Wat is een SKU? Zo maak en gebruik je artikelcodes

Heb je een winkel of webshop, dan weet je hoe lastig voorraadbeheer kan zijn. Je hebt vast al gehoord van SKU’s, en dat de grootste retailers ter wereld ze gebruiken om bij te houden welke producten binnenkomen en weer vertrekken.

Maar wat is een SKU precies, en hoe zet je SKU’s in voor je eigen bedrijf?

In deze gids lees je alles over deze combinaties van letters en cijfers: wat ze zijn, hoe je ze maakt, waarom ze nuttig zijn en waar je ze gebruikt.

We beginnen met een korte uitleg.

Wat is een SKU?

Een SKU (stock keeping unit, in het Nederlands ook wel artikelcode of voorraadeenheid) is een unieke code van letters en cijfers waarmee een bedrijf zijn voorraadartikelen intern herkent en bijhoudt.

SKU’s zijn uniek voor het bedrijf dat het product verkoopt, en twee verschillende producten mogen nooit dezelfde SKU hebben.

Met slim gebruikte SKU’s herken je artikelen sneller en houd je je voorraad makkelijker bij. Een goede SKU is leesbaar voor mensen en bevat de belangrijkste kenmerken die een product onderscheiden.

Waar en hoe worden SKU’s gebruikt?

Je vindt SKU’s in winkels, magazijnen, fulfilmentcentra, catalogi en webshops.

SKU’s maken interne processen op allerlei manieren eenvoudiger, bijvoorbeeld bij:

• Bijhouden hoeveel producten er beschikbaar zijn
• Productcatalogi overzichtelijk houden
• Voorraadverlies (derving) opsporen
• Minimumniveaus instellen voor nieuwe bestellingen
• Gegevens verzamelen over verkoopcijfers en trends
• Verkoopgegevens gebruiken voor de marketing van je webshop
• Bepalen welke mix van producten je in de schappen legt
• Koopgedrag analyseren
• Sneller reageren op vragen en bestellingen
• Je voorraad direct bijwerken
• De winstgevendheid per product bepalen
• Gerelateerde producten aanbevelen en acties combineren
• Verkoopprognoses maken
• En meer

Is een SKU hetzelfde als een barcode of EAN-code?

Ze lijken op elkaar, maar een SKU is iets anders dan een barcode met een EAN-code (of in Noord-Amerika een UPC).

EAN- en UPC-codes identificeren de fabrikant en het product. Ze worden uitgegeven via GS1, een internationale standaardenorganisatie. Deze codes zijn bedoeld om producten tussen bedrijven te volgen en zijn wereldwijd voor iedereen hetzelfde.

Een SKU is juist bedoeld voor intern gebruik: voor je eigen processen en om je verkopen te volgen. De code is uniek voor jouw bedrijf, en elk bedrijf kan zijn eigen SKU-systeem opzetten dat bij de werkwijze past.

Veel bedrijven koppelen hun SKU’s wel aan de barcode of EAN-code van een product. Dat maakt scannen, afrekenen en verzenden eenvoudiger.

Let op: als je SKU’s in barcodes verwerkt, kunnen codes overlappen of door elkaar raken. Spreek daarom duidelijk af hoe je codes gebruikt met zakenpartners die vergelijkbare codes hanteren.

Zo maak je SKU’s voor je producten

Er zijn geen vaste regels voor het maken van SKU’s. Omdat ze alleen intern gebruikt worden, kies je zelf een opbouw, zolang je medewerkers, leveranciers en andere partners die kunnen volgen.

Je mag ook gerust kijken hoe concurrenten hun SKU’s opbouwen en daarvan leren.

Wil je SKU’s voor je bedrijf maken maar weet je niet hoe? Volg dan deze stappen:

1. Bepaal welke productkenmerken je wilt vastleggen

Een SKU kan bestaan uit letters, cijfers of tekens die staan voor kenmerken van het product.

Hier is een voorbeeld van een SKU voor een T-shirt, met wat elk deel betekent:

LX-D-SHRT-T-ZWT-M

• LX – leverancier “X”
• D – dames
• SHRT – shirt
• T – T-shirt
• ZWT – zwart
• M – medium

Elk deel in dit voorbeeld is leesbaar en, nog belangrijker, staat voor een kenmerk dat dit product onderscheidt van andere.

Kies voor je eigen SKU-systeem de productkenmerken die voor jou het belangrijkst zijn. Gebruik duidelijke afkortingen die je medewerkers en partners in één oogopslag begrijpen.

2. Bereken hoeveel SKU’s je per product nodig hebt

Maak een overzicht van alle verschillende producten in je voorraad. Noteer per producttype de maten, kleuren, prijzen en andere varianten die je aanbiedt.

Elke variant krijgt een eigen SKU. Het aantal varianten is dus het aantal SKU’s dat je voor dat producttype nodig hebt.

Een voorbeeld:

Stel dat je T-shirts verkoopt in twee modellen, en elk model is er in drie kleuren en drie maten. Hoeveel SKU’s heb je dan nodig voor je T-shirts?

Voor de categorie T-shirts heb je:

2 modellen

3 kleuren

3 maten

Vermenigvuldig je deze aantallen, dan krijg je het totale aantal varianten en dus het aantal SKU’s:

2 × 3 × 3 = 18

Je hebt dus 18 SKU’s nodig voor al je T-shirts.

3. Geef elk productkenmerk een code

Geef vervolgens elk productkenmerk een code van letters of cijfers. Daarvoor moet je de logica achter een SKU begrijpen.

Het eerste deel van de SKU zegt iets over de leverancier, productcategorie of afdeling. Dat zijn de breedste kenmerken van het product.

Het volgende deel beschrijft een subcategorie, zoals het merk, de doelgroep, de kleur of de maat.

Het laatste deel kan een volgnummer zijn, zodat elke variant een eigen, unieke code houdt. Gegevens die veranderen, zoals hoeveel er nog op voorraad is of wanneer je bestelde, horen niet in de SKU; die houd je bij in je voorraadsysteem.

Het eerdere voorbeeld heeft nog geen volgnummer. Zo ziet het eruit met een volgnummer:

LX-D-SHRT-T-ZWT-M-003

Afhankelijk van je bedrijf en de grootte van je assortiment kan je SKU er heel anders uitzien. Hij kan korter of langer zijn, en je kiest misschien andere kenmerken.

Onthoud: elke variant die je aanbiedt, krijgt zijn eigen SKU.

4. Voeg de codes samen tot een SKU

Als laatste stap zet je de codes voor alle kenmerken achter elkaar, in een volgorde die logisch is en makkelijk te lezen.

Nu heb je een eigen SKU-opbouw voor alle producten in je voorraad.

Tips voor een goede SKU-opbouw

Klaar om je eigen SKU-systeem op te zetten?

Houd deze tips in gedachten:

• Zorg dat de SKU eenvoudig, leesbaar en uniek is
• Houd de SKU kort: 8 tot 12 tekens
• Zet de kenmerken van je bestverkochte producten voorop, zodat je medewerkers en partners er makkelijk mee werken
• Begin de SKU bij voorkeur met een letter
• Neem de belangrijkste kenmerken van het product op
• Begin niet met een nul en gebruik geen speciale tekens
• Gebruik geen spaties
• Vermijd letters die op cijfers lijken, zoals O en 0 of I en 1
• Houd dezelfde opbouw jarenlang aan

Wat zijn de voordelen van SKU’s?

Je voorraad beter bijhouden

Van producten snel terugvinden tot direct zien hoeveel er nog ligt: met SKU’s wordt voorraad bijhouden een stuk makkelijker.

Voorraadverlies opsporen

Voorraadverlies door diefstal, schade of fouten kost bedrijven veel winst en klanten. Met SKU’s zie je sneller waar voorraad verdwijnt en kun je snel ingrijpen.

Op tijd bijbestellen

Met SKU’s houd je je voorraad nauwkeurig bij. Zo zie je wanneer je moet bijbestellen en hoeveel je nodig hebt om aan de vraag te voldoen.

Winstgevende artikelen herkennen

Met SKU’s en de berekeningen voor de verkoopratio en SKU-ratio (zie hieronder) zie je snel welke producten de meeste winst opleveren.

Je ziet ook welke artikelen langzaam verkopen, zodat je maatregelen kunt nemen om de omloopsnelheid te verbeteren.

Gerichter marketing voeren

Als je trends per SKU volgt, kun je je marketing en remarketing daarop afstemmen.

Voorkomen dat concurrenten je klanten afsnoepen

Als je kortingen adverteert met de modelnummers of codes van de fabrikant, kunnen concurrenten makkelijk je prijzen matchen en je klanten wegkapen.

Gebruik je in plaats daarvan je eigen SKU’s, dan lukt dat veel minder makkelijk. Omdat die codes uniek zijn voor jouw bedrijf, kunnen klanten de producten minder snel bij een concurrent vergelijken.

Klanten beter bedienen

Met de juiste voorraad lever je populaire producten zonder vertraging. Dat zorgt voor tevreden klanten die terugkomen.

Webshops verbeteren de klantervaring ook door het hele jaar de juiste voorraad aan te houden, aantrekkelijke aanbiedingen te doen en producten slim te combineren in acties.

Minder fouten

Met SKU’s worden opslag en verzending nauwkeuriger, en maak je in je hele bedrijf minder fouten.

Betere prognoses voor vraag en verkoop

Door SKU’s en verkoopcijfers te volgen, zie je hoe je producten verkopen. Met die gegevens voorspel je de vraag en plan je je voorraad, personeel, kasstroom en logistiek.

Hoe beheer je SKU’s in je bedrijf?

SKU’s beheren is net zo belangrijk als ze bedenken. Doe je dat goed, dan heb je je verkoopcijfers en financiële inzichten altijd bij de hand.

Met die gegevens analyseer je de voorraadkosten en winstgevendheid per producttype, zodat je je voorraad en inkoop kunt optimaliseren.

Dat kan met de hand of geautomatiseerd. Doe je het met de hand, dan heb je wat rekenwerk voor de boeg.

Het gaat om deze berekeningen:

SKU-ratio

De SKU-ratio laat zien welk deel van je producten in elke winstklasse valt.

Zo bereken je de SKU-ratio:

• Open een spreadsheet en zet al je SKU’s erin
• Noteer per SKU de verkoopprijs, de inkoopprijs en de brutowinst

Brutowinst = verkoopprijs – inkoopprijs

• Maak een lijst met winstklassen (€10–€20, €20–€30, enzovoort)
• Zet bij elke winstklasse de SKU’s die erin vallen
• Deel het aantal SKU’s in elke klasse door het totale aantal SKU’s en vermenigvuldig met 100

De uitkomst is de SKU-ratio per winstklasse.

Verkoopratio

De verkoopratio laat zien welk deel van je verkochte eenheden in elke winstklasse valt.

• Bepaal per winstklasse hoeveel eenheden je in een bepaalde periode hebt verkocht
• Deel het aantal verkochte eenheden per winstklasse door het totale aantal verkochte eenheden en vermenigvuldig met 100

De uitkomst is de verkoopratio per winstklasse.

Met de SKU-ratio en de verkoopratio zie je welke SKU’s het meest opleveren: dat zijn de winstklassen waar de verkoopratio hoger is dan de SKU-ratio.

Zet beide ratio’s naast elkaar in een tabel of grafiek, dan zie je welke producten het meeste opleveren en welke verlies veroorzaken.

SKU’s beheren met Nest Egg

Met software heb je deze inzichten in een paar minuten in plaats van uren rekenwerk. De voorraadbeheersoftware van Nest Egg helpt je daarbij.

• Leg bij elk artikel een SKU vast, naast de barcode of EAN-code.
• Scan barcodes en QR-codes met je telefoon, ook barcodes waarin je je eigen SKU hebt verwerkt.
• Houd voorraad, verkopen en inkopen bij, op elke locatie.
• Deel je assortiment in categorieën in, hoe groot je voorraad ook is.
• Beheer klanten, leveranciers en fabrikanten op één plek.
• Werk in de browser en op iPhone, iPad en Android; alles synchroniseert automatisch en veilig.
• Importeer en exporteer je gegevens als CSV-bestand, zodat je ze ook in je andere systemen kunt gebruiken.

Veelgestelde vragen

Kunnen twee producten dezelfde SKU hebben?

Nee. Een SKU is uniek voor elk artikel of elke variant, dus twee verschillende producten kunnen niet dezelfde SKU hebben.

Wat is het verschil tussen een SKU en een serienummer?

Een SKU geldt voor alle exemplaren van hetzelfde product of dezelfde variant. Honderd zwarte T-shirts in maat M hebben dus dezelfde SKU. Een serienummer identificeert juist één afzonderlijk exemplaar, dus geen twee exemplaren hebben hetzelfde serienummer.

Samengevat

Met SKU’s werk je efficiënter, bespaar je tijd en doe je meer met dezelfde mensen. Je maakt minder fouten in je voorraad, je hebt beter overzicht en je cijfers kloppen.

Wil je weten hoe je SKU’s in je bedrijf inzet? Neem contact met ons op, dan helpen we je graag op weg.