Se hai un’azienda di vendita al dettaglio, probabilmente sai quanto possa essere complicata la gestione del magazzino. Probabilmente sai già cos’è un codice SKU (dall’inglese Stock Keeping Unit), cioè in pratica un codice di riferimento del prodotto che la maggior parte delle grandi aziende commerciali utilizza per tracciare i movimenti di determinati prodotti.

Ti sei mai chiesto in che modo potresti usare i codici SKU a vantaggio della tua attività?

Questa guida contiene tutte le informazioni che devi conoscere su queste piccole sequenze di numeri e lettere. Ti aiuterà a chiarire una volta per tutte il funzionamento e i vantaggi dell’impiego dei codici SKU.

Iniziamo quindi con una breve introduzione.

Cos’è un codice SKU?

Un codice SKU, o codice di riferimento del prodotto, in pratica è un codice alfanumerico univoco che le aziende di vendita al dettaglio utilizzano per identificare e monitorare internamente gli articoli a magazzino.

Ogni codice SKU è caratteristico dell’azienda che commercializza quel dato prodotto e due prodotti diversi non possono avere lo stesso codice SKU.

L’utilizzo dei codici SKU consente di semplificare notevolmente l’identificazione e il monitoraggio degli articoli a magazzino. I codici sono direttamente leggibili dagli addetti e contengono tutte le informazioni del prodotto necessarie per identificarlo in modo univoco.

Come e dove si utilizzano i codici SKU?

I codici SKU sono usati nei negozi al dettaglio, nei magazzini, nei centri logistici, nei cataloghi e sulle piattaforme di e-commerce.

Il codice SKU aiuta le aziende a semplificare le proprie attività interne in molti modi, tra cui ad esempio:

• monitoraggio della quantità di prodotti disponibili;
• ottimizzazione dei cataloghi dei prodotti;
• identificazione di perdite inventariali;
• definizione di soglie di riordino degli articoli;
• raccolta di dati di vendita e relativi trend;
• uso dei dati di vendita per il marketing online;
• scelta dell’assortimento da tenere in magazzino;
• analisi del comportamento degli acquirenti;
• miglioramento dei tempi di risposta;
• aggiornamento dell’inventario di magazzino in tempo reale;
• determinazione della redditività dei prodotti;
• suggerimento di prodotti correlati ed effettuazione di promozioni incrociate a fini di marketing;
• previsioni di vendita;
• eccetera

I codici SKU sono come i codici a barre o i codici UPC/EAN?

Anche se apparentemente simili, i codici SKU sono sostanzialmente diversi da codici a barre e dai codici UPC/EAN.

I codici UPC/EAN e i codici a barre si usano per identificare il produttore e l’articolo. Vengono generati e assegnati dal GS1, un’organizzazione di standard internazionali. Questi codici universali sono pensati per tracciare gli articoli all’esterno dell’azienda e devono essere gli stessi  per tutte le aziende del mondo.

I codici SKU, invece, devono essere letti e usati all’interno delle aziende, ai fini di gestione degli ordini, del magazzino e di monitoraggio delle vendite. Si tratta di codici esclusivi dell’azienda che li utilizza e, di conseguenza, ogni azienda può definire autonomamente il proprio sistema di codici di riferimento dei prodotti nel modo più idoneo.

Alcune aziende, però, abbinano i propri codici SKU ai codici a barre o codici UPC allo scopo di semplificare e ottimizzare le procedure di monitoraggio interno dei prodotti, oltre a quelle di scansione, scarico dal magazzino e spedizione.

È bene tenere presente che scegliere di integrare i codici SKU e i codici a barre o codici UPC comporta il rischio di sovrapposizioni o confusione di codici. Per evitarlo, le aziende devono fare in modo di predisporre un sistema di coordinamento con i partner commerciali che utilizzano analoghe pratiche di identificazione dei prodotti a magazzino.

Come creare e configurare codici SKU per i prodotti

Non esistono regole scritte che impongano a un’azienda come creare codici SKU. Dato che sono uno strumento esclusivamente interno, utilizzato solo da quella specifica azienda, possono utilizzare qualunque formato o riferimento convenzionale purché esso venga seguito dai suoi dipendenti, fornitori e altri partner commerciali.

Le aziende possono anche scegliere liberamente di usare, copiare o prendere spunto dal modo in cui i loro concorrenti definiscono e gestiscono i codici SKU.

Se desideri creare dei codici SKU per la tua attività, ma non sai da dove iniziare, ecco alcune indicazioni utili:

1. Identifica le caratteristiche dei prodotti che desideri tracciare con il codice SKU

I codici SKU possono contenere una combinazione di lettere, numeri o simboli che corrispondono alle caratteristiche dei prodotti che identificano.

Ecco un possibile esempio del codice di riferimento del prodotto di una T-shirt e delle relative caratteristiche che è in grado di rappresentare:

VX-W-SHRT-T-BLK-MED

• VX – Fornitore “X”
• W – Donna
• SHRT – Maglietta
• T – T-shirt
• BLK – Nero
• MED – Taglia M

Ciascun carattere usato in questo esempio è leggibile da un addetto e, cosa ancora più importante, corrisponde a un caratteristica sostanziale del prodotto che lo distingue dagli altri.

Nella creazione del suo sistema di codici SKU, scegli le caratteristiche dei prodotti più importanti che desideri inserirvi. Usa elementi chiari e identificabili che i tuoi dipendenti e partner commerciali possano decodificare facilmente con un’occhiata.

2. Calcolare il numero di codici SKU necessari per ciascun prodotto

Prendi nota di tutti i diversi prodotti del tuo magazzino. Tieni conto delle varie taglie, di colori, prezzi e altre varianti che offri per un determinato tipo di prodotto e annota quanti sono in totale.

Il numero di varianti del prodotto corrisponde al numero di codici SKU che ti serviranno per quel tipo di prodotto.

Ecco un esempio di ciò che intendiamo:

Supponiamo che la tua azienda di vendita al dettaglio commercializzi delle T-shirt di due diversi modelli e che ciascun modello sia disponibile in tre colori e tre taglie. Calcoliamo quindi il numero di codici SKU/varianti di questa categoria di prodotti.

Per la categoria principale delle T-shirt, abbiamo:

2 modelli

3 opzioni di colori

3 opzioni di taglie

Moltiplicando queste sottocategorie, otterremo il numero totale di possibili varianti delle T-shirt e quindi dei codici SKU necessari, cioè:

2 *  3  *  3 = 18

Dovrai quindi creare 18 codici SKU per descrivere tutte le T-shirt del tuo catalogo.

3. Assegnare un codice alfanumerico a ogni caratteristica del prodotto

A questo punto, devi assegnare un codice alfanumerico a ogni caratteristica del prodotto. Per farlo, è necessario comprendere la logica dei codici SKU.

La prima parte di un codice SKU deve contenere le informazioni sul venditore, sulla categoria di prodotti o sul reparto. Questa caratteristiche corrispondono a quelle più generali che servono a identificare il prodotto.

Il successivo gruppo di caratteri deve specificare una sottocategoria di caratteristiche del prodotto. Può trattarsi della marca, del tipo di utente a cui è destinato, del colore o della taglia.

Gli ultimi caratteri devono individuare la sequenza del prodotto nel tuo magazzino, quanti pezzi sono rimasti e quando è stato ordinato. Questi dati favoriscono la funzione di monitoraggio delle vendite e del magazzino del codice SKU.

Nell’esempio precedente, non c’era un identificativo della sequenza. Ecco quindi una nuova versione che lo include:

VX-W-SHRT-T-BLK-MED-003

A seconda del tipo di attività che svolgi e dell’ampiezza del catalogo di prodotti, il tuo codice di riferimento del prodotto potrebbe avere un aspetto notevolmente diverso. Può essere più breve o più lungo e anche i caratteri prescelti possono variare nel tuo caso.

Ricorda che, per ciascuna variante di prodotto che offri, ti serviranno più codici SKU.

4. Collegare i codici delle caratteristiche per ottenere il codice SKU

L’ultimo passaggio consiste nel collegamento tra loro dei codici assegnati a ciascuna caratteristica in modo chiaro e semplice da decodificare.

In questo modo, hai definito il formato dei codici SKU per tutti i prodotti del tuo magazzino.

Suggerimenti per definire uno schema dei codici SKU dei prodotti

Sei pronto per definire il tuo schema esclusivo di codifica SKU?

Tieni presenti queste indicazioni:

• fai in modo che il formato del codice SKU sia semplice, leggibile dagli addetti e univoco;
• mantieni una lunghezza del codice SKU compresa tra 8 e 12 caratteri;
• dai priorità alle caratteristiche dei prodotti che vendi di più per semplificare le attività commerciali, sia per i tuoi dipendenti che per le aziende con cui collabori;
• cerca di fare in modo che il primo carattere del codice SKU sia una lettera;
• includi le caratteristiche principali che definiscono il prodotto;
• non usare lo zero né caratteri speciali;
• non usare spazi;
• evita lettere che possono essere confuse con numeri a una rapida lettura;
• il formato del tuo codice SKU dovrebbe rimanere inalterato per gli anni a venire.

Quali sono i vantaggi dell’uso dei codici SKU?

Miglioramento del monitoraggio del magazzino

Per individuare i prodotti velocemente come per ottenere aggiornamenti in tempo reale sui livelli di scorte disponibili, i codici SKU facilitano notevolmente la gestione del magazzino.

Individua le perdite inventariali con i codici SKU

Le perdite inventariali possono comportare danni notevoli per l’azienda, sia in termini di una riduzione dei profitti che dei clienti. I codici SKU consentono di monitorare eventuali perdite inventariali, reagendo rapidamente.

Rifornisci il magazzino

I codici SKU possono essere utilissimi nella gestione del magazzino, segnalandoti quando è il momento di riordinare e quanti altri articoli ti servono per soddisfare la domanda dei clienti.

Individua gli articoli più redditizi

Grazie ai codici SKU e alle formule della percentuale di profitto lordo delle vendite e dei codici SKU, è possibile calcolare facilmente quali sono i prodotti che generano i maggiori profitti.

Si possono così individuare gli articoli a lento rigiro e sviluppare strategie per migliorare l’indice di rotazione.

Sviluppa strategie di remarketing

Individuando i trend di mercato di determinati codici SKU, si possono pianificare delle strategie di remarketing per specifici prodotti.

Previeni l’accaparramento di clienti

Quando i rivenditori al dettaglio pubblicizzano degli sconti, i loro concorrenti possono accaparrarsi i tuoi clienti sfruttando strategie di price match e altre tecniche di marketing. Si tratta di una pratica diffusa quando le aziende fanno riferimento ai codici dei produttori nelle pubblicità.

Quando invece i rivenditori usano i codici SKU, per i concorrenti non è possibile sfruttare questo metodo. Dato che i codici SKU sono caratteristici dell’azienda venditrice, per i consumatori è difficile individuare prodotti analoghi di concorrenti.

Migliora l’esperienza del consumatore

Mantenere livelli di magazzino ottimali significa riuscire a fornire immediatamente i prodotti più richiesti. Questo garantisce una customer experience positiva e trasforma i clienti in testimonial entusiasti del tuo brand.

Anche i negozi e-commerce possono migliorare complessivamente la customer experience mantenendo livelli di stock ideali durante tutti i periodi dell’anno, proponendo offerte allettanti ed effettuando campagne promozionali incrociate per incrementare le conversioni.

Riduci gli errori grazie ai codici SKU

Usando i codici SKU, è possibile migliorare la precisione delle attività di immagazzinamento e spedizione, riducendo significativamente gli errori complessivi.

Incrementa la domanda e le previsioni di vendita

Il tracciamento dei prodotti e le informazioni sulle vendite ottenuti per mezzo dei codici SKU possono consentirti di capire come si stanno vendendo i tuoi prodotti. Questi dati possono essere usati per prevedere la domanda e per prendere accordi e misure per garantire in modo ottimale livelli di magazzino, disponibilità di personale, flussi di cassa, logistica, ecc.

Come monitorare, scansionare e gestire i codici SKU dei prodotti della tua azienda?

La gestione dei codici SKU è importante quanto la creazione dello schema dei codici SKU. Se eseguita correttamente, la gestione dei codici SKU fornisce alla tua azienda utili dati di vendita e informazioni di natura finanziaria.

Con questi dati è possibile analizzare i costi di mantenimento delle scorte per tipo di prodotto e la redditività dei prodotti per ottimizzare il magazzino e i livelli di riordino.

Questo processo può essere svolto sia con metodi manuali che automatizzati. Se vuoi provare con il metodo manuale, dovrai eseguire alcuni complessi calcoli, elencati di seguito.

Percentuale di profitto lordo dei codici SKU

La percentuale dei codici SKU fornisce una stima del numero di prodotti che ricadono nell’intervallo di redditività della tua azienda.

Per calcolarne il valore:

• apri un foglio di calcolo e crea un elenco di tutti i tuoi codici SKU
• inserisci dati quali prezzo, costi aziendali e profitto lordo

Profitto lordo = Prezzo – Costi aziendali

• crea un altro elenco nel foglio elettronico per fasce di redditività (10-20 €, 20-30 € e così via)
• elenca i codici SKU che ricadono nelle varie fasce di profitto lordo
• dividi il numero di codici SKU in ciascuna fascia per il numero totale di codici SKU e quindi moltiplicali per 100

Il risultato finale corrisponde alla percentuale del codice SKU di ciascuna fascia di profitto lordo.

Percentuali di profitto lordo delle vendite

Questo valore fornisce il numero di articoli venduti per ogni fascia di profitto lordo.

• usa le fasce di profitto lordo come riferimento per determinare gli articoli venduti in un periodo specifico
• dividi il numero di articoli venduti in ciascuna fascia di profitto loro per il numero totale di articoli venduti e moltiplica per 100

Il risultato è la percentuale di vendite per ogni fascia di profitto lordo.

Una volta che hai a disposizione questi valori percentuali, puoi utilizzarli per capire quali sono i codici SKU che ti stanno dando il ritorno migliore. Questi prodotti sono quelli con un’alta percentuale di profitto lordo delle vendite, ancora maggiore della percentuale di profitto lordo dei codici SKU.

Puoi creare un altro foglio di calcolo o un grafico per confrontare le metriche della percentuale di profitto lordo delle vendite rispetto a quella riferita ai codici SKU. In questo modo, è possibile capire quali prodotti generano i ritorni più alti e quali invece causano delle perdite.

Con un sistema automatizzato, bastano pochi minuti per fare tutti questi calcoli e ottenere le informazioni che ti servono. Un modo efficace di integrare l’automazione nell’ambito della tua attività è scegliere un partner come Nest Egg.

Con Nest Egg è possibile scansionare facilmente i codici a barre dei prodotti, monitorare i livelli del magazzino, le vendite e gli acquisti, nonché condividere i dati nel cloud. L’app può essere sincronizzata automaticamente e in modo sicuro con più dispositivi.

Consente di gestire complesse suddivisioni dei prodotti per mezzo di categorie e sottocategorie. Quindi, qualsiasi sia la dimensione del tuo magazzino, ti fornisce un modo per elencare i prodotti in modo preciso e trasparente.

Si integra facilmente con altri sistemi già utilizzati in azienda.

Ma c’è di più. Ti permette anche di gestire i contatti di clienti, fornitori e OEM in un’unica piattaforma.

Se poi desideri integrare dei codici SKU incorporati nei codici a barre all’interno della tua azienda, Nest Egg è anche in grado di scansionarli!

Domande frequenti

Due prodotti diversi possono avere lo stesso codice SKU?

No. I codici SKU contengono degli identificativi unici dei prodotti per ciascun articolo, quindi non è possibile che due prodotti abbiano lo stesso codice SKU.

Qual è la differenza tra codice SKU e numero di serie?

I codici SKU assegnati da un’azienda a un gruppo o tipo di prodotti all’interno dello stesso ordine potrebbero sovrapporsi. Invece, questo non è possibile per i numeri di serie, che identificano singoli prodotti specifici nell’ambito dello stesso gruppo di prodotti.

In sintesi

L’uso dei codici SKU può semplificare le tue attività, farti risparmiare tempo e incrementare i risultati. Riduce gli errori del magazzino, fornendoti una visione più chiara e precisa della situazione.

Ti serve aiuto per capire come usare i codici SKU nella tua attività?

Contattaci e ti aiuteremo a definire e usare facilmente i codici SKU!