorte periodici o quando te lo chiede il tuo commercialista. Le verifiche possono essere eseguite a fine anno, a campione o in modo ciclico.

A seconda del tipo di prodotti, puoi eseguire un controllo delle scorte ogni 2-3 mesi, trimestralmente o annualmente. Un software gestione magazzino faciliterà e velocizzerà tutte queste operazioni, minimizzando gli errori umani.

8.     Misurare e monitorare il magazzino

Monitora le vendite, i trend di mercato e la tua attività per comprendere le tue necessità e migliorare la gestione del magazzino.

Ecco quattro indicatori utili per stimare lo stato del magazzino.

Rotazione del magazzino

L’indice della rotazione del magazzino ti fornisce una stima del numero di volte in cui la tua azienda vende e sostituisce le scorte di magazzino.

Calcola la tua rotazione del magazzino usando la seguente formula.

Rotazione del magazzino = Costo delle merci vendute (COGS) / Scorte medie

Dove:

Scorte medie = (Scorte iniziali + Scorte finali) / 2
 

Sell-through rate (STR, o volume di vendita)

Il sell-through rate è usato per calcolare la quantità di articoli venduti in un determinato periodo rispetto alle scorte ricevute nello stesso periodo. Il valore di STR ideale è compreso nell’intervallo 40-80%.

Ecco la formula per calcolare il tuo STR.

Sell-through rate = (Numero di articoli venduti / Numero di articoli ricevuti)  100
 

Lotto economico (EOQ)

Il lotto economico, o EOQ, si riferisce alla quantità di riordino per soddisfare la domanda che minimizza i costi di magazzino. È utile per stimare con precisione le quantità di riordino necessarie, riducendo i costi della gestione del magazzino.

Ecco la formula per misurare l’EOQ.

EOQ = radice quadrata di  (2 X Costi di emissione ordine X Tasso della domanda  / Costi di mantenimento)

Dove:

Tasso della domanda = Costo della domanda annuale (prodotti medi venduti in un anno)

Costi di emissione ordine = Costi dell’ordine per ogni acquisto (costi di spedizione + gestione)

Costi di mantenimento = Costi di mantenimento a magazzino per articolo all’anno
 

Giorni di rotazione magazzino (DIO, Days Inventory Outstanding)

Il parametro noto come “DIO” misura il numero di giorni in cui il capitale è impegnato nelle scorte di magazzino prima di fare un profitto. Un valore basso dei giorni di rotazione del magazzino di norma è un buon segno per un’azienda. Significa infatti che le scorte si vendono velocemente. Tuttavia può anche indicare che l’azienda deve tenere attentamente sotto controllo le proprie scorte di magazzino per evitare che si esauriscano nel momento sbagliato, un compito nel quale un software gestione magazzino può essere di grande aiuto.

Ecco la formula per calcolare i giorni di rotazione magazzino.

Giorni di rotazione magazzino (annui) = 365  Costo delle merci vendute (COGS) / Scorte medie

Dove:

Scorte medie = (Scorte iniziali + Scorte finali) / 2

Ecco alcune altre metriche utili per valutare la performance della gestione magazzino delle piccole aziende:

• Utile di vendita (utile netto dopo aver sottratto il costo di merci non consegnabili, rimborsi e sconti)
• Margin e lordo (utile di vendita totale dopo aver sottratto il costo delle merci vendute)
• Precisione dell’inventario (discrepanze tra l’inventario effettivo e i dati dell’inventario di magazzino)
• Fill rate (percentuale di soddisfacimento della domanda di un articolo, cioè la differenza tra gli ordini dei clienti effettuati dai clienti e quelli evasi)
• Tempo del ciclo (Tempo totale impiegato per la produzione e l’evasione di un ordine)

9.     Migliorare la precisione del ricevimento degli ordini grazie a un software gestione magazzino

Un processo spesso sottovalutato nella gestione del magazzino è la fase di ricevimento degli ordini. Si tratta invece di un passaggio molto importante nell’ambito della gestione magazzino.

Ecco alcuni modi di migliorare la precisione dei ricevimento degli ordini:

• Assegnazione dell’evasione dell’ordine a un addetto
• Controllo di tutti i prodotti ricevuti rispetto all’elenco dell’ordine
• Segnalazione di eventuali incoerenze tra consegna e ordine
• Esecuzione delle procedure di etichettatura/compilazione delle schede prodotti di magazzino se non ci sono problemi

Gli errori nelle procedure di ricezione degli ordini possono causare insoddisfazione del cliente, emissione di rimborsi, costi di reso e altri. Perciò la standardizzazione e automazione, con un software gestione magazzino, degli errori in fase di ricezione e preparazione degli ordini può contribuire a ridurre questi costi evitabili per l’azienda.

10. Controllare la qualità delle scorte con un software gestione magazzino

Non c’è niente di più disastroso di un magazzino pieno di costosi prodotti che non è possibile vendere a causa di problemi di qualità o potenziali malfunzionamenti sul campo. Evita questo problema mettendo in atto tutti i tuoi sforzi per il controllo qualità. Ecco alcuni metodi che possono aiutarti a controllare la qualità dei prodotti del tuo magazzino.

• Controllo qualità statistico: necessario per le aziende che producono e vendono grandi volumi di articoli. La procedura richiede di ispezionare la qualità dei prodotti a campione.
• Ispezione dei prodotti: si usa per controllare la qualità del prodotto finale da vendere ai consumatori. Richiede il controllo degli articoli a magazzino rispetto alle specifiche allo scopo di individuare difetti ed è utile per le piccole aziende.

Secondo quanto afferma l’American Society for Quality, i costi collegati alla qualità possono superare il 15-20% del fatturato.

Considerazioni finali

La gestione del magazzino non è semplice ma ci auguriamo che la nostra piccola guida per la gestione del magazzino per piccole aziende ti sia stata utile per capire quali sono i passi da fare. Anche se ti abbiamo dato molti spunti per comprendere come funziona il processo, implementando i passaggi uno alla volta, anche con l’ausilio di un software gestione magazzino, ti sarà utile per ottimizzare i risultati della tua attività. Un altro aspetto importante è che, con la crescita della tua attività, anche le tue competenze di gestione del magazzino aumenteranno di conseguenza.