Verpasste Verkäufe, gebundenes Geld und ein zu geringer Lagerbestand machen Ihnen Sorgen? Da sind Sie nicht allein. Mindestens 46 % aller Unternehmen haben Probleme mit ihren Beständen, weil sie diese entweder nicht oder manuell erfassen. Dieses nicht optimale Bestandsmanagement kostet den Einzelhandel 53 % der Kosten für ungeplante Preisnachlässe. Eine gute Bestandsmanagement-Strategie kann Ihnen helfen, solche Verluste zu vermeiden.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Reihe von Lösungen vor, von denen einige die Art und Weise des Bestandsmanagements in Ihrem Unternehmen verändern könnten.

Was ist Bestandsmanagement?

Wenn Sie schon eine Weile Unternehmer sind, sind Sie mit Tätigkeiten wie dem Bestellen, Lagern und Verkaufen von Produkten vertraut. Weitere Aspekte des Bestandsmanagements sind MRO (Maintenance, Repair, and Operating Supplies), Lagerhaltung und -verarbeitung, Verpackung, Sortierung und Lagerumschlag. Wenn man bedenkt, was alles dazugehört, kann das Bestandsmanagement eine schwierige Aufgabe sein, vor allem für kleine Unternehmen.

Wenn Sie mit dem manuellen Bestandsmanagement, der Prozessdokumentation und der Einhaltung von Vorschriften zu kämpfen haben, ist es an der Zeit, sich Hilfe zu suchen.

Nützliche Techniken des Bestandsmanagements für kleine Unternehmen

Zu den Herausforderungen, mit denen die meisten Kleinunternehmen konfrontiert sind, gehören Über- oder Unterbestände, schlechte Verarbeitung, Verderb, steigende und fallende Kundennachfrage und optimale Nutzung der Lagerfläche. Damit Sie diese Probleme umgehen können, haben wir einige einfache Tipps und Tricks zusammengestellt.

1. Organisieren und tracken

Der erste wichtige Schritt ist, sich zu organisieren. Organisieren Sie die Informationen über Ihre Bestände, Lieferanten und Versanddetails in einem zugänglichen System. Für die Organisation Ihres Lagerbestands benötigen Sie Daten wie Produktname und -menge, Name des Lieferanten oder Herstellers, universeller Produktcode oder Artikelnummer, Einzelhandels-, Großhandels- und Verkaufspreis, Zahlungsbedingungen, Nachbestellmenge, Versandinformationen (Gewicht, Größe), Farben, Verfallsdatum und Bilder.

Die meisten dieser Informationen finden Sie auf Ihren Bestellscheinen oder Sie erhalten sie vom Lieferanten. Oft verwendet der Lieferant seine eigenen Methoden zur Erfassung dieser Daten, die manuell oder softwarebasiert sein können.

Sobald Sie die Details haben, können Sie Ihren Produkten eine eindeutige SKU (Stockkeeping Unit) zuweisen. Wenn Sie diese Daten immer auf dem neuesten Stand halten, können Sie die Produkte schneller finden und beschädigte Waren, Kundenrücksendungen und verspätete Lieferungen erkennen.

Die Verwendung einer Tabellenkalkulation ist eine beliebte Methode, die jedoch auch ihre Schwächen hat. Tabellenkalkulationen sind anfällig für menschliche Fehler, zeitaufwendig, schwer zu synchronisieren und können so groß werden, dass beim Laden Fehler auftreten. Wenn Ihr Team aus mehr als einem Mitglied besteht, sind sie sehr lästig.

Versuchen Sie es stattdessen mit Cloud-basierter Software. Damit können mehrere Benutzer aus der Ferne auf Daten zugreifen, sie sind leicht zu aktualisieren und werden sofort synchronisiert.

Ein weiterer Aspekt der Organisation ist die Kennzeichnung von Produkten, um sie zu tracken (verfolgen). So kann verhindert werden, dass der Vorrat knapp wird, wenn der Lieblingsartikel eines Kunden besonders gefragt ist. Umfragen zeigen, dass Kennzeichnungsoptionen wie RFID (Radio Frequency Identification) die Bestandsgenauigkeit um bis zu 95 % erhöhen können.

2. Inventarartikel gruppieren

Die Einteilung von Lagerartikeln in Gruppen nach ihrem Wert hilft bei der Bestandsverfolgung und -kontrolle. Diese Technik ist auch als ABC-Analyse bekannt.

Und so funktioniert es.

• Artikel der Gruppe „A“ sind Artikel mit hoher Nachfrage, die Ihnen die höchsten Gewinne einbringen.
• Artikel der Gruppe „B“ sind Produkte mit normaler Nachfrage, die einen Teil des Gewinns ausmachen.
• Zur Gruppe „C“ gehören Produkte, die sich weder auf den Gewinn noch auf die Nachfrage im Einzelnen auswirken, aber die für das Geschäft wichtig sind.

Wenn die Priorität der Aufträge geklärt ist, können sich die Lagerverwalter auf die Lieferung, Lagerung und den Verkauf der Gruppe A konzentrieren.

Die ABC-Analyse hilft Ihnen, besser mit den Lieferanten zu verhandeln und die Preise zu erhöhen, um den Gewinn zu steigern, wenn die Nachfrage nach einem Produkt hoch ist.

Der größte Vorteil besteht darin, dass Sie Ihr Bestandsmanagement optimieren können, um maximale Gewinne zu erzielen.

3. Wählen Sie eine Methode zur Bestandsbuchhaltung

Sie können das Bestandsmanagement vereinfachen, wenn Sie herausfinden, welche Methode der Bestandskostenrechnung für Sie geeignet ist.

Im Folgenden werden die vier gebräuchlichsten Verfahren näher betrachtet:

First In First Out (FIFO)

FIFO ist eine Strategie, bei der die zuerst erworbenen Artikel zuerst verrechnet werden. Wenn Ihr Unternehmen mit leicht verderblichen Waren oder Exportgütern arbeitet, verringert das FIFO-Verfahren die Gefahr von Schäden an den Lagerbeständen drastisch. Zu den weiteren Vorteilen des FIFO gehört eine Verringerung des Gesamt-Nettoeinkommens und in der Folge des gesamten steuerpflichtigen Einkommens für das Jahr, wenn die Preise fallen. So können Unternehmen bei Gewinnen aus dem späteren Verkauf neuerer Waren ein niedrigeres zu versteuerndes Einkommen ausweisen.

Letzter Eingang, erster Ausgang (LIFO)

LIFO ist das Gegenteil von FIFO, bei dem man mit dem Verkauf der zuletzt gekauften Lagerartikel beginnt. Die LIFO-Bilanzierung verringert den Gesamtgewinn und das zu versteuernde Einkommen eines Unternehmens, wenn die Preise steigen. LIFO ist am vorteilhaftesten für Automobil- oder Einzelhandelsunternehmen.

Die folgende Studie soll Ihnen helfen, die Auswirkungen von LIFO und FIFO auf Gewinn und Cashflow bei Inflation und Deflation zu verstehen.

LIFO ist in Deutschland im Rahmen der GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) anerkannt. Das Lifo-Verfahren ist handelsrechtlich nur zulässig, wenn:

• • annähernd gleichwertige oder gleichartige Bestände zusammen bewertet werden (vor allem Rohmaterialien, Massenprodukte);
  • die Preisentwicklung steigende Tendenz aufweist, da sonst mit Anwendung des Lifo-Verfahrens gegen das Niederstwertprinzip verstoßen würde. Seit 1990 ist das Lifo-Verfahren auch steuerlich zulässig.

Gewichtete Durchschnittskostenrechnung (WAC)

Bei der gewichteten Durchschnittskalkulation werden die Kosten der im Verkauf befindlichen Einheiten durch die Kosten der im Regal befindlichen Einheiten geteilt. Auf diese Weise erhalten Sie eine Schätzung der Kosten für jede verkaufte und jede im Lager befindliche Einheit.

Die gewichtete Durchschnittskalkulation ist nützlich, wenn die Bestandskosten nicht bestimmten Einheiten zugeordnet sind. Allerdings kann diese Methode auch zu großen Verlusten führen, wenn einige Ihrer Einheiten teurer sind als andere.

Die Methode des gewogenen Durchschnitts wird am häufigsten in der Gas- und Erdölindustrie verwendet. Sie ist auch die Methode, die den geringsten Aufwand an Nachverfolgung erfordert.

Spezifische Identifizierung

Alternativ wird die spezifische Identifizierung verwendet, um die Bestandskosten auf der Grundlage der einzelnen verkauften Artikel zu ermitteln. Diese Methode erfordert den größten Aufwand an Nachverfolgung, da jedes Produkt identifiziert wird.

Sie wird in der Regel verwendet, wenn der Produktkauf für das Unternehmen leichter zu trennen ist, z. B. bei Autohändlern.

Es gibt kein Patentrezept für die Kalkulation von Beständen. Stellen Sie also sicher, dass Sie jedes Verfahren zusammen mit Ihrem Buchhalter sorgfältig prüfen, bevor Sie sich für ein Verfahren entscheiden.

4. Bestandskosten kennen

Im Folgenden finden Sie einige der Bestandskosten, die Sie berechnen sollten.

Bestellkosten

Zu den Bestellkosten gehören alle Ausgaben für Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Bestellvorgang. Hierunter fallen die Arbeitskosten für die Bearbeitung von Lieferaufträgen, die Platzierung und der Empfang von Unternehmen.

Lagerkosten

Die Lagerung unverkaufter Waren ist keine billige einmalige Ausgabe. Hier finden Sie alle Kosten, die zu den Lagerkosten gehören.

• Versicherungskosten
• Steuern
• Kosten für die Lagerung im Lager
• Kosten für die Handhabung
• Kosten für Mitarbeiter

Laut Investopedia machen die Gesamtkosten der Lagerhaltung etwa 20-30 % der Bestandskosten aus.

Fehlmengenkosten

Fehlmengenkosten entstehen, wenn Ihr Bestand nicht genügend Waren enthält. Sie können der Marke mehr als nur finanziellen Schaden zufügen. Sie müssen zum Beispiel viel Geld für den beschleunigten Versand zahlen, um die Bestellungen zu erfüllen. Außerdem verlieren Sie Kunden und müssen untätige Mitarbeiter weiter bezahlen.

In der Praxis können diese Kostenschätzungen Ihnen helfen, klügere Entscheidungen in Bezug auf Lagerhaltung, Bestellwesen und Lieferplanung zu treffen. Sie geben Ihnen auch einen klaren Überblick über die Gesamtkosten der Lagerhaltung.

5. Ziehen Sie Dropshipping in Betracht

Dropshipping ist ein Verfahren, bei dem Einzelhandelsunternehmen Artikel direkt vom Großhändler oder Hersteller kaufen und versenden. Es nimmt Ihnen die ganze harte Arbeit ab, die mit der Verwaltung Ihres Warenbestands verbunden ist, insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einem geringen Budget oder unzureichender Lagerkapazität sind.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Dropshipping für Ihr Unternehmen geeignet ist, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Schnellere Produkteinführung: Wenn Sie eine neue Produktlinie ins Auge fassen, können Sie mit Dropshipping Ihre Investitionen senken. Zunächst einmal müssen Sie kein Geld in die Produktentwicklung stecken. Dropshipping hilft Ihnen, die Nachfrage und die Verkaufskosten im Auge zu behalten, so dass Sie genau bestimmen können, wie viel Sie brauchen. Außerdem sparen Sie Kosten für Personal und Lagerhaltung. Andererseits können bei einer Dropshipping-Strategie für Markenprodukte einmalige Entwicklungskosten (NRE) und Kosten für das Markenmarketing anfallen.

• Geringere Versandkosten: Wenn Sie internationale Kunden beliefern, dann wissen Sie, wie unangenehm die Versandkosten sein können. Mit Dropshipping sparen Sie die Kosten für die Einrichtung eines Fulfillment-Centers, die Lagerhaltung und die Versandgebühren.

• Geringere Gewinnspanne: Sie erhalten nur einen „Anteil“ am Umsatz, da Sie die Produkte eines anderen Herstellers verkaufen. Marken-Dropshipping könnte dies möglicherweise verbessern.

• Wettbewerb: Um in einer gesättigten Branche wie der Kosmetikbranche wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie möglicherweise Ihre Verkaufspreise senken, was Ihre Gewinnspanne noch weiter verringern könnte. Um einen beträchtlichen Gewinn zu erzielen, müssen Sie mit dieser Preisstrategie möglicherweise Ihr Verkaufsvolumen erhöhen.

• Qualität: Sie sind zwar nicht für die Herstellung verantwortlich, aber Ihre Kunden werden Sie für minderwertige Produkte zur Rechenschaft ziehen. Je nach Vertrag müssen Sie sich um Rücksendungen und Rückerstattungen kümmern und gleichzeitig ein Auge auf die Servicequalität, wie z. B. die Erfüllungsgeschwindigkeit Ihres Dropshipping-Partners, haben.

Wenn Sie die mit Dropshipping verbundenen Kosteneinsparungen und potenziellen Risiken in Bezug auf die Servicequalität kennen, können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob Dropshipping für Ihr Unternehmen oder Ihr(e) Produkt(e) das Richtige ist.

6. Wiederauffüllung des Lagerbestands planen

Eine Standardmethode zur Verwaltung der Bestandsaufstockung von Produkten ist die Verwendung der Konzepte des Sicherheitsbestands und des Meldebestands.

Sicherheitsbestand

Ein Sicherheitsbestand tut das, was sein Name sagt – er rettet Ihr Unternehmen. Dies ist der Pufferbestand, den Sie während einer Saison mit hoher Nachfrage bestellen sollten.

Hier ist die Formel zur Berechnung des Sicherheitsbestands.

Sicherheitsbestand = (Maximaler Tagesverbrauch x Maximale Vorlaufzeit in Tagen) – (Durchschnittlicher Tagesverbrauch x Durchschnittliche Vorlaufzeit in Tagen)

Wobei:

Maximaler Tagesverbrauch = maximal verkaufte Einheiten an einem Tag

Maximale Vorlaufzeit = Maximale Tage, die benötigt werden, um den Bestand für die verkaufte Einheit wieder aufzufüllen

Durchschnittlicher Tagesverbrauch = Durchschnittlich verkaufte Einheiten an einem Tag

Durchschnittliche Vorlaufzeit = Durchschnittliche Tage, die benötigt werden, um den Lagerbestand für die verkaufte Einheit wieder aufzufüllen

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen zwar Sicherheitsbestände benötigen, aber zu viel davon schaden kann. Nicht nur, dass Ihr Geld in Bestände gebunden ist, die sich nicht bewegen, sondern Sie geben auch Geld für die Verwaltung und Sicherung dieser Bestände aus.

Wiederbestellungspunkt

Der Wiederbestellungspunkt ist der Punkt im Geschäftszyklus, an dem es Zeit ist, die Lagerbestände neu zu bestellen.

Hier die Formel zur Berechnung des Meldepunkts für Ihr Unternehmen.

Meldebestand = (durchschnittlicher täglicher Verbrauch x  durchschnittliche Vorlaufzeit in Tagen) + Sicherheitsbestand

Wobei:

Durchschnittlicher Tagesverbrauch = Durchschnittlich verkaufte Einheiten pro Tag

Durchschnittliche Vorlaufzeit = Durchschnittliche Tage, die benötigt werden, um den Bestand für die verkaufte Einheit wieder aufzufüllen

Hier finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen zeigt, wann Sie die Bestellpunktmethode anwenden sollten.

Eine Alternative zur Bestellpunktmethode ist die Just-in-Time

(JIT)-Bestandsmanagement. Bei der JIT-Methode werden die Bestände dann bestellt, wenn sie benötigt werden. Die Produkte treffen pünktlich ein, so dass Kleinunternehmer sie nur noch selten lagern müssen, was die Lagerhaltungskosten senkt.

Während die Bestellpunktstrategie für Branchen geeignet ist, in denen Unternehmen einen angemessenen Lagerbestand vorhalten müssen, eignet sich JIT für Branchen, in denen die Lagerung ein teurer Prozess ist.

Hier sind einige Beispiele von Unternehmen, die das JIT-Modell eingeführt haben.

7. Bestände prüfen

Eine Bestandsprüfung kann Ihnen helfen, die Zahlen zu bestätigen, die Sie in Ihren Büchern oder POS-Systemen (falls Sie diese verwenden) sehen. So können beispielsweise eine physische Bestandszählung und die Bestellschilder der Produkte im Rahmen des Auditprozesses mit den Hauptbüchern abgeglichen werden.

Sie können für eine Prüfung die Inventurzählung oder die ABC-Analyse-Methode verwenden. Sie sind sich nicht sicher, wo der Unterschied liegt? Mit der ABC-Analyse können Sie verfolgen, wie sich Ihre Produkte mit hoher Priorität durch den Bestand bewegen, während die physische Bestandsaufnahme Ihnen klare Schätzungen für alle Ihre Produkte liefert.

Planen Sie von Zeit zu Zeit Bestandsprüfungen ein, oder wenn Ihr Buchhalter sie benötigt. Dies können Prüfungen zum Jahresende, Stichproben oder zyklische Prüfungen sein.

Je nach Art des Bestands können Sie eine Prüfung alle 2-3 Monate, vierteljährlich oder jährlich durchführen.

8. Messen und überwachen Sie den Bestand

Behalten Sie Verkäufe, Markttrends und Ihr Geschäft im Auge, um Ihren Bedarf zu verstehen und Ihren Bestand besser zu verwalten.

Die folgenden vier Zahlen helfen Ihnen bei der Einschätzung des Bestandsstatus.

Umschlagshäufigkeit der Bestände

Die Umschlagshäufigkeit des Lagerbestands gibt Aufschluss darüber, wie oft Ihr Unternehmen seine Bestände verkauft und ersetzt.

Berechnen Sie Ihren Lagerumschlag anhand der unten stehenden Formel.

Lagerumschlag = Verkaufskosten (COGS) / Durchschnittlicher Lagerbestand

Wobei:

Durchschnittlicher Lagerbestand = (Anfangsbestand + Endbestand) / 2

Durchverkaufsrate (STR)

Die STR (Sell Through Rate) wird verwendet, um die Menge der in einem bestimmten Zeitraum verkauften Bestände im Vergleich zu den im gleichen Zeitraum eingegangenen Beständen zu berechnen. Die ideale STR liegt irgendwo zwischen 40-80 %.

Hier ist die Formel zur Berechnung Ihrer STR.

Durchverkaufsrate = (Anzahl der verkauften Einheiten / Anzahl der erhaltenen Einheiten)

x 100

Wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ)

Bei der EOQ geht es darum, die maximale Anzahl an Beständen zu bestellen, die der Nachfrage entspricht. Sie hilft Unternehmen, Aufträge genau abzuschätzen und Lagerhaltungskosten zu reduzieren.

Hier ist die Formel zur Messung Ihrer EOQ.

EOQ = Quadratwurzel aus (2 X Rüstkosten X Nachfragerate / Lagerkosten)

Wobei:

Nachfragerate = Jährliche Nachfragekosten (durchschnittlich verkaufte Produkte über ein Jahr)

Einrichtungskosten = Kosten der Bestellung pro Kauf (Versand + Bearbeitungskosten)

Lagerhaltungskosten = Lagerhaltungskosten (auch bekannt als Lagerhaltungskosten) pro Einheit und Jahr

Ausstehende Tage des Lagerbestands (DIO)

DIO ist eine Kennzahl, die angibt, wie viele Tage das Kapital in Ihrem Bestand gebunden ist, bevor Sie einen Gewinn erzielen. Ein niedriger DIO ist normalerweise ein gutes Zeichen für ein Unternehmen. Es bedeutet, dass sich der Bestand schnell verkauft. Er kann aber auch darauf hinweisen, dass das Unternehmen durch ein verbessertes Bestandsmanagement seinen Bestand genau beobachten muss, um einen Engpass zu vermeiden.

Messen Sie Ihre DIO mit dieser Formel.

Ausstehende Tage des Lagerbestands (jährlich) = 365 Selbstkosten (COGS) / Durchschnittlicher Lagerbestand

Wobei:

Durchschnittlicher Bestand = (Anfangsbestand + Endbestand) / 2

Hier sind einige zusätzliche Kennzahlen für kleine Unternehmen zur Bewertung der Bestandsleistung:

• Umsatzerlöse (Nettoeinnahmen nach Abzug der Kosten für unzustellbare Waren, Rückerstattungen und Rabatte)

• Bruttomarge (Gesamtverkaufserlös nach Abzug der COGS)

• Bestandsgenauigkeit (Diskrepanzen zwischen Bestand und Bestandsdaten)

• Artikelfüllungsrate (Differenz zwischen erfüllten und aufgegebenen Kundenbestellungen)

• Zykluszeit (Gesamtzeit, die für die Produktion und Erfüllung eines Auftrags aufgewendet wird)

9. Verbesserung der Genauigkeit bei der Auftragsabwicklung

Ein oft ignorierter Prozess des Bestandsmanagements ist die Auftragserfüllung. Er wird auch als Auftragseingang bezeichnet. Dieser Schritt ist für das Bestandsmanagement sehr wichtig.

Hier sind einige Möglichkeiten, die Genauigkeit der Auftragserfüllung zu erhöhen:

• Beauftragung eines Mitarbeiters mit der Auftragsabwicklung

• Überprüfung aller eingegangenen Produkte anhand der Bestellliste

• Meldung von Unstimmigkeiten in der Lieferung/Bestellung (falls vorhanden)

• Fortfahren mit den Etikettierungs-/Etikettierungsprozessen, wenn es keine Probleme mit den Produkten gibt

Fehler bei der Auftragsabwicklung können zu Unzufriedenheit der Kunden, Rückerstattungen, Rücksendungen und anderen Kosten führen. Die Standardisierung des Kommissionier- und Verpackungsprozesses und die Messung von Erfüllungsfehlern helfen also, diese vermeidbaren Kosten für das Unternehmen zu reduzieren.

10.  Kontrolle der Inventarqualität

Nichts ist so verheerend wie ein Bestand voller teurer Produkte, die aufgrund von Qualitätsproblemen oder möglichen Fehlfunktionen im Feld nicht verkauft werden können. Vermeiden Sie dies, indem Sie Ihre besten Bemühungen zur Qualitätskontrolle zusammenfassen. Im Folgenden finden Sie einige Methoden, mit denen Sie die Qualität der Produkte in Ihrem Bestand kontrollieren können.

• Statistische Qualitätskontrolle – wird in Unternehmen benötigt, in denen Produkte in großen Mengen hergestellt und verkauft werden. Bei diesem Verfahren wird die Qualität der Produkte anhand einer Stichprobe überprüft.

• Produktinspektion – dient zur Überprüfung der Qualität des Endprodukts, das an die Verbraucher verkauft wird. Sie umfasst die Überprüfung von Lagerbeständen anhand von Spezifikationen, um Mängel festzustellen, und ist für kleine Unternehmen nützlich.

Nach Angaben der American Society for Quality können die qualitätsbezogenen Kosten 15-20 % der Verkaufserlöse übersteigen.

Abschließende Überlegungen

Das Bestandsmanagement ist nicht einfach, aber wir hoffen, dass unser Leitfaden für das Bestandsmanagement in kleinen Unternehmen Sie auf den richtigen Weg gebracht hat. Wir haben Ihnen zwar viel zu erforschen und zu verarbeiten gegeben, aber die Umsetzung eines Tipps nach dem anderen wird Ihnen helfen, Ihr Inventar und Ihre Investitionen zu schützen und zu pflegen. Und was noch wichtiger ist: Wenn Ihr Unternehmen und Ihre Lagerkapazitäten wachsen, werden Ihnen Ihre Kenntnisse über das Bestandsmanagement auch weiterhin zugutekommen.