Dans le monde de la gestion des stocks et des approvisionnements, les chefs d’entreprise doivent assimiler un certains nombres de notions pour maintenir des bénéfices constants. Le stock de sécurité est l’un de ces concepts cruciaux. Il a un impact significatif sur le chiffre d’affaires, mais souvent les dirigeants de petites entreprises le calculent mal ou n’en tiennent pas compte.

Si vous ne disposez pas d’un stock de sécurité, vous risquez d’être confronté à des ruptures de stock fréquentes. Et si vous n’avez pas les articles que les clients veulent, ils iront volontiers faire leurs achats ailleurs. Heureusement, il existe des méthodes éprouvées pour minimiser de telles circonstances.

En calculant le stock de sécurité bien à l’avance, vous pouvez tenir compte des variations inattendues de la demande et limiter les effets des ruptures de stock. Avant d’aborder comment calculer le stock de sécurité, analysons le concept.

Qu’est-ce que le stock de sécurité ?

Le stock de sécurité est un stock supplémentaire qui constitue un filet de sécurité entre les stocks prévus et la demande réelle des clients. Ce stock tampon est souvent conservé dans les entrepôts et peut être déployé en cas de hausse de la demande ou de nouvelles tendances.

Le stock de sécurité ne se réfère pas nécessairement aux produits finis. Il peut également comprendre le stockage de matières premières afin de pallier les retards des fournisseurs.

Pourquoi le stock de sécurité est-il important ?

Les entreprises doivent disposer d’un flux constant de produits facilement disponibles. Les ruptures de stock peuvent avoir un impact sérieux sur la fidélité des clients.

Selon un rapport de la Harvard Business Review, seuls 7 à 25 % des clients poursuivent leurs achats après avoir découvert que l’article qu’ils souhaitaient n’est plus en stock. Jusqu’à 43 % des clients se rendent dans d’autres magasins pour trouver le produit qu’ils recherchent.

Le rapport estime que la perte totale due aux ruptures de stock pourrait s’élever à 4 % pour un détaillant type. Ce chiffre est exceptionnellement élevé, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises.

Malgré ce chiffre élevé, le rapport estime que 8 % des entreprises dans le monde continuent d’être confrontées à des ruptures de stock.

Outre les pertes financières, les stocks de sécurité sont importants pour les raisons suivantes :

Gérer les imprécisions dans les prévisions de la demande

Les erreurs de calcul dans les prévisions de la demande sont assez fréquentes. Elles sont généralement aggravées par des ruptures d’approvisionnement et une demande inattendue. Les effets de ces imprécisions se répercutent souvent sur d’autres prévisions, telles que la planification du personnel.

Avec des niveaux de stocks de sécurité idéaux, il devient plus facile de faire des prévisions plus précises. Cela compense en partie les pertes de revenus ou le recul de la fidélité des clients.

Réduire les coûts liés aux fournisseurs

Face à une demande soudaine pour un produit en rupture de stock, il incombe généralement au fournisseur d’expédier des stocks plus importants à un rythme plus rapide. Cela a un effet papillon sur les différentes dépenses opérationnelles.

La masse salariale des services administratifs et des entrepôts est susceptible d’augmenter. Si l’on ajoute à cela le fait que les fournisseurs facturent souvent des frais pour les livraisons urgentes, ces coûts supplémentaires peuvent avoir un impact considérable sur une petite entreprise.

Garder une longueur d’avance sur la concurrence

Lorsque les clients vont chercher ailleurs des produits en rupture de stock, ils sont essentiellement redirigés vers les concurrents. En calculant et en maintenant un stock tampon minimum adéquat, vous protégez la part de marché de votre entreprise et améliorez la satisfaction de vos clients, ce qui se traduit par une réussite à long terme.

Réduire les heures de travail du personnel

Le fait de disposer d’un stock de sécurité stable permet de s’épargner beaucoup de paperasserie et de temps consacré à la communication entre les équipes et aux activités de l’entrepôt. Vous pouvez éviter les e-mails urgents, les demandes aux fournisseurs et le traitement complexe des factures impliquées dans les commandes urgentes. Cela peut permettre à votre petite entreprise d’économiser beaucoup d’argent, et votre personnel administratif et d’entrepôt ne perdra pas de temps à effectuer des tâches inutiles et fastidieuses.

Maintenant que nous avons une idée générale de la définition du stock de sécurité et de son importance, il est temps de comprendre les paramètres qui sous-tendent ce concept.

Ce dont vous avez besoin pour calculer le stock de sécurité

Il existe plusieurs façons de calculer le stock de sécurité, des formules allant de simple à très complexe. Chaque méthode et formule présente certains avantages et inconvénients – celle qui convient le mieux à votre entreprise dépend de votre modèle de vente.

Mais avant d’aborder les formules, revoyons d’abord quelques notions essentielles :

Calcul du délai de fabrication

En termes simples, le délai de fabrication est le temps qu’il faut pour qu’un produit passe du stade de la matière première à celui de la mise en rayon. Tout ce qui se trouve entre les deux (approbations, fonctions administratives, inspections et livraisons) est inclus dans le délai de fabrication.

Cela semble assez basique, mais pour atteindre le stock de sécurité, vous devez calculer l’écart type de ces délais. Pour ce faire, il est important de commencer par trouver la variance.

Cela peut sembler compliqué, mais c’est assez simple une fois que vous avez compris comment :

Supposons que les délais de fabrication dont vous disposez dans cinq occurrences sont 1, 2, 3, 4 et 5.

Pour obtenir la variance, utilisez la formule suivante :

[(1-3)(1-3) + (2-3)(2-3) + (3-3)(3-3) + (4-3)(4-3) + (5-3)(5-3)] / 5

5 étant le nombre total de délais de fabrication pris en compte, et 3 étant la moyenne.

Lorsque vous calculez cela, vous obtenez :

(4 + 1 + 0 + 1 + 4) / 5  =   2

Essentiellement, dans cet exemple, 2 serait votre variance.

L’écart-type du délai d’exécution est calculé comme la racine carrée de votre variance. Dans ce cas, il s’agit de 1,41.

Calcul de la demande

Les niveaux de la demande dépendent du nombre de fois qu’un produit est commandé à nouveau au cours d’une période donnée et du nombre de ventes effectives réalisées au cours de cette même période.

Pour déterminer la demande moyenne, additionnez le volume de vos ventes sur une certaine période (disons un mois) et divisez ce volume par le temps (dans ce cas, 30 ou 31 jours).

Niveau de service

Le niveau de service, généralement exprimé en pourcentage, est la probabilité prévue que vous soyez en mesure de satisfaire tous les besoins en stocks dans une période donnée.

Par exemple, si votre niveau de service est fixé à 90 % pour un article particulier, cela signifie que vous pouvez honorer 90 % des commandes de cet article dans les délais, alors que 10 % des commandes peuvent être retardées en raison de ruptures de stock. Le niveau de service est donc directement lié à la satisfaction du client et à votre capacité à effectuer les livraisons en temps voulu.

Pour déterminer les niveaux de service en fonction du nombre d’unités vendues, il suffit de diviser la quantité livrée à temps par la demande totale et de multiplier par 100 pour obtenir le pourcentage.

Maintenir un stock élevé pour tous les articles entraîne des frais d’exploitation plus élevés. Les entreprises doivent donc trouver le juste milieu entre les coûts d’occasions perdues et les coûts d’exploitation. C’est la raison pour laquelle les niveaux de service sont souvent fixés à certains taux par article (ceux qui font l’objet de la plus forte demande ont les niveaux de service les plus élevés).

Dans le commerce de détail, le niveau de service moyen se situe généralement entre 90 et 95 %, les articles les plus demandés pouvant atteindre 98 %. En revanche, les centres d’appel ont un niveau de service moyen de 80 % des appels traités dans les 20 secondes.

Formules de calcul du stock de sécurité

Méthode 1 : Formule de base du stock de sécurité

Cette formule consiste à multiplier le nombre de produits vendus en une journée par le nombre de jours de stock de sécurité que vous estimez nécessaire. Il s’agit du calcul le plus simple.

Par exemple, un détaillant vend 10 articles par jour et estime qu’il est préférable de maintenir un stock de sécurité de 20 jours sur la base de la demande historique. En multipliant simplement 10 x 20, le stock de sécurité nécessaire est de 200 unités.

Cette formule très basique ne tient pas compte d’autres variables, telles que le délai de livraison ou les fluctuations de la demande. Toutefois, vous pouvez l’utiliser pour vous faire une idée générale du nombre d’unités que vous devez garder en stock et affiner à partir de là.

Méthode 2 : Écart-type du stock de sécurité

Lorsqu’on traite avec des variables, il est préférable d’utiliser la méthode de l’écart-type pour calculer le stock de sécurité.

La formule est la suivante : Z × σDF × moy D

Z est le nombre de commandes qu’une entreprise s’attend à honorer ou le niveau de service.

σLT représente l’écart-type du délai de fabrication (comme nous l’avons vu plus haut).

moy D représente la demande moyenne au cours d’une période donnée.

Méthode 3 : Formule moyenne-max du stock de sécurité

Lorsque les délais de livraison sont courts, la formule moyenne-max est un excellent moyen de déterminer les niveaux optimaux de stock de sécurité. Cette formule n’est pas recommandée si vous calculez des délais de livraison longs.

Cette formule calcule le nombre moyen d’unités de stock nécessaires sur une certaine période :

(Vente maximale x Délai de fabrication maximal) – (Vente moyenne x Délai de fabrication moyen).

Il s’agit de l’une des formules les plus courantes pour calculer les niveaux de stock de sécurité. Les seuls chiffres dont vous avez besoin sont les ventes journalières moyennes, le délai de fabrication moyen, les ventes journalières maximales et le délai de fabrication maximal.

Méthode 4 : Stock de sécurité avec demande variable

Si vous êtes confronté à des variations de la demande mais à des délais de fabrication stables, vous pouvez utiliser plusieurs chiffres pour déterminer les niveaux de stock de sécurité.

La formule de base, dans ce cas, est la suivante :

Écart-type de la demande x racine carrée du délai moyen

L’écart-type de la demande peut être calculé de la même manière que l’écart-type du délai de livraison. Tout d’abord, prenez la demande moyenne sur une période donnée. Prenez le carré moyen des différences et vous obtiendrez votre variabilité.

Méthode 5 : Stock de sécurité avec délai de fabrication variable

Lorsque vous êtes confronté à des niveaux de demande déterminés mais à des délais de fabrication variables, cette formule peut vous aider à déterminer vos niveaux de stock de sécurité :

Z x Ventes moyennes x Écart-type du délai de fabrication

Z est le facteur de service qui correspond au niveau de service souhaité. Pour trouver ce chiffre, vous devez utiliser un diagramme de distribution normale.

À titre d’exemple, pour un niveau de service de 90 %, le facteur serait de 1,28 ; pour 95 %, il serait de 1,64 ; et pour 75 %, il serait de 0,67. Voici comment convertir le niveau de service en facteur de service. Recherchez le score z, communément appelé z, correspondant à la probabilité unilatérale (communément appelée P( Z <= z ) dans le tableau) correspondant à votre niveau de service cible. Si le niveau de service est de 90 %, recherchez 0,9 dans la colonne des probabilités. Une fois que vous avez trouvé le score z correspondant, il s’agit de la valeur du facteur de service à utiliser.

Les ventes moyennes et l’écart-type des délais de fabrication peuvent être calculés à l’aide des méthodes décrites plus haut.

Cette formule vous permet de déterminer la régularité de votre approvisionnement et de savoir si vous pouvez vous en sortir avec très peu d’unités de stock de sécurité. Si votre approvisionnement connaît des variations considérables, vous devrez garder plus d’articles en stock pour répondre à la demande des clients sur des périodes prolongées.

Dernières réflexions sur le stock de sécurité

Les niveaux de stock de sécurité idéaux sont un élément crucial de la gestion des stocks que les propriétaires de petites entreprises doivent comprendre et mettre en œuvre. Ils contribueront à la croissance de votre entreprise, à la satisfaction de vos clients et à l’augmentation de vos bénéfices à long terme.