小企業の在庫管理で避けるべき8つのミス

Inventory management mistakes to avoid

46%の小企業は在庫を追跡していないか、手動で管理しています。したがって、成長中の小企業である場合、まだ在庫管理戦略を正式に策定していないかもしれません。在庫管理戦略とプロセスの欠如が引き起こす問題は何でしょうか?

 

CBInsightsによる101人のスタートアップオーナーを対象とした最近の調査によると、29%のオーナーが、現金不足が小企業の失敗を引き起こす最大の問題の一つであると考えています。米国小企業庁によると、小企業のうち44%しか4年以上存続しないとされています。創業および運営する際に、固定費、在庫およびストックのために必要な現金を考えると、これは驚くべきことではありません。

 

ここで小企業の在庫管理の重要性が出てきます。必要な異なる製品の数量を正確に把握しないと、在庫が不足したり過剰になったりする可能性があります。また、しっかりとした在庫管理計画がなければ、小企業は大口注文に対応できず、サプライヤーからの大幅な節約を受けることができないかもしれません。ビジネスの成長を維持することが、より困難になる可能性があります。

 

小企業が利益性、キャッシュフローおよび在庫管理のトップを維持するために、避けるべき一般的な小企業の在庫管理ミスのリストを作成しました。

 

手動在庫管理

 

中小企業では、直感や簡単なカウントに頼って在庫を確認することがよくあります。これは便利ですが、人為的なミスの可能性が高まります。2017年の全国小売業セキュリティ調査によると、行政および文書エラーが小企業の在庫損失の21.3%を占めています。検証ステップなしで完了すると、人為的なデータ入力のエラー率は最大4%に達します。手動の在庫管理プロセスに過度に依存すると、多くのエラーが発生することを覚悟しなければなりません。

 

スタッフがミスを犯すと、簡単に計算ミスが発生し、誤った種類の在庫を注文することでお金を無駄にする可能性があります。小企業は、成長曲線を維持するために、より大規模で複雑な在庫注文を効率的かつ正確に処理する準備ができている必要があります。しかし、これは通常、在庫を記録するために使用されるスプレッドシートの継続的な更新を必要とする手動のアプローチでは達成が困難です。このことを考慮すると、在庫管理プロセスが手動であればあるほど、人為的なエラーの影響を受けやすくなるため、可能な限り手動作業を減らし、人為的なエラーの影響を受けにくいプロセスにすることが重要です。

 

新しい在庫注文の不正確さ

 

新しい在庫や商品を注文する際には、どの在庫がどれだけ必要で、いつ必要かについて情報に基づいた決定を行うことが重要です。分析を行わないと、在庫が過剰または不足し、販売機会を逃したり、余分な在庫を保管するためのコストが増加したりする可能性があります。

 

新製品の注文は、年間注文量の半分未満を占めることがありますが、限定版製品の場合、最初の注文が年間注文量の80-100%に相当することもあります。したがって、この注文を正確に行うためには、以下の点を考慮する必要があります:

  • 類似製品/モデルの販売履歴:販売量や販売にかかった時間を含む。この情報を使用して、過去の履歴と在庫量に基づいて、どれくらいの期間商品を販売し続けることができるかの見積もりを計算します。
  • サプライヤーのリードタイム:顧客が商品を注文してから納品されるまでの時間。
  • 最小注文数量(MOQ):サプライヤーから注文できるアイテムの最小数量。
  • 損益やリスク/報酬比率:競合他社に基づく機会損失のリスクと個々のアイテムの利益率。
  • 在庫保管コスト:未販売品を保管するための総費用。

小企業の在庫管理プロセスや強力な分析がなければ、これらの注文を正確に行うことは困難です。

 

トレーニング不足

 

CBInsightsの調査によると、23%のスタートアップオーナーが、適切なチームがいなかったためにビジネスが失敗したと考えています。小企業の在庫管理はビジネスのさまざまな部分に関与するため、チームの複数のメンバーが役割を果たす可能性が高いです。小企業の在庫管理に熟練し経験のあるスタッフを確保することは、成功にとって重要です。

 

以下は、スタッフの配置に関する3つのヒントです:

  • トレーニング:従業員や契約社員がビジネスの在庫管理手順に精通し、最新の状態を保つことでミスを最小限に抑えます。トレーニングをパートタイムおよびフルタイムスタッフのオンボーディングの重要な部分とします。
  • 目標設定:いくつかの測定基準を設定して、人為的なエラーを減らすためにスタッフを動機づけます。
  • 在庫管理者の指名:トレーニング、報告、および在庫の最適化に関するツールとリソースを提供することで、メンバーを支援します。多くの小企業では、これをオーナーやマネージャーが追加の職務として担当することがよくあります。

小企業の在庫管理には精度を高める自動化要素が含まれていることが多いですが、一部の要素は常に人為的なエラーの影響を受けます。しかし、スタッフのトレーニングと動機づけによって、これらのミスを可能な限り減らすことができます。

 

注文不足

 

2017年のeコマース履行レポートによると、34%の企業が注文不足および在庫切れの製品の販売によって遅延出荷を余儀なくされています。注文不足による販売機会の損失は、ビジネスに対するネガティブな印象をすぐに引き起こす可能性があります。さらに、最後の瞬間に高価な店で必需品を購入するために走ることは、これらの必需品をカバーするための現金の必要性を増加させるでしょう。改善された小企業の在庫管理は、この一般的なミスを回避し、ビジネスに大きな競争優位性をもたらすことができます。

注文不足の最も一般的な原因の一つは、注文を時間通りに履行できない信頼できないサプライヤーです。したがって、これはあなたのビジネスの問題である場合、以下のヒントを参考にしてください:

 

  • サプライヤーとの交渉:可能であれば、サプライヤーとより速い納期を交渉します。
  • 製品品質の問題:製品品質の問題がある場合、それが納期のばらつきに関連しているかどうかを確認します。
  • 供給チェーンの多様化:サプライヤーに品質管理の問題がある場合、リードタイムをより良く管理するために供給チェーンを多様化することを検討します。

 

過剰注文

 

注文不足と同様に、在庫を過剰に注文することも小企業の在庫管理にとって一般的なミスであり、新たな問題を引き起こします。Supply Chain Digestによると、過去5年間で平均日次販売に基づく在庫量が8.3%増加したと報告されています。多くの人は「少なすぎるよりも多すぎる方が安全」と考えるかもしれませんが、Owen Graduate School of Managementの研究は異なる結果を示しています。

 

大手小売業者の20年間のデータを調査したところ、在庫レベルが低く、在庫回転率が高い企業が、一貫して在庫レベルが高く、在庫回転率が低い企業よりも優れていることがわかりました。これらの洞察は大規模小売業者に基づいていますが、小企業もこれらの結果を注意深く考慮し、保管している在庫アイテムの中で回転率が低すぎて再注文する価値があるかどうかを検討すべきです。

 

過剰注文が小企業に引き起こす主な問題は次の4つです:

 

 

キャッシュフローの減少

売れ残っている在庫が多ければ多いほど、新しいプロジェクト、より高度なツールや技術、そしてビジネスの拡大など、他の機会に利用できる現金が少なくなります。

 

保管スペースの増加

過剰注文すればするほど、保管にかかる費用が増えます。効率的な組織はより少ない保管スペースを必要とし、不動産はしばしば小規模企業にとって最大の固定費の一つであるため、この必要性を減らすことが大きな違いを生むことができます。

 

 

在庫損失の増加

在庫を長期間保持するほど、在庫損失を経験する可能性が高くなります。この損失は、消費期限のあるアイテムや、季節性や市場のトレンドによる消費者需要の変化から生じることがあります。

 

効率の低下

未使用の在庫や備品の注文および保管に投資する時間、エネルギー、およびリソースを過小評価してはいけません。従業員の能力を最大限に引き出したい場合は、時間の無駄を減らすためにあらゆる手段を講じるべきです。

 

過剰注文されたアイテムを特定するためには、定期的な在庫監査を実施する必要があります。その後、同じまたは類似した製品の過去の販売データを記録している企業は、この情報を使用して必要なアイテムの数に関する決定を行うことができます。

 

不正確な安全在庫

 

小企業では、一種類の製品が在庫切れになる一方で、他の種類の製品が余剰になることがよくあります。これは、安全在庫に問題があるためです。安全在庫とは、需要の変動やサプライチェーンの不確実性に対する予備の在庫のことです。

 

Fit Small BusinessのMeaghan Brophyは、小企業にとって安全在庫が特に重要である理由について、「リオーダーポイント(再注文開始点)を通知する」、すなわち、注文手数料の増加や全体的な「運用の混乱」を避けるために製品を再注文する必要がある在庫レベルを示す、と説明しています。

 

製品の例としてTシャツを考えてみましょう。最も一般的なサイズ(小、中、大)に対してより多くの安全在庫を保持するのが常識です。しかし、少なくともこれらの最も人気のあるサイズの一つが売り切れていて、残っているのはXXLのような一般的でないサイズだけだったという経験を覚えているでしょう。これは、多くの場合、すべての製品に対して同じレベルの安全在庫を設定しているためであり、非効率的で推奨されません。

 

これに対抗するためには、サイズ、色、デザインなど、さまざまな製品バリエーションに対する予想需要を慎重に考慮し、その予想需要に見合った適切なレベルの安全在庫を設定してください。

 

デジタル製品カタログの欠如

 

2017年のFrost & Sullivanの報告によると、69%のB2B企業がカタログのデジタル化を計画していると述べています。これは、マーケティング担当者が新しい製品提供を定義し、マッピングするためのすべての商業製品情報の記録です。デジタル製品カタログは、より高い精度、効率的な更新と編集、そしてすべての利害関係者に対する中央集権的なデジタル場所からの簡単なアクセスを提供します。この最終点は特に重要であり、カタログはビジネス内の多くの利害関係者、すなわちディストリビューター、小売業者、マーケティング担当者、購入者、販売チームから、預託信託会社(DTC)、および顧客に至るまでの意思決定に影響を与えます。カタログを整備することは、ビジネスの効率を高め、将来の販売機会を逃すリスクを減らすための優先事項であるべきです。

 

デジタルカタログには、ビジネスが保有するすべての製品(廃止、現行、新製品を含む)を記録する必要があります。ビジネスが効率的に運営されるために必要な最小限の情報は次の通りです:

 

  • 製品名、状態、写真、参照番号
  • 製品ツリー、分類、および類似製品に関するメモ
  • 製品の終了日および有効期限
  • 最小注文数量(MOQ)およびサプライヤーのリードタイム
  • 価格:実際の価格、購入価格、カタログ価格
  • 過去の販売(数量および価値)、異なる時間スケール(年間、月間、四半期ごとなど)での内訳
  • 現在の在庫数量、価値、マージン
  • 平均在庫カバー率

 

総所有コストを考慮しない

 

在庫する商品の購入コストや競合他社が設定した価格だけでなく、販売価格を設定する際には他にも考慮すべき点があります。利益を確保するためには、商品購入の総コストを考慮する必要があります。これには次のようなコストが含まれます:

  • 注文コスト:購入価格および最小注文数量を含む。
  • サプライヤーコスト:柔軟性、信頼性、コミュニケーション、サプライヤーの依存度、および注文を満たすためにサプライヤーが必要とする時間に関連するすべてのコスト。
  • 予測コスト:販売予測の確実性/正確性に関連するすべてのコスト。
  • 製品コスト:品質、不良品の割合、および寿命を含む。
  • 保管コスト:メンテナンス、倉庫保管、および運用コストを含む。

この商品の購入にかかる総コスト(時には「総所有コスト(TCO)」と呼ばれる)は、これらのさまざまな種類のコストをできるだけ多く追跡することから得られる指標です。単に注文関連のコストだけでなく、TCOデータを使用することで、価格設定や利益率の決定に役立ちます。

 

最後の考察

 

強力な小企業の在庫管理は、運営効率の向上、顧客満足度の向上、およびキャッシュフローの大幅な改善を意味します。在庫運営を慎重に評価し、洗練することは、現在のビジネスをより高い成長軌道に乗せるだけでなく、将来的なスケールアップの準備にもなります。

その他のご質問がありますか? お問い合わせに