Dans le secteur de la santé, il est essentiel de maintenir un inventaire à jour et bien approvisionné. Les compresses, les seringues, les médicaments, les instruments, l’équipement – il y a tellement à suivre, et même une petite erreur peut avoir un impact significatif sur la qualité des soins prodigués aux patients.

Il est dans l’intérêt de tous les établissements d’optimiser les stocks de produits médicaux. Cependant, le coût de la maintenance des fournitures médicales et chirurgicales peut être remarquablement élevé. Selon des données de 2020, la plupart des hôpitaux de 25 lits ou moins ont dépensé en moyenne 2,5 millions de dollars en fournitures médicales. Les établissements de plus de 250 lits ont facilement dépensé en moyenne 62,2 millions de dollars rien que pour la maintenance de leurs stocks.

Les stocks hospitaliers coûtent une fortune et, malheureusement, tous les prestataires de soins de santé ne tirent pas le meilleur parti de ces investissements. Souvent, les stocks sont endommagés, périmés ou mal manipulés avant d’être utilisés.

Une solution intelligente à ce problème généralisé ?

Les logiciels de gestion des stocks de matériels médicaux.

Mais s’agit-il d’un investissement coûteux qui augmente les frais généraux ? Ou s’agit-il du meilleur outil et de la plus rentable aux problèmes d’inventaire dans le secteur des soins de santé ?

Cet article explore comment les logiciels d’inventaire médical aident les professionnels de la santé à fournir des services de soins de premier ordre aux patients.

Mais tout d’abord, voyons ce qu’implique un logiciel de gestion des stocks de matériels médicaux :

Qu’est-ce qu’un logiciel d’inventaire médical ?

Les logiciels de gestion des stocks médicaux aident les établissements médicaux et hospitaliers à mieux gérer leurs stocks. Ils comprennent une large gamme d’outils et de fonctionnalités qui simplifient la saisie et l’organisation des données.

Un logiciel de gestion d’inventaire spécialisé pour les soins de santé et les établissements médicaux est vital pour les hôpitaux afin d’optimiser les opérations et les tâches, telles que le suivi de l’équipement et des fournitures, la réduction des vols, le maintien de la conformité, l’amélioration des entrées et des sorties d’équipement, et bien d’autres tâches encore.

Un logiciel robuste permet également de réduire considérablement les erreurs auxquelles sont souvent confrontés les établissements de santé dotés de systèmes manuels.

Les logiciels de gestion de stock de matériel médical aident-ils les médecins et autres professionnels de la santé ?

Si vous envisagez d’intégrer un logiciel de logistique hospitalier et d’inventaire médical dans votre établissement de santé, voici quelques avantages auxquels vous pouvez vous attendre :

1.     Gain de temps et d’efforts

Le temps et les efforts sont des atouts importants dans le secteur de la santé. Mais ils sont souvent gaspillés dans des tâches qui pourraient être facilement automatisées, la documentation papier étant la principale source de perte de temps.

La gestion des stocks médicaux implique de nombreuses tâches susceptibles d’être automatisées. Voici quelques-uns des processus qui bénéficieront d’un logiciel d’inventaire médical :

• Numérisation et suivi des articles en stock (à l’aide de codes QR ou de codes-barres)
• Etablissement de la liste des outils et équipements pour les rendez-vous
• Affectation de l’équipement aux médecins
• Compilation des rapports de maintenance
• Communication avec le personnel de l’hôpital et entre les équipes administratives

Lorsque les établissements médicaux utilisent correctement les logiciels d’inventaire, le personnel administratif peut mieux s’acquitter de ses tâches et atteindre ses objectifs, ce qui améliorant ainsi l’efficacité globale.

2.     Aide au réapprovisionnement en temps voulu du matériel médical

Les ressources médicales vont des scanners TEP aux pompes à perfusion en passant par les instruments chirurgicaux. En fonction de leur état, de leur utilisation et de leur date d’expiration, ces ressources s’épuisent à un moment donné et, lorsqu’elles disparaissent, vous devez veiller à ce que votre inventaire soit correctement approvisionné en produits de remplacement.

Sans un système efficace pour suivre et gérer l’ensemble du cycle de vie des biens médicaux, votre établissement risque de ne pas fonctionner au mieux en termes de planification et de budgétisation, de conformité réglementaire et, surtout, de niveau de soins prodigués aux patients.

Un logiciel d’inventaire médical peut facilement suivre tous vos biens, leur état, leur expiration et leur niveau d’épuisement.

3.     Améliore la fiabilité des équipements

Aucun autre secteur ne dépend autant de la précision et du bon fonctionnement de ses équipements que le secteur de la santé. Dans de nombreux cas, la fiabilité des équipements est une question de vie ou de mort.

Il est essentiel pour tout le personnel médical de s’assurer que chaque outil et équipement de soins de santé reste dans un état optimal. Il faut notamment tenir compte de l’entretien régulier, des coupures de courant, des pannes, de l’organisation des réparations, et bien d’autres choses encore.

Si ces tâches sont effectuées manuellement, le risque d’erreur et de négligence dans la programmation des activités de maintenance est énorme. Heureusement, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de l’inventaire médical élimine tout risque d’erreur.

De plus, grâce aux données d’affectation des équipements et aux schémas d’utilisation, les meilleurs outils d’inventaire médical permettent de mieux planifier les réparations et la maintenance afin de réduire les temps d’arrêt et de minimiser le gaspillage des ressources.

4.     Réduit les erreurs et la péremption des ressources

La gestion manuelle des stocks augmente le risque d’erreurs, telles que les dépassements de budget, les pénuries de fournitures, les erreurs d’affectation des fournitures, etc. Les dommages, la péremption et l’épuisement des stocks sont des sources majeures de déchets dans les hôpitaux.

Il existe également un risque de prescription accidentelle de médicaments périmés aux patients.

Avec un logiciel d’inventaire médical, l’ensemble du personnel peut optimiser les commandes d’inventaire afin de s’assurer que l’établissement dispose de toutes les fournitures nécessaires. Lorsque les stocks sont utilisés à temps, les risques de péremption ou de gaspillage sont réduits.

Une étude fait état d’une amélioration de 95 % dans le suivi des produits périmés après l’intégration d’un logiciel de gestion des stocks.

L’automatisation permet également de réduire les flux de travail sur papier et les erreurs de classement manuel des données ou les redondances dans les commandes.

5.     Contrôle la propagation des maladies

Alors que certaines fournitures médicales sont jetées après un usage unique, d’autres sont utilisées de manière répétée. Et même si ces fournitures et instruments sont correctement désinfectés entre deux utilisations, le risque de contamination demeure.

Grâce à un logiciel de gestion du stock de matériel médical, vous êtes toujours au courant du point d’utilisation d’un instrument infecté. Cela aide le personnel soignant à prévenir toute nouvelle contamination et à gérer les environnements et les outils potentiellement infectés.

Plus votre hôpital est en mesure de contrôler la propagation des maladies, plus vous pouvez aider les patients à rester en bonne santé.

6.     Réduit l’utilisation abusive et la perte d’équipement

Lorsque vous utilisez une base de données centralisée pour les entrées et sorties d’inventaire, les risques de mauvaise manipulation et de perte d’équipement diminuent immédiatement.

Les logiciels de gestion de stock de matériel médical permettent aux établissements de savoir à tout moment où se trouve chaque pièce d’équipement, permettant ainsi d’éviter les pertes.

7.     Limite la non-conformité des contrats

Les établissements médicaux qui gèrent manuellement les processus d’inventaire et de commande peuvent subir des pertes en raison de la non-conformité de leurs contrats. Cela génère des quantités de commandes inefficaces qui vous amènent à acheter des fournitures en dehors des conditions contractuelles convenues, augmentant également le coût d’acquisition des stocks.

En déployant un logiciel d’inventaire médical qui analyse les quantités optimales à commander, vous pouvez commander des fournitures en conformité avec les contrats d’achat groupé. Vous éviterez ainsi les ruptures de stock ou les dépenses inutiles liées aux réapprovisionnements en urgence.

8.     Facilite une prise de décision efficace et la conformité

Lorsque toutes les données d’inventaire sont stockées sous forme numérique, il devient plus facile pour le logiciel d’inventaire médical d’étudier les modèles existants. Il s’agit notamment des fréquences de commande, des changements dans les quantités commandées, de l’utilisation par service, de la prévalence des erreurs, etc.

L’analyse des données peut aider les responsables à prendre de meilleures décisions concernant les commandes d’inventaire afin d’optimiser l’allocation des ressources de l’hôpital.

Les données d’inventaire sont également cruciales lors des audits. Les audits vous obligent à présenter des résultats de tests de patients organisés et les logs. L’automatisation permet à votre établissement médical de tenir des registres précis et de répondre à toutes les exigences de conformité.

Avez-vous besoin d’automatiser l’inventaire de votre établissement de santé ?

L’allongement de l’espérance de vie et la sensibilisation aux questions de santé ont entraîné une augmentation du nombre d’hospitalisations aux États-Unis au cours de la dernière décennie.

Avec moins de médecins et de lits d’hôpitaux par habitant, les établissements de santé ont obligatoirement besoin de plus de ressources pour prodiguer des soins de qualité à leurs patients. Si votre établissement a du mal à répondre aux demandes croissantes ou à se conformer aux réglementations en raison d’un manque de processus, vous êtes peut-être dans la même situation.

Bien sûr, il est essentiel d’investir dans les infrastructures, les fournitures, le personnel médical, etc. Mais augmenter le personnel hospitalier, l’équipement et les autres fournitures médicales n’est peut-être pas le choix le plus facile ou le plus économique. En plus d’être un secteur à forte intensité de capital, les soins de santé sont également peu performants sur l’échelle du rendement du capital investi.

Les établissements médicaux doivent trouver d’autres moyens d’améliorer leur efficacité globale sans réduire leurs bénéfices, tout en maintenant les coûts d’investissement à un niveau bas.

C’est là que les logiciels d’inventaire médical entrent en jeu.

Médecins, personnel administratif, patients : les logiciels de gestion du stock de matériel médical profitent à tous les acteurs du secteur de la santé. Le personnel peut se concentrer davantage sur les tâches importantes lorsque les fournitures et les équipements sont prêts à être utilisés et disponibles, et que leur journée n’est pas occupée à gérer des tâches manuelles répétitives.

Un autre avantage de l’intégration d’un logiciel d’inventaire médical est l’obtention d’une meilleure évaluation de la part des compagnies d’assurance. Ces compagnies font davantage confiance aux données électroniques facilement disponibles dans votre établissement médical.

Votre réputation auprès des concurrents et des patients s’améliorera également, ce qui aidera alors votre établissement et augmentera votre résultat net.

Avec la mise en place d’un logiciel de gestion des stocks du matériel médical, les économies peuvent également s’étendre aux dépenses liées à l’assurance. Il permet de réduire le nombre de demandes d’indemnisation dues à des erreurs de gestion des stocks.

On pourrait croire qu’un logiciel d’inventaire médical ne profite qu’aux grands établissements médicaux, mais ce n’est pas du tout le cas. Même les cabinets indépendants peuvent bénéficier d’un logiciel de gestion des stocks de produits et matériels, quel que soit le nombre de patients et la taille de leur clinique. Dans les petits cabinets, les risques de pertes dues à des stocks périmés ou à des équipements mal gérés sont beaucoup plus élevés, tout comme leur impact.

Intégrer un logiciel pour réduire les pertes tout en veillant à ce que votre cabinet se maintienne à flot est simple. Et le coût d’utilisation de ces systèmes logiciels est la décision la plus rentable à long terme.

En conclusion

Qu’il s’agisse de prévenir les erreurs d’inventaire ou de réduire la perte ou l’utilisation abusive d’équipements, les logiciels d’inventaire médical peuvent résoudre de nombreux problèmes de gestion des soins de santé. Ils permettent non seulement de résoudre les problèmes quotidiens, mais aussi de prévenir les risques tels que les épidémies.

Les logiciels d’inventaire médical sont d’autant plus performants qu’ils sont souvent accompagnés d’outils nécessaires pour vous aider à faire évoluer votre cabinet.

Nous vous recommandons d’opter pour un logiciel de gestion des stocks médicaux tout-en-un, en particulier si vous êtes confronté à de multiples problèmes opérationnels ou d’inventaire, si vous cherchez à réduire votre empreinte carbone en passant au numérique ou si vous vous préparez à la croissance de votre organisation.