In der Gesundheitsbranche ist ein gut sortierter Lagerbestand von entscheidender Bedeutung. Tupfer, Spritzen, Medikamente, Werkzeuge, Geräte – es gibt so viel, das man im Auge behalten muss, und schon ein kleiner Fehler kann die Qualität der Patientenversorgung erheblich beeinträchtigen.

Die Optimierung des Inventars im Gesundheitswesen liegt im besten Interesse aller Einrichtungen. Die Kosten für die Wartung von medizinischem und chirurgischem Material können jedoch sehr hoch sein. Laut Daten aus dem Jahr 2020 gaben die meisten Krankenhäuser mit 25 oder weniger Betten durchschnittlich 2,5 Millionen Dollar für medizinisches Material aus. Einrichtungen mit mehr als 250 Betten gaben im Durchschnitt 62,2 Millionen Dollar allein für die Instandhaltung ihres Inventars aus.

Krankenhausinventar kostet ein Vermögen, und leider holen nicht alle Gesundheitsdienstleister das Beste aus ihren Investitionen heraus. Oft ist das Inventar beschädigt, abgelaufen oder wird vor der Verwendung falsch gehandhabt.

Was ist eine intelligente Lösung für dieses weit verbreitete Problem?

Medizinische Lagerverwaltungssoftware-Systeme.

Aber sind das nur teure Investitionen, die die Gemeinkosten in die Höhe treiben? Oder sind sie die beste und kosteneffizienteste Lösung für Probleme im Zusammenhang mit der Bestandsaufnahme im Gesundheitswesen?

In diesem Artikel wird untersucht, wie medizinische Lagerverwaltungssoftware das Personal im Gesundheitswesen dabei unterstützt, eine erstklassige Patientenversorgung zu gewährleisten.

Aber lassen Sie uns zunächst erörtern, was medizinische Inventarsoftware beinhaltet:

Was ist medizinische Lagerverwaltungssoftware?

Medizinische Lagerverwaltungs- oder Inventarsoftware hilft medizinischen Einrichtungen und Krankenhäusern, ihr Inventar besser zu verwalten. Sie umfasst eine breite Palette von Tools und Funktionen, die die Dateneingabe und die Organisation vereinfachen.

Spezialisierte Inventarverwaltungssoftware für das Gesundheitswesen ist für Krankenhäuser unerlässlich, um Abläufe zu rationalisieren und Aufgaben zu optimieren, z. B. die Nachverfolgung von Geräten und Verbrauchsmaterialien, die Verringerung von Diebstählen, die Einhaltung von Vorschriften, die Verbesserung des Ein- und Ausscheckens von Geräten und vieles mehr.

Robuste Software reduziert auch die Fehlerquote, die in Gesundheitseinrichtungen mit manuellen Systemen häufig auftritt.

Hilft medizinische Lagerverwaltungssoftware Ärzten und anderen Mitarbeitern im Gesundheitswesen?

Wenn Sie darüber nachdenken, eine medizinische Lagerverwaltungssoftware in Ihre Einrichtung des Gesundheitswesens zu integrieren, können Sie folgende Vorteile erwarten:

1.     Spart Zeit und Mühe

Zeit und Mühe sind wichtige Ressourcen im Gesundheitswesen. Sie werden jedoch oft für Aufgaben verschwendet, die leicht automatisiert werden können, wobei die meiste Zeit für die papierbasierte Dokumentation verschwendet wird.

Die medizinische Bestandsverwaltung umfasst viele Aufgaben, die sich automatisieren lassen. Einige der Prozesse, die von medizinischer Inventarisierungssoftware profitieren, sind:

• Scannen und Verfolgen von Inventarobjekten (mit QR-Codes oder Barcodes)
• Auflistung von Werkzeugen und Geräten für Termine
• Zuweisung von Geräten an Ärzte
• Zusammenstellung von Wartungsberichten
• Kommunikation mit dem Krankenhauspersonal und zwischen Verwaltungsteams

Wenn medizinische Einrichtungen Lagerverwaltungssoftware richtig einsetzen, kann das Verwaltungspersonal seine Aufgaben besser erfüllen und seine Ziele erreichen, wodurch die Gesamteffizienz verbessert wird.

2.     Hilft bei der rechtzeitigen Wiederauffüllung medizinischer Güter

Medizinische Geräte umfassen alles, von PET-Scannern über Infusionspumpen bis hin zu chirurgischen Instrumenten. Abhängig von ihrem Zustand, ihrer Verwendung und ihrem Verfallsdatum verbrauchen sich diese Güter zu einem bestimmten Zeitpunkt, und wenn sie verbraucht sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Inventar mit ausreichend Ersatz bestückt ist.

Ohne ein effizientes System zur Verfolgung und Verwaltung des gesamten Lebenszyklus medizinischer Güter kann es sein, dass Ihre Einrichtung im Hinblick auf die Planung und Budgetierung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vor allem die Qualität der Patientenversorgung nicht optimal arbeitet.

Mit medizinischer Lagerverwaltungssoftware lassen sich alle Vermögenswerte, ihr Zustand, ihr Verfallsdatum und ihr Verbrauchsniveau problemlos verfolgen.

3.     Verbessert die Zuverlässigkeit der Ausrüstung

Keine andere Branche ist so sehr von der Genauigkeit und der ordnungsgemäßen Funktion ihrer Geräte abhängig wie das Gesundheitswesen. In vielen Fällen ist die Zuverlässigkeit der Geräte eine Frage von Leben und Tod.

Die Sicherstellung, dass alle Geräte und Ausrüstungen im Gesundheitswesen in optimalem Zustand bleiben, ist für alle Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört die Berücksichtigung von regelmäßigen Wartungsarbeiten, Stromausfällen, Pannenhilfe, Reparaturplanung und vielem mehr.

Wenn diese Aufgaben manuell erledigt werden, besteht ein enormes Risiko von Fehlern und Versäumnissen bei der Planung von Wartungsaktivitäten. Glücklicherweise werden durch die Einführung einer Software für die medizinische Inventarisierung alle Fehlermöglichkeiten ausgeschaltet.

Und mehr noch.

Anhand der Daten zur Gerätezuordnung und der Nutzungsmuster kann die Software Reparaturen und Wartungsarbeiten besser planen, um Ausfallzeiten zu reduzieren und die Verschwendung von Ressourcen zu minimieren.

4.     Verringert Fehler und den Verfall von Beständen

Die manuelle Bestandsverwaltung erhöht das Risiko von Fehlern, wie z. B. überhöhte Ausgaben, Mangel an Vorräten, falsche Zuweisung von Vorräten und mehr. Beschädigung, Verfall und Erschöpfung des Inventars sind die Hauptursachen für Abfall in Krankenhäusern.

Es besteht auch die Gefahr, dass Patienten versehentlich abgelaufene Medikamente verschrieben werden.

Mit medizinischer Lagerverwaltungssoftware kann das gesamte Personal die Inventarbestellungen optimieren, um sicherzustellen, dass die Einrichtung über alle notwendigen Vorräte verfügt. Wenn das Inventar planmäßig aufgebraucht wird, ist die Wahrscheinlichkeit, dass es abläuft oder verschwendet wird, gering.

Eine Studie berichtet von einer bis zu 95-prozentigen Verbesserung bei der Verfolgung abgelaufener Produkte nach der Integration von Bestandsverwaltungssoftware.

Durch die Automatisierung werden auch papierbasierte Arbeitsabläufe und Fehler bei der manuellen Dateneingabe oder Redundanzen bei der Bestellung reduziert.

5.     Kontrolliert die Ausbreitung von Krankheiten

Während einige Hilfsmittel im Gesundheitswesen nach einmaligem Gebrauch entsorgt werden, werden andere wiederholt verwendet. Auch wenn diese Materialien und Instrumente zwischen den Verwendungen ordnungsgemäß desinfiziert werden, bleibt das Risiko einer Kontamination bestehen.

Mit medizinischer Inventarsoftware wissen Sie immer, wo ein infiziertes Instrument verwendet wurde. Dies hilft den Mitarbeitern im Gesundheitswesen, eine weitere Kontamination zu verhindern und potenziell infizierte Umgebungen und Instrumente zu verwalten.

Je besser Ihr Krankenhaus die Ausbreitung von Krankheiten kontrollieren kann, desto mehr können Sie den Patienten helfen, ihre Gesundheit zu erhalten.

6.     Verringert Missbrauch und Verlust von Ausrüstung

Wenn Sie eine zentrale Datenbank für das Ein- und Auschecken von Inventar einsetzen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Geräte falsch gehandhabt werden oder verloren gehen, sofort.

Medizinische Lagerverwaltungssoftware-Systeme helfen Einrichtungen dabei, jederzeit zu verfolgen, wo sich jedes einzelne Gerät befindet, und verhindern so Verluste.

7.     Verhindert die Nichteinhaltung von Verträgen

Medizinische Einrichtungen, die Inventar- und Bestellvorgänge manuell abwickeln, können durch Nichteinhaltung von Verträgen Verluste erleiden. Dies ist auf ineffiziente Bestellmengen zurückzuführen, die dazu führen, dass Sie Material außerhalb der vereinbarten Vertragsbedingungen kaufen. Dadurch steigen auch die Kosten für die Bestandsbeschaffung.

Durch den Einsatz von medizinischer Inventarsoftware, die optimale Bestellmengen analysiert, können Sie Verbrauchsmaterialien in Übereinstimmung mit den Gruppeneinkaufsverträgen bestellen. So können Sie Fehlbestände oder unnötige Ausgaben für Notauffüllungen vermeiden.

8.     Erleichtert effektive Entscheidungsfindung und Compliance

Wenn alle Bestandsdaten digital gespeichert werden, ist es für die medizinische Inventarsoftware einfacher, bestehende Muster zu untersuchen. Dazu gehören die Häufigkeit von Bestellungen, Änderungen der Bestellmengen, die Verwendung in den einzelnen Abteilungen, das Auftreten von Fehlern usw.

Die Analyse der Daten kann den Managern helfen, bessere Entscheidungen bezüglich der Bestandsbestellungen zu treffen, um die Zuweisung der Ressourcen des Krankenhauses zu optimieren.

Bestandsdaten sind auch bei Audits von entscheidender Bedeutung. Bei Audits müssen Sie organisierte Patiententestergebnisse und Protokolle vorlegen. Die Automatisierung stellt sicher, dass Ihre Praxis genaue Aufzeichnungen über das Praxisinventar führt und alle Compliance-Anforderungen erfüllt.

Müssen Sie das Inventar Ihrer Gesundheitseinrichtung automatisieren?

Die steigende Lebenserwartung und das wachsende Gesundheitsbewusstsein haben die Zahl der Krankenhausaufenthalte in den Vereinigten Staaten in den letzten zehn Jahren erhöht.

Da es pro Kopf weniger Ärzte und Krankenhausbetten gibt, benötigen die Gesundheitseinrichtungen mehr Ressourcen, um eine hochwertige Patientenversorgung zu gewährleisten. Wenn Ihre Einrichtung Schwierigkeiten hat, die steigenden Anforderungen zu erfüllen oder die Vorschriften einzuhalten, weil es ihr an Prozessen mangelt, könnten Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden.

Natürlich ist es unerlässlich, in Infrastruktur, Material, medizinisches Personal usw. zu investieren. Aber die Aufstockung des Krankenhauspersonals, der Ausrüstung und anderer medizinischer Güter ist möglicherweise nicht die praktikabelste oder wirtschaftlichste Lösung. Das Gesundheitswesen ist nicht nur ein kapitalintensiver Wirtschaftszweig, sondern schneidet auch auf der Skala der Kapitalrendite schlecht ab.

Medizinische Einrichtungen müssen andere Wege finden, um ihre Gesamteffizienz zu verbessern, ohne den Gewinn zu schmälern und gleichzeitig die Investitionskosten niedrig zu halten.

Hier kommt die medizinische Inventarsoftware ins Spiel.

Ärzte, Verwaltungspersonal, Patienten – medizinische Inventarsoftware kommt allen im Gesundheitswesen zugute. Das Personal kann sich besser auf wichtige Aufgaben konzentrieren, wenn Vorräte und Geräte einsatzbereit sind, und es gibt keine sich wiederholenden, manuellen Aufgaben, die einen Großteil des Tages in Anspruch nehmen.

Ein weiterer Vorteil der medizinischen Lagerverwaltungssoftware ist eine höhere Bewertung durch Versicherungs- und Medicare-Unternehmen. Diese Unternehmen vertrauen und verlassen sich stärker auf elektronische Daten, die in Ihrer medizinischen Einrichtung ohne weiteres verfügbar sind.

Auch Ihr Ruf bei Mitbewerbern und Patienten wird sich verbessern, was letztlich Ihrer Einrichtung zugute kommt und Ihr Geschäftsergebnis steigert.

Mit der Einführung einer medizinischen Lagerverwaltungssoftware können Kosteneinsparungen auch bei den versicherungsbezogenen Ausgaben erzielt werden. Sie sorgt dafür, dass weniger Versicherungsansprüche aufgrund von Fehlern bei der Bestandsverwaltung geltend gemacht werden.

Es mag den Anschein haben, dass ein medizinisches Inventarsystem nur großen medizinischen Einrichtungen zugute kommt, aber das stimmt nicht. Auch Einzelpraxen können von der Erfassung ihres Praxisinventars mit Hilfe von medizinischer Inventarsoftware profitieren, unabhängig von der Anzahl der Patienten und der Größe ihrer Kliniken. In kleinen Praxen ist die Gefahr von Verlusten durch abgelaufene Bestände oder schlecht verwaltete Geräte viel größer, und die Auswirkungen solcher Verluste sind ebenfalls viel größer.

Die Integration von Software zur Verringerung von Verlusten bei gleichzeitiger Sicherung des Fortbestands Ihrer Praxis ist einfach. Und die Kosten für den Einsatz solcher Softwaresysteme sind die kostengünstigste Entscheidung, die Sie auf lange Sicht treffen werden.

Fazit

Von der Vermeidung von Inventarfehlern bis hin zur Verringerung von Verlusten oder Missbrauch von Geräten – medizinische Lagerverwaltungssoftware kann viele Probleme im Gesundheitsmanagement lösen. Sie hilft nicht nur bei der Lösung alltäglicher Probleme, sondern verhindert auch potenzielle Gefahren wie den Ausbruch von Krankheiten.

Was die Software für die medizinische Inventarisierung noch besser macht, ist, dass sie oft mit den notwendigen Tools geliefert wird, die Sie bei der Skalierung Ihrer Praxis unterstützen können.

Wir empfehlen Ihnen, sich für eine All-in-One-Software für die medizinische Bestandsverwaltung zu entscheiden, vor allem, wenn Sie mehrere betriebliche oder bestandsbezogene Probleme angehen, Ihren ökologischen Fußabdruck durch die Umstellung auf die Digitalisierung verringern oder sich auf ein organisatorisches Wachstum vorbereiten möchten.