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Un sistema VMI, noto anche come inventario gestito dal fornitore o gestione collaborativa dell’inventario, può aiutare le aziende a ottenere un vantaggio competitivo e a fornire servizi di alto livello ai consumatori finali.

Il sistema di inventario gestito dal fornitore riduce i costi degli ordini e le relative perdite dovuti a un magazzino non ottimizzato, facendo inoltre risparmiare tempo che può essere dedicato alla crescita del fatturato.

Cos’è l’inventario gestito dal fornitore?

Detto anche VMI o gestione collaborativa dell’inventario, questo sistema prevede che il produttore o fornitore di una determinata merce sia responsabile del riordino e dell’approvvigionamento presso il magazzino del cliente.

In un sistema di inventario gestito dal fornitore, il rivenditore (ad esempio una piattaforma di e-commerce) condivide i dati del proprio inventario con il fornitore per consentirgli di pianificare e ottimizzare le quantità degli ordini e le operazioni di gestione delle scorte. La VMI si basa sull’impiego di software che consentano tale partecipazione del fornitore alla gestione degli inventari di magazzino.

I software per l’inventario gestito dal fornitore sono in grado di prevedere la domanda, tracciare i dati dei prodotti, consentire lo scambio delle informazioni nonché di integrarsi con le piattaforme di e-commerce.
 

Come funziona l’inventario gestito dal fornitore?

La VMI si fonda sul concetto della gestione collaborativa dell’inventario tra fornitori e acquirenti.

Fornitori e acquirenti che vogliono attuare il sistema dell’inventario gestito dal fornitore devono prima di tutto chiarire i loro requisiti per la collaborazione. Una volta concordati i termini della gestione collaborative dell’inventario, l’acquirente esegue un’analisi delle necessità del suo magazzino e delle vendite, comunicandola quindi al fornitore.

L’acquirente aggiorna regolarmente questi dati per consentire un approvvigionamento ottimale. Grazie a un apposito software, il fornitore analizza i dati per correggere e gestire le scorte e gli ordini di magazzino per conto dell’acquirente.

I contratti VMI spesso includono disposizioni che variano a seconda del settore di attività, della relazione tra fornitore e acquirente, oltre che delle loro rispettive attività operative.

I sistemi di gestione collaborativa dell’inventario sono apprezzati da rivenditori e fornitori per molteplici ragioni, pur non essendo esenti da difetti. Questo articolo analizza i pro e contro dell’azione dell’inventario gestito dal fornitore per le aziende commerciali al dettaglio.

Vantaggi dell’inventario gestito dal fornitore

Migliore disponibilità dei prodotti

Nei modelli di gestione del magazzino tradizionali, le aziende dovevano assicurare livelli di scorte ottimali, tenendo anche conto dei problemi legati, ad esempio a differenze inventariali, esaurimento delle scorte e altri rischi. Tutti questi fattori influivano negativamente sulla disponibilità dei prodotti in periodi di domanda elevata.

Con la gestione collaborativa dell’inventario, i fornitori possono gestire la maggior parte dei processi coinvolti e ridurre quasi tutti i rischi. Il risultato è un lead time migliore e la possibilità per i rivenditori di rispondere più facilmente alla domanda del mercato. In sostanza, il sistema dell’inventario gestito dal fornitore consente di controllare la variabilità della curva della domanda.
 

Efficienza del servizio clienti

Grazie ad aggiornamenti accurati degli stock, i rivenditori possono evadere puntualmente tutti gli ordini dei clienti. A sua volta, questo incrementa i clienti abituali e migliora la fidelizzazione.
 

Protezione dall’effetto Forrester (o Bullwhip)

Il sistema dell’inventario gestito dal fornitore inoltre consente di mitigare il cosiddetto effetto Forrester.

Questo effetto, detto anche “bullwhip” (termine inglese che significa frusta) si verifica quando una previsione scorretta della domanda di un determinato prodotto sconvolge la catena distributiva. Si origina quando i rivenditori sovrastimano le loro previsioni della domanda e ordinano più scorte di magazzino del necessario. Ciò spinge i fornitori a produrre una maggiore quantità di tali prodotti, al di là di quanto giustificherebbe il reale livello della domanda.
 

Minori costi operativi con il VMI

Con l’inventario gestito dal fornitore, gli acquirenti possono mantenere gli stock bassi e ridurre lo spazio di magazzino, comprimendo quindi i relativi costi di gestione. La gestione collaborativa dell’inventario tende inoltre a ridurre l’esaurimento scorte e il sovrastoccaggio.

Inoltre, permette alle piccole aziende di trasferire alcuni dei costi della gestione dell’approvvigionamento delle scorte al fornitore, diminuendo così i loro costi operativi.
 

Miglioramento delle relazioni tra fornitore e rivenditore

Un software per VMI favorisce la crescita commerciale sia per i fornitori che per i rivenditori, grazie alla collaborazione e alla condivisione delle informazioni.

I fornitori possono offrire un supporto migliore ai clienti che desiderano implementare dei programmi speciali e aiutarli a ottenere risultati migliori. Oltre al vantaggio di un approvvigionamento puntuale delle scorte, i rivenditori traggono beneficio anche dalla reattività della supply chain.
 

Più tempo per pianificare le strategie di crescita

Avendo risolto il problema della gestione dell’inventario di magazzino, i titolari delle aziende e i loro dipendenti hanno più tempo e risorse a disposizione per concentrarsi sull’espansione delle attività.

I rischi dell’inventario gestito dal fornitore

Scarso supporto da parte del fornitore

Far gestire l’inventario a un fornitore comporta una perdita di controllo di alcuni elementi cruciali delle tue attività commerciali. Se il fornitore è affidabile, questo non è un problema; ma, se lungo la strada vengono commessi errori o ci sono degli inconvenienti, le aziende rivenditrici possono subire delle conseguenze negative.
 

Approvvigionamento dei prodotti

A causa di contratti di fornitura esclusivi, per gli acquirenti può essere difficile approvvigionarsi di un prodotto da un altro fornitore. Le conseguenze potrebbero essere scarsa qualità o costi eccessivi dei prodotti, come anche l’esaurimento delle scorte.
 

Volatilità del mercato

La domanda dei clienti può cambiare in un attimo, perciò i fornitori devono consentire la sostituzione dei prodotti a magazzino quando le tendenze del mercato cambiano. In questo modo, il rivenditore non si ritrova con prodotti che non è in grado di vendere.
 

Poca chiarezza sulle responsabilità

Gestire dei livelli di inventario ottimali è un’enorme responsabilità, chiunque sia a occuparsene. Richiede molto lavoro, dall’inserimento di nuovi prodotti ai piani di ritiro di quelli giunti alla fine del loro ciclo di vita. Chiarire chi è responsabile dei vari incarichi sin dal principio è assolutamente essenziale.
 

Sfruttamento dei dati VMI da parte dei fornitori

Alcuni fornitori potrebbero usare i dati forniti dal rivenditore per trarre un indebito vantaggio dalla gestione collaborativa dell’inventario. Ad esempio, potrebbero alterare i quantitativi degli ordini per spedire al rivenditore più articoli e incrementare così i propri dati di vendita.

Dato che il sistema dell’inventario gestito dal fornitore richiede la condivisione dei dati, espone i rivenditori a questa strumentalizzazione e rende più complesso recedere dal contratto di fornitura.

L’inventario gestito dal fornitore: le buone pratiche

Il sistema VMI è particolarmente utile per le aziende che hanno problemi di controllo dell’inventario.

Vediamo alcune buona pratiche da adottare nell’implementazione dell’inventario gestito dal fornitore.
 

Fissare obiettivi aziendali chiari e precisi

Sviluppare un sistema di inventario gestito dal fornitore senza avere degli obiettivi chiari per la tua azienda può dimostrarsi problematico e inefficiente. Definire gli obiettivi che ti proponi di raggiungere con l’adozione di un sistema VMI ti sarà utile per stilare un contratto produttivo con il fornitore, in modo che possiate trarne reciprocamente vantaggio. Stabilire gli obiettivi consente di negoziare i termini del contratto in modo equo, senza scendere a compromessi sugli interessi della tua azienda.

Fissare obiettivi aziendali chiari, in ultima analisi, dovrebbe essere vantaggioso anche per determinare se la gestione collaborativa dell’inventario fornitore-rivenditore è efficace.
 

Condurre un’analisi approfondita dei requisiti dell’inventario

Il passaggio più critico per garantire una gestione collaborativa dell’inventario deve avere luogo molto prima del contratto con il fornitore.

Si tratta di condurre un’analisi approfondita di tutti i requisiti di inventario, per trovare il miglior fornitore possibile in grado di soddisfare tutte le tue necessità. Questa analisi darà ai potenziali fornitori partner un’idea chiara delle tue necessità in termini di fluttuazione della domanda e riapprovvigionamento dei prodotti.
 

Capacità, software e strumenti del fornitore

Un solido sistema di inventario gestito dal fornitore richiede un partner affidabile, con un’ottima conoscenza degli strumenti software e una loro perfetta implementazione. Si tratta di un requisito essenziale per comunicare e condividere i dati in tempo reale tra fornitore e rivenditore.

Il compito di utilizzare i dati dell’inventario e garantire livelli di scorte ottimali spetta ai fornitori, ma l’efficacia della partnership dipende dalla capacità di entrambe le parti di essere aperte e disponibili a collaborare.
 

Discutere costi e tariffe del VMI in anticipo

Qualunque tariffa o costo deve essere discusso durante la negoziazione del contratto di gestione dell’inventario del fornitore.

Fai in modo di prendere in considerazione tutti i fattori che influiscono sulla domanda e tutti i costi che ti verranno addebitati nel corso della gestione collaborativa dell’inventario. Dalla quota di fatturato alla curva della domanda, dai costi dell’invenduto ai prezzi di vendita, essere chiari sin dall’inizio su tutti i costi ti aiuterà a prendere le giuste decisioni e a evitare sorprese onerose in seguito.
 

Fare in modo che i fornitori possano avere accesso alle informazioni necessarie in tempo reale

Un sistema VMI efficiente ed efficace si fonda su una comunicazione chiara e trasparente tra fornitori e acquirenti.

I fornitori devono avere un quadro chiaro della situazione dell’inventario in qualsiasi momento e il rivenditore è la migliore fonte delle informazioni più importanti. Ecco perché il compito di aggiornare i dati dell’inventario gestito dal fornitore è spesso affidata al rivenditore.

È meglio usare solidi sistemi software per facilitare tale comunicazione, in modo che i dati possano essere condivisi e siano accessibili in tempo reale.
 

Mantieni aggiornati i fornitori sui cambiamenti della domanda

Le variazioni della domanda possono essere complesse da prevedere e preparare in assenza di dati. Rivenditori e fornitori hanno la necessità di adattarsi rapidamente ai cali di mercato dovuti a naturali variazioni di tendenza o a improvvise impennate della domanda causate dalla popolarità di un prodotto a seguito di campagne di comunicazione.

Se fornisci degli aggiornamenti sui livelli di inventario ai tuoi fornitori, dai loro la possibilità di individuare le variazioni più velocemente e di gestirle meglio. Possono smettere di approvvigionare prodotti meno richiesti e aiutare i rivenditori a consegnare rapidamente quelli che hanno subito un picco improvviso della domanda.
 

Correggi le previsioni della domanda in base alla stagionalità dei prodotti

Un’altra cosa fondamentale è condividere con i fornitori tutti i dati relativi alle fluttuazioni stagionali della domanda dei prodotti, in modo che possano correggere il loro sistema di approvvigionamento delle scorte di conseguenza.

Questo eviterà che sia il fornitore che il rivenditore si ritrovino con scorte eccessive o che esauriscano i prodotti più richiesti.
 

In sintesi

L’inventario gestito dal fornitore, o VMI, è un sistema che può semplificare i processi della catena distributiva per tutte le parti coinvolte. Ottimizza i dati per incrementare la produttività operativa sia dei rivenditori che dei fornitori, consentendo l’evasione efficiente degli ordini e il miglioramento della soddisfazione del cliente.

Ci auguriamo che questa guida abbia risposto alle tue domande sulla gestione collaborativa dell’inventario, migliorando la tua comprensione di questo concetto della logistica. Tenere conto dei vantaggi e degli svantaggi del VMI dovrebbe aiutarti a prendere decisioni fondate e consapevoli sull’eventuale implementazione dell’inventario gestito dal fornitore nella tua azienda.