Der weltweite Marktanteil für Inventarsoftware für Kleinunternehmen wird bis 2028 auf über 3 Milliarden Dollar ansteigen. Wenn Ihr kleines Unternehmen diese Technologie noch nicht eingeführt hat, müssen Sie die Entscheidungsfindung beschleunigen.

Denn starke Schwankungen bei Angebot und Nachfrage können selbst die besten Bestandsverwaltungsstrategien auf die Probe stellen. Und wenn Sie sich darauf verlassen, einfach überschüssige Bestände zu halten, denken Sie wahrscheinlich nicht an die Verluste, die Sie dadurch erleiden.

Berichten zufolge verschwendet die globale Lieferkette in einem einzigen Jahr Bestände im Wert von 163 Milliarden US-Dollar. Das sind 8 % aller Bestände, die jährlich aufgrund falscher Nachfrageprognosen weggeworfen werden.

Glücklicherweise können Sie die Verluste minimieren, wenn Sie eine robuste Inventarsoftware für Kleinunternehmen einsetzen.

Wenn Sie wissen möchten, wie diese Technologie Ihr Unternehmen verbessern kann, finden Sie in diesem Leitfaden die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten. Lassen Sie uns gleich zu Beginn feststellen, ob Ihr Kleinunternehmen eine Inventarsoftware benötigt.
 

Was ist eine Inventarsoftware?

Eine Inventarsoftware oder Bestandsverwaltungssoftware ist ein digitales System oder Werkzeug, das verschiedene Aufgaben bei der Verwaltung von Artikeln automatisiert. Die meisten Bestandsverwaltungsprogramme können in bestehende Versand- und Verkaufssysteme integriert werden. So können Unternehmen die Software nutzen, um ihre Inventarisierungsprozesse zu optimieren und die Artikel zu kontrollieren, die in ihr Lager gehen oder es verlassen.

Die Inventarsoftware hilft bei der Verfolgung und Optimierung der Lagerbestände und analysiert die Daten von verschiedenen Berührungspunkten, um Geschäftseinblicke zu liefern und Vorhersagen zu treffen. Dies hilft, die Kundennachfrage zu befriedigen und Verluste aufgrund von Fehlbeständen oder Überbeständen zu vermeiden.

Darüber hinaus rationalisieren diese Tools Aufgaben wie die Speicherung und Organisation von Kunden- und Lieferantendaten, Nachbestellungen usw.

Die meisten Inventarverwaltungssoftwares sind Cloud-basiert, so dass sie im Vergleich zu herkömmlichen Hardwaresystemen nur sehr wenig Platz benötigen. Unternehmen können diese Softwaredienste je nach Bedarf auf monatlicher oder jährlicher Basis abonnieren.
 

Wie Sie prüfen, ob Sie Ihr Inventar erfolgreich verwalten

Wenn Sie ein Kleinunternehmen besitzen und keine Probleme mit Ihrem Inventar haben, brauchen Sie nicht unbedingt eine Inventarsoftware zur Bestandsverwaltung. Trotzdem kann sie Ihnen die dringend benötigte Unterstützung bieten, Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und Ihren Umsatz steigern.

Hier sind einige Kennzahlen, die Ihnen helfen können, die Leistung Ihrer Bestandsverwaltung zu beurteilen:
 

Umschlagshäufigkeit der Bestände

Anhand der Umschlagshäufigkeit können Unternehmen messen, wie schnell ihre Waren aus den Regalen verschwinden. Sie können den Lagerumschlag anhand der folgenden Formel berechnen:

Lagerumschlagshäufigkeit = COGS / Inventarkosten

Wobei:

Herstellungskosten (COGS) = Summe der Einkäufe, die für alle Lagerartikel in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind

Inventarkosten = (Anfangsbestand + Endbestand) / 2

Eine hohe Umschlagshäufigkeit ist ein gutes Zeichen dafür, dass Sie Ihre Artikel schnell verkaufen und nicht zu lange aufbewahren.

Eine niedrige Umschlagshäufigkeit kann jedoch auf Probleme in Ihrer Bestell-/Produktions-/Verkaufsstrategie hinweisen.
 

Fehlbestände

Die Messung von Fehlbeständen gibt Ihnen eine genauere Vorstellung von den entgangenen Umsätzen. Mit der folgenden Formel können Sie messen, wie oft ein Produkt innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht vorrätig ist.

Zur Berechnung von Fehlbeständen:

Fehlbestände = Häufigkeit von Fehlbeständen / Monatliches Verkaufsvolumen

Sie können auch das monatliche Verkaufsvolumen in eine Jahreszahl umwandeln, um Zahlen für das Jahr zu erhalten.

Sie möchten, dass Ihre Fehlbestände so gering wie möglich sind. Eine hohe Quote von Fehlbeständen bedeutet einen erheblichen Umsatzverlust und führt zu vielen unzufriedenen Kunden.
 

Lagerkosten

Die Lagerkosten beziehen sich auf die Kosten, die für die Lagerhaltung anfallen. Dazu gehören Lagerkosten, Opportunitätskosten für den Kauf von Lagerbeständen, Softwareanwendungen, Instandhaltung der Einrichtungen, Schwund/Obsoleszenz und Versicherung.

Sie können die Lagerkosten mit dieser Formel berechnen:

Lagerkosten = Kosten für die Lagerung / jährlicher Gesamtwert des Inventars × 100

Sie sollten Lagerhaltungskosten von 15% bis 30% oder sogar weniger anstreben. Höhere Beträge bedeuten, dass Sie Ihre Lagerung und Organisation nicht optimieren oder dass Sie zu viel Inventar auf Lager haben.
 

Durchschnittliche Tage bis zum Verkauf des Lagerbestands (DSI)

Diese Kennzahl wird auch als Bestandstage bezeichnet und misst die Zeit, die Sie benötigen, um Ihre Artikel zu verkaufen. Sie können DSI mit dieser Formel berechnen:

Durchschnittlich benötigte Tage, um den Bestand zu verkaufen = (Durchschnittlicher Bestand / Kosten der verkauften Waren) × 365

Wobei:

Durchschnittlicher Bestand = Anzahl der Einheiten, die Ihr Unternehmen im Bestand hat

Kosten der verkauften Waren = Gesamtbetrag, der benötigt wird, um die Waren im Bestand zu produzieren

Eine niedrige Zahl bedeutet, dass Sie Ihre Waren recht schnell verkaufen, aber eine zu niedrige Zahl bedeutet, dass Sie riskieren, dass Ihnen der Vorrat ausgeht. Wenn Sie jedoch frische Lebensmittel oder Zutaten verkaufen, sollte Ihr DSI viel niedriger sein als bei Einzelhändlern in anderen Nischen.
 

Investitionsrendite (ROI)

Der ROI misst die Rentabilität Ihres Lagerbestands und Sie können ihn nutzen, um zu analysieren, wie viel von Ihren Gewinnen Sie in Ihr Geschäft reinvestieren sollten.

Der ROI wird mit dieser Formel in Prozenten gemessen:

Kapitalrendite = [(Gewinn aus der Investition -Kosten der Investition) / Kosten der Investition] × 100

Die Analyse der prozentualen Kapitalrendite ist einfach: Je höher die Kapitalrendite, desto besser ist Ihre Rentabilität. Und schon sind Sie bereit für einen langfristigen Geschäftserfolg.
 

Auftragsdurchlaufzeit

Die Auftragsdurchlaufzeit ist eine Kennzahl, mit der die Zeit gemessen wird, die für die Bearbeitung eines Auftrags von Anfang bis Ende benötigt wird. Sie ist ein Indikator dafür, wie gut Sie Ihren Bestand verwalten.

Sie können Ihre Auftragsdurchlaufzeit anhand der folgenden Formel berechnen:

Auftragsdurchlaufzeit = (Lieferdatum – Auftragseingangsdatum) / Gesamtzahl der versendeten Aufträge

Im Idealfall wünschen Sie sich eine kurze Auftragsdurchlaufzeit, da dies bedeutet, dass Ihr Arbeitsablauf effizient und effektiv ist.

Wenn diese Kennzahlen nicht den idealen Werten entsprechen, benötigen Sie möglicherweise Hilfe bei der Verwaltung Ihres Bestands.

Aber das ist kein Grund zur Sorge! Sobald Sie die beste Inventarsoftware erfolgreich implementiert haben, werden Sie schon bald eine Verbesserung der oben genannten Kennzahlen feststellen – wahrscheinlich werden Sie es selbst in Ihren täglichen Abläufen merken.
 

Anzeichen dafür, dass Sie eine Inventarsoftware für Kleinunternehmen benötigen

Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Kleinunternehmen von der Einführung einer Inventarsoftware profitieren kann. Wenn Sie eines der hier beschriebenen Probleme haben, brauchen Sie vielleicht dringend ein Softwaresystem.
 

Häufige und zu viele Fehlbestände

Zu viele und häufige Fehlbestände können den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens massiv beeinträchtigen. Erstens führt ein Fehlbestand zu einem schlechten Kundenerlebnis. Zweitens führt er zu erheblichen Umsatzeinbußen für das Unternehmen.

Wenn Sie nur über ein begrenztes Budget verfügen, kann es eine Herausforderung sein, die Lagerbestände zu optimieren. Eine Inventarsoftware kann Ihrem Kleinunternehmen helfen, Ihre Bestände stetig zu optimieren, indem Sie die Nachfrage genauer vorhersagen und Ihren Cashflow in den richtigen Bereichen optimieren.
 

Die Datenerfassung ist langsam und ungenau

Wenn Sie Ihre Bestände hauptsächlich manuell zählen, verbringen Sie zu viel Zeit damit. Außerdem sind manuelle Prozesse viel fehleranfälliger, was das reibungslose Funktionieren Ihres Betriebs weiter behindern und verzögern kann.

Eine Inventarsoftware für Kleinunternehmen kann diesen Prozess beschleunigen, indem sie mit Tools wie Barcode-Scannern integriert wird. Und sie kann viele zeitaufwändige Prozesse automatisieren und gleichzeitig Fehler reduzieren.

So haben Sie Zugriff auf zeitnahe und genaue Daten, die Sie bei Ihren Entscheidungen für Ihren Bestand nutzen können. Ihr Team hat außerdem mehr Zeit für komplexe Aufgaben, die Ihren Betrieb auf die nächste Stufe heben werden.
 

Ineffiziente Lagerung von Inventar

Wenn Ihre Lagerhaltungskosten zu hoch sind oder ständig steigen, müssen Sie Ihre vorhandenen Lagerbestände optimieren. Der Hauptgrund dafür ist oft ein zu großer Bestand, der sich nicht schnell genug verkauft.

Die Lösung? Verwenden Sie eine Inventarsoftware, um nur so viel Bestand zu bestellen und zu lagern, wie zur Deckung der bestehenden Kundennachfrage erforderlich ist.
 

Unterstützung bei Skalierungsbedarf

Tabellenkalkulationen und Klemmbretter haben vielleicht ausgereicht, als Sie noch ganz am Anfang standen. Wenn Sie jedoch ein Wachstum planen, müssen Sie auch Ihre Geschäftswerkzeuge skalieren.

Sie müssen die Automatisierung von Bestandsverwaltungsaufgaben in Betracht ziehen, um den Anstieg der Bestände und Verkäufe zu bewältigen und gleichzeitig die Effizienz der Abläufe zu steigern.
 

Einblicke sind langsam und ineffizient

Datenbasierte Einblicke können bei wichtigen Entscheidungen in Bezug auf Ihren Betrieb, die Bestandsverwaltung, Investitionen usw. von Vorteil sein. Ohne Inventarsoftware können Sie die gesammelten Daten jedoch nicht analysieren und schnell genaue, detaillierte Berichte erstellen, auf die sich Ihre internen Teams beziehen können.
 

Funktionen von Inventarsoftware, die Kleinunternehmen berücksichtigen sollten

Der genaue Zweck und die Funktion einer Bestandsverwaltungssoftware können sich aufgrund der unterschiedlichen Betriebsgrößen erheblich unterscheiden.

Wenn Sie ein Kleinunternehmen sind, finden Sie hier einige der wichtigsten Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:
 

Inventarverwaltung

Vergewissern Sie sich, dass Sie mit Ihrer aktuellen Inventarsoftware Ihre Lagerbestände, Nachbestellungspunkte und andere wichtige Details verfolgen können. Vergewissern Sie sich, dass das Softwaresystem in Echtzeit anzeigt, wie sich Ihr Bestand im Lager oder im Lagerbereich bewegt.
 

Einkaufsbestellung, Produkt- und Lieferantenverwaltung

Die von Ihnen gewählte Software sollte auch Bestellungen auf der Grundlage der verfügbaren Daten generieren. Am besten ist es, wenn alle Ihre Lieferanten- und Produktdaten auf einer Plattform gespeichert sind.

Außerdem sollten Sie mit Ihrer Software in der Lage sein, Vorlaufzeiten zu verfolgen.
 

Analyse der Inventardaten und Berichterstattung

Inventarsoftware, die Ihre Bestandsdaten analysiert, um die Nachfrage vorherzusagen, hilft Ihnen, einen Schritt voraus zu sein. So können Sie Bestellungen rechtzeitig aufgeben und bei Auftragseingang auf Lager haben, was letztlich die Kundenzufriedenheit erhöht.

Vergewissern Sie sich, dass Ihr System über integrierte Berichtsfunktionen zur Verfolgung von Gewinnspannen, Absatzzahlen und anderen wichtigen Bestandsmetriken und Geschäftskennzahlen verfügt.
 

Kompatibilität und Integrationsfähigkeiten

Barcode-Scanner, Kassensysteme, Buchhaltungssoftware – Sie verwenden wahrscheinlich bereits mehrere Tools, um Ihr Geschäft zu betreiben. Ihre Inventarisierungssoftware sollte sich nahtlos in diese integrieren lassen, damit der Übergangsprozess reibungsloser und schneller vonstatten geht.
 

Preise für Inventarverwaltungssoftware

Die Kosten für eine Bestandsverwaltungssoftware hängen von vielen Faktoren ab, z. B. von der Anzahl der Geräte, den zu verfolgenden Artikeln, der Funktionalität, den Berichtsfunktionen, den Analysen usw. Es gibt auch kostenlose Optionen und kostenlose Testversionen, so dass Sie ein Gefühl für die Inventarsoftware bekommen können, bevor Sie ein Abonnement für Ihr Kleinunternehmen abschließen.

Diese Softwaresysteme können mehrere hundert Dollar pro Jahr bis zu 150.000 Dollar oder mehr für internationale Unternehmen kosten, die umfassende und funktionsreiche Lösungen benötigen.

Abgesehen von den unmittelbaren jährlichen/monatlichen Kosten sollten Sie die Preistransparenz und die Vorhersehbarkeit der Kosten bewerten, wenn Sie einen Anbieter oder eine Lösung in Betracht ziehen. Werden die Kosten und Vorteile auf der Website im Voraus bekannt gegeben oder müssen Sie sich die Details der Preisgestaltung erst mühsam zusammensuchen? Ist die aktuelle Preisgestaltung einfach zu verstehen und wie wird sich die Preisgestaltung in einem oder zwei Jahren ändern? Komplexe Preismatrizen, Werbe-/Preispläne, Lizenzen und Servicebedingungen können es für Unternehmen schwierig, wenn nicht gar unmöglich machen, die Kosten im Voraus zu kennen, Ausgabenbudgets zu planen und die Kosten zu kontrollieren.

Für Ihr Kleinunternehmen sollten Sie im Allgemeinen mit einem Softwaresystem auskommen, das je nach Ihren Anforderungen ein paar hundert Dollar pro Jahr kostet. Möglicherweise müssen Sie zu Beginn einen höheren Prozentsatz Ihres Umsatzes dafür aufwenden. Der Prozentsatz wird sinken, wenn das Unternehmen wächst und die Kosten auf eine größere Umsatzbasis verteilt werden.
 

Nest Egg: Beste kostenlose Inventarsoftware für Kleinunternehmen

Nest Egg ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn Sie eine Inventarsoftware suchen, die erstklassige Funktionen bietet. Es gibt kostenlose Testversionen für alle Pläne und ein kostenloses Paket für Kleinunternehmen.

Neben den üblichen Tools zur Bestandsverfolgung erhalten Sie ein leistungsstarkes Dashboard, Tools zur Berichterstellung, Kontaktorganisation und einen erstklassigen Kundendienst.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen geholfen hat, die Anforderungen Ihres Kleinunternehmens an eine Inventarsoftware besser zu verstehen. Wir wünschen Ihnen ein erfolgreiches Geschäftsjahr mit punktgenauen Bedarfsprognosen und dem besten ROI!