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Nella sanità, il mantenimento di un buon livello di scorte di magazzino è essenziale. Tamponi, siringhe, farmaci, strumenti, attrezzature: ci sono così tante cose di cui tenere conto e anche un piccolo errore può avere effetti negativi sulla qualità delle cure fornite ai pazienti.

Ottimizzare il magazzino sanitario è nell’interesse di qualsiasi struttura. Questo anche perché il costo del mantenimento delle forniture mediche e chirurgiche può essere notevolmente elevato. Secondo dati del 2020, la maggior parte di ospedali e cliniche fino a 25 posti letto negli Stati Uniti spende una media 2,5 milioni di dollari in forniture sanitarie. Le strutture con più di 250 posti letto possono arrivare a spendere una media di 62,2 milioni di dollari solo per il mantenimento del proprio magazzino.

Le scorte ospedaliere hanno costi elevatissimi e, purtroppo, non tutti gli operatori sanitari riescono a mettere a frutto al massimo i propri investimenti. Spesso le scorte vengono danneggiate, scadono o vengono manipolate in modo scorretto prima di poter essere usate.

Qual è la soluzione più intelligente a questo problema diffuso?

Semplice: i sistemi software per magazzino sanitario.

Ma non sarà anche questo un altro investimento oneroso che incrementerà ulteriormente le spese? Oppure si tratta della soluzione economicamente più efficace ai problemi di gestione delle scorte di forniture nel settore della sanità?

Questo articolo analizza il modo in cui un software magazzino sanitario contribuisce a consentire a chi opera in questo campo di fornire i migliori servizi di cura ai pazienti.

Ma, prima di tutto, vediamo in cosa consiste un software magazzino sanitario.

Cos’è un software del magazzino sanitario?

Un software magazzino sanitario consente a strutture sanitarie e ospedali di gestire meglio l’inventario e le scorte di magazzino. Comprende una vasta gamma di strumenti e funzionalità che semplificano l’inserimento dei dati e l’organizzazione.

Un software di gestione del magazzino sanitario specializzato è fondamentale per permettere alle cliniche e agli ospedali di semplificare e ottimizzare alcune delle loro attività, come ad esempio il monitoraggio delle attrezzature e forniture, la riduzione degli ammanchi per furto, l’assicurazione della conformità, il miglioramento degli ingressi e delle uscite delle apparecchiature e molto altro.

Un software solido consente inoltre di ridurre significativamente gli errori che spesso si riscontrano nelle strutture sanitarie con sistemi manuali di gestione del magazzino.

Un software magazzino sanitario è utile ai medici e agli altri operatori sanitari?

Se stai prendendo in considerazione la possibilità di integrare un software magazzino sanitario nell’ambito della tua struttura o clinica, vediamo insieme quali sono i vantaggi che tale scelta potrebbe comportare.

1. Risparmiare tempo e fatica

Tempo e impegno sono risorse importanti nel campo della sanità. Spesso, però, vengono sprecati in attività che possono facilmente essere automatizzate. In particolare, una delle maggiori perdite di tempo è quella legata alla documentazione cartacea.

La gestione della logistica sanitaria comprende numerose attività che è possibile automatizzare. Ecco alcuni dei processi sui quali l’uso di un software magazzino sanitario influisce positivamente:

• Scansione e tracciamento degli articoli a magazzino (con codici QR o codici a barre)
• Compilazione di elenchi di forniture e apparecchiature per visite, appuntamenti e interventi
• Assegnazione delle attrezzature ai medici
• Compilazione dei resoconti della manutenzione
• Comunicazione tra il personale sanitario e quello amministrativo

Se una struttura sanitaria sfrutta correttamente le possibilità di un software di gestione magazzino, il personale amministrativo può svolgere meglio i propri compiti e soddisfare gli obiettivi fissati, migliorando così l’efficienza complessiva.

2. Assicurare il riordino tempestivo delle forniture sanitarie

Le forniture sanitarie includono qualsiasi cosa dalle macchine per la PET alle pompe infusionali e agli strumenti chirurgici. A seconda delle loro condizioni, utilizzo e scadenza, queste forniture a un certo punto non possono più essere impiegate e, quando ciò avviene, è necessario assicurare di averne sufficienti scorte in magazzino.

In assenza di un sistema efficiente per monitorare e gestire l’intero ciclo di vita delle varie forniture sanitarie, la tua struttura potrebbe non essere nelle condizioni di operare al meglio sotto il profilo della pianificazione e del budget, della conformità normativa e, cosa più importante di tutte, del livello di cure garantito ai pazienti.

Un software del magazzino sanitario è in grado di monitorare facilmente tutte le tue forniture mediche, le loro condizioni, scadenza e livelli di esaurimento.

3. Migliorare l’affidabilità delle attrezzature

Nessun altro settore dipende così fortemente dalla precisione e dal corretto funzionamento delle attrezzature quanto quello della sanità. In alcuni casi, l’affidabilità delle attrezzature diventa una vera e propria questione di vita o di morte.

Fare in modo che tutti gli strumenti e le attrezzature sanitari siano in condizioni ottimali è essenziale per tutti gli operatori. Ciò include la documentazione relativa a pianificazione ed esecuzione della manutenzione regolare, riparazione di guasti, interruzioni di corrente, messa fuori servizio e molto altro.

Se queste attività vengono svolte manualmente, il rischio di errori e carenze nella manutenzione è estremamente alto. Ma per fortuna l’implementazione di un software del magazzino sanitario elimina ogni possibilità di errore.

Ma i vantaggi non finiscono qui.

Con i dati relativi all’assegnazione delle attrezzature e agli schemi di utilizzo, il software può programmare meglio le riparazioni e manutenzioni, riducendo i tempi di inattività e minimizzando lo spreco di risorse.

4. Riduzione degli errori e della scadenza delle scorte

La gestione magazzino manuale aumenta il rischio di errori, con conseguenze quali costi superiori al previsto, carenza di scorte, collocazione errata delle forniture e altro. Danni, scadenza ed esaurimento delle scorte del magazzino sono le principali cause di sprechi nell’ambito degli ospedali.

Inoltre, c’è anche il gravissimo rischio della somministrazione accidentale di farmaci scaduti ai pazienti.

Con un software magazzino sanitario, tutto il personale può ottimizzare gli ordini del magazzino, per fare in modo che la struttura abbia a disposizione tutte le forniture necessarie. Quando le scorte vengono usate secondo quanto pianificato, la possibilità che scadano o debbano essere eliminate sono minime.

Una ricerca segnala un miglioramento fino al 95% nel monitoraggio dei prodotti scaduti a seguito dell’integrazione di un software magazzino sanitario.

Inoltre, l’automazione riduce il ricorso alla documentazione cartacea e gli errori nei dati inseriti manualmente o le ridondanze negli ordini.

5. Favorire il controllo della diffusione delle infezioni

Mentre alcune forniture sanitarie vengono smaltite dopo un solo utilizzo, altre possono essere riutilizzate più volte. In questo secondo caso, anche se gli strumenti e le attrezzature vengono correttamente sterilizzati tra un utilizzo e l’altro, il rischio di contaminazione sussiste comunque.

Con un software del magazzino sanitario, si è sempre a conoscenza di dove è stato utilizzato un eventuale strumento infetto. Ciò consente agli operatori sanitari di prevenire ulteriori contaminazioni, gestendo secondo le procedure ambienti e attrezzature contaminati.

Ovviamente, più la tua clinica è in grado di controllare la diffusione dei patogeni, più è in grado di assicurare la salute dei pazienti.

6. Ridurre l’uso improprio e la perdita di attrezzature

Grazie a un unico database centrale dell’ingresso e del prelievo di merce dal magazzino, le possibilità di una manipolazione scorretta e di perdita delle forniture si riducono drasticamente.

I sistemi software per magazzino sanitario monitorano dove si trova ogni singola attrezzatura in qualunque momento, evitandone la perdita.

7. Prevenire il mancato rispetto dei contratti con soglie di acquisto minime

Le strutture sanitarie che gestiscono manualmente il magazzino e gli ordini possono subire perdite a seguito del mancato rispetto dei contratti che prevedono delle soglie di acquisto minime da rispettare. Ciò avviene come conseguenza delle quantità non ottimali degli ordini effettuati presso i fornitori, che le costringono ad acquistare altre forniture al di fuori delle condizioni standard stipulate. Anche questo è un elemento che incrementa il costo di acquisizione delle scorte.

Sfruttando le potenzialità di un software magazzino sanitario, che analizza e determina le quantità d’ordine ottimali, è possibile rispettare i termini dei contratti di acquisto ed evitare di esaurire le scorte o sostenere costi extra per rifornimenti di emergenza.

8. Facilitare decisioni efficaci e rispetto della conformità

Quando tutti i dati dell’inventario del magazzino sono conservati in formato elettronico grazie a un software del magazzino sanitario, diventa più semplice anche studiare gli schemi di acquisto esistenti. Questi comprendono le frequenze di riordino, le modifiche alle quantità degli ordini, l’utilizzo per reparto, la prevalenza degli errori, ecc.

L’analisi dei dati consente ai responsabili di prendere decisioni migliori in relazione agli ordini del magazzino, allo scopo di ottimizzare l’allocazione delle risorse della clinica o dello studio medico.

I dati dell’inventario sono essenziali anche durante gli audit. Le verifiche richiedono infatti la presentazione di risultati e registrazioni degli esami dei pazienti. L’automazione garantisce che la struttura mantenga registrazioni accurate e soddisfi tutti i requisiti di conformità.

C’è bisogno di automatizzare la logistica della tua struttura sanitaria?

Secondo i dati disponibili, nell’ultimo decennio, l’aumento dell’aspettativa di vita e una maggiore consapevolezza della propria salute ha causato un incremento delle ospedalizzazioni negli USA.

A fronte di meno medici e posti letto ospedalieri pro capite, come d’altronde avviene anche in Italia, le strutture sanitarie hanno bisogno di maggiori risorse per fornire cure di qualità ai pazienti. Se la tua struttura fatica a soddisfare la crescente domanda o a garantire la conformità con le norme vigenti a causa di carenze operative, potrebbe trovarsi in serie difficoltà.

Naturalmente è fondamentale investire in infrastrutture, attrezzature, personale sanitario, ecc. Tuttavia aumentare il personale, le apparecchiature o altre forniture sanitarie potrebbe non essere la scelta più praticabile o economica. Se da un lato la sanità è un settore ad alta intensità di capitale, d’altro canto è caratterizzata da cattive performance in termini di ritorno del capitale investito.

Le strutture sanitarie devono trovare altri modi di migliorare la propria efficienza complessiva senza ridurre i profitti, mantenendo allo stesso tempo bassi i costi di investimento.

È a questo punto che entra in gioco un software per magazzino sanitario.

Medici, personale amministrativo, pazienti: un software magazzino sanitario comporta vantaggi per tutte le parti coinvolte nel campo della sanità. Consente al personale di concentrarsi su incarichi più importanti, avendo sempre a disposizione le forniture e le attrezzature necessarie ed evitando di doversi occupare di compiti manuali ripetitivi, che richiedono gran parte della giornata.

Un altro vantaggio dell’introduzione di un software di logistica sanitaria è un rapporto migliore con ASL e assicurazioni sanitarie. Queste aziende pubbliche e private, infatti, si affidano largamente all’uso di dati digitali che, così facendo, la tua struttura è in grado di mettere direttamente a disposizione.

Anche la reputazione della struttura nei confronti dei concorrenti e dei pazienti ne avrà beneficio, con conseguenze positive sui fatturati.

Grazie all’implementazione di un software magazzino sanitario, i risparmi sui costi possono estendersi anche alle spese relative alle polizze assicurative. Un numero minore di errori nella gestione del magazzino tende a comportare anche la riduzione delle richieste di indennizzo da parte di pazienti.

Si potrebbe erroneamente pensare che un software magazzino sanitario abbia senso solo nelle strutture di grandi dimensioni, ma ciò non è assolutamente vero. Anche gli studi medici possono trarre vantaggio da un software logistico sanitario, a prescindere dal numero di pazienti e dalle dimensioni dello studio, individuale o associato. Nelle strutture di piccole dimensioni, ad esempio, le probabilità che le forniture scadano o le scorte e le apparecchiature vengono gestite in modo errato sono molto superiori, come pure l’impatto delle relative perdite.

L’integrazione di un software in grado di ridurre tali perdite economiche, assicurando maggiori margini al tuo lavoro, è molto semplice. Di per sé, l’investimento in questi sistemi si rivela una decisione economicamente efficace a lungo termine.

In conclusione

Dalla prevenzione degli errori nella gestione delle scorte in magazzino alla riduzione delle perdite e degli usi impropri delle forniture, un software magazzino sanitario può risolvere molti problemi di gestione delle strutture che operano nel campo della sanità. Oltre a contribuire a risolvere problemi quotidiani relativi alla gestione del magazzino, sono in grado anche di contribuire a ridurre i potenziali rischi di diffusione di infezioni all’interno della struttura.

Un altro aspetto molto positivo dei software per magazzino sanitario è il fatto che spesso includono strumenti e funzionalità utili per la crescita della propria attività.

Consigliamo di scegliere un software di gestione del magazzino sanitario completo, specialmente se si devono affrontare varie problematiche operative e di magazzino, con l’obiettivo di ridurre le emissioni della propria attività grazie al passaggio al digitale o di prepararsi per una crescita organizzativa.