業界会議、展示会、結婚式、パーティー—イベント管理業界は2032年までに2兆ドル規模の成長が見込まれています。この成長をうまく活用するには、ビジネス向けのイベント在庫管理システムが不可欠です。

イベント企画や管理会社は、予算管理、顧客対応、詳細の見落とし、機器の故障など、多くの課題に直面しています。これらは一般的な問題ですが、ビジネスに大きな損失をもたらす可能性があります。損失を最小限に抑えるための対策を講じない限り、長期的な成長や利益の維持は難しくなります。

このガイドでは、イベント在庫管理システムがどのように利益増加に貢献するかをご紹介します。イベント管理および企画プロセスにおけるソフトウェアのメリットを理解し、利益を最大化する方法を見ていきましょう。

イベント在庫管理システムとは？

イベント在庫管理システムは、モバイルやウェブアプリケーションなどのツールを含み、イベントで使用するアイテムの管理業務を効率化するためのものです。このソフトウェアソリューションにより、企業は自動化や統合機能などを活用して資産管理を容易に行うことができます。具体的には、在庫の動きを追跡し、各アイテムの責任を明確にし、在庫不足を防ぎ、最大のリターンを得るために商品を整理し、予算レポートを作成するなど、さまざまな機能が提供されます。

クライアントとの約束を守るのに苦労していませんか？ベントごとに在庫の大幅な損失を報告していますか？ その時々で在庫がどこにあるのか把握できないことが多いですか？イベントの利益よりもエラーや損失が多く発生していますか？•

そのような場合、イベント在庫管理システムが必要かもしれません！

イベント在庫管理システムの特徴とメリット

2021年に15.3億ドルと評価されたグローバル在庫管理システム市場は、2029年までに25.6億ドルに達する見込みです。多くの企業がこのソリューションを導入し、業務効率の向上を実現しています。

以下は、ソフトウェア導入後に得られる主な特徴とメリットです。
 

1. タグを利用したチェックイン/チェックアウト

ライブ在庫の管理は、イベントの企画や運営を行う管理会社が常に直面する課題です。多くの場合、スプレッドシートで手動管理されているため、追跡が不十分で在庫損失につながることが少なくありません。

保管場所への出入りを追跡できるチェックイン/チェックアウト機能を使用すれば、この問題を簡単に解決できます。すべての資産に識別タグを付け、エリア間の移動（例：保管場所から輸送、輸送から会場など）のたびに、チームがタグをスキャンするだけで済みます。

これにより、各アイテムがどこにあるのか、また誰がその管理責任を負っているのかを常に確認することができます。また、在庫の現在位置を追跡し、保管場所に戻る予定の日時も把握することが可能です。

この機能の最大の利点は、在庫の紛失によるコストを削減できる点です。さらに、手動の追跡システムで各アイテムを記録したり、探したりするのに費やしていた多くの時間を節約することができます。

バーコード、QRコード、RFIDタグなど、在庫管理システムソフトウェア内で在庫アイテムを追跡する方法はさまざまあります。
 

2. 在庫精度の向上

ソフトウェアベースのソリューションは、スキャニング機器やPOSツール、その他のシステムとシームレスに統合され、在庫データの精度を向上させます。これにより、手元にある在庫数、販売数、補充が必要な数や時期を正確に把握することができます。

これらの統合により、システムは二重予約や在庫不足を防ぐことができます。注文や予約に矛盾が生じた場合、システムが直ちに通知してくれるため、混乱や損失を防ぐことができます。

研究によると、単純な在庫切れが年間4,563億ドルの損失につながる可能性があるとされています。そのため、ソフトウェア技術の助けを借りてこれらの損失を削減できるのは朗報です。
 

3. 複数拠点での在庫管理

イベント管理では、資産が複数の場所に分散したり、輸送中であったりすることがよくあります。そのため、特にスタッフが限られた小規模な企業では、すべてを手動で追跡するのが難しくなることがあります。

イベント在庫管理システムを使用すると、チームは複数の場所にわたるイベント資産をスキャンして追跡することが可能になります。このソリューションは、ピックアップのスケジュール管理、アイテムの受領、輸送用の梱包など、重要なタスクを自動化します。そのため、一定期間にどれだけ多くのイベントを予約しても、在庫管理を容易に把握することができます。
 

4. 保険記録の検索を簡略化

イベント在庫には、購入や維持に高コストがかかる重機や高価な機材が含まれることが多くあります。また、そのようなイベントで予測できない数少ない事態のひとつが、機材の損傷です。

あらゆる予防策を講じても、損傷を完全に防ぐことは難しいかもしれません。そのような状況では、イベント在庫管理システムが保険請求手続きを簡素化するのに役立ちます。このソフトウェアシステムは、機材に関するすべての情報を保存し、常に最新の状態に保つため、請求が必要な場合には必要な情報をすぐに取り出すことができます。
 

5. より良いインサイトを提供するレポート生成機能

経験豊富なイベントマネージャーは、イベントの前や開催中に予期せぬ障害が発生する可能性を考慮する必要があることを理解しています。これらの出来事を完全に防ぐことはできませんが、イベント在庫管理システムを活用することで、過去のミスから学び、将来に役立てることができます。

これらのシステムは入力されたデータを利用し、特定のパターンからインサイトを収集します。この分析により、こうした出来事をより深く理解し、将来的に同様の状況で損失を抑える方法を見出す手助けができます。

しかし、これらのレポートが役立つのはそれだけではありません！

これらのレポートにより、定期的に開催されるイベントにおいて、アイテムの割り当てや予算の改善が可能になります。これにより、予算の過剰や不足を防ぎつつ、すべての経費をまかなうための十分なキャッシュフローを維持できます。また、データを活用してイベント在庫をより効率的に整理し、すべての施設と業務が最適に機能するように調整することができます。

インサイトを活用することで、どのアイテムが最も需要があるか、どのアイテムがそうでないかを判断することができます。このデータは、投資判断や在庫の追加発注、製品のマーケティングなどを行う際に非常に役立ちます。

予期しない故障による機器の修理に多くの時間と費用をかけていませんか？これらのレポートは、問題の根本原因を突き止めるのに役立ちます。データ分析とインサイトはさまざまな形で役立ちますが、その主な用途は、損失につながる主要な問題を特定し、解決することで、今後のリスクを最小限に抑えることにあります。
 

6. 機器の最新メンテナンスを確保

ツールや機器は、イベント中に円滑に動作するために、適切なタイミングでのアップグレードや修理が必要です。しかし、ソフトウェアを使ってメンテナンスを追跡していない場合、修理スケジュールを維持するのは難しくなります。

ソフトウェアソリューションは、数十から数百の機器に対するメンテナンススケジュールを効率化するのに役立ちます。必要な資産の定期メンテナンスを従業員の記憶や不安定なスプレッドシートに頼る必要はなくなります。

イベント在庫管理システムを使用すると、タイムリーに通知を受け取れるため、イベント中の機器故障を防ぎ、高額な修理費による損失を抑えることができます。

また、システムは過去の修理記録やメンテナンススケジュールも保存しているため、技術者が何を確認し、どこに注意すべきかを正確に把握でき、時間と労力の大幅な節約が可能です。
 

7. 生産性の向上

イベント在庫管理システムの機能は、チームの生産性を大幅に向上させます。

資産追跡機能により、チームはすべての在庫の所在地を把握できるため、必要なアイテムが利用可能になったタイミングでのみ作業をスケジュールできます。これにより、業務の効率が最大化され、ダウンタイムや無駄な時間を最小限に抑えることができます。
 

8. 投資利益率（ROI）の向上

機器の損失や修理・メンテナンスのダウンタイム、スタッフの残業費などに多額の費用をかけずに済むことで、ビジネスのROIは自然と向上します。

さらに、データインサイトを活用することでROIをさらに高めることができます。たとえば、過去のイベントから得られるパターンを分析することで、予算や在庫管理に関してより良い意思決定が可能になります。少しの工夫で、より多くの資本が活用できるようになり、大きな利益を生み出すことができるでしょう。

イベント業界向け資産追跡システムで求めるべき機能

ビジネス向けにイベント在庫管理システムを導入する前に、ニーズに合った機能を選ぶことが重要です。そこで、必要不可欠な要素をいくつか絞り込みましたので、ご参考にしてください。
 

統合機能

ほとんどのイベント在庫管理システムには、さまざまな会計システムやPOSなどとの統合サポートが含まれています。普段の業務で使用しているシステムと最大限の統合およびサポートが可能なソフトウェアを選ぶことが望ましいです。
 

拡張性

ソフトウェアソリューションは、事業の拡大に伴い在庫量が増えても対応できるものである必要があります。多くのプロバイダは、幅広い在庫をサポートする単一の価格プランのみを提供していますが、小規模企業にとっては高額な費用を払うのは不合理です。

小規模および大規模な在庫量に対応したプランが用意されているプロバイダを選ぶと良いでしょう。さらに、拡張可能なプランを提供しているものを探すのが理想的です。
 

使いやすさ

ユーザーインターフェースが優れているほど、チームがソフトウェアの導入に慣れるのが簡単になります。ダウンタイムを最小限に抑えるために、セットアップが簡単で迅速に習得できるソフトウェアを選びましょう。
 

モバイルデバイス対応

モバイルデバイスで使用できるイベント在庫管理システムは、業務をさらに効率化します。チームメンバーは自由に移動しながら、どこでも在庫データにアクセスできるため、業務のスムーズな進行が可能です。

よくある質問

 イベント管理における在庫とは何ですか？

イベント管理における在庫は、A/V機器、照明キット、テーブル、椅子など、主催者や参加者が使用するアイテムを指します。
 

イベント管理における在庫管理とは何ですか？

イベント管理プロジェクト内で、在庫に関連する保管、メンテナンス、整理、購入、利用報告などを管理することを指します。
 

 会場で在庫管理を行う重要性は？

各会場で在庫管理を行うことにより、イベント管理会社は資産とその状態を把握することができます。これにより、管理者や従業員が在庫に対して責任を持ち、損失や損害を最小限に抑えることができます。

結論

在庫をしっかり管理し、顧客関係を改善し、経費を削減し、損失を回避する—イベント在庫管理システムは、こうした多くの重要な業務をサポートします。おかげで、チームはイベント管理に関連するタスクをより効率的に実行できるようになります。

イベント管理ビジネスのために管理する資産がどのようなものであれ、信頼性の高いイベント在庫管理システムを使用することで、その業務をより良い形で遂行できます。

ほとんどのソリューションにはさまざまな機能が搭載されていますが、コストが高すぎたり、ビジネスのニーズに応じて拡張や縮小ができなかったりする場合もあります。【Nest Egg】では、あらゆる規模や業態の企業向けに最も役立つ機能を提供しており、価格も手頃で、スケーラビリティに対応したさまざまなプランをご用意しています。

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