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マッキンゼー・アンド・カンパニーは、2020年に世界のバランスシートにおける実物資産および非金融資産の総額が約500兆ドルに達し、これは全世界の資産総額の約3分の1に相当すると推定しています。現代の職場管理の実践において、「ビジネス資産管理」という用語を聞くことは間違いありません。ビジネス資産管理とも呼ばれるこのプロセスは、ビジネスの物理的および無形資産を追跡するものです。

では、ビジネス資産管理は中小企業にとって重要なのでしょうか？

見てみましょう。

ビジネス資産管理とは何ですか？

ビジネス資産管理は、企業の資産を監視するプロセスであり、企業の可動資産および固定資産の位置と状態を含みます。

ビジネス資産管理により、企業の所有するすべての資産を監視することができます。資産がどこにあるか、どのように使用されているか、およびそれらに加えられた変更の明確な状況を提供します。ビジネス資産管理ソリューションから得られるデータは、特に回復期において資産のリターンを確保します。

物理的な資産は、GPSまたはRFIDタグ、または添付されたバーコードラベルをスキャンすることで追跡できます。一方、無形資産は会計ソフトウェアを使用して追跡できます。

追跡すべき資産の例には以下のものがあります：

• 建物のシステム
• 重機
• 製造設備
• HVAC設備
• 安全設備
• IT機器
• 事業用車両
• ブレークルームの電化製品
• オフィス家具
• デスクトップ、ラップトップ、タブレット、電話
• プリンター、スキャナー、コピー機
• 電気設備および付属品
• ソフトウェアライセンス
• ビジネス用サイン

なぜビジネス資産追跡するのか？

多くの企業は、業務にとって重要な高価値資産を所有しています。ビジネス資産管理により、これらの資産の所在と移動が厳格に監視され、不正使用や紛失を防ぎ、業務運営を改善します。また、必要な時に選択的に資産を活用することで、資産の完全な潜在能力を引き出すことができます。

小規模ビジネスの場合、事業を継続することが重要です。米国小企業庁によると、米国では小規模ビジネスのうち3分の1しか10年目まで存続しません。中小企業は、ビジネス資産管理が持続可能性と成功に不可欠であると考えないかもしれません。しかし、ビジネス資産管理に投資しない場合、時間とお金の両方を失うことになる可能性があります。

ビジネス資産管理が中小企業にどのように役立つかを理解しましょう。
 

管理コストの削減

適切なビジネス資産管理システムにより、管理スタッフが資産を手動で追跡する必要がなくなり、資産の紛失につながる可能性のあるエラーを減らすことができます。自動追跡システムを使用することで、企業はプロセスを合理化し、効率を向上させることができます。

また、スタッフが資産を手動で追跡するために時間を無駄にするのではなく、収益を生み出す業務に集中することができるようになります。
 

業務プロセスの合理化

効果的なビジネス資産管理システムは、オフィスや保管施設などのビジネスの物理的スペースのパフォーマンスに関する貴重な洞察を提供し、それぞれの資産がどのように利用されているかを明確に把握することができます。これにより、未利用の問題に即座に対処することができます。

デロイトの調査によると、優れたサプライチェーンシステムを持つ企業の79％が、業界内で平均以上の収益成長を達成しており、これは能力の低いサプライチェーンを持つ企業の8％と対照的です。

業務運営の改善は、よく情報を持つ従業員、適切に管理された在庫、自動化された物流サポートなど、顧客にすぐに明らかになります。顧客サービスの向上は、顧客の関与、忠誠心、そして好意的な口コミ広告を保証し、間接的にビジネスの迅速な拡大を助けます。

また、投資家は投資を決定する前に、ビジネス資産管理システムがあるかどうかを知りたがるかもしれません。これは信頼性の証だからです。
 

メンテナンスの合理化

ビジネス運営におけるメンテナンスは、運営を維持し、パートナーや顧客に高い可用性を提供するための重要な要素です。これは、物理的な設備の維持管理とデジタル資産の維持管理に細分化できます。

物理的資産

ビジネス資産管理により、ビジネス設備の維持管理が容易になります。例えば、小規模な食品配送ビジネスで4台の車両を使用している場合、それらのサービススケジュールを文書化しない限り、追跡は容易ではありません。ビジネス資産管理を使用すると、自動サービススケジュールや定期的なメンテナンスリマインダーのシステムを作成できます。これにより、予期しない問題が減少し、ダウンタイムも減少します。

ソフトウェアやAIシステムを使用する機械（従来のコンピューターやスマートトラクターなど）も、効率的に稼働させるためにはメモリやストレージのアップグレードが必要です。このようなアップグレードもビジネス資産管理を使用することで簡単に追跡できます。

ビジネス資産管理は、ビジネスが資産のライフサイクル全体を通じて追跡するのを支援し、機械の維持管理や交換に関する賢明な決定を可能にします。例えば、保証情報が手元にあれば、修理が費用対効果の高い選択肢であることがわかります。また、資産の修理履歴を確認すれば、長期的には高額なメンテナンスが必要であることが明らかになり、すぐに処分する決定を下すことができます。

デジタル資産

今日のデジタル時代において、企業のデジタル資産も追跡とメンテナンスが必要です。オンライン広告キャンペーン、ロゴ、ウェブサイト、クラウドやドライブに保存された会社のプロセスやマニュアルまで。

企業の追跡が必要なデジタル資産には次のものが含まれます：

• ブランド/ビジネスのウェブサイト、ドメイン名を含む
• ウェブサイト上のすべてのコンテンツ
• 各プラットフォームのソーシャルメディアアカウントおよび関連するすべての投稿
• ビジネスプロセス
• 顧客またはクライアント情報
• 企業のためにあなたまたは従業員が作成したアプリ
• 商標、特許、著作権、およびその他の知的財産

企業のデジタル資産は非常に重要であり、中小企業はブランドと収益を保護するためにデジタル資産のセキュリティを確保する必要があります。

例えば、セキュリティに関しては、ソフトウェア資産も同様に重要であり、追跡が必要です。企業は、システムに対する継続的または差し迫った脅威に対抗するために、ベンダーからの更新、パッチ、およびセキュリティ修正を常に把握する必要があります。

ビジネス資産管理は、会計や倉庫管理業務においても、資産と在庫を維持するのに役立ちます。
 

損失を減らし、責任を向上させる

ビジネス資産管理は、資産がどこに配備されているかを把握するだけでなく、資産が紛失、損傷、または誤用される事態を防ぐこともできます。例えば、米国における職場の盗難だけで毎年約500億ドルの損失が発生していることをご存知でしょうか。また、建設現場での盗難により業界は毎年最大10億ドルの損失を被っています。オーストラリアの470の小規模企業を対象とした調査では、不適切なビジネス資産管理が毎年43億ドルの物理的資産の損失を引き起こしていることが判明しました。

ビジネス資産管理システムは、資産の維持管理を担当する従業員の責任感を向上させます。これは、資産が追跡されていることを認識しているため、盗難や資産の不正使用のリスクを減少させることに繋がります。

効果的なビジネス資産管理システムは、ビジネスの財務諸表に記載されている資産の価値が正確であることを保証します。これにより、正確なバランスシートが作成され、中小企業は税金の節約や詐欺の疑いから保護されます。
 

認証およびコンプライアンス要件の遵守を支援

どの業界に属しているか、あるいは事業規模に関係なく、常に増加し続ける法規制と向き合う必要があります。規制の遵守は容易ではありません。特に米国では毎年約2500〜4500の新しい規則が制定されています。最近注目を集めた規制の中には、米国食品医薬品局（FDA）が施行する食品安全近代化法（FSMA）やユニークデバイス識別システム、環境保護庁（EPA）が施行する農薬容器および囲い構造の規制などがあります。

規制の遵守は必要不可欠ですが、同時に面倒で費用がかかることもあります。しかし、包括的な追跡システムを導入することで、より簡単かつ効率的に行うことができます。手動プロセスに依存している製造業者や小規模企業のうち、93％は最優秀ステータスを達成できなかったと推定されています。

ビジネス資産管理は、中小企業が必要な認証を維持し、規定の規制をタイムリーに遵守するのを助けます。

結論

適切に実施された場合、ビジネス資産管理（asset tracking）は、管理コストの削減、業務プロセスの効率化、メンテナンス標準化による可用性の向上、そして業界規制の遵守をしながら、生産資産への投資から最大の利益を得ることを可能にします。