I team di gestione spesso non considerano il controllo magazzino ricambi una priorità nella ricerca di modi più efficienti di gestire le proprie attività. Il risultato di questa sottovalutazione non di rado è la scarsa efficienza delle riparazioni e della manutenzione, che può causare perdite per un valore di 300 milioni di dollari in un solo anno.

Anche tu hai dato per scontata la gestione del magazzino ricambi, pensando che non abbia un grande impatto sulla tua produttività complessiva? In realtà, potrebbe essere il caso di iniziare a prestarvi maggiore attenzione.

La prima cosa da cui partire è un sistema per il controllo magazzino ricambi. In questa guida ti illustreremo quali sono le procedure ottimali e il modo migliore di adottarle per migliorare la tua gestione del magazzino ricambi.

Cominciamo quindi dalle basi.

Cos’è il controllo magazzino ricambi?

Il controllo del magazzino ricambi riguarda la gestione dei pezzi di ricambio usati per riparazioni e sostituzioni. A seconda dei casi, si può trattare di candele, batterie, motorini elettrici, lampadine, cinghie per motori, cartucce per stampanti, filtri, olio lubrificante e altri articoli del genere.

La gestione magazzino ricambi è un aspetto essenziale di tutte le cosiddette attività MRO, sigla che sta per “Maintenance, Repair, Operations”, che individuano complessivamente i materiali ausiliari necessari per mantenere in buono stato di funzionamento una struttura o un impianto di produzione.

Scopo e importanza della gestione del magazzino ricambi

Anche se è ovvio che la specifica gestione magazzino ricambi varia a seconda del tipo di struttura o di impianto, tuttavia i vantaggi che è in grado di procurare sono generalmente gli stessi.

Ecco alcuni dei principali motivi per cui è consigliabile migliorare il proprio sistema di gestione e controllo magazzino ricambi.
 

Riduzione dei tempi di inattività

Grazie a un buon controllo del magazzino ricambi, il tuo staff avrà sempre a disposizione tutto ciò che gli serve per eseguire riparazioni tempestive delle attrezzature guaste. Questo assicura di ridurre al minimo i tempi di inattività.

Con tutti i pezzi di ricambio necessari a portata di mano, è possibile sostituire facilmente quelli danneggiati, evitando le conseguenze di manutenzioni raffazzonate o di emergenza.
 

Spese ridotte

Se non hai a disposizione un ricambio quando ti serve, potresti essere costretto a ordinarlo con consegna urgente. Questo di norma è più costoso, ma si tratta di una spesa che potresti evitare.

La carenza di un adeguato controllo del magazzino ricambi può anche causare blocchi della produzione e conseguente spreco di ore di lavoro: altri costi extra a carico della tua impresa.

Ma non è tutto qui.

I costi risparmiati sugli ordini urgenti di ricambi e sulle interruzioni dell’operatività evitate ti lasciano a disposizione maggiori capitali da investire in altri aspetti della tua attività.
 

Miglioramento del servizio clienti

Mentre aspetti l’arrivo dei pezzi di ricambio, oltre a farti perdere direttamente denaro, il blocco dell’attività comporta anche il rischio di perdere clienti, che saranno spinti a rivolgersi altrove se non sei in grado di consegnare la merce nei tempi stabiliti.

Il controllo del magazzino ricambi favorisce la soddisfazione dei clienti, permettendo di evitare ritardi degli ordini e interruzioni dell’attività.
 

Miglioramento delle metriche

Riducendo i tempi di inattività e i costi, la gestione magazzino ricambi influisce direttamente sui KPI logistici (o indicatori chiave della performance del magazzino).

Una di queste metriche, che misura il grado di ottimizzazione delle attività, è il cosiddetto “wrench time”. Si riferisce al numero di ore impiegate dai propri tecnici, meccanici o addetti alla manutenzione per eseguire lavorazioni manuali o usare utensili per la manutenzione delle attrezzature. In altre parole, il wrench time è il tempo impiegato direttamente in attività di manutenzione o riparazione, distinto da quello per attività non produttive, come la compilazione di documentazione, l’attesa o le pause da parte degli addetti a questa funzione.

È possibile anche misurare l’efficienza della gestione magazzino ricambi usando metriche come precisione dell’inventario, mancanza di scorte a magazzino (stock-out), percentuale del fatturato per articolo, ecc. Un conteggio fisico dell’inventario o un inventario a rotazione fornisce una misura della precisione dell’inventario. Per monitorare l’andamento della precisione in un determinato periodo di tempo, è possibile calcolare la precisione percentuale o la percentuale di discrepanza.

Controllo magazzino ricambi: le buone pratiche e le strategie migliori

Per definire un piano di controllo magazzino ricambi per la prima volta o per migliorare quello già esistente, ecco alcune strategie e buone pratiche da usare come riferimento.

1. Assegna le priorità di riordino ed etichetta i ricambi

L’etichettatura delle parti di ricambio ne facilita notevolmente l’identificazione da parte degli addetti al magazzino. Usa dei codici e delle denominazioni coerenti sulle etichette per evitare confusioni e semplificare così la ricerca e il prelievo dei pezzi necessari.

È fondamentale inoltre classificare e suddividere in categorie tutti gli articoli presenti nel tuo magazzino dei pezzi di ricambio, per sapere cosa è necessario riordinare prima.

Considera quali sono i ricambi che devono sempre essere presenti nel tuo magazzino e classificali ad esempio come parti “stock”. I componenti che invece non sono utilizzati spesso possono essere classificati come “non stock”. Altrimenti, puoi implementare un sistema di classificazione dei ricambi di tipo “ABC”, basato sul valore e sull’importanza dei pezzi, dove gli articoli denotati da “A” sono quelli essenziali, da “B” quelli relativamente importanti e da “C” quelli meno fondamentali.

Esistono numerosi fattori da tenere presenti per decidere quali ricambi devono essere considerati prioritari. Vediamo insieme i due più importanti.
 

Rischio di inattività

Per capire quali ricambi sono prioritari in base al rischio di inattività, è necessario calcolare il rischio di inattività di ciascuna attrezzatura. Quindi si possono classificare come ricambi prioritari quelli delle attrezzature che potrebbero causare perdite più significative in caso di guasti di alcune ore o di un’intera giornata.

In più, in questo modo potrai ottimizzare le spese quando non hai a disposizione un budget sufficiente per tenere in magazzino tutti i ricambi per le tue attrezzature.

Per calcolare il rischio di inattività delle varie apparecchiature, puoi usare i seguenti KPI:

• MTTR (tempo medio di riparazione)
• MTBF (tempo medio tra guasti)

Lead time

Se si decide di assegnare la priorità sulla base del lead time, è necessario calcolarne il valore per ciascun pezzo di ricambio. Fissa dei punti di riordino per quelli che hanno i lead time più lunghi, soprattutto se sono necessari per attrezzature cruciali per la tua attività.

Puoi classificare i pezzi anche in base alla frequenza con cui sono usati, ai costi di immagazzinamento, ai costi potenziali, ecc.

I sistemi di gestione magazzino rendono il compito di classificazione e categorizzazione dei pezzi di ricambio molto più semplice e pratico. Questi sistemi minimizzano gli errori e sono in grado di calcolare velocemente e con precisione il lead time e il rischio di inattività per determinati componenti.

Un’altra possibilità è implementare la scansione di codici a barre o codici QR per automatizzare il processo di etichettatura, monitoraggio e organizzazione dei ricambi.

Le strategie di manutenzione proattive e preventive riducono la quantità di riparazioni e i relativi costi. Sono incentrate sulla pianificazione della spesa, che riduce direttamente il rischio di costi imprevisti.

2. Fissa i punti di riordino (ROP)

I punti di riordino determinano quando si deve riordinare un pezzo di ricambio. Invece di aspettare che il livello dei ricambi in magazzino arrivi a zero, si riordinano i pezzi quando quelli disponibili raggiungono la soglia del punto di riordino.

Il punto di riordino può essere calcolato usando la seguente formula:

ROP = (consumo giornaliero medio  giorni di lead time) + scorte di sicurezza

Mantieni registrazioni dettagliate delle manutenzioni per monitore l’uso dei ricambi e lo storico di ciascun pezzo. Ciò può essere utile per ottimizzare i livelli di scorte, soprattutto se si riescono a identificare gli schemi della domanda.

3. Usa e aggiorna le distinte base (o BOM)

Il BOM (Bill Of Material), o distinta base, elenca i materiali necessari per produrre un articolo o un componente. Costituisce un riferimento essenziale per gli addetti alle riparazioni e manutenzioni.

L’aggiornamento delle distinte base consente di essere preparati quando un’apparecchiatura si guasta. Inoltre facilita le procedure di riparazione.

4. Definisci le SOP (o procedure operative standard)

Le SOP forniscono una procedura passo per passo per eseguire una determinata attività. Nel caso della gestione del magazzino ricambi, possono ad esempio illustrare le procedure necessarie per svolgere interventi di manutenzione o riparazione. In questo modo si ha la certezza che ogni addetto esegua gli stessi passaggi, evitando quindi errori o incongruenze.

Inoltre le SOP favoriscono la responsabilizzazione degli addetti e consentono anche di prevedere le conseguenze della loro mancata osservanza.

5. Gestisci il ciclo di vita dei ricambi in magazzino

Una strategia proattiva di gestione del ciclo di vita dei ricambi è molto utile per garantire che le tue attività procedano ininterrotte. L’efficace gestione del ciclo di vita deve includere, tra l’altro, misure adeguate per:

• riesaminare e aggiornare regolarmente l’elenco dei pezzi di ricambio;
• identificare e rimuovere articoli obsoleti o usati di rado;
• smaltire i ricambi obsoleti in modo responsabile e conforme alle norme vigenti;
• seguire procedure e tecniche adeguate.

6. Conserva i ricambi in un magazzino centralizzato

Un buon sistema di controllo magazzino ricambi dovrebbe prevedere la conservazione di tutti i pezzi di ricambio in un’unica sede centralizzata, organizzata per mezzo di scaffali, ceste e altre apposite strutture che rendono la gestione magazzino più semplice e più sicura.

Per prima cosa, questo principio semplifica la procedura di inventario a rotazione. In secondo luogo, favorisce una maggiore precisione dell’inventario. Infine consente agli addetti di trovare i pezzi di ricambio in magazzino più facilmente e rapidamente.

7. Implementa un sistema di controllo magazzino ricambi

I sistemi di gestione magazzino sono strumenti preziosi, principalmente grazie alle loro funzioni di automazione. Sono in grado di semplificare l’inserimento dei dati, il monitoraggio degli asset, gli ordini, il ricevimento merci e altre attività complesse che possono influire in maniera significativa sulla gestione del magazzino ricambi.

Inoltre, soluzioni come Nest Egg possono anche migliorare la visione in tempo reale dei livelli di scorte, per consentirti di prendere le decisioni che riguardano il controllo magazzino ricambi sulla base di dati accertati. Una volta implementata, questa soluzione ti consente di attuare una metodologia FIFO (First-In-First-Out) per fare in modo che i ricambi più vecchi vengano usati per primi, riducendo il rischio di obsolescenza.

8. Attua misure di sicurezza adeguate per la gestione magazzino ricambi

È essenziale adottare solide misure di sicurezza per garantire che i ricambi del tuo magazzino siano dove devono essere e si trovino in condizioni idonee.

Ecco alcune possibili misure da attuare:

• consentire l’accesso al magazzino solo ai dipendenti di determinati reparti;
• usare badge di accesso in tutti i punti di ingresso e di uscita;
• monitorare gli asset durante i loro spostamenti all’interno della sede (con codici QR e codici a barre);
• installare sistemi di videosorveglianza per il controllo del magazzino ricambi;
• installare magazzini verticali automatici (VLM) per la gestione magazzino ricambi.

9. Forma i dipendenti per un corretto controllo del magazzino ricambi

Fornisci un addestramento completo e adeguato a tutti i dipendenti. La conoscenza di rigorose linee guida per il controllo magazzino ricambi è essenziale e deve essere garantita prima di iniziare a lavorare.

Forma gli addetti su ogni passaggio delle SOP (Standard Operating Procedure) che devono seguire e su tutti gli altri processi critici in cui saranno coinvolti. È bene evitare che una limitata conoscenze di processi e procedure induca il personale a improvvisare, con il risultato di commettere facilmente costosi errori.

Integra la formazione relativa alla manutenzione di base con quella sulle riparazioni. In questo modo è possibile ridurre la necessità di determinati ricambi e aumentare la flessibilità operativa.

10. Prendi decisioni basate sui dati

Affidati ai dati derivati dal sistema di controllo magazzino ricambi e da altri strumenti per fare previsioni della domanda e per prendere decisioni di conseguenza. Le decisioni prese in questo modo sono le migliori, perché i dati dei sistemi di gestione sono sempre aggiornati. Ti permettono di mantenere facilmente livelli di scorte ottimali anche in presenza di fluttuazioni della domanda da parte della tua clientela.

Analogamente, l’implementazione di criteri di riordino efficienti come il lotto economico di acquisto (EOQ) o il metodo del just-in-time (JIT) minimizza i costi delle giacenze consentendoti di avere a disposizione sufficienti ricambi quando servono.

Considerazioni finali

Assicurare il controllo del magazzino ricambi è essenziale per l’efficienza e l’ottimizzazione delle attività operative. Implementare protocolli e misure corretti consente di ottenere un processo più semplice e senza ostacoli. Infine, è importante sfruttare al massimo gli strumenti e le soluzioni software di gestione del magazzino ricambi.

Ci auguriamo che questa guida ti abbia fornito diverse idee da implementare per il controllo magazzino ricambi. In definitiva, più si è attrezzati per svolgere le proprie attività, più diventa facile rispettare le aspettative dei clienti.